加强人事档案管理需要注意的几个方面

1、加强人事档案管理需要注意的几个方面人事档案管理是党和国家人事工作的一个重要组成局部，是人才信息的重要载体，是人才成长的主要信息资源，是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证和依据；人事档案可以为组织人事部门提供重要的信息资源来历史地、全面地考察职工，发现人才、使用人才和管理人才。从而在考察任用干部、落实政策、解决待遇、核实年龄、工龄和学历,套改工资、办理离退休手续等方面发挥重要作用。因此,人事档案的材料收集是否齐全,管理是否标准,不仅会影响人事的决策,而且也关系到个人的切身利益,必须慎重。而随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理出现了许多新情况、新

2、问题。如何面对新的挑战，人事档案的科学管理就显得更为重要了，可以说这项工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量。但有些单位人事档案的管理却不尽人意,存在诸多问题。现在,结合自己的工作体会,谈谈在人事档案管理中要注意的几个方面。首先，加大宣传力度，增强职工的档案意识。人事档案工作是组织人事部门的一项根底性工作，同时也是一项与全体职工切身利益息息相关的工作。加大档案宣传力度，增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的前提和保障。针对目前职工档案意识冷淡的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中“接受档案，知

3、道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好人事档案工作的自觉性，同时也可以在单位内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与职工个人前途开展紧密联系在一起，以唤起大家对档案工作的意识，让档案工作为报业事业开展发挥积极作用。人事档案管理是为职工晋升职务、职称评聘、工资调整提供效劳，是建设一支高素质的职工队伍的重要手段和载体。因此，要把人事档案管理工作列入组织人事部门工作方案，在人员配备、经费使用上予以保证。要对从事人事档案工作人员加强思

4、想政治教育和业务培训，使他们充分认识到人事档案工作的重要性和做好人事档案工作对于单位建设和开展的密切关系与重要作用。要充分认识到做好人事档案工作能够掌握人才信息，开发人才资源；要从过去的重点搞整理装订等根底工作，迅速转到广泛收集和利用上来。随着人才市场的社会化和扩大化，单位人员的流动性增强，在这种情况下，人事档案资料的收集和记载就要与时俱进，跟上人员动态情况的变化。但是，现实情况却远远达不到这一要求。鉴于此，档案材料的收集和整理就亟待加强，资历材料的真实性也必须得到保障。要贴切、恰当、客观、真实、生动地反映出每个人的个性表现和个性特质，力避外表、空洞和概念化的语言，杜绝一份评语人人通用的陈旧做

5、法。其次，材料收集要及时、齐全。文件材料收集齐全完整,是做好人事档案管理工作的前提和根底。如果文件材料收集不全面、不完整,不仅会影响人事档案的质量,甚至会破坏人事档案的完整性。首先要注意文件材料收集的及时性。随着科技、经济的快速开展,各种文件材料发放频繁,如果不及时收集,会造成局部资料遗失。因此,在日常工作中,应及时建立文档收集帐簿,记录需要收集的文件材料工程、方案收集的日期以及收集情况,并按照方案收集日期进行材料收集。其次要注意文件材料收集的全面性。当今社会,各种往来文件样式繁多、内容不一,在收集及时的前提下还要重视收集文件材料的全面性。要收集全纸版文件材料,因为重要的批示性文件都是纸版文件

6、。在收集时,特别要重视手写稿和传阅文件,因为手写稿是孤本,如果遗漏了就无法收集了;传阅的文件也会因经手人多,容易丧失。要注意电子版文件材料的收集。随着网络的开展,电子文件的交流日趋频繁,成为日常工作交流中主要的媒介。电子版文件材料的收集,在文书档案收集工作中显得越来越重要。在电子版文件的收集中,不仅要重视文件的分类存储,而且要定期刻盘收藏。档案人员对所收集的材料(如人事任免、调资升级、考核、奖惩等材料)或有关部门转递来的材料(如学籍、学历、技术职称等材料),要及时登记,归入人事档案卷内相应类别。第三，加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理者素质。要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提

7、高报业档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事档案管理，有着一定保证作用和积极意义。要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着人事档案管理信息化建设的开展，档案管理人员还要加强专业素养，成为既懂专业知识，又能适应信息化要求的合格人事档案管理人才，为人事档案管理与效劳提供保证。第四，完善各项规章制度，实现档案管理制度化。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约、就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上

8、下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好的阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细那么，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。严格按章办事，克服工作中的随意性，不搞因人而异，严格把好档案进口关、出口关。档案工作要求收集材料齐全,但并非所收集的材料都归档。因此,对收集的材料要进行认真鉴定,严格审查。对那些不符合归档要求的材料,应及时通知形成材料的部门补送或补办手续;对不属于人事档案范畴的材料那么必须舍弃。要通过宣传和档案人员严格执行制度的示范作用，使人们进一步树立和增强遵

9、守档案制度的意识，自觉遵守和执行各项档案制度。第五，利用计算机技术，实现人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以到达提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案效劳于人事工作、人事制度改革与开展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成局部,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。随着现代科学技术的不断开展，利用计算机和网络管理信息将大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性。主要优点有：一是能实现人事信息资源共享，即为有关部门提供人员信息，使组织领导能直观快捷地了解和掌握各级队伍状况。 二是能有效地提高人事档案信息的利用率和使用价值，通过链接人事档案信息到信息库以供查询调阅，既提高了档案的利用率，又最大限度地保护了纸质档案。三是能保证档案信息的时效性、真实性，能使人事档案存放更加标准、系统，使查询档案方便、快捷。对人事档案实行计算机管理,就要利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数