新城金矿物流信息化管理暂行规定

1、鲁新矿字2007第51号 关于印发新城金矿物流信息化管理暂行规定的通知各单位：现将新城金矿物流信息化管理暂行规定予以印发，望认真贯彻执行。二七年九月十八日主题词：物流 信息化 规定 通知抄送：矿领导、存档山东黄金矿业股份有限公司新城金矿 2007年9月18日印发新城金矿物流信息化管理暂行规定第一条为做好物资计划、采购、库存、核算等管理工作，实现物流信息化管理，提高工作效率，规范管理流程，特制定本规定。第二条物流信息化管理基本原则是无计划不采购，无计划不入库，无计划不领用，一物一码，一供应商一名。一物一码系指同一种物资，编码相同。同一种物资系指名称、规格型号（件号、图号）、材质相同，品牌相当的材

2、料或备件。一供应商一名系指供应商按工商注册的名称出现在各直属单位的管理业务中，不是缩写简称。第三条对生产急需的物资，有关业务人员在授权范围内可采取先采购后补计划、先领用后开单的方法，办理相关业务。第四条编码程序与要求：（一）编码规则：按物资类别分级管理（详见附件）。（二）编码申请时间：每月的515日。（三）编码组织：1、物资装备公司分部编码负责人为设备备件计划主管和物资计划主管。2、各单位编码负责人为各单位物资计划提报人员。（四）编码流程：1、各单位编码负责人在物流信息系统中提出编码申请，填写规范的物资名称（学名）、规格、图号、件号等。2、物资装备公司分部编码负责人对申请的物资编码的准确性和规

3、范性进行审核。审核无误后，按编码规则进行预编码，并向矿业股份公司物资编码库进行编码申请。第五条 物资计划提报要求：（一）计划分类：正常计划（包括年度、季度、月份计划）、追加计划。（二）计划类别：按物资装备公司对采购计划审批的对口方向来设置，分为：材料计划、备件计划、办公用品计划、基建技改计划、追补计划、零星自购计划（系指经矿部同意的，由各单位自行采购的计划类型，如车辆外出加油等）。（三）计划编制：为维持正常生产和管理而提报的物资填入正常计划中；为应对生产和管理急需的物资，在确认仓库中没有所需物资情况下填入追补计划。1、正常计划：各车间部室按需求填制计划，按计划类型整理填制计划。材料计划填制编码

4、是1类物资，备件计划里填制编码是2类物资。零星自购计划里物资和备件类在物流信息系统内可以混填。2、追补计划：每月允许有两次追补计划，需要在计划的备注栏上填写“追补计划”。3、零星自购计划：各单位在办理完采购业务后，必须尽快补上计划，标注供货商及数量、价格等。（四）计划汇总:由物资装备公司分部计划主管对全矿计划根据物资分类进行汇总。（五）计划平衡：物资装备公司分部计划主管要充分进行库存和计划平衡，最大降度地减少库存积压和资金占用，平衡完后报矿物资管理委员会审查。（六）计划撤消（更改）：计划管理人员，要充分认识计划的严肃性，保证计划的准确性，最大幅度地减少撤消（包括更改，下同）计划数量。确实需要，

5、应按以下程序处理。因各种原因，造成计划无法撤消，并给企业造成损失的，将追究有关人员责任。1、车间部室的计划（即一级计划）还未提报或提报后未被上一级汇总，可依据计划提报过程逆向操作进行撤消和更改。2、车间计划只上报到物资装备公司分部的，车间、部室计划提报人员在物流信息系统中提出撤消申请，写明撤消的计划单号、撤销的物资和数量，分部计划主管审核其撤销申请，并受理撤销申请，并在物流信息系统里撤销车间计划及车间计划流经的各级计划相关物资及数量。3、已经上报到物资装备公司的计划，分部计划主管在物流信息系统中和书面提出撤消申请，写明撤销的计划单号、撤销的物资和数量，经物资装备公司批准。4、自主采购部分按以下

6、程序处理：（1）对未给供应商发送订货通知单（签订合同暨订货通知单）的，直接撤销计划及该申请撤销计划流经的各级计划相关物资及数量，同时撤销相关询价比价、订单的信息。（2）对已发送订货通知单（签订合同暨订货通知单）的计划，立即与有关供应商协商处理，并将撤消计划情况向有关领导汇报。如能撤消的要在物流信息系统中作相应处理:直接撤销计划及该申请撤销计划流经的各级计划相关物资及数量，同时撤销相关询价比价、订单的信息。第六条 计划审批流程：各单位物资书面计划要按物资采购、仓储和使用管理暂行办法有关规定进行签批，书面签批计划和物流信息系统计划要一致。书面签批计划作为存档。物资装备公司分部检查签批的计划后，以物

7、流信息系统数据为准办理采购事宜。两级提报的审批流程设置：（一）一级计划：由车间主任或部门经理审批。（二）二级计划：由物资装备公司分部经理、主管矿领导、矿长依次审批。第七条 计划提报时间：按物资采购、仓储和使用管理暂行办法有关规定执行（上级部门另有要求时，按要求办理）。第八条 物资采购管理（一）供应商管理：1、按发票上的供应商全称登记资料，保证供应商资料一致。2、按供应商所属驻地分区管理：除烟台地区外，省内按地区划分（烟台地区分莱州、招远、烟台三个区），省外按省份划分，国外按国家划分。3、特殊供应商系指零星自购供应商、未知供应商，这两类供应商用来处理一些特殊业务。零星自购供应商系指那些不需要进行

8、供应商管理，并且不挂账的供应商的总称；如外加油的加油站、市场上的小经销商。未知供应商系指货物已到、发票未到的物资需要暂估入库时，但确定不了供应商名称；此类供应商待落实后在物流信息系统里进行冲销处理。（二）采购：对上级部门分流的物资，物资装备公司分部采购主管根据有关采购程序进行采购。物资装备公司分部计划主管员接到订货通知单，在物流信息系统中审核订货通知单(即订单)。（三）货物接收、验收：1、物资装备公司分部计划主管根据物流信息系统中的订单，按仓库管辖范围，将订单内容形成一个或几个仓库的收料通知单，通知仓库保管收货。需要自提货物时，还需将收料通知单打印给有关人员进行提货。2、保管员根据收料通知单办

9、理货物接收手续。3、分部计划主管、采购员、保管员对接收的货物按有关规定进行验收。（四）发票流转与审批：1、供应商根据订货通知单（合同）开具发票交采购员。采购员根据业务分配将发票分配给相关计划主管，计划主管依据订货通知单（合同）和物资入库单、验收情况等审核发票，采购员、计划主管在票据会签单上签字。2、单位主要负责人审核签批发票。3、各单位发票录入人员将发票与对应的物资入库单核对，核对无误后，录入发票，将发票和相关的入库单钩稽，并打印物资入库单，在物资入库单上签字，将发票与对应的物资入库单（两份）一起返给计划主管。4、计划主管将发票和物资入库单转交给采购员，由采购员将发票和入库单统一交分管矿领导审

10、查、签批，再将发票和入库单转交资金结算中心分部核算会计。5、核算会计将实际发票与物流信息系统中“发票”进行核对，审核无误后进行帐务处理。6、各业务流程中的业务人员收到发票后及时审查，做好发票的登记，不得无故扣押发票。第九条仓库管理：（一）收料：供应商或采购员送货到达仓库后，保管员依据计划主管下达的收料通知单收料、验收，根据实际收到的物资下推生成物资入库单。（二）物资入库：1、入库单填制：保管员依据签字的物资收料单下推生成入库单，并在收料通知单上记录入库单号。2、入库单打印：保管员核对入库单准确无误后，打印一式三份，并在物资入库单签字。物资入库单一份给分部计划主管审核，一份给供应商据此开具发票，

11、一份由保管员存档。（三）物资领用：1、每张领料单填写一种物资。2、领料单位材料员填写领料单，填写领用部门、物资名称、申请数量、作业项目（费用列支方向）、班组等，打印后，由领料单位主要负责人签批（有特殊签批要求的物资按要求签批）。3、仓库保管员收到领料单（四联单）后，在物流信息系统中填制实发数和仓库信息（保存后材料员不能再修改物资信息了），并审核领料单，在领料单据上签字。4、领料单一式四份，领料单位自存一份、保管员一份、微机操作一份、资金结算中心分部一份。5、领料单位核算员在物流信息系统里填写作业项目。6、综合计划部、综合部、人力资源部、资金结算中心分部领料时，领料单统一到综合部打印，由资金结算

12、中心分部核算员填写作业项目。7、所有领料单据当月有效。8、物资装备公司分部在每月的20日上午8点关帐， 10点进行结算，21日上午8点开帐。20日的收、发料办理临时手续，结算完毕后补办正式手续。若资金结算中心分部对系统结算另有要求时，按资金结算中心分部的要求办理。9、保管员每月20日下午根据物流信息系统中的库存信息核对实际库存，在17点前将核对情况通知物资装备公司分部统计员。（四）物资调拨：1、调拨单填制：调出仓库保管员根据签字的调拨单或采购计划进行仓库间的调拨处理，填制调拨单，填写调出部门，调出物资编码、名称、规格型号、数量，调出仓库等。2、调拨单打印：调出仓库保管员打印调拨单，一式三份，调

13、入、调出保管员、资金结算中心分部各留一份。3、调拨签字：调入、调出仓库保管员在调拨单上签字。4、调拨单审核：调入仓库保管员在物流信息系统中审核该调拨单。第十条 有关规定（一）各单位物资计划及编码管理人员必须严格管理，认真操作，切实做好物资计划与编码的管理工作，维护物流信息系统的正常运行，每差错一次扣罚责任人20元。（二）物资装备公司分部各计划主管、采购主管、保管员应严格按照有关规定审核计划、验收物资、签批发票、审核入出库数据，确保物流信息系统中数据的准确性，每差错一次扣罚责任人20元。（三）各单位领料制单人必须认真操作，如有错误单据必须及时改正，影响月底的关帐、结算等，扣罚责任人50元。（四）

14、在发票流转过程中，无故扣留发票、阻碍发票流转，每次每张发票扣罚责任人50元。（五）所有物流信息系统的操作、维护人员在物流业务方面必须服从资金结算中心分部和物资装备公司分部的统一管理。如由于不服从管理而影响物流信息系统正常运行，每次扣罚责任人50元。第十一条 附则（一）各单位要认真执行本规定，对执行中发现的问题，要认真总结，及时提出完善意见，物资装备公司分部将根据试行情况和反馈的意见，在必要时进行修订。（二）各单位要保持物资编码负责人相对稳定，如需要调整应书面向物资装备公司分部汇报。（三）本规定如有与上级有关规定不一致之处，以上级规定为准；如有与以前有关规定不一致之处，以本规定为准。附：山东黄金

15、矿业股份有限公司物资编码规则附：山东黄金矿业股份有限公司物资编码规则一、物流物料编码规则（一）全公司统一编码，同一种物料只有一个编码一个物料名称，不同物料编码不同，物资和备件都分级编码。（二）物资的编码规则：按照统计局的要求分级编码，标准件仍属物资管理。编码形式：1.XX.XX.XX.XX！注意：物资大类、中类、小类的解析见物资分类文档（三）备件的编码规则：备件编码仍按设备分类，通用备件编码在按一般备件编码的，归入第一个使用该备件的设备分类下，做通用说明。常用备件编码形式： 标准件：2.X. X. XX. XX. XXXX2.90. XX. XX. XXXX标准件序号标准件小类标准件中类标准件

16、大类备件序号设备编码设备小类设备中类设备大类 进口备件编码形式：2.X. X. XX. XX. X. XXXX备件序号进口标识设备编码设备小类设备中类设备大类进口标识：1进口/2国产！注意：部件类编码可以没有。设备类编码、规格编码、部件编码、零件类编码的解析见设备备件分类文档。（四）低值易耗品设备纳入设备管理，低值易耗品设备在物料系统的编码规则同一般备件编码规则。低耗设备与其备件的编码区分为，设备序号为0000，备件的序号为0001-9999之间。低耗备件和设备编码形式：2.8.XXXXXX.XXXX序号低耗设备类二、编码小组（一）物资装备公司编码负责人：材料编码：曲堂武；备件编码：张正聚（二

17、）各直属单位物资装备公司分部编码负责人：1、金仓公司材料编码：于莹；备件编码：王云海2、三山岛金矿材料编码：黄毅坤、安福明；备件编码：汪彬平（无轨）、张欣（常规）、孙卫东（电器）3、新城金矿材料编码：滕义敏；备件编码：刘国生4、焦家金矿：材料编码：刘东玲；备件编码：尹金花5、玲珑金矿：材料编码：管瑞强；备件编码：李民岚6、精炼厂：厉彦江附录编码举例物资编码11101011.表示物资111-表示物资钢材111.01-表示物资钢材钢管类111.01.01-表示物资钢材钢管类焊管15mm备件编码21.2.0005100012-表示备件2.1-表示选矿设备、2.1.2-表示磨矿机械21.2.00-表示球磨机21.2.0005-表示设备球磨机MQG3200*