对加强食品卫生监督档案管理的思考

1、对加强食品卫生监督档案管理的思考    食品卫生监督档案，是指各级卫生监督执行机构在依法对食品生产企业进行行政许可、监督管理等过程中直接形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、磁性载体、电子文件等历史记录。食品卫生监督管理档案是食品卫生监督管理工作的重要组成部分，为了管好用好食品卫生监督档案，使其发挥应有的作用，笔者就食品卫生监督档案的内容、特点及其管理问题谈点粗浅看法。 一、食品卫生监督档案的主要内容 各级卫生监督执行机构在食品卫生监督管理工作中所形成的文件材料较多，数量较大。凡是反映与食品卫生监督管理有关的卫生行政许可、变更、延续、复核、日常监督管理

2、、不良行为、注销等活动、具有查考利用价值的各种形式的文件材料和特殊载体材料都必须收集齐全进行归档。 （一）食品卫生许可。食品卫生生产经营单位预防性卫生审核（选址、设计、竣工）材料、卫生许可证申请书、申请登记表、受理申请通知书存根、现场审查记录、申请人的资格证、生产经营场所使用证明文件、场地平面图、生产工艺流程图及卫生防护设施图、从业人员资格证明、采样记录、整改通知书、审结报批表、批准通知书等。 （二）食品卫生行政延续。行政许可通知书、受理申请通知书、卫生许可证延续申请书、行政相对单位原核准内容一致承诺书、预防性卫生审核（选址、设计、竣工）资料、现场审核记录、申请人资格证明文件材料、生产经营场所

3、使用证明文件材料、生产经营场所平面图（其他图纸）、生产工艺流程及卫生防护设施图、从业人员资格证明、采样记录、整改意见文件材料、其他文件材料。 （三）食品卫生行政变更。行政许可通知书、受理申请通知书、卫生许可证变更申请书、行政许可通知书行政相对单位名称核准通知书、现场审核记录、申请单位资格证明文件材料、生产经营场所使用证明文件材料、生产经营场所平面图（其他图纸）、生产工艺流程及卫生防护设施图、从业人员资格证明、监测记录、整改意见文件材料、其他文件材料。 （四）食品卫生行政年检。年检申请书、现场审核记录、采样记录、检验报告等。 （五）食品卫生日常监督管理。被监督单位基本情况（产品情况、人员情况、主

4、要卫生设施和设备、质量保证体系等）、监督发现主要食品卫生问题、监督监测效果评价、现场检查笔录、监测检验报告等。 （六）食品卫生不良行为方面文件材料。行政处罚登记表等。 （七）食品卫生行政注销方面文件材料。申请报告、法定代表人全权委托书、注销登记表、收回的食品卫生许可证、注销通知书、送达回执存根等。 二、食品卫生监督档案的特点 食品卫生监督档案与一般文书档案在形成和管理上都有很大不同，具有动态性、双套制的特点。 （一）食品卫生监督工作的管理方式决定了食品卫生监督档案的动态性 主要表现在：食品卫生监督管理相对单位即食品生产经营单位发生变化（如环境情况、产品情况、从业人员情况），为加强食品卫生监督，

5、卫生监督机构定期或不定期对食品卫生监督管理相对单位即食品生产经营单位进行监督执法检查，按照国家卫生标准要求，食品卫生监督管理相对单位的卫生许可证每年都要进行年检、变更、延续，日常监管、不良行为处罚等环节的工作程序。以上几种情况所带来的变化都会产生相应的文件材料，使食品卫生被监管单位所形成的文件材料具有了动态性。 （二）现阶段食品卫生监督管理工作的特点决定了食品卫生监督管理档案的双轨制 以前食品卫生监督管理工作是以手工操作为主，形成的各类报告、统计分析数据全部是纸质文件材料。随着科学技术的发展，现代化技术的应用，各级卫生监督机构普遍采用了计算机管理系统。各级卫生监督机构工作人员通过计算机数据库完

6、成食品卫生监督管理相对单位的卫生许可的申请、审批、延续、变更、年检、注销等管理工作，并随时掌握食品卫生监督管理相对单位的情况，完成各级各类报告、统计分析数据的生成和管理。这样食品卫生监督工作不仅产生了纸质文件，同时也产生了相应的电子数据。食品卫生监督管理相对单位档案最初形成时，就保证了纸质档案和电子档案的双套并存，这也决定了食品卫生监督管理相对单位档案的双套制管理。 三、食品卫生监督档案的管理 基于食品卫生监督管理相对单位档案的内容和特点，在食品卫生监督工作中要采取有力措施，对食品卫生监督管理相对单位的档案实施全过程管理，保证文件材料收集齐全，管理有序。 （一）动态管理 食品卫生监督管理档案要

7、以食品卫生监督管理相对单位的许可证为单元，形成一证一档，即食品卫生监督管理相对单位的行政许可、变更、延续、注销等文件材料处理完毕后，各具体承办科室应及时收集、整理和归档。按有关规定，食品卫生监督行政许可、变更、延续、注销文件材料应于卫生行政许可出证之日起三个月内归档；日常食品卫生监督管理活动文件材料可按年度进行整理，最迟应在次年一月底前归档；不良行为文件材料（食品卫生监督管理相对单位行政处罚记录）自结案之日起三个月内归档；省级以上卫生行政部门形成的许可审批材料应在反馈后三个月内归档。形成一证一档，一档多卷的动态管理。 （二）双套制管理 食品卫生监督管理相对单位形成的纸质档案、电子档案同时归档。

8、电子文件的整理归档按电子文件归档与管理规范的要求进行整理，纸质档案以一个食品卫生监督管理相对单位为保管单位进行组卷，即一个食品生产经营单位，顺序按行政许可（申报）、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销等七类组成若干卷，每类每卷档案由若干件文件材料组成。 （三）集中统一管理 从总体上来说，食品生产经营单位的卫生行政许可、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销等都归属卫生监督机构管理，但以上几类程序又分属于不同科室，每个科室对其档案的分散管理，不能充分发挥食品卫生监督档案应有的作用。因此，食品卫生监督专业档案应实行集中统一管理。具体体现是：一是统一领导。每个承担食品卫生监督的科室对食品卫生监督专业文件材料整理后进行归档，交由专门的档案员管理，并专门派人统一领导、组织协调此项工作。二是统一制度。按照国家有关卫生监督机构工作、档案工作的方针政策，结合本单位实际情况，建立健全食品卫生监督档案管理各项制度。三