基层办公室文秘人才队伍现状及思考

1、基层办公室文秘人才队伍现状及思考办公室是各级党委、政府或各部门的参谋部、后勤部、服务部,是窗口、桥梁和领导的“左右手”。文秘人员作为办公室工作的具体组织者和实施者,其素质的高低直接影响党委、政府和各部门工作的效能和水平。近年来,甘洛各级办公室以科学发展观为指导,紧紧围绕“加快发展、科学发展、又好又快发展”总体价值取向,优化服务,求实创新,切实加强文秘队伍建设,保证了各项日常工作的有序运转。但当前全县文秘队伍建设中还存在一些不容忽视的问题,亟待加以解决。一、基本状况此次调研,采用电话访谈、走访调查等方式,对乡镇、党群部门、政府部门及政府直属事业局共76个单位的92名文字秘书进行了调查,其中专职秘

2、书20人,兼职秘书34人,借调、借用身份秘书38人。具体情况如下:(一身份情况。男性72人,女性20人。公务员身份的59人,其中乡科级副职或办公室主任、副主任兼任秘书的28人;事业编制的29人,其中25人属行政机关兼职秘书。其中党员79人,团员5人。被调查对象中,属办事员或初级职称的34人,科员30人,副科级或副主任科员的20人,正科级或主任科员的8人。(二年龄结构情况。25岁以下的7人,26岁-30岁的26人,31岁-35岁的32人,36岁-40岁的14人,40岁以上的13人。64%的文秘人员在31岁以上,其中有2人在50岁以上。全县文秘队伍呈现出了低龄段人员少,高龄段人员多的不合理年龄梯次

3、结构,随着时间的推移,必将导致全县文秘队伍年龄老化,后继乏人。(三知识结构情况。高中或中专学历的秘书有24人,专科学历的38人,本科学历的30人,其中第一学历是本科的仅10人,专科的25人。所学专业也是五花八门,是秘书、中文或新闻专业的仅13人,其他秘书不是行政管理、法律、会计专业,就是经济管理、农艺、师范类等专业。二、存在的问题及原因(一流动缓慢,工作激情受挫。据调查,从事文秘工作5年以上的有53人,占58%,从事文秘工作10年以上的11人,占12%。由于大部分文秘人员得到提拔交流的机会比较少,加之受单位编制限制,全县行政机关文秘人员进少出少,出现断层现象。特别是受公务员凡进必考政策规定的制

4、约,一大批事业身份的文秘人员,工作热情大打折扣,普遍存在得过且过的思想,严重影响了单位工作的高效运转。(二功底薄弱,业务能力欠缺。一是业务素质不高。在岗秘书中,杂家多,专家少,中文、新闻或文秘专业的只有13人,仅占14%,绝大部分秘书缺乏相应的专业知识。很大部分秘书人员没有接受过系统的秘书理论教育,其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应,不是办文、办会等文秘知识欠缺,就是运用电脑、传真等现代化办公设施的能力不足。部分秘书写材料怕吃苦、缺乏精益求精的敬业精神,东抄西凑,缺乏创新、缺乏深度。此外,专门面向文秘人员的培训也相对较少,没有专门的培训机构、培训教材和教师,没有完善的专门培训体制,大部分

5、文秘人员现有的知识与能力很难适应当前形势发展的需要,大都有一种“山穷水尽”的紧迫感。二是参谋助手能力不强。一些文秘人员整天忙于应付事务,“办文办会,跑腿打杂;上转下达,接转电话”,很少有时间和精力深入基层搞调查研究,形成的调研文章大都是文秘人员对照课题找“样板”,收集、堆砌材料,修改样板为己用,达不到调研的目的和要求,对工作实践也起不到指导和推动的作用。(三机制不活,工作动力不强。有相当一部分文秘人员对从事的文字工作兴趣不大、热情不高、思想不够稳定,工作积极性没有得到充分发挥,形成“没进门的不愿意进,进了门的不想搞,搞了一段就想走”的一种局面。这固然与自身因素有关,但是岗位制度和机制不活也是制

6、约其积极性发挥的重要原因。比如岗位流动性差,工作很辛苦、晋升困难等原因。此外,文秘人员在工作中扛大梁、挑重担、任劳任怨,但在评价秘书工作绩效时,绝大部分单位往往忽视秘书工作的特殊性,尤其文字秘书工作实绩的隐形性得不到认可,从而影响了他们的工作积极性。三、文秘队伍建设的对策及建议当前甘洛文秘队伍的现状,一定程度上影响了各级各部门整体工作的效能。切实加强文秘队伍建设,提高文秘队伍素质和工作水平,培养青年文秘人员,壮大秘书骨干力量,已成为一项迫在眉睫的基础性工作。(一拓宽选用人渠道,加强文秘队伍建设。积极适应人才流动和人才竞争的形势,优化环境,改革文秘人员尤其是党政机关文秘人员准入机制,拓宽和疏通秘

7、书队伍进人渠道。一是公开招考选拔。空出的公务员编制优先应用于考录选拔文秘人才,积极从各领域招考秘书人才。二是跟班培训。通过上挂锻炼方式,定期选调基层单位文秘人员到县委办、县委组织部、县政府办等县级机关跟班学习锻炼,在跟班学习中发现优秀秘书人才,选拔人才。三是广泛调查挖掘。通过平时的了解掌握、基层部门的推荐和个人自荐等多种形式,深入挖掘全县各乡镇、县级机关单位业务骨干和相关专业的优秀人才,列入秘书后备队伍名单,建立秘书后备队伍人才库。(二加大培训力度,提高文秘人员的业务水平。培训是提高文秘人员业务知识和业务能力最便捷、最有效的途径。为此,要把继续教育和培训工作作为秘书队伍建设和人才资源开发的重要

8、战略任务和基础性工作来抓。着眼于党政机关办公室事业发展对人才和干部素质提出的要求,制定和实施文秘人员继续教育培训规划和计划,开展多形式、多渠道、多层次的文秘人员教育培训活动。一是创新培训方式。采取“请进来、走出去”的办法,不定期地组织秘书到外地参观学习,参加省、州、县组织的各类专业和理论培训班,不断拓宽视野,拓展知识面。同时,结合工作实际,邀请省、州有关专家举办专题辅导讲座和业务研讨讲座,不断提高秘书的业务素质。二是拓宽学习领域。不但要学习秘书专业知识,还要学习政治理论、政策法规、综合协调、科技、经济、管理、现代化办公等与秘书工作有关的知识,努力使文秘人员成为“多面手”,切实做到张口能讲、提笔

9、能写、动手能干。三是扩大培训覆盖面。每年举办一次全县办公室工作培训班,并开展专题座谈,力争全县文秘人员每年受训比例达到90%以上,不断提高整体素质。(三注重人文关怀,营造秘书工作的良好氛围。一是思想上高度重视。充分认识秘书工作的重要性和特殊性,不断建立和完善秘书工作激励机制,在政治、经济待遇等各方面对文秘人员高看一眼,厚爱一分,充分调动文秘人员的积极性,增强秘书工作的吸引力。二是政治上注重培养。坚持正确的用人导向,以能力取人,以素质取人,以实绩取人,使政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬的优秀文秘人员从“幕后”走向“舞台”,走上领导岗位。同时,也可在文秘岗位专门设立非领导职务,让文秘人员做出成绩,就会有相应的政治待遇和经济待遇,充分调动他们的积极性和创造性。三是在工作上创造条件。有意识地经常给文秘人员出课题、定计划、交任务、压担子,多为他们提供一些发挥参谋助手作用的机会，让他们满怀信心地工作，保证文 秘人员在其位、履其职、尽其责。四是生活上倍加关心。立足实 际， 体现人文关怀， 有针对性地解决文秘人员生活中的后顾之忧， 让他们安下心、扎下根，一心一意搞好工作。在业余活动方面， 通过开展写作交流、业务研讨、歌咏联谊和体育比赛等活动，加 强各单位文秘人员之间的交流，增强