如何提高管理评审的有效性

1、如何提高管理评审的有效性管理者代表 : 洪勇管理评审是 ISO9001：2000 标准对最高管理者提出的一项重要管理承诺， 是组织的最高管理者实施质量管理和质量控制的重要活动。 ISO9001：2000 标准 规定，“最高管理者应按筹划的时间间隔评审质量管理体系， 以确保其持续的适 宜性、充分性和有效性。评审应包括评价质量管理体系改进的时机和变更的需要， 包括质量方针和质量目标，说明管理评审在质量管理体系以下简称QMS中具有对体系的适宜性、充分性、有效性和体系的持续改进起着十分重要的作用。 如何提高管理评审的有效性， 是目前很多最高管理者关注的课题。 本文作者将根 据现场审核经验就此课题进行探

2、讨。、充分理解“管理评审的内涵是提高管理评审有效性的前提。笔者在审核过程中发现， 有些企业把管理评审开成为迎接第三方审核的准 备会；有的开成贯标工作总结会； 有的开成一般行政例会或质量信息通报会； 也 有的对管理评审与内部审核混淆等。 这些情况说明企业对管理评审的目的、 对象、 评价依据、方法等没有全面正确理解，因此有必要澄清和统一。1、管理评审的目的：确保 QMS勺适宜性外部环境变的能力、充分性 满足产品要求能力的程度 、和有效性进行实际结果实现质量目标的程度 因此应评审QMS是否需要作必要的更改，质量方针和质量目标是否需要作必要的 修订，以实现持续改进。2、评审的对象：组织的QMS包括组织

3、的质量方针和质量目标3、评价依据： 依据顾客的期望和需求 可延伸到相关受益方 。建立 QMS 的根本目的就是满足顾客的期望和需求并不断持续改进， 提高顾客的满意度。因 此，评审必须从以满足顾客的期望和要求这一视角出发， 审视建立QMS勺有效性、 充分性和适宜性。4、组织实施者：管理评审由最高管理层第一把手主持，高层管理和管理 层人员参加。其主要职责就是对QMStt行全局性的评价。因此，由最高管理层第 一把手亲自主持组织实施， 对管理评审的有效性具有十分重要意义， 也是质量管 理原那么中领导作用的具体表达和承诺。5、评审的方法：管理评审可以按会议的方式进行必要时，可以组织现 场评审。以事实为依据

4、，就组织的质量方针、目标、顾客的期望和需求，对 QMS勺适宜性、充分性和有效性开展讨论，并在此根底上由最高管理层对QMS勺适宜性、充分性和有效性，体系的变更、产品和过程的改进，质量方针和目标的 评价，资源的需求等作出一个客观实际的管理评审报告。 应形成全部评审记录。、管理评审的筹划和输入是提高管理评审有效性的根底。管理评审作为一个过程， 包括了输入、 输出和活动。 要提高管理评审有效 性，筹划和输入是根底。如果筹划和输入不充分、不到位，那么，管理评审的依 据就是先天缺乏，营养不良，必然导致输出为缺乏，甚至失效，从而失去了理评 审的意义。评审的筹划要规定评审的周期、 频次应适当。 评审的周期取决

5、于体系 环境、市场状况、内部结构和开展、体系质量的稳定程度。时间间隔 36 个月， 最长不能超过 12 个月。各部门按标准要求的输入形成文件。输入应涵盖标准所 列的七项输入要求，也可根据企业自身特点增加相关内容， 也可按 ISO 9004:2000 中 5.6.2 提出的 13个方面 管理者代表与主管部门对输入的资料预先 进行审核，提出修改意见； 管理者代表应与最高管理层第一把手沟通， 确定管理 评审的日期、评审的重点， 主要部门在 710天前发出管理评审方案通知， 以便 让各部门照知， 认真准备。 各部门在准备资料中， 一定要结合本部门的自身职责 和特点，按照标准的条款规定进行。切忌由各部门

6、自由发挥，形成工作总结。质 量目标、体系和改进都有共性点，而各部门的职责、范围有所不同，描述的内容 必然不一样。如市场营销部重点围绕顾客的期望和需求、 顾客满意度、效劳质量； 技术与质检部门重点围绕产品实物质量、 技术标准、 图纸、检验质量和产品改进 方向；主管部门与管理者代表侧重围绕纠正预防措施的验证； 设计和开发部门应 侧重在顾客期望的产品改进和新产品开发等。 所有输入资料要凭事实， 用数据来 说话。各部门要依靠日常积累数据、整理数据、分析数据，在分析的根底上评价 各部门的工作并找出改进方向， 一个组织在所有部门提供输入的资料根底上进行 管理评审，无疑是对管理评审的有效性奠定了根底。三、管

7、理评审的核心是评价主要途径和手段。QMS开好管理评审会议是QMST审有效性的管理评审的核心要突出“评。 笔者在审核过程中发现， 大多数企业召开 管理评审会议上， 有老总的开场白， 有各职能部门的输入报告， 却没有很好地交 流、沟通、讨论，最后由老总简单的总结，但没有明确提出改进领域和方向，草 草收场。这样就达不到评审会议的预期目的。 管理评审会议必须就评审输入的各 项报告，运用“头脑风暴法集思广益，广开言路，充分发扬民主，紧紧围绕以 满足顾客的期望和要求来评价组织的方针和目标的适宜性， 产品、过程和体系质 量，组织机构设置的合理性，资源的充分性，顾客满意度等，并着力寻找存在问 题和改进方向。四

8、、管理评审输出管理评审报告是管理评审有效性的主要表达。管理评审是一个过程， 过程的结果就是管理评审的输出， 管理评审报告是 评审输出的主要标志和表达。 评审报告应当依据顾客 包括相关方受益者 的期 望评价QMS勺适宜性、充分性和有效性，对QMS是否符合顾客的期望和要求，是 否符合质量方针和目标的要求及结果进行系统地评价， 评审的结果将导致对 QMS 及产品实物质量、效劳质量的不断改进，是最高管理者对QM仍至经营方针作出 战略决策的重要方面。具体而言，评审的输出应按09001:2000中563评审 输出包括三个方面：1、QMS及其过程有效性的改进措施：对在评审输入中的业绩现状分析， 必将导致对组

9、织现有的QMS及其过程发现问题。按照顾客、市场环境和组织的自 身需求变化，对产品的设计、制造、防护、交付的各个过程，组织应提出的改进 措施。2、与顾客有关的产品改进措施： 包括产品实现的质量， 产品的质量特性， 实现过程的参数， 影响产品质量的人、 机、料、法、环因素的控制改进， 新工艺、 新产品投放市场的能力等方面的改进提高。3、资源要求：资源是实现每一个过程必须的物质保证，是体系有效运行 的前提。任何一个组织应针对内外部环境的变化考虑自身资源的适宜性、 充分性、 保证性，不但考虑当前需求，还要考虑未来需求。笔者认为，管理评审是否有效 主要看，通过管理评审是否寻找改进的需求， 改进的领域和需

10、求切入点是否适宜， 改进的措施、方法、手段是否适宜、充分。最终要到达持续改进。至于评审报告 的编制可按评审目的、评审内容、评审时间、地点、方法、评审概述、存在问题 及改进领域和实施措施、 关于质量体系运行的评审决议等。 评审报告应经与会人 员审核，由老总批准后正式发放。五、验证管理评审输出是提高管理评审有效性的必要保证。这几年笔者在审核中发现，有些组织管理评审输出管理评审报告出 台后往往认为评审的结果就完成了， 结果往往造成在监督审核和复审中发现的问 题继续存在。 因此，管理评审的后续工作必须被充分重视和强化， 并应由最高管 理者组织验证， 落实改进措施， 验证改进措施并记录， 而验证的目的在

11、于实现持 续改进。 但真正做到持续改进还有待于最高管理者、 经营者、 管理层改进意识的 增强，以及环境的营造、改进，使持续改进成为企业文化的组成局部，使持续改 良成为每一个组织追求的永恒目标。正确认识管理评审，提高管理评审有效性管理评审是质量管理体系运行中组织必须开展的一项重要工作，是组织的最高管理者为掌 握、促进、 改进本组织质量体系运行的主动行为。 最高管理者可以通过管理评审全面检查和 评价组织的质量方针、 质量目标及质量体系的适宜性、 有效性和充分性 找出质量体系运行 中需要提高和改进的方面和环节 制定切实可行的纠正措施， 不断提高组织的市场竞争能力。 但在管理评审实施过程中。有些组织怕

12、将存在的问题暴露给“外审 敷衍了事、走过场： 有些组织因能力和认识等原因管理评审准备不细致 输入不充分 输出不明确， 改进措施未 得到有效验证 导致管理评审不能充分发挥其识别、 改进作用。 作者根据近两年的学习和工 作经验就如何提高管理评审有效性谈几点体会。1 正确认识管理评审的性质是有效开展管理评审的前提 管理评审旨在识别质量管理体系及质量方针和质量目标有无变更的需要，以进一步改 良，满足相关方的需要如果说内审是检查是否按“要求办事管理评审就是检查这些“要 求是否适宜 是否有改进的需要， 以及如何实施改进。 管理评审应主要围绕质量管理体系 的适宜性、充分性、有效性。重点围绕“质量方针 、“质

13、量目标等顶层要素开展活动但有 些组织的管理评审仅仅停留在汇报、 分析标准要素和程序文件的执行等低层次问题上， 而对 组织的质量方针、质量目标、管理组织结构、 管理方式等是否适应组织内部、外部的环境变 化，对在市场中所处的水平是否适合本组织的实际情况不作分析和评价 从而无法对组织的 质量方针、 质量目标和质量体系运行是否持续适宜、 充分和有效做出结论 也很难针对评审 的目的提出需要改进的问题。 因此 最高管理者和参加管理评审的所有人员都必须明确管理 评审的目的 围绕目的进行评审管理评审应该从满足顾客的期望和要求这一视角出发。 审视 存在的问题。 使管理层做出改进的决策 参与管理评审的人员一定要本

14、着改进工作的态度参 与管理评审活动而不能一味歌功颂德或推卸责任。2 周密筹划和精心准备是组织管理评审的根底21 输入筹划方面 管理评审会前准备中最重要的工作就是筹划好要求哪个部门提供哪些输入。 如果输 入不充分、不到位评审的依据就先天缺乏必然导致输出缺乏，甚至失效从而失去了评 审的意义。 标准中要求的 7 大项输入只是最根本的要求 实施中要考虑这些输人是否能充分 表达体系运行效果并足以暴露问题为保证管理评审的全面性和对组织持续开展的有效奉 献在突出生产经营管理的各过程环节的逻辑关系的同时，应努力把组织决策、企业文化、 管理信息系统、 部门协调和合作、 顾客效劳等深刻影响组织经营和未来开展潜力的

15、重要因素 的相关资料作为管理评审的输入 如顾客提出的新要求 效劳行业“微笑效劳的推行情况 政 府机关的“首诉负责 落实情况等即使筹划和确定管理评审输入时只考虑GBT19001 要求的 7 项输入 输入信息及相关资料的翔实程度、 深入程度也会有所不同表1 列出了按 7 项输入的通常做法及较好做法举例。表 1 中按照第 2 列“通常的管理评审输入 可以构成一个符合标准要求的输入 但 较好的管理评审应不仅仅提出这些要求 应更加注重数据的分析和深层次原因的查找 在第 2 列内容根底上增加第 3 列“较好的管理评审输入额外要求如针对“审核结果输入较 好的管理评审输入除了提供内外审的审核结果和整改情况外

16、还应分析不合格项主要集中在 哪几个过程及其原因未来的质量工作重点应集中在哪些方面再比方“顾客反应 输入通 常要求提供顾客满意度数据及分析但这些统计数字是否能够全面说明问题?是否存在碍于情面的“虚假繁荣 现象?较好的输入还应考虑顾客非正式的投诉和抱怨，例如 1：3 头抱怨、间接抱怨等甚至顾客当前和未来的需求与期望表 1 只是简要列举了较好管理评审输入的部 分做法。22 程序安排方面组织一般于每年初发布年度评审方案 初步列出管理评审的目的、 时间及各部门需要 提供的输人材料尤其是需要各部门提供统计分析数据时越早提出需求越有利于数据的收 集如需要生产部门的“产品质量波动情况分析 没有长期的数据积累是

17、无法提供的。会议组织者提前发布评审通知 提出会议的具体安排和材料要求 最好会前一周收 集齐各部门的输人材料。 呈报最高管理者和管理者代表。 提前收集材料的目的有两个： 一是 管理者能预知会议情况 提高管理评审的效率和针对性： 二是针对不适宜的输入材料予以退 回修改。此外还应注意要求各部门在提出问题的同时提出相应的建议。3 把握主题和适当引导是开好管理评审会的关键 最高管理者主持管理评审会议时 应讲明会议的目的、 意义和要求， 把握会议的主 题和重点，组织好与会者的发言和讨论有些汇报人员往往避重就轻或抓不住主要问题.te,n.体系运行中存在的问题大多数是现场标识实施不好、文件发放记录不齐全、质量

18、记录不标准等。 而对质量管理体系是否适宜、 充分和有效。以及质量方针、 目标的实现情况 却很少讨论或没有讨论管理层应对此进行引导 防止漫无边际的泛谈， 将管理评审讨论的重 点放在影响产品质量的关键问题、 长期存在的质量问题、 质量体系运行中的系统问题上， 分 析深层次原因 提出和讨论解决问题的思路和主要措施这些问题， 往往是受内、 外部因素的 影响而难以解决的。 或是需要较大投入才能解决的问题。 这就需要最高管理者根据组织自身 的能力和需要 协调外部因素， 采取纠正措施。解决内部存在的问题。 管理者代表向会议作 的书面报告也应突出对质量管理体系运行中存在主要问题的分析 引导与会人员紧紧围绕着

19、会议主题展开深入的讨论 最终达成共识， 明确改进方向。 不能寄希望于一次评审会议可以 解决质量管理体系的所有问题对于复杂的问题可以会后专题讨论或分期解决循序渐进。 但会后专题讨论的内容也要留有记录作为管理评审的输出。4 明确输出和跟踪验证是管理评审取得实效的保证 管理评审是否有效主要看通过管理评审是否寻找到改进的需求， 改进的领域和切人点 是否适宜，改进的措施、方法、手段是否适宜、充分，最终要到达持续改进输出一定要与评 审会上发现的主要问题一致 不能发现问题后治标不治本地给出局部解决方法 如针对 “近 期第四层办公楼频繁因电路故障断电问题输出为“更换第四层办公楼电路就不如“请 有关单位查找电路故障原因后更换问题