广州XX公司档案综合管理制度汇编

1、广州XXXXX有限公司档案综合管理制度汇编办公室编2014年1月目 录1、 档案综合管理实施细则12、 档案员岗位责任制43、 档案资料借阅规定54、 档案保密制度65、 档案保管制度76、 库房管理制度87、 档案鉴定销毁制度98、 档案综合管理分类方案 109、 设备档案立卷归档制度 1210、 设备档案保管期限表 1411、 基建档案立卷归档制度 1512、 基建档案保管期限表 1813、 文书档案立卷归档制度 2514、 文书档案保管期限表 2915、 声像档案立卷归档制度 3116、 声像档案保管期限表 3517、 会计档案立卷归档制度 3618、 会计档案保管期限表 3919、 实

2、物档案立卷归档制度 4020、 实物档案保管期限表 42广州XXXXX有限公司档案综合管理实施细则一、总则（一）为了加强本公司档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本细则。（二）档案工作是公司各项管理的基础工作，是维护本公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。本公司在办公室内设置综合档案室，配备专职档案员1名，负责管理公司全部档案；各科（室）设兼职档案员，负责收集各科（室）形成的文书材料和整理各自形成的业务档案。档案工作由本公司总经理分管，日常工作由办公室主任领导。二、综合档案室的工作任务（一）认真贯彻执行档案部门关于档案工作的方针、政策、规定；（二）

3、制定本公司档案工作计划和规章制度；（三）负责管理本公司的全部档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计利用和编研工作；（四）对本公司各部门档案工作实行监督和指导；（五）严格执行党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全；（六）逐步做好与档案有关的图书、资料工作；（七）不断学习和提高档案专业知识，努力改进档案工作。三、档案的整理（一）档案室应根据本公司的有关规定，结合本公司实际，编制档案分类方案。（二）分类一般采用年度保管期限分类法。（三）同一年度的资料应先分保管期限，再将同一保管期限的归档文件材料按形成的先后顺序进行排列。（四）整理文书档案依据广州市执行归档文件整理规则实施细则进行整理，其他门

4、类档案应按有关规定整理。四、档案的保管（一）设置专用库房，加强档案的保护。办公、接待利用档案的房间应与库房分开。库房要坚固、安全，并配置防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防虫鼠等设施，不断改善档案的保管条件。（二）每年对档案保管的状况进行一次检查，发现有虫蛀、鼠咬、变质等问题，要及时向领导汇报，采取措施确保档案安全。（三）按照保密要求做好档案的保密工作。（四）建立利用档案制度，凡利用档案，均应办理借还登记手续，填写利用登记表，并及时收集反馈信息。五、档案的统计健全档案的统计工作制度，档案的接收和移交均应登记入册。六、档案库房管理（一）档案库房是保管档案的专用场所，为保证档案的安全、保密，非

5、档案管理人员不得进入档案库房。（二）严格库房管理制度，档案柜上要标明年度、箱号，档案架上要标明年度、序号、保管期限。上架和借出的案卷要进行登记。（三）库房内严禁烟火，易燃、导燃、爆炸物品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。（四）经常保持库房内外的清洁卫生，库房内放置杀虫剂，保证档案资料不霉、不烂、不被虫蛀鼠咬。（五）库房管理人员应经常注意库房内的温湿度情况，采取有效措施进行调节。（六）库房内的电灯、空调等设备用完后应即关闭，每日下班切断电源，并认真检查，发现问题及时处理。（七）认真注意库房门窗的开关和上锁，对库房钥匙严加管理。（八）消防设备要完备，并定期对其进行检查，发现问题及时报告。（九

6、）本细则自本公司领导批准之日起执行。档案员岗位责任制1、 贯彻执行国家和地方各级人民政府关于档案工作的法律、法规、规章和业务规范。2、 制订本公司档案工作计划，起草本公司各项档案管理制度。3、 对公司各部门文件材料的归档工作进行监督和指导。4、 参与本公司购进设备开箱验收、工程竣工验收等工作，验收其档案。5、 负责管理公司的全部档案，做好档案的提供利用工作。6、 对下属单位档案工作进行监督指导。档案资料借阅规定1、 本公司员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。2、 借阅档案先填写“借阅档案资料审批表”，经办公室主任或公司领导批准后方可借阅，并办理借阅登记手续。3、 借阅秘密、机密、

7、绝密档案资料的必须经办公室主任、或副总经理、总经理批准后方可借阅，其中涉密内容需抄录、复制的，根据机密的级别，须经办公室主任、副总经理、总经理允许并只准在档案室内进行，借阅者对其机密内容要负责保密，对泄密者将作严肃处理并追究相关责任。4、 借阅者对所借档案要妥善保管，保持整洁，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等。5、 借用期限一般不得超过五天，过期需继续使用者，需办理续借手续。6、 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚，检查档案资料有无损坏，文件是否齐全等。7、 在借阅档案资料时如造成档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。8、 调离本公司的工作人员，必须清理移交档

8、案文件后方可办理调离手续。档 案 保 密 制 度1、 档案管理人员必须严格遵守本保密制度。2、 不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。3、 有关部门需查阅机密以上档案须经公司主管领导批准，方可查阅。4、 不得与无关人员谈论涉密档案内容。5、 非档案管理人员，未经允许不得进入档案库房。6、 下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。档 案 保 管 制 度1、 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。2、 保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查、消毒，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。3、 存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管

9、单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。4、 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。5、 存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。6、 档案库房每半年要定期进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患。7、 每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行了修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。8、 档案库房应配置调控温、湿度的设

10、施和设备，使库房、湿度基本保持在温度1424，相对湿度4560%之间的规定要求。库 房 管 理 制 度1、 档案库房除管理人员外，其他人员未经领导同意不得随意进入。2、 对进库或借出、移交的档案材料应进行登记。3、 库房必须门窗坚固，离开库房要关锁门窗，关闭电源，定期检查电器设备和消防器材，如发现问题应及时维修或更换。4、 严禁在库房内及周围堆放易燃易爆物品，禁止在库房内吸烟。5、 保持库房整齐、清洁、美观，注意控制和调节库房温湿度。6、 认真做好防盗、防火、防虫、防潮、防高温工作。7、 对库房内保管的档案、资料每年检查、清点一次，如发现被盗或遗失，要及时报告领导，采取解决问题的措施。档 案

11、鉴 定 销 毁 制 度为了保证库藏档案的质量，保护好有价值特别是有重要价值的档案，结合本公司的实际情况，制定本制度。1 、公司各部门在文件材料归档时，应根据本公司制定的档案保管期限表，准确区分档案的保管期限。2 、对保存在公司档案部门的保管期限届满的档案，先由公司档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交公司档案鉴定小组审定。3 、公司档案鉴定小组由主管档案的领导、有关部门负责人和档案人员组成。4 、对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由公司档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送公司主管领导批准后进行销毁。5 、销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁

12、清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。广州骏威企业集团有限公司档案综合管理分类方案为加强本公司档案工作业务建设，结合本公司档案形成的实际情况，特制定本方案。一、档案分类的方法：本公司综合档案室的档案分为六个大类，即：（一）设备档案 （代号：1）；（二）基建档案 （代号：2）；（三）文书档案 （代号：3）（四）声像档案 （代字：5）；（五）会计档案 （代字：6）；（六）实物档案 （代号：8）；档案分类方案一般设置大类属类小类三级类目，大类、属类均采用阿拉伯数字作代号。1 设备档案1.1 办公设备1.2 交通设备2 基建档案3 文书档案5 声像档案5.1 照 片5.1

13、.1 正 片5.1.1.1 工程类5.1.1.2 面貌类5.1.1.3 销售类5.1.1.4 会议类5.1.1.5 视察类5.1.1.6 活动类5.1.1.7 荣誉类5.1.1.8 字画类5.1.2 底 片5.2 录音带5.3 录像带5.4 计算机软盘和光盘6 会计档案6.1 报表6.2 账簿6.3 凭证6.4 其他8 实物档案8.1 不可折叠类8.2 可折叠类设备档案立卷归档制度设备档案，是指本公司办公自动化设备和由本公司购置的国内或引进设备的文字、图纸、说明书及维修资料。一、归档范围1、自制设备：设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文字材料，以及该设备在安装、使用、维护、检修、改造过程

14、中形成的文件材料。2、外购设备：购置文件，包括设备技术经济计算材料；订购协议或合同书等；随机材料：设备仪器图册，设备仪器说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等；安装、使用后的材料：安装记录、运行记录、保养和大、中修记录、事故记录、检查记录、改造记录等。二、归档要求（一）凡是归档的科技文件材料和图纸都必须齐全，系统完整，做好图纸目录，图纸大小以（297mmX210mm）幅面组卷。（二）外购和引进设备的开箱资料，自制设备，引进设备和外购设备的其他方面的文字材料和图纸，在投产后次年第一季度前归档。（三）填写移交清单一式两份，经双方检查核对并签字，双方各保留一份备查。三、归档时间设备的开箱资料、

15、其他方面的文字材料和图纸在设备投入运行后三个月内移交档案室归档。四、档案管理1、查阅档案时，应经办公室主任批准，经办理借阅手续后方可借阅，并只限于在阅览室内查阅，严禁拆卷、勾划、折叠，确保档案的完整、安全。2、对需摘抄的材料，须经办公室主任和综合档案室负责人同意并将摘抄的材料送办公室主任审核后，方能取走。五、编号方法1、设备档案按型号组卷，一个型号组成一卷，编成流水顺序号。编号结构模式为：属类代号+一级属类代号+案卷顺序号例：1 . 1 1 案卷顺序号 一级属类（办公设备类） 属类代号（设备档案）2、 目录号：属类代号+目录顺序号例：1 1 目录顺序号 属类代号（设备档案）设备档案保管期限表顺

16、序号归档文件材料保管期限一、1、2、3、4、购置设备申请报告、批复、合同及有关业务联系的文件、图纸购置设备的随机文字材料、图纸重要设备开箱验收记录设备安装、维护、调试、改造等原始记录、检测验收材料、总结等长期长期长期长期基建档案立卷归档制度基建档案，是指权属本公司的办公楼房、宿舍、厂房工程及由本公司立项并主管的建设工程项目，从立项至竣工验收形成的文字、图表材料。一、归档范围（一）基建项目报建阶段的材料：计划任务书、可行性研究报告、选址报告、审批文件和来往文件等。（二）设计阶段材料：工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等。（三）施工阶段的材料：在施工准备中，主要形成施工承包合同、工程

17、协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件的出厂证明书、检验记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。（四）竣工验收阶段材料：全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。二、归档要求（一）基建项目文件资料的收集、归档工作应与工程建设进程同步进行。（二）凡是归档的技术文件材料和图纸都必须收集齐全，系统整理，按工程专业分别组卷，案卷大小一律折叠成（297mmX210mm）为准。（三）归档公司必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档

18、案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。三、归档时间工程竣工验收后，在三个月内由基建项目的负责人将全部档案资料移交综合档案室归档。四、档案管理（一）综合档案室负责管理基建和技术改造工程项目及各工程项目自始至终所形成的文件材料和全部图纸。（二）综合档案室根据本公司档案综合管理分类编号方案进行整理、分类、编号、登记台帐。（三）定期进行档案清理核对工作,做到台帐、案卷一致。（四）工程竣工验收时，由基建管理部门通知综合档案室参加验收档案材料，竣工图表和文件材料不齐全、不完整、不系统的，综合档案室不予签收。（五）基建管理部门和项目负责人，应自始至终做好文字记录、图纸等档案资料的收集、整理

19、等工作。五、编号方法1、基建档案二级属类代号是每一个工程项目的代号，按工程项目竣工时间的先后顺序分别排列编号。编号结构模式为：属类代号+一级属类代号+二级属类代号+案卷顺序号。例：2 . 1 1 案卷顺序号 一级属类（工程项目） 属类代号（基建档案）2、目录号：属类代号+目录顺序号例：2 1 目录顺序号属类代号（基建档案）基建档案保管期限表顺序号归档文件材料保管期限一、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、29、30、31、32、33、34、35、二、1、2、3、4、5、6、7、8、

20、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、29、30、三、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、四、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、五、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、六、1、2、3、4、5、6、7、七、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、八、1、2、3、4、5、6、九、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、十、1、2、3、4

21、、5、6、综合文件立项申请、可行性研究、环境质量报告及批复固定资产投资许可证或相应的资金证明文件建设用地批准书、规划许可证、土地使用证拆迁补偿安置协议建设工程报建审核书、规划许可证建设工程测量记录册施工图设计文件审查意见建设工程质量安全监督登记建设工程施工许可证中标通知书监理、设计、施工合同承包单位资质文件建设工程规划验收许可文件消防验收或准许使用文件环保验收或准许使用文件电梯安装工程监督登记表及监督站出具的电梯准用证燃气工程验收文件工程质量保修书商品住宅住宅质量保证书、住宅使用说明书工程质量评估报告勘测、设计文件质量检查报告施工图审查报告建设工程质量验收意见书建设工程竣工验收报告工程地质考察

22、报告工程总结单位工程施工安全评价书单位工程开工报告及施工组织设计单位工程坐标定位测量记录工程质量事故报告及处理结果工程停工、复工通知工程中间验收交接记录单位（子单位）工程质量控制核查记录单位（子单位）工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录单位（子单位）工程观感质量检查记录地基与基础工程桩基础、天然地基、地基处理工程小结和开工报告及施工方案图纸会审、变更及洽商纪录分部工程质量验收申请、技术交底新技术、新材料、新工艺试验研究和施工方法工程基线复核水泥出厂合格证、进厂物理性能检验报告及汇总钢筋出厂合格证、进厂力学性能、工艺性能等检验报告及汇总粗细骨料进场物理性能检验报告及汇总混凝土试块抗压强度试验

23、结果及汇总新材料、新产品的鉴定证明质量标准、使用说明、工艺要求和检验报告混凝土配合比设计报告、外加剂出厂质量证明及复检报告混凝土搅拌记录钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书桩基检测、标准贯入试验、平板载荷试验报告土壤试验报告分项工程质量评定灌注桩成孔施工（验收）、灌注桩地下连续墙灌注水下混凝土、灌注桩隐蔽验收记录锤击沉管混凝土灌注桩签证表土方开挖桩基础复合表及桩位编号图等钢筋混凝土预制桩（钢管桩）施工记录试桩签证等混凝土抗渗等级报告防水材料出厂合格证及进场检验报告预应力钢筋、锚具出厂质量证明文件锚固组装件的零件材料化学成分及机械性能检验报告回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告等砌体

24、检测报告结构抽测报告地下结构工程防水验收及地基验槽记录地下室防水效果检查记录施工日记主体结构工程主体机构工程小结主体机构工程开工报告及施工方案、技术交底分部（项）工程质量验收和评定图纸会审、变更及洽商纪录新技术、新材料、新工艺试验研究和施工方法工程基线复核水泥、钢筋等出厂合格证、进场物理（化学、工艺）性能检验报告及汇总混凝土试块抗压强度试验、计算、抗渗等结果汇总防水材料出厂合格证及进场检验报告新材料、新产品的鉴定证明质量标准使用说明、工艺要求和检验报告钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书分项工程质量评定回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告混凝土强度等检测报告隐蔽工程验收记录建筑物垂

25、直度、标高、全高测量记录建筑物沉降观测测量记录（单位工程沉降观测记录）钢结构开工报告及施工方案、设计图纸会审、变更记录钢结构工程轴线复合首次采用的钢材和焊接材料出厂前的焊接工艺评定报告新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法钢结构工程小结构件、钢材、焊接材料等出厂合格证及试验报告高强度螺栓质量证明书及复检报告涂料质量证明书或试验报告一级、二级焊接缝超声波无损探伤检测报告防水材料出厂合格证及进场检验报告施工日记建筑给水、排水及采暖工程建筑给、排水及采暖工程质量验收、控制材料建筑给、排水及采暖工程分项工程质量检验评定技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录给水、排水及采暖检测报告幕墙工程质量验收、控

26、制材料幕墙工程开工报告及方案、工程小结幕墙工程计算书新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法铝合金、板材和玻璃、密封等材料出厂证明书及检验、检测报告进口原材料商检报告隐蔽工程验收记录防雷接地电阻测试记录注胶、安装记录幕墙气密性、水密性、耐风压检测报告节能、保温测试记录幕墙工程质量评定施工日记建筑屋面工程建筑屋面工程质量验收、控制材料建筑屋面工程质量检验评定分项工程质量技术交底产品质量证明文件及汇总隐蔽工程、防水验收记录屋面淋水试验记录建筑屋面、水池蓄水试验节能、保温测试试验屋面质量评定施工日记建筑设备安装工程开工报告及施工组织设计（方案）工程质量事故处理报告停工、复工通知新技术、新材料、新

27、工艺试验研究材料和施工方法中间交验记录安装工作总结施工日记通风与空调工程通风与空调工程质量验收、控制材料通风与空调工程质量检验评定施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录产品质量证明文件及汇总设备、材料进场签认记录隐蔽工程验收记录管线焊接检查记录管道及配件、静压箱、空气处理室气室性试验制冷、通风设备运行调试及评定记录施工日记电梯安装工程报监文件电梯安装施工方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录分项工程质量单台、分部用册检测报告施工日记建筑智能工程建筑智能工程质量验收、控制材料建筑智能工程质量检验评定施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录产品质量证明文件及汇总设备、材料进

28、场签认记录隐蔽工程验收记录系统功能测定及设备调试记录系统技术、操作及维护手册系统管理、操作人员培训记录系统检测报告、试运行记录系统电源及接地检测报告质量评定竣工图建筑、结构、钢结构竣工图幕墙竣工图二次装修竣工图给、排水竣工图电气、空调、电梯安装竣工图消防竣工图永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久长期永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久长期永久永久长期长期永久永久永久永久永久永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期永久长期长期长期长期永久长期长期长期长期长期永久永久永久长期长期短期永久永久永久永久永久永久长期长期长期永久长期永久永久永久长期永久永久永久

29、永久永久永久永久长期长期长期长期长期短期长期长期长期长期长期长期永久长期长期长期长期长期长期长期长期长期短期永久永久长期长期长期长期长期长期永久短期长期长期长期长期长期长期短期长期长期长期长期长期长期长期长期长期短期长期长期长期长期长期短期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期永久永久永久永久永久永久文书档案立卷归档制度 根据广东省档案局民营企业档案工作服务手册的要求，结合本公司实际情况，现制定本制度。一、归档范围凡是本公司工作活动中形成的，具有查考价值的文件、电报、报表、名册、包括正本与定稿、正件与附件，以及上级主管部门与本公司各业务有密切联系的文件材料，均属归档范围。归档材料力求

30、齐全完整，具体内容如下：（一） 行政管理方面：1、 公司成立的可行性研究，批准成立或变动文件，企业章程及（募）股说明书，资产、债务、明确产权关系文件；2、 董事会、股东会和经理层机构及变更材料，董事会、股东会、总经理会议会议记录与纪要，以董事会、股东会名义颁发的各种文件材料；3、 办公室、财务室形成的年度工作计划、总结、机要、保密、员工培训工作、财务制度、后勤福利、住房管理、统计报表等文件材料；4、 上级主管部门颁发的文件、政策、制度、规定、决定、通知，上级领导有关业务工作的讲话和会议纪要等与本公司业务有关的文件材料；5、 公司人员参加上级机关或区有关部门召集的会议带回与本公司工作有关的文件材

31、料；6、 上级部门对本公司或个人的表彰、处分文件材料；7、 公司工作的规章、制度、决定、通知；8、 公司与有关公司签订的各种合同、协议书和房地产证明材料；9、 有关本公司的法律事务、公证文件，重要的群众来信来访及调查处理意见等材料；10、 本公司大事记、组织沿革等；11、 其他有保存价值的文件材料。（二） 党群工作方面1、 党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议材料。2、 党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件材料。3、 宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作文件材料。二、归档时间各科室每年三月底前完成本科室上一年度文书档案的初步整理归档工作，并向档案室

32、移交，不得擅自存留。档案室于六月底前完成全部文书档案的整理归档工作。三、归档要求1、以遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整的原则，以自然件为归档单位，逐件整理归档。按“年度保管期限”进行分类，文件材料按形成年度归档，把同一年度的文件材料分为永久、长期、短期三个保管期限，再把同一个保管期限的文件按时间顺序或重要程度来排列编流水件号。2、文件的排列。同一年度同一保管期限内可采用按不同事由形成时间的先后顺序排列（或先分问题再按时间先后），成套性文件材料如会议纪要、简报、会议文件等要集中排列方便检索。一般文件材料，放在其形成年度归档；跨年度召开的会议，会议整套材料放在会议正式结束的年度归档。3

33、、归档材料要完整、准确，文件排列应保持文件之间的有机联系，每份文件的正件与附件、定稿与印件、请示与批复、转发文件与原件应作为一件归档，其他文件材料按时间顺序或重要程度排列。4、归档文件编号。在每份归档文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容，按分类方法和排列顺序逐件编号。档案室编件号，每年按永久、长期、短期编三个流水顺序号。5、整理归档所用的材料，纸具、笔墨，应符合归档保存的要求，书写要清楚，如需对归档文件情况加注说明的，可填写在软卷皮封底的“备考表”栏内。6、编制归档文件目录。每年的文件材料归档后，除在电脑内贮存有一套“归档文件目录”并备份外，还应打印输出一套纸质的“归档文件目录”，

34、以备手工检索用。归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录，填写项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。7、归档文件目录的构成与装订。归档文件目录的构成由目录夹封面、归档文件整理说明及归档文件目录表格组成，并装订成册。归档文件目录的装订，按年度保管期限进行，按永久、长期、短期三个保管期限分别装订，永久、长期的一式三份，短期的一式二份，同一保管期限的连续年度的目录可装订成一本。8、编制文件归档整理说明，这是在每年文书归档工作完成以后编制的。文件归档整理说明内容包括：本公司名称、成立时间及本年度内部机构设置及领导人任职情况，本年度主要工作概况以及本年度文书归档情况（含归档质量、文件材料的

35、完整程度及存在问题等）。文件归档整理说明属说明文体，要求文字简短精炼，经公司领导审查打印五份，三份连同当年归档文件目录装订，另二份，一份作文件归档整理说明汇编，一份归全宗卷。9、编制全宗卷。全宗卷是档案室在管理档案时形成的材料，主要包括各门类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和现代化建设管理等问题形成的管理性文件材料，组成一卷或者若干卷。按旧文书档案整理方法整理，自编卷号，作长期保管，存放于库房内第一号箱里。文书档案保管期限表顺序号归档文件材料保管期限一、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、1、2、 3、行政管理方面公司筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，董事会、

36、股东会和经理机构及变更材料。上级主管部门颁发的文件、政策、制度、规定、决定、通知，上级领导有关业务工作的讲话和会议纪要等与本公司业务有关的文件材料。（1）重要的（2）一般的本公司人员参加上级机关或区有关部门召集的会议带回与本公司工作有关的文件材料。（1）重要的（2）一般的本公司的年度总结、计划、统计表等。本公司大事记、组织沿革等。本公司工作的规章、制度、办法、决定、通知。（1）重要的（2）一般的本公司与有关公司签订的各种合同、协议书和房地产证明材料。（1）重要的（2）一般的有关本公司的法律事务、公证文件，重要的群众来信来访及调查处理意见等材料。（1）重要的（2）一般的后勤福利、住房管理、职工教

37、育与培训工作的文件材料。本公司劳动模范、先进工作者的有关文件材料。（1）省级以上的（2）市级的（3）区级的对本集团员工的处分决定、通报文件材料。（1）影响大、问题严重的（2）一般的本公司财产、物资、档案工作的交接凭证清册二、党群工作方面党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议材料。党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件材料。宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作文件材料。永久永久或长期短期永久或长期短期永久永久永久或长期短期永久或长期短期永久或长期短期长期永久长期短期永久或长期短期永久永久永久长期声像档案立卷归档制度声像档案指反映公司主要活动、基本面貌、工

38、作成果等的录像、录音、照片（含底片）、光盘的实物载体。一、归档范围1、本公司各个时期历史建设面貌和工作成果。2、本公司召开的重要会议所形成的声像材料。3、本公司领导和上级领导人、直属上级机关负责人、国际友人参观视察、出国访问、学习等声像材料。4、本公司（含个人）荣获各种荣誉称号、奖状、奖杯、奖旗、证书等声像材料。5、本公司组织和参加有关公司组织的的文体活动等形成的声像材料。6、其他具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘。二、归档要求1、声像档案必须详细记录事由、摄录时间、地点、人物、身份、摄录人。2、各种声像材料，按问题年度分类组卷，保持它们的有机联系、有利保管、便于利用为原则。3、编写说明

39、：照片以张为公司，编写每张照片的说明，对于一组主题紧密联系的照片，应编写总说明，放于每组照片之前，作为导言。每套照片既要编写总说明，也要有分说明。录音带、录像带每盒都要有说明书，贴于装具盒上。4、照片的底片要单独按要求整理归档存放。三、归档时间在公务活动中，凡有本公司参加并录、摄了声像材料的，加工后，由录、摄制者或承办部门整理并编号说明，及时向本公司综合档案室移交保存。四、档案管理1、声像档案由综合档案室集中管理，不得由承办部门和个人私存。2、档案室的主要任务是对声像的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。3、声像档案由综合档案室按综合管理分类方案，统一编号，按不同种类、载体进行组卷上帐、编

40、目、排列存放。4、对将要移交的声像档案，由移交人填写清单一式两份，交接双方经核对后在清单上签名，各留一份备查。5、对保存的录像、录音带定期倒放一次，对珍贵的录像、录音带除归档外，要复制一套备用。6、接触照片底片的人员，要精心爱护底片。如需借用底片，由档案工作人员负责去冲晒。7、保管声像材料的条件是：保存底片的适宜温湿度为：温 度：13-15 相对湿度：35-45%保存照片的适宜温湿度为：温 度：14-24 相对湿度：40-60%保存录音（像）带的适宜温湿度为：温 度：15-27 相对湿度：40-60%五、编号方法1、声像档案照片的底片编号由底片册（卷）的册号和张号组成。张号是指册内组好的底片按

41、顺序号编号，即一册编一个流水号。例：5. 1 . 2 1 （1） 册（卷）内第一张底片 第一册底片 二级属类（底片） 一级属类（照片类） 属类代号（声像档案）2、照片正片通常按三级属类编流水册号和册内张号。例：5 . 1 . 1 . 1 1 （1） 第一张照片 第一册正片（卷） 照片类别 二级属类（正片） 一级属类（照片类） 属类代号（声像档案）3、 目录号：属类代号+一级属类+二级属类+目录顺序号。例：5 . 1. 1 1 目录顺序号 二级属类（正片） 一级属类（照片类） 属类代号（声像档案）声像档案保管期限表序号归档文件材料保管期限1、2、3、4、5、6、反映本公司主要职能活动和工作成果的

42、照片、录音带、录像带、VCD、DVD等领导人和著名人物参与本公司有关重大活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等本公司组织或参加的重要外事活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等本公司（含个人）受上级表彰奖励的荣誉证书、锦旗等照片本公司组织文体活动的照片其他具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘等永久永久永久永久永久永久会计档案立卷归档制度会计档案，是指会计结算的总帐、各类明细分类帐、会计报表及有关各种的银行、现金收付转帐等会计资料。一、归档范围（一）会计凭证：会计原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和银行存款余款调节表。（二）会计帐簿：日记帐（包括现金和银行存款日记帐）、明细帐、总帐、固定资产帐卡、辅助帐。（三）会计报表：年度会计报表，月、季会计报表（包括文字分析）、主要财务指标。（四）其他资料：工资计算表，收据存、移交注册，销毁清册。二、归档要求（一）会计报表，按年度、季度、月份分别整理立卷。（二）会计帐簿，无论大小厚薄，均按本、册进行整理、立卷归档。（三）会计凭证，按其形成规律和顺序号，将记帐凭证连同原始凭证按月装订成一册或若干册（厚度最好不超过3公分）。（四）其他会计资料：包括会计档案保管清册、