浅谈施工企业物资采购中的标准化管理-

1、采购与供应管理urchas ing &Supply ManagementP2007.5铁路采购与物流摘要:物资采购是施工企业控制生产成本的源头,对建筑施工企业物资采购的标准化管理进行了探讨。关键词:施工企业物资采购标准化管理1物资采购标准化管理的作用施工企业物资采购,就是按照企业物资供应计划,遵守国家物资管理政策和市场管理有关规定,通过各种渠道和方式,取得企业所需要的各种物资的经济活动。物资采购标准化程序包括采购规划分析(了解需要、准备采购文件、评价供应商、制定合格供方名单、选择供应单位、洽谈签订订货合同及催促供应单位如期交货、组织物资运输、验收入库和货款结算等过程。施工企业每天都要消

2、耗大量的原材料以及各种零部件、工具等物资。如果原材料等物资数量不足,规格不符,质量不好或供应不及时、不配套,就会直接影响正常生产。原材料费用在产品成本中占首要地位,一般在50%70%,施工企业加强物资采购管理的重要手段就是对采购过程按标准化的程序进行管理、控制。2物资采购标准化程序2.1采购规划分析一般而言,在采购之前首先要根据施工图纸与施工合同进行采购规划分析,以此决定采购物资品类、采购方式、采购量以及采购时间等。在采购规划分析中,根据施工图纸确定该工程项目所需的所有材料品种、规格及数量,根据与业主签订的施工合同确定所需的材料是由业主供应还是由施工单位自购,根据项目管理计划确定采购时间。并对

3、采购可能发生的直接成本、间接成本、采购评标能力等进行分析比较,决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分材料。对于采购规划分析过程,与业主签订的施工合同、工程项目范围说明书、施工图纸和工程项目管理计划是重要的输入。施工合同、范围说明书和施工图纸重点是用来确定需要采购的物资,分析是甲供还是采购。另外,再来考虑采购计划,决定采购物资品种、需求量、供货时间、需要多少资金等。要获取这些信息就必须参考项目管理计划中的资源要求、进度计划、费用估算和基准。采购管理计划和合同工作说明书是两个重要的输出内容,采购管理计划是确定采购过程的标准、流程和方法,而合同工作说明书则是确定究竟要提供的产品和服

4、务的范围,具体的规格型号、特征、数量、交货期、质量和性能要求等。2.2编制物资申请或采购计划,准备采购文件根据采购规划分析结果,工程所需材料如果是由业主提供,物资部门需编制物资申请计划提供给业主供应部门,以明确所需物资的名称、规格、数量及需求时间。对工程所需的自购材料物资部门需编制物资采购计划,以明确各种采购信息。物资申请计划和物资采购计划均应包括封面、编制说明、明细表,并按月装订成册,由项目总工审核可行性,项目经理批准,加盖项目公章。影响申请计划或采购计划编制的关键因素有:采购周期。对需要进行周期性采购的物资进行归类,并制定相关的采购周期(按周、旬、月、季、半年、年或自定义等和间隔时间。计划

5、方式。定义各种采购物资的计划编制方式(周期预测、施工进度。分批原则。如果采用任务分批,要定义分批的原则,每批任务的间隔时间。取整倍数。对于必须按照一定的批量单位或整数进行采购的物资,要定义其采购的数量原则(按吨、件等。批破坏量。定义需要进行破坏性检验的计划补充量。根据采购规划分析的结果及编制的物资申请计划或物资采购计划,确定选择供应商的标准、询价、评价供应商、确定合格供方名单。2.3制定供应商选择标准、供方资格确认、确定合格供方名单2.3.1制定供应商选择标准,就是根据采购分析的结果及物资计划确定什么样的供应商能满足工程所需材料的数量供应、质量要求及价格要求。渠道有:市场调查、行业刊物、互联网

6、等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。凡用于工程实体对工程质量、环保和职业健康安全有影响的物资(如钢材、水泥、商品混凝土、砂石料、焊接材料、防水材料、外加剂、橡胶支骆中华浅谈施工企业物资采购中的标准化管理26座、锚具等、劳动防护用品,在采购之前必须对其供方进行评价。物资部门负责填写并保存物资供方评价报告和评价记录。对供方的评价主要以会议方式进行,根据收集到的营业执照、资质证书、材质单、荣誉证书、试验室合格证、计量合格证、质量体系认证证书、检测报告、生产许可证等资料,召开会议,填写管理活动签到记录表,尤其在活动记录栏内填写会议上具体发言的内容。评价供应方可采取以下一种或多种方式:验

7、证供方的营业执照和生产许可证。评价供方的生产能力或供货能力。审查供方有关顾客满意程度的资料和数据(包括其社会信誉和业绩情况。评价供方提供的产品的质量、价格、交货方式以及服务承诺等。审查供方提供产品和服务是否能满足职业健康安全和环保要求。对新型产品的质量保证能力进行评价,要明确其所适用的质量标准、规范、图样、检验规程等。2.4供应商选择一般而言,供应商的选择有3种模式:甲方购买(甲供、乙方购买(乙供、甲方指定(甲指。以下仅就乙供材料的供应商加以探讨。在供应商的选择方面,应注意以下两个问题。说,单一货源增加了项目资源供应的风险,也不利于对供应商进行压价,缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说,批量

8、供货由于数量上的优势,可以给采购方以商业折扣,减少货款的支付和采购附加费用,有利于减少现金流出,降低采购成本。因而,在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源,寻求多家供应,同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足,以获取供应商的优惠政策,降低物资价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量,又能有力地控制采购支出。一般来说,每种物资供应商的数量以不超过35家为宜。应商的方式主要包括公开竞争性招标采购(面向社会发布招标公告、有限竞争性招标采购(邀请招标采购、询价采购(货比三家采购和直接签订合同采购。4种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。一般情况下,采取公开招标的方式可以利用供

9、应商之间的竞争来压低物资价格,帮助采购方以最低价格取得符合要求的货物,并且多种招标方式的合理组合使用,也有助于提高采购效率和质量,从而有利于控制采购成本。下列情况,可直接从合格供方名单中确定供方,但要在供方评价时说明原因:业主指定的供方(甲供或甲指。长期合作、质量稳定的供方。本地区仅此一家的供方。其他不具备“货比三家”采购条件的。施工企业物资部门在工作中一般都积累了一定的有着良好合作经历的供应商合作伙伴,建立了自己的合格供应商库,这个库往往被建筑企业视作管理供应链中的重要商业秘密。在需要选择某种材料的供应商时,只需视该项目的重要程度,根据已有名单通过指定、招投标、议标的方式确定即可。2.5洽谈

10、并签订合同、对合同进行管理规格型号、数量、质量、验收的标准和方法、交货时间及价格要求,以及产品的职业健康安全和环保要求、运输及交付要求、保质期要求、包装要求、违约责任、解决争议的方法等。签订合同后,物资部门在合同的履行过程中应加强对合同的管理。合同是具有法律效力的文件,卖方有义务根据合同提供相关的产品,而买方则有义务提供货币或其他有价值的对价。物资部门在工程施工过程中要同时或先后对多个采购合同进行管理。这种情况下,单项采购合同的生命期可以在项目生命期的任何阶段结束。2.6采购产品的验证门进行。依据采购合同和有关质量证明资料,对产品的名称、规格型号、数量、外观质量以及产品标牌、包装状况等进行验证,并填写物资验证记录。收货人员配合试验人员共同取样(必要时,请监理或顾客代表参加,送项目部试验站或由监理和顾客指定的具有相应资