文秘专业第二课堂的项目管理模式研究

1、文秘专业第二课堂的项目管理模式研究    【摘 要】构建适合于文秘专业第二课堂建设的项目管理模式，以优化第二课堂活动效果，促使学生将所学理论知识与实际项目紧密地结合在一起，在项目计划分工、项目实践操作中提高学生的综合能力。【关键词】文秘专业 第二课堂 项目管理模式项目管理在我国的应用推广非常迅速，其中包括在高校学生素质教育、学生活动等管理工作中的运用。在文秘专业第二课堂的建设中进行项目管理模式的研究，对于提高该专业第二课堂活动的质量，提升学生的职业素养及技能具有重要的现实意义。一、关于项目和项目管理项目和项目管理是管理学科的术语。项目是指在一定的组织内，

2、利用有限的资源，在规定的时间内完成的任务。项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在资源限定的条件下，实现或超过设定的需求和期望。具体来说，包括从项目的投资决策到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价等工作。项目是独特的产品，具有一次性、目标确定性、活动整体性、组织的临时性和开放性、成果的不可挽回性等特点。这些特点给项目管理者及团队带来了极大的挑战，一旦某个管理环节出现偏差就会影响项目的整体目标。二、文秘专业第二课堂建设引进项目管理的可行性目前，开设文秘专业的院校普遍围绕秘书岗位的工作职能和所需的专业素养及技能来开展第二课堂活动。主要有写作比赛、演讲

3、比赛、速记速录比赛等专项技能的小型活动和会务策划大赛、庆祝国际秘书节、秘书职业技能大赛等综合技能的大型活动。尽管这些活动的规模、规格、组织难度有差异，但都有明确的开始和结束日期、具体的既定目标、既定的预算，也都要求有可执行性强的策划文案、工作进度、成本控制、效果评价等要素。基于项目的性质和项目管理的特点，把文秘专业第二课堂作为一个系统项目或者把当中的若干活动作为系统内的子项目，用项目管理的理念和方法来加以建设，是具有科学性和可行性的。三、文秘专业第二课堂项目管理模式的构建把项目管理引进文秘专业第二课堂的建设中，并非是要照搬或移植，而是根据学校的实际情况、专业的需求、活动的特点，科学、合理地运用

4、其理念和方法。下面笔者以所在院校举办的秘书职业技能大赛为项目，分析文秘专业第二课堂的项目管理模式的构建。（一）设计项目参数项目目标包括：展示文秘专业学生风采，提升文秘专业学生技能；宣传国际秘书节；提升文秘专业的社会影响力。项目范围包括：项目管理者，即具有较强沟通协调能力的文秘专业学生；项目受益者，即文秘专业学生、有志从事秘书工作的其他专业学生、校企合作单位。应达到的项目质量是：确保大赛顺利完成，无重大失误；宣传到位，有较好的公关效果。项目时间为2个月。项目成本包括教学经费投入的4000元以及社会赞助的4 000元。可利用的项目资源包括学校相关资源（报告厅、广播站、秘书实训室等）和校企合作资源（

5、校外企业提供赞助、聘请行业人士担任评委等）。（二）实施项目管理按照项目管理的基本过程，把秘书职业技能大赛项目分成启动、计划、实施、控制和结尾五个阶段，并运用项目管理的策划理论、实施理论和收尾理论进行管理。1.启动阶段。教研室主任做好项目经理的考察工作，这是关系到项目成败最重要的因素。首先，教研室主任召开专题会议，向文秘专业学生宣布项目、介绍参数；其次，授权教研室主任助理（学生）在经过充分调研、论证后启动项目；再次，教研室任命项目经理；最后，项目经理组建项目团队。2.计划项目。项目经理充分调动项目团队的主观能动性，提交以下文案：项目策划书（项目目标、项目创意、竞赛内容、举办时间、地点等要素）；项

6、目人力资源配置方案（确定指导教师、团队成员分工及培训等）；项目预算表（项目经费来源及支出明细预算）；项目质量保证计划（针对各项任务作出周密的部署，考虑各种可能发生的风险，并做好工作预案）。3.实施、跟踪与控制项目。项目团队通力合作，项目经理有效沟通、协调，确保计划项目执行效果。第一，实施项目：项目团队成员严格执行既定的计划项目；第二，跟踪项目：项目经理跟踪各计划项目的工作进度及操作情况；控制项目：项目经理在跟踪过程中发现问题，在责任范围内可自行督促解决的直接要求计划项目负责人有效解决；需要与指导教师沟通的要及时汇报。4.收尾项目。一是信息处理。对活动中形成的文字资料进行核对、分类，形成档案；对

7、活动中形成的影像资料（职业形象展示、办公情景模拟、企业文化宣讲等）进行编辑，充实秘书实训教学的素材。二是项目评审：邀请行业人士、系领导、教研室教师对项目完成效果进行评议。三是会议评估：召开总结大会，发放会议评估表，对项目组织工作进行评估。四是专业指导：指导教师对项目经理、项目团队的表现给予详细的点评和指导。四、秘书专业第二课堂项目管理过程中应注意的问题秘书专业第二课堂项目管理过程中应注意以下问题：第一，教研室主任要充分发挥指导教师的作用，做好项目经理的专业咨询师，为项目团队提供智力支持。第二，任命项目经理要慎重、民主，充分考虑该学生的专业素养和群众基础。第三，对项目团队要进行必要的项目知识培训

8、和业务指导，为实现项目质量提供必需的人力资源保障。第四，各计划项目务必周密安排，项目经理要及时召开沟通会议，以切实收到锻炼学生秘书技能的效果。总之，项目管理是管理人员实际演练的平台，也是未来向高层管理晋升的阶梯。秘书是基层的行政管理人员，是辅助领导高效率开展工作的重要助手。把项目管理运用到文秘专业第二课堂的建设中，就是为该专业学生搭建了一个锤炼策划、写作、会议组织、信息处理、沟通协调、团队合作等能力的实践平台，提供了一种学习如何有效进行管理的渠道，为今后的秘书职业生涯发展积累宝贵的实战经验。【参考文献】1赵春雷.项目管理M.北京:科学出版社，20062张晴.项目管理在大学生学业中的运用J.合作经济与科技，2010（2）4周小桥.项目管理四步法M.北京:团结出版社，2003【作者简介】梁永飞（1975- ），女，广西桂林人，桂林旅游高等专科学校讲师，硕士，研究方向：文秘教育。（责编 何田田）    相关论文    · 浅议高职文秘专业学生素质的培养· 创新思路提升高职文秘专业学生核心