商易财务软件用户手册

1、商易财务软件 V8.6商易财务软件完全适合最新的财务会计制度。高度集成凭证管理、账簿报表、期末处理、工资管理、固定资产、出纳管理、往来管理、财务分析、系统维护等模块，功能全面，采用导航图功能，兼容Microsoft Excel，同时设置了多币别、多核算项目，各项技术指标及功能可完全满足企业级用户的实际应用需求。商易财务软件不仅能完全替代手工方式下的全部账务处理，进行会计核算，而且还极大地拓展了会计的核算和管理职能，满足客户经营管理的需要。商易财务软件是商易系列管理软件的重要组成部分，其与其他管理系统的无缝连接，真正实现了业务财务一体化。适用范围商易财务软件适合于各行各业的核算要求，适用于商业流

2、通企业、工业企业、农业企业、外商投资企业、房地产开发、交通运输、施工企业、旅游饮食服务、担保企业、农民专业合作社、民间非营利组织、行政事业单位、医院等数十种企事业行业单位。商易财务软件适合于中小企业财务核算与管理。其产品的技术架构，能够适应企业财务管理业务流程的不同组织结构灵活变化的要求。商易软件官网：http:/www.SaneS商易用户论坛：http:/bbs.SaneSCopyright © 2005-2014 SaneSoft Co.,Ltd. All Rights Reserved青岛商易软件开发有限公司版权所有目录运行环境1 安装、卸载-（007）1.01 运行环境-（0

3、07）1.02 安装商易财务软件-（009）1.03 卸载商易财务软件-（014）1.04 安装、卸载【SQL Server 2000】-（015）2 初始化-（031）2.01 新建账套-（033）2.02 会计科目-（037）2.03 核算项目-（045）2.04 币别维护-（050）2.05 系统用户管理-（053）2.06 用户口令设置-（055）2.07 系统操作日志-（056）2.08 固定资产初始化-（057）2.09 科目余额初始化-（072）2.10 启用账套-（075）3 日常业务-（077）3.01 系统登录-（077）3.02 凭证管理-（080）3.02.01 凭证录

4、入-（082）3.02.02 凭证检查-（086）3.02.03 凭证记账-（088）3.02.04 凭证浏览-（089）3.02.05 凭证汇总-（092）3.02.06 凭证号调整-（093）3.03 账簿报表-（096）3.03.01 总分类账-（097）3.03.02 明细分类账-（098）3.03.03 科目余额表-（099）3.03.04 多栏明细账-（100）3.03.05 科目日报表-（103）3.03.06 试算平衡表-（104）3.03.07 数量金额总账-（105）3.03.08 数量金额明细账-（106）3.03.09 核算项目余额表-（107）3.03.10 核算项目

5、分析表-（108）3.04 期末处理-（109）3.04.01 自动转账-（111）3.04.02 期末调汇-（115）3.04.03 结转损益-（117）3.04.04 期末结账-（120）3.05 工资管理-（122）3.05.01 定义职员-（124）3.05.02 工资项目-（125）3.05.03 工资数据输入-（128）3.05.04 工资费用分配-（133）3.05.05 工资报表-（136）3.06 固定资产-（140）3.06.01 变动资料录入-（142）3.06.02 减值准备输入-（150）3.06.03 计提减值准备-（151）3.06.04 月工作量输入-（153）

6、3.06.05 计提折旧-（154）3.06.06 固定资产报表-（156）3.07 出纳管理-（164）3.07.01 初始设置-（166）3.07.02 现金日记账-（173）3.07.03 现金盘点与对账-（177）3.07.04 银行日记账-（178）3.07.05 银行对账单-（181）3.07.06 银行存款对账-（183）3.07.07 出纳轧账-（187）3.07.08 出纳报表-（189）3.08 往来管理-（194）3.08.01 往来业务核销-（195）3.08.02 往来报表-（197）3.09 财务分析-（200）3.09.01 现金流量分配-（201）3.09.02

7、 自定义报表-（202）3.10 系统维护-（209）3.10.01 会计科目-（210）3.10.02 核算项目-（218）3.10.03 币别维护-（223）3.10.04 凭证字-（226）3.10.05 结算方式-（228）3.10.06 摘要-（230）3.10.07 凭证模板-（233）3.10.07 系统用户管理-（237）3.10.08 用户口令设置-（239）3.10.09 系统操作日志-（240）3.10.10 自定义凭证-（241）3.11 账套选项-（244）3.12 账套结转-（248）3.13 导入数据-（251）4 附录-（252）4.01 账套管理【SQL版】-

8、（252）4.01.01 口令设置【SQL版】-（255）4.01.02 删除账套【SQL版】-（256）4.01.03 备份账套【SQL版】-（257）4.01.04 恢复账套【SQL版】-（258）4.01.05 附加账套【SQL版】-（259）4.01.06 分离账套【SQL版】-（260）4.01.07 收缩账套【SQL版】-（261）4.01.08 转换账套【SQL版】-（262）4.02 基础信息修改工具-（267）4.03 科目余额初始化工具-（272）4.04 凭证操作的通用说明-（274）4.05 打印凭证-（281）4.06 套打凭证-（288）4.07 系统函数说明-（2

9、91）4.08 系统文件扩展名-（298）4.09 网络版设置说明-（299）4.10 远程访问设置说明-（302）4.11 常见问题解答-（310）运行环境运行环境商易财务软件充分为用户着想，是采用最成熟的技术、本着对用户负责的原则开发的新产品，对运行环境要求不高，对用户硬件配置要求低。用户无须额外升级现有的电脑软硬件，也无须再多花钱购买配套的数据库软件等，即可快速投入使用，极大节省用户投资。硬件环境：硬件最低配置建议配置CPUPentium 100及以上1GHz Pentium 4及以上内存64M512M及以上驱动器CD-ROM或DVD-ROM 硬盘500M以上自由空间 显示器SUPER

10、VGA 鼠标器各种类型的鼠标器打印机各种类型的打印机软件环境：1、系统环境Windows98、2000、XP、2003、Vista、7、8。2、办公环境已安装包括Word和Excel在内的Office办公软件或者WPS办公软件。网络环境：商易财务软件对于网络环境没有特殊的要求，只要有局域网并且计算机之间可以相互访问即可实现网络版。注意：如果用户没有局域网，软件同样可以单机运行，即网络环境并不是必须的。推荐分辨率：为了使商易财务软件在Windows中达到最佳的显示效果，请将Windows显示分辨率设置为1024×768，颜色设置为16位色以上（推荐使用32位以上真彩色）。安装商易财务软

11、件安装商易财务软件1、将商易财务软件光碟放入光驱中，并运行Setup.exe文件（如果您是从我们的官方网站上下载的财务软件，将压缩包解压之后，运行Setup.exe文件）。2、屏幕上会自动弹出如下图：3、单击“下一步”按钮，出现下一个画面，如下图：4、如果不同意许可协议，单击“不同意”按钮，退出安装程序；单击“同意”，进入下一画面：5、阅读完自述文件后，单击“下一步”按钮：6、如果您要改变安装目录，可以单击“浏览”按钮，弹出选择安装目录对话框（如下图所示）：此时您可根据具体情况选择正确的目录，您也可以直接在目录编辑框中输入安装目录，然后按“确定”。7、单击“下一步”按钮，进入“确认安装”对话框

12、，如下图：此菜单只供您阅读，可单击“后退”按钮改变当前设置。8、单击“下一步”按钮，现在电脑将开始把本系统程序从光盘复制到硬盘的指定目录下。9、安装完成后，弹出如下图：单击“关闭”按钮，这样就结束了“商易财务软件”的安装。安装完后，系统将在“开始”“程序”中为您创建一个“商易软件”程序组，您可以通过运行该程序组中的商易财务软件快捷方式来运行您刚安装的程序。卸载商易财务软件卸载商易财务软件警告：卸载将从您的计算机上移去所有与商易财务软件有关的所有文件！（账套文件及其备份文件除外）若您确认要卸载商易财务软件，您可以使用如下操作：1、单击“开始”按钮，指向“设置”，单击“控制面板”。2、双击“添加删

13、除程序”，选中“商易财务软件 - V8.6”，单击“删除”。3、在出现的对话框中，单击“是”，系统将自动卸载商易财务软件。安装、卸载【SQL Server 2000】目录安装【SQL Server 2000】安装【SQL Server 2000 SP4 补丁程序】卸载【SQL Server 2000】安装【SQL Server 2000】第一步：运行文件夹中的AUTORUN.EXE，出现如下界面：第二步：选择“安装 SQL Server 2000 组件”选项，出现如下界面：第三步：选择“安装数据库服务器”选项，出现如下界面：第四步：点“下一步”，出现“计算机名”窗口，如下图所示：第五步：选择“

14、本地计算机”，点“下一步”，出现“安装选择”窗口，如下图所示： 第六步：选择“创建新的SQL Server实例，或安装客户端工具”，点“下一步”，出现“用户信息”窗口，如下图所示： 第七步：输入姓名和公司后，点“下一步”，出现“软件许可证协议”窗口，如下图所示：第八步：点“是”，出现“安装定义”窗口，如下图所示：第九步：选择“服务器和客户端工具”，点“下一步”，出现“实例名”窗口，如下图所示：第十步：选中“默认”选项，点“下一步”，出现“安装类型”窗口，如下图所示： 第十一步：在“安装类型”窗口中，可以设定多个选项。比如安装组件的多少，以及安装的路径等。为了数据的安全性，在这里我们选择“典型”

15、选项，目的文件夹中的程序文件保存路径与数据文件保存路径都改到除系统盘（即C盘）的其他盘符中，如“D”盘或“E”盘，点击“浏览”即可以进行修改，修改后的盘符中要有足够的空间用来保存数据文件。设置好后，点“下一步”，出现“服务帐户”窗口，如下图所示：第十二步：选择“对每个服务使用同一帐户。自动启动SQL Server 服务”，然后在服务设置中选择“使用本地系统帐户”，点“下一步”，出现“身份验证模式”窗口，如下图所示：第十三步：选择“混合模式（Windows身份验证和SQL Server身份验证）”，然后选中“空密码（不推荐）”选项，点“下一步”，出现“开始复制文件”窗口，如下图所示： 第十四步：

16、点“下一步”，现在安装程序开始向硬盘复制必要的文件，开始正式安装。安装完成后，出现“安装完毕”窗口，点“完成”，即把SQL Server 2000数据库安装好了。然后单击电脑左下角的开始程序Microsoft SQL Server服务管理器。即可启动服务管理器。注意：如需使用远程功能，则还需安装SQL Server 2000 SP4 补丁程序（SQL2000-KB884525-SP4-x86-CHS.EXE）。安装【SQL Server 2000 SP4 补丁程序】第一步：首先双击运行SQL Server 2000 SP4 补丁程序（SQL2000-KB884525-SP4-x86-CHS.E

17、XE），出现如下界面：设置SQL Server 2000 SP4 补丁程序解压的路径之后，单击“下一个”，将SQL Server 2000 SP4 补丁程序解压到指定的文件夹。第二步：从“我的电脑”中，打开SQL Server 2000 SP4 补丁程序解压的文件夹，如下图所示：第三步：运行文件夹中的setup.bat，出现如下界面：第四步：点“下一步”，出现“软件许可证协议”窗口，如下图所示：第五步：点“是”，出现“实例名”窗口，如下图所示：第六步：点“下一步”，出现“连接到服务器”窗口，如下图所示：第七步：选择“SQL Server 系统管理员登录信息（SQL Server 身份验证）”，

18、然后点“下一步”，出现“SA密码警告”窗口，如下图所示：第八步：选择“忽略安全威胁警告，保留密码为空。”，然后点“确定”，出现“后向兼容性一览表”窗口，如下图所示：第九步：选中“升级 Microsoft Search 并应用 SQL Server 2000 SP4 (必需)。”选项，然后点“继续”，出现“错误报告”窗口，如下图所示：第十步：点“确定”，出现“开始复制文件”窗口，如下图所示：第十一步：点“下一步”，现在安装程序开始向硬盘复制必要的文件，开始正式安装。安装完成后，出现“安装完毕”窗口，点“完成”，即把SQL Server 2000 SP4 补丁程序安装好了。然后单击电脑左下角的开始

19、程序Microsoft SQL Server服务管理器。即可启动服务管理器。卸载【SQL Server 2000】1、单击“开始”按钮，指向“设置”，单击“控制面板”。2、双击“添加删除程序”，选中“Microsoft SQL Server 2000”，单击“删除”。3、在出现的对话框中，单击“是”，系统将自动卸载SQL Server 2000。初始化初始化系统初始化是会计电算化中一项十分重要的工作，它是整个会计电算化工作的基础。这个基础的好坏，将直接影响到会计电算化这座大厦的质量和运作。清晰的科目结构、明了准确的的数据关系，会使您在账套启用后的日常处理和财务核算工作中思路畅顺、处理简捷。初始

20、化流程图：在系统导航窗口，单击初始化，进入初始化处理窗口，如下图所示：新建账套新建账套当您开始使用本系统时，您首先要做的就是根据您公司的实际情况建立适合您公司使用的账套，即新建账套。在新建账套的过程中您可以进行与您公司业务有关的各种基本数据和资料的设置，以方便今后的使用。启动商易财务软件后可以直接在登录界面上建立新账套：单击“新建账套”，出现如下对话框：商易财务软件管理账套是按照文件的方式进行管理的，因此每个账套必须有一个文件名。账套文件名命名规则与Windows中的规则一致，文件名长度不超过255个字符，扩展名不超过3个字符。商易财务软件中默认的账套文件扩展名为“ACF”。建议用户在为账套命

21、名时，尽量采用默认扩展名，这样在以后进行打开账套操作时便于查找。请记住此文件名称，以便日后打开账套时以此文件名打开账套。输入账套名称后，单击“保存”，出现“新建账套向导”对话框：单击“下一步”：输入公司名称后需要选择预装会计科目类型，系统提供十五套预装会计科目（新会计准则、小企业会计准则、企业会计制度、小企业会计制度、行政单位会计制度、行政单位会计制度.2013、事业单位会计制度、事业单位会计制度.2013、科学事业单位会计制度、高等学校会计制度、中小学校会计制度、农民专业合作社会计制度、担保企业会计制度、民间非营利组织会计制度和医院会计制度），选择之后，单击“下一步”，出现科目代码规则定义对

22、话框：所谓代码规则，就是指每级代码的编码长度。系统默认的代码规则为“422222”，即每级最多录入99个数据。如果您某一级的数据量会超过99个，则可以将这一级的代码长度扩大，如果将这一级的代码长度设置为“3”，则最多可以录入999个数据，如果将这一级的代码长度设置为“4”，则最多可以录入9999个数据，依此类推。例如：您要设定科目的代码为“1001 01 01 01 01”，即可将代码规则设定为“422222”；又如果要将科目的代码设定为“1001 001 01 01”，则相应的代码规则为“432222”。设定科目代码规则后，单击“下一步”，出现记账本位币定义对话框：在这个窗口中，您可以输入记

23、账本位币代码和本位币名称。记账本位币代码长度为3个字符，一般为3个英文字符，无特别要求，便于识别即可。本位币名称长度为10个字符，一般为汉字货币名称。这里需要特别提请用户注意的是，在输入记账本位币代码时尽量不要使用“$”符号，因为该符号在自定义报表中已有特殊含义，如果使用在自定义报表中可能会遇到麻烦。设定了记账本位币后，单击“下一步”，出现账套启用时间定义对话框：设定了账套启用时间后，单击“下一步”，出现准备新建账套对话框：单击“完成”，完成新建账套的操作。会计科目会计科目单击“会计科目”菜单项，出现如下对话框：在该窗口中您可以对会计科目进行浏览、增加、修改、删除、复制、预算和打印等操作。一、

24、浏览在会计科目设置窗口，选择要浏览的会计科目所属的科目类别，利用光标移动键或滚动条，可浏览会计科目表。商易财务软件中将会计科目分为“资产”、“负债”、“共同”、“权益”、“成本”和“损益”六大类。单击科目浏览框顶部的科目类别标签，可分类浏览各类别的会计科目。要浏览某会计科目的设置属性或其属下的明细科目，双击鼠标左键，若该科目下设置了下一级科目，则该科目处之前显示展开符号“+”，否则显示折叠符号“-”，表示已经是最明细科目。如要查看下一级科目，只需单击展开符号“+”即可。二、增加在增加会计科目之前首先要确定要增加的会计科目的位置。例如：如果要在资产类科目下增加一级科目，则需要将鼠标选中“资产类科

25、目”，然后单击增加按钮；如果要在“1001”科目下增加明细科目，则需要将鼠标选中“1001”科目，然后单击增加按钮。在会计科目设置窗口中，单击增加按钮，出现如下对话框：在会计科目详细资料窗口中的各输入栏目中输入新增科目的数据资料，以及选择单选按钮或复选框。输入完毕后，单击确定按钮保存新增的会计科目的资料。增加完毕后，单击取消按钮，返回会计科目设置窗口。增加会计科目必须由上级至下级逐级增加。即必须首先增加上级科目，只有上级科目存在才能增加下级科目，否则系统会提示上级科目不存在。会计科目的级别编码，完全按照您在新建帐套时所设各级会计科目编码长度来限制的，您在进行科目编码时要按照所设定的各级长度来编

26、制。科目代码：科目代码是整个系统处理的核心内容，系统的全部账务系统的处理都是围绕着会计科目来进行的。会计科目的代码应该按照一定的规则进行编制，以便在使用中清晰明了。会计科目编码允许最大长度为100个字符，建议您使用数字字符进行，其各级编码的长度要符合新建账套时所设置的值。助记码：帮助记忆会计科目的编码。允许长度为50个字符。在录入凭证时，为了提高会计科目录入的速度可以用助记码帮助科目录入。例如：将“现金”科目的助记码输为“xj”，则在输入现金科目时输入“xj”，系统将会自动找到“现金”科目，以加快凭证处理速度。科目名称：科目名称是该科目的文字标识，在命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上

27、级科目名称。输入的会计科目名称一般为汉字和字符，最长可达100个字符。科目类别：科目类别用于对科目的属性进行定义，按照会计科目的经济性质进行分类，可以很方便地对科目进行管理。同时，科目类别中的某些属性，系统在进行业务处理时还要做一些特殊的处理，因此千万不要轻视科目类别的输入。会计科目的属性系统都已作了设定，共分六大类：1、资产类科目：资产类科目包含流动资产和长期资产两项，流动资产一般是“现金”、“银行存款”等科目；长期资产一般为“长期投资”、“固定资产”等。2、负债类科目：负债类科目包含流动负债和长期负债两项，流动负债一般是“短期借款”、“应付票据”等科目；长期负债一般为“长期借款”、“应付债

28、券”等。3、共同类科目：共同类科目是新会计准则增加的一类科目，它同时具备资产和负债类科目的属性，借方余额在一般在资产中反映，贷方余额一般在负债中反映，主要包括：“衍生工具”、“套期工具”和“被套期项目”等科目。4、权益类科目：所有者权益是企业投资者对企业净资产的所有权。主要包括：“实收资本”、“资本公积”等科目。5、成本类科目：成本类科目主要反映企业在生产过程中所发生的直接材料、直接人工以及制造费用的发生额，主要包括“生产成本”和“制造费用”科目。6、损益类科目：损益类科目是直接反映企业经营成果的科目，其中大都是收入和期间费用科目。损益类科目一般在每期期末都要将其本期的实际发生额全转入本年利润

29、中去，因此，损益类科目在系统中是有特定含义的。系统中损益类科目的特殊处理主要体现在二个方面：第一、在执行“结转本期损益”功能时，所有定义为“损益类”的科目的本期实际发生额都将全部自动结转；第二、在自定义报表中设置取数公式时，只有设定为“损益类”科目在使用“s”和“l”参数取数时才能取出其实际发生额。对于这一点您在使用自定义报表时要特别注意。损益类科目一般包括：营业收入、营业成本及税金、期间费用、其他收益、其他损失、以前年度损益调整和所得税七项。日记账：是指按日清日结的方式登记账簿，如1001现金科目定为日记账属性。余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类科目的余额方向在借方

30、，负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响，系统将根据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值。例如：如果您将“现金”科目的余额方向改为“贷方”，则其借方余额在自定义报表中就会反映为负数。因此在新增科目时应注意这一点，尤其在自定义报表中取出的数值反向后可重点检查该项选择。币别核算：指定该科目币别核算的类型，对核算币别进行选择。系统在处理核算外币的会计科目时，会自动默认您在“币别”功能中输入的汇率，您可以根据您的实际情况进行修改。不核算外币：不进行外币核算，只核算本位币。核算所有外币：对本账套中设定的所有货币进行核算。在处理到该科目时系统默认核算本位币，您可

31、以选择其他币种进行核算。核算单一外币：只对本账套中某一种外币进行核算。若选择核算单一外币，要求选择一种进行核算的外币的名称。期末调汇：若进行外币核算，确定是否在期末进行汇率调整。如选择期末调汇则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇。一般核算设计外币科目要进行此项设置。辅助核算：选择辅助核算种类。核算项目：核算项目是会计科目的一个延伸，它具有灵活方便的特性。可以选择单一核算项目，也可以选择多核算项目。核算项目名称就是在核算项目中输入的核算类别名。如果选择单一核算项目类别则此类别下的所有核算项目都可参与该科目的核算。如果选择多核算项目辅助核算时，可同时选择其下的“往来单位”、“部门”、“职

32、员”选项。需要注意的是当选择多核算项目后，再选择核算项目时，只能选择自定义核算项目类别。往来业务核销：是否进行往来业务核销。此项选择将影响到“往来对账单”和“账龄分析表”的输出。数量金额辅助核算：是否进行数量金额辅助核算。若进行数量金额辅助核算，要求输入核算的计量单位。商易财务软件已经预设了三种核算项目类别（往来单位、部门、职员），同时您还可自定义核算项目类别，其目的是为了编制客户辅助账、部门辅助账。如果对客户、部门仅仅要求统计和分析的科目而又不下设更明细的科目，此时可按需要分别下设往来单位、部门、职员。如将应收账款1122可设置为“往来单位、部门、职员”多核算项目后，当录入凭证时，您在使用1

33、122会计分录时，必须输入往来单位、部门、职员等内容，保存凭证并对凭证过账作业后，您就可在核算项目总账、明细账中选择分不同的核算项目分别显示、打印出来。在账套初始化数据处理时，对多核算项目科目录入，注意核算项目设置的目的是从不同的核算角度来查看打印账务数据，所以，科目余额、累计借方、累计贷方必须存在以下恒等关系式：【1122】 =【1122-往来单位】=【1122-部门】=【1122-职员】注意：将会计科目设置成多项目核算会导致用户对系统数据理解困难，不必要的多项目核算还可能导致账表数据显示混乱。建议用户设置科目体系时慎重规划，以避免不必要的多项目核算设置。会计科目是否有必要设置成（多）核算项

34、目必须在新建账套时，特别提醒您事前要求确定规划好。如果在启用账套后，对已经发生业务的会计科目再要求修改核算项目属性时，可参照以下方法：1、删除相关业务资料，反过账或反结账，再修改会计科目属性。2、将该科目余额调整为0。需要注意的是，对关系到该科目以前的业务资料不可删除，否则系统将出现不可预料的错误。注意：由于一个单位参与账务核算的职员毕竟是少数，为了减少在数据初始化（或账务处理）时职员参与辅助核算所带来的设置困难，建议避免使用职员参与会计科目的辅助核算，可以使用新建核算项目类别，诸如“单位业务员、应收/付款职员”等类型。三、修改在会计科目设置窗口选中要修改的会计科目，单击修改按钮进入与会计科目

35、增加类似的修改窗口，出现如下对话框：在此窗口中按增加的规则进行修改，将所须修改项目修改完毕后，单击确定保存所做的修改。否则按取消按钮返回到会计科目设置窗口。四、删除在会计科目设置窗口选中要删除的会计科目，单击删除按钮，系统弹出确认删除窗口，提示用户是否确实要删除所选中的会计科目，出现如下对话框：选择是则删除该会计科目。若不想删除选中的会计科目，选择否。选择完毕后，系统返回会计科目设置窗口。五、查找可以快速定位需要查找的会计科目。在快速定位框中输入关键字，系统根据输入的关键字进行模糊查询，将光标定位于符合条件的会计科目上。按F3键，可继续向下查找。六、复制对于某些行业企业的科目结构设置，可以通过科目复制来提高增加科目的效率。在科目设置窗口点击选中