文件控制管理程序

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件编制人员文件保管员形成具有可行性和适宜 性的质量体系文件易于识别和检索的文件 管理系统文件控制管理程序技术文件管理程序记录控制管理程序使用文件审批率100% 文件更改时受控文件 100碗改到位文件管理控制过程乌龟图1 .目的：通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除 和管制等得到有效控制。2 .范围：本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。3 .职责:3.1文件编制（修订）、审核、批准权限文件类型编制（修订）审核批准品质手册（一阶）品质经理副总经理总经理程序文件（二阶）各部门负责人副总经理副总经

2、理作业标准/办法（三阶）授权人员编制人的直接上级各部门负责人表单记录（四阶）授权人员编制人的直接上级各部门负责人3.2XXXXX是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制,负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口 管理。3.3 公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】并发布。3.4 副总经理负责公司【质量手册】的审核，批准体系第二阶文件的批准发布。3.5 XXXXX经理负责编写公司【质量手册】，各部门负责人负责编写体系的第二阶文件。3.6 副总经理负责组织有关人员对现有/新修订的二阶体系文件进行批准前评

3、审。3.7 副总经理负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。3.8 各部门负责人负责本部门内的文件、作业标准的审核并批准。3.9 工程部技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情 况，适时安排文件修改的评审。3.10 各部门负责建立本部门使用的与管理体系有关的体系文件清单，并进行管制。3.11 XXXXXA：控负责体系文件的收发管理。4 .有关术语和定义：4.3 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作 业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。4.4 管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的

4、体系文件，如各种工作程序、工作规范等。4.5 系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。4.6 程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。4.7 指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。4.8 表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项，以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：a.使用期及保存期超过三个月以上。b.正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。4.9 外来文件：国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行 的文件数据均属

5、之。5 .文件控制工作流程及工作流程说明：5.3 工作流程（见图表一）图表文件管理作业流程作业流程权责单位/领导各部门单位编写小组/相关部门副总经理/授权人员 /部门负责人总经理/副总经理/ 部门负责人各部门XXXXX编制部门/使 用部门XXXXX文件编制单位/使用 单位编制单位管理者代表/部门负 责人流程转接下一页流程转接上一页【文件申请单】【体系文件目录清单】【体系文件收发记录】件废止审总经理/副总经理相关单位/XXXXX【文件申请单】【体系文件收发记录】废止文件处理1/衡量指标：1、发布使用的文件100麻审批2、文件更改时受控义件100%g改到位5.2文件控制工作流程标准序 号流程块工作

6、内谷或标准一文件需求各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。二文件编写/修订文件编写1-质量手册一一XXXXXg量主导编写。2-程序文件一一根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织各 部门负责人编制二阶程序文件；3-三阶文件一一由各部门负责人组织编制各作业标准/作业办法文 件、表单等三、四阶文件。4、文件编写格式：二阶文件用标准格式，三、四阶文件格式不限制。文件修订1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提出， 并填 写【文件申请单】，对其作出相应修订；2、文件修订一次其版本应更人次，新版本从 1开始。三审核1.质量手册由副总经理审核.2.体系的二阶程序文件由各部门

7、负责人审核。3.体系的三、四阶文件由编写者的直接上级审核。四批准1.质量手册由总经理批准。2.体系的二阶程序文件由管理者代表批准。3.各部门内作业标准/办法、表单，由编制单位的部门负责人批准。外来文件接收文件归档管理1.对于体系方面的外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部门接收，并转发给XXXXXE登记、编号、分发，发放时加盖“外来文件”印章。2.对于顾客提供的技术资料，按【技术文件管理程序】的相关规定进行管理。3.对于非体系、非技术资料的外来文件，由各职能部门接收、登记、编号并归档管理。1.文件编号：质量手册的编号方法见“编号方法一”，程序文件的编号由XXXXXt编制程序文件时按编号方法二

8、统一编号。其它三阶文件的编号由编制单位按编号方法三编写。（技术资料的编号格式不包含在内）。编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单、记录的编号办法由编制单位按编号方法四编写。编号方法一：质量手册的编号方法为:CMS_QM-D质量手册的版本号,从01开始，如：01、02等等。质量手册的名称缩写公司名称的缩写例如：CMSQM-026示这是第一次修改后的 Chinatool的品质手册。注：品质手册是中英文双语版的。编号方法二：质量管理体系程序文件的编号方法为:CMSD QP-口注：二阶文件的版本从0开始，0版本为最新版本。该类别文件的流水号，从001开始，如001, 002等等文件类别号，QP这

9、质量程序的英文缩写中英文版本区分字母，E表示英文版本，C表示中文版本公司名称缩写例如：CMSEQP-00集示英文版的“文件控制”程序。编号方法三：三阶管理性文件编号方法为：CMS WI1编制部门三阶文件流水号，从001编起编制部门代号（各部门代号详见下表）三阶文件为各部门的工作指导性文件，英文缩写。XXXXX 公司的英文缩写各部门代号对照表:单位代号单位代号单位代号XXXXXP QA采购部PU设计部TD工程部PE注塑部IN工模部TM生产部PR人事行政部AD物流部LO例如：CMSWIPE-0038示：XXXX必司工程部内部第三份工作指导性管理文件。编号方法四：质量表单编号方法为：Document

10、: D（ 所有质量记录统一的流水号，从 D0001开始，如：D0001, D0002,D0003等等本公司质量记录的代号注：此表单编号放在表单的右下脚。质量表单的版本号：Revision: I一-表单版本流水号，新版为N,修订后从01开始，如：01, 02等等 指示版的符号注：此版本号放在表单的左下脚。质量记录编号（NO的编号）规则如下：nn - 门口 nn nn - 年份 月份日期 流水号 部门代号（详见上面各部门代号对照表）2.编制单位将审批后的系统文件、程序文件、三阶文件及各式表单的原稿及电子版一起报 XXXXX由XXXXXK统歹I帐管理。同时文 管人员要及时在公司体系文件系统上维护，确

11、保纸版文件与电子 版文件的统一性。3.编制单位不要在本部门留存未受控的原版文件， 以避免新旧版以及没受控的文件误用。4.各使用部门负责人或授权人员，应建立本部门的【有效文件目录清 单】和相关收发记录，负责受控文件的归档管理。5.各类质量数据、记录及表单的保存期限依据【记录控制】程序的相 关作业内容进行管理。6.任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文字、符号， 否则视为无效文件。7.相关部门设有专人管理，文件的管理纳入内部审核项目中，以确保 数据的正确使用。8.XXXXX文管人员在发放体系文件前必须要加盖受控章，否则该文件被视为无效文件七文件发行1.XXXXX将审批后的体系一、二阶文

12、件发放到体系所含盖的所有部门 或单位，三、四阶文件统一放到公共盘（只有下载权限）并发文件 和表单的目录清单以供各部门需要时下载。2.发行文件时，XXXXXE列【体系文件收发记录】，印适当份数，在 纸质文件每页适当位置加盖受控章后发行,并请收文单位于【体系 文件收发记录】上签收（表单除外）。电子版本的文件，设定审批及 签收人员的权限，自行打印的无受控章的文件为非受控文件 （除四 阶文件外）。3.各单位若有发现文件份数不足需求、缺页、破损、字迹模糊，应填 写【文件申请单】，向职能部门申请补发。4.当文件、资料已经丢失，持有人应填写【文件申请单】，向职能部 门、文件编制单位（或外来文件的职能管理部门

13、）申请补发。经核 实无误，职能部门则重新印制、发放并记录。八文件宣贯执行1、文件编制部门负责组织本文件的培训，同时做好相关学习或培训 记录。2、各部门组织本单位员工学习相关的文件，并作好相关学习或培训 记录。3、各单位按文件要求指导、执行工作。九收集各使用单位意见编制单位负责收集各单位的反馈意见。十意见评审文件编制单位负责组织相关部门及领导参与文件意见的评审第一：应该修改，则接第二款“文件修订”第二：若不需修改则接第八款“文件宣贯执行”。第三：应该废止，则接“文件废止审批”。十一文件废止审批1.质量手册的废止由副总经理审核.总经理批准。2.体系二阶文件的废止各总门负责人会议审核，管理者代表批准。3.各部门内作业标准/办法的废止由各部门开会审核。部门负责人批 准。3.