办公室发文管理细则

1、行政综合管理体系-AM-01-01-01 发文管理细则中海石油天野化工有限责任公司办公室发文管理细则1 目的规范了发文规范与程序，使公司发文更加规范化、制度化、科学化。发文管理的原则是实事求是、精简、高效、及时、准确、安全。2 适用范围适用于中海石油天野化工有限责任公司（以下简称“天野公司”或“公司”）办公室发文管理工作。3 编制依据3.1 国务院发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号）3.2 公文处理办法（2014）,化学公司3.3 内控体系文件编写细则(2014),天野公司3.4 公文处理办法（2014）,天野公司4 职责4.1 公司办公室负责对公司发文文稿的审核。4.2 各部

2、门、单位负责起草业务范围内的文件。5 公文规范与行文规定5.1 公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共十三种。5.2 正确使用“请示”、“报告”和“意见”三个文种，不得在“报告”、“意见”中夹带请示事项。“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。5.3 向自治区人民政府报送的文件一式6份；向化学公司报送文件通过文档一体化报送；存档3份（附原稿）。5.4 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向领导个人行文。5.5 在公司系统内的重要行文，应当抄报上级机关。5.6

3、 不以公司党委的名义向自治区人民政府和政府办公厅及各委、办、厅、局等行政机关行文。5.7 发“签报”应以公司领导个人的名义向党委、政府或上级公司领导同志报送，不能以公司名义发签报，也不能以签报的形式请示、报告需要政府或上级公司进入程序正式受理的事项。5.8 向政府或上级公司报送的文件，一般不超过2500字，如超过3000字，应在首页附有内容提要。5.9 除公司办公室外，公司其他部门不能直接对内、对外行文。5.10 公司部门起草文稿后，必须经公司办公室核稿，公司办公室主任审核，决定以何名义行文，并呈有关领导签发。5.11 未经公司办公室审核的文稿不得直接送公司领导签发。5.12 为维护公司公文的

4、严肃性和权威性，严格控制文件数量。6 公文审核职责与审核规范要求6.1 公司办公室负责对公司发文文稿的审核。主要职责是在呈报公司领导签发之前，把好以下五关：6.1.1 行文关。确定是否需要行文，以何名义及何种形式行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。6.1.2 内容关。审查文稿内容是否情况确实，观点是否正确，措施是否切实可行；有无观点错误、宽严失度、难以执行之处。6.1.3 政策关。审查文稿有关内容是否符合党和国家的现行方针、法律、法规。6.1.4 文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确凝炼；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语和重要提法是否规

5、范、正确，力求做到篇幅简短。6.1.5 格式关。主要审查公文文种、标题、主送单位、抄送单位、密级、紧急程度等是否符合规定。6.2 各部门、单位负责起草业务范围内的文件。要求做到：6.2.1 行文规范，附件齐全。6.2.2 文字简洁明了、主题明确。6.2.3 叙述准确、客观，文理通顺。6.2.4 数据准确、真实。6.2.5 起草文件经公司办公室审核、领导签发定稿后，负责文件的校对工作。6.3 文件审核人员基本要求6.3.1 认真贯彻执行国家和自治区关于公文方面的规定。6.3.2 树立敬业精神,坚持严谨、求实的作风和文风；虚怀若谷，接受监督。6.3.3 掌握行文规定，认真负责地审理每一份文稿，提高

6、办文质量和工作效率。6.3.4 在服从工作需要和正确体现领导意图的前提下努力做到：文件出手快，表意准，文字精。7 公文形式、适用范围和审批7.1 中海石油天野化工有限责任公司文件。发文字号为“海油天野20×××号”。主要用于上报自治区党委、政府及各有关委、办、厅、局和国家有关部委以及上级公司的重要请示、报告；下达公司的重要决定、通知、通报和意见等。7.1.1 审批程序：各部门以公司名义拟文后，先经本部门负责人审查，在“中海石油天野化工有限责任公司发文稿纸”的主办单位（部门领导）栏内签名，然后送公司办公室秘书对行文格式、内容、数据、文种等审核后，送公司办公室政务经理

7、审核，对文件格式、内容、是否符合政策、言简意赅等方面进一步审核后，送办公室主任按照文件性质、内容，签批审阅领导及终签领导。待分管领导及终签领导修改后，由文书编号、套相应文件红头，由经办秘书再一次核对无误后，由文书盖章制发文件。7.1.2 审批权限：其文件内容如属综合性、全局性的重大问题，须由有关副总经理审阅后，送总经理签发。上行文涉及公司生产经营管理等问题的文件由总经理签发，代表公司对外报送须由法定代表人签署的文件，由法定代表人签发；下行文总经理授权可由分管副总经理签发，特别重要的送总经理签发。7.2 中海石油天野化工有限责任公司董事会文件发文字号为海油天野董事会20××&

8、#215;号。主要用于董事会决议、决定及董事会职权范围有关内容的行文。审批程序为：有关部门或人员拟稿，董事会秘书审核，送董事长签发，必要时须经各董事审阅后由董事长签发。7.3 中共中海石油天野化工有限责任公司党委文件。发文字号为“海油天野党发20×××号”。主要用于上报自治区党委及自治区党委系统各部门的重要请示、报告；下达公司党委的重要决定、通知、通报和意见等。7.3.1 审批程序：公司办公室党群岗位人员以公司党委名义拟文后，党群岗位经理对文件内容、格式、是否符合政策、文种及文字等进行审核，公司办公室主任根据文件性质及内容签批由公司党委书记或副书记签发。其文件内容

9、如属综合性、全局性的重大问题，由主管副书记审核后，送党委书记签发。7.3.2 审批权限：上行文必须由党委书记签发。下行文经党委书记授权可由分管副书记签发，特别重要的送党委书记签发。7.4 中海石油天野化工有限责任公司办公室文件。发文字号为“海油天野办20×××号”。主要用于转发上级机关文件，落实公司研究决定的事项或公司领导同志的批示，就某些方面的工作发出通知及公司办公室本身重要工作做出决定或下达通知等。审批程序为：主办部门拟稿后交公司办公室秘书核稿，政务岗位经理进一步审核后，送公司办公室主任签发。重要文件须经总经理或总经理授权的副总经理签发，或总经理或总经理授权的

10、副总经理审阅后，由公司办公室主任签发。7.5 中海石油天野化工有限责任公司董事会会议纪要，发文字号为“20×××号”，主要用于记载和传达董事会的会议情况及决定事项。审批程序为：由办公室秘书拟稿，办公室主任审查，董事会秘书审核，送各位董事签名后由董事长签发。7.6 中海石油天野化工有限责任公司总经理办公会议纪要发文字号为“20×××号”。主要用于记载和传达总经理召开办公（或扩大）会议研究有关方面工作情况和议定事项。审批程序为：由公司办公室秘书拟文，政务岗位经理审核后，经参加会议的公司办公室主任根据会议性质及内容签批主持会议的总经理或副总

11、经理签发。签发后的会议纪要由经办秘书再次审核无误后制发。7.7 中海石油天野化工有限责任公司函件。发文字号为“海油天野函20×××号”。主要用于向区内外有业务往来无上下级关系的单位商洽工作，相互询问和答复有关问题。审批程序：各有关部门拟稿后，交公司办公室审核后，送总经理或分管副总经理签发。如需法定代表人签署，总经理审阅后，由法定代表人签发。7.8 中海石油天野化工有限责任公司生产经营例会纪要。发文字号为“20×××号”。主要用于记载和传达公司生产经营例会、研究一周生产经营等有关工作情况和议定事项。审批程序为：由公司办公室秘书拟文，经政

12、务岗位经理审核后，参加会议的公司办公室主任签批主持会议的总经理或副总经理签发。7.9 中海石油天野化工有限责任公司党群工作例会纪要。发文字号为“20×××号”。主要用于记载和传达公司党委党建、群团等有关工作情况和议定事项。审批程序为：由公司办公室党群岗位人员拟文，经党群岗位经理审核后，公司办公室主任签批主持会议的书记或副书记签发。7.10 会议纪要发文字号为“20×××号”。主要用于记载公司领导或职能部门主持的专业或专题会议的有关情况及议定事项。审批程序为：由组织会议的职能部门拟文，经公司办公室秘书、政务经理审核后编号，由公司办公室主

13、任签批主持会议的公司领导或职能部室领导签发。7.11 公文审理程序7.11.1 文稿受理。公司办公室收到文稿先进行检查，符合下列要求的应予受理。7.11.1.1 文稿由公司部门、单位拟写；7.11.1.2 文稿首页使用规范的发文稿纸，主办单位拟稿人、核稿人（部门领导）在相应栏目内签署了姓名；7.11.1.3 文稿内容涉及其它单位工作职责的，主办单位已组织会签，会签部门负责人签署了意见；7.11.1.4 文稿主题明确，文理通顺，誊写清楚；7.11.1.5 附件齐全，格式统一规范，必要的背景情况附有说明。7.11.2 核稿修改。对已确定以公司、公司党委或公司办公室名义行文的文稿，公司办公室秘书认真

14、审核修改。7.11.2.1 若原稿基础较差，需作较大改动的，提出意见后由主办单位修改；7.11.2.2 公司办公室核稿过程中，对于涉及实质性内容的修改，应征求主办单位及有关单位的意见。7.11.3 送审送签。送公司办公室主任审核，签呈公司领导审阅和签发。7.11.4 登记编号。公司办公室审核、公司领导签发后的文稿送公司办公室文书登记编号。以公司名义的行文按照文件性质、内容编号。公司办公室 海油天野办20×××号人力资源部 海油天野人事20×××号计划财务部 海油天野计财20×××号生产管理部 海油天野生产

15、20×××号机械动力部 海油天野机动20×××号健康安全质量环保部 海油天野安环20×××号 海油天野质量20×××号 海油天野健康20×××号保卫部 海油天野保卫20×××号技术发展部 海油天野技发20×××号审计监察部 海油天野监察20×××号海油天野审计20×××号采办管理部 海油天野采办20××

16、15;号销售部 海油天野经销20×××号公司团委 海油天野团发20×××号以公司党委名义的行文，如内容属综合性、全局性重大问题，编海油天野党发20×××号；属党员违纪处理范围的问题，编海油天野党纪20×××号；其它一般性通知、转发文件及党办本身重要工作做出决定或下达通知等编海油天野办20×××号。7.11.4.1 起草文件的承办部门、单位负责文稿的校对工作；7.11.4.2 经办秘书对文件再次审核无误后，通知文书用印、制发；7.11.4.3 文书

17、人员要将成文（3份）、底稿存档；8 文件格式的一般技术规定8.1 文件由眉首、主体、版记组成8.2 眉首是文件首页红色反线以上各要素的统称。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人组成。8.2.1 公文份数序号：一般用于秘密文件和受控文件，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行；8.2.2 秘密等级和保密期限：文件如需标识秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限间用“”隔开；8.2.3 紧急程度：文件如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识

18、在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行；8.2.4 发文机关标识：发文单位文件标识用蒙汉两种文字，蒙文在上，汉文在下，使用发文单位的全称。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文单位标识一般用小标宋体字，用红色标识；8.2.5 发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位，不加“第”字；8.2.6 签发人：上报的

19、文件应当标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。其中“请示”应当在附注处标明联系人的姓名和电话。8.3 公文主体由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注组成。8.3.1 公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2号，用2号小标宋体字；8.3.2 主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；8.3.3 正文：公文的正文应符合国家法律、法规及其它有关规定，内容情况属实，观点明

20、确，表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。主送机关名称下1行；8.3.4 附件：公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识；8.3.5 成文日期：成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人日期为准，日期应用汉字将年、月、日标全；8.3.6 公文生效标识：单一部门制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中正压成文日期；当联合行文需要加盖2个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在

21、前。当联合行文需加盖3个印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上；8.3.7 公文如有附注（需要说明的其它事项）应当加括号标注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。8.4 版记由抄送机关、印发机关和印发日期及版记中的反线组成。8.4.1 抄送机关：抄送机关指除主送机关外需执行或知晓的其它机关。应使用全称或者规范化简称、统称。左右各空1字，用3号仿宋字标识抄送，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号；8.4.2 印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），印发日期以公文印付的日期为准，用阿

22、拉伯数码标识；8.4.3 版记中的反线：版记中的各要素如抄送机关、印发机关和印发日期之下均加一条反线，宽度同版心。8.5 文件纸一律用国际标准A4型纸张，左侧装订。汉文字从左向右横排。8.6 公文中人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日。8.7 公文层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。8.8 公文中应当使用国家法定计量单位。8.9 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为素词的数字必须使用汉字外，其他数字都应使用阿拉伯数字。9 文件归档9.1 所有发文应当确定保管期限