公文处理与档案管理的关系

1、公文处理与档案管理的关系公文是一个单位对外联系、沟通、协调的桥梁,在各单 位的工作中起着举足轻重的作用。公文处理工作与档案工作 是一体两面的关系,文书处理工作与档案工作各有不同的工 作任务,具有相对的独立性,两者的衔接主体是公文,公文 是档案的前身,档案由公文转化而来,档案是公文的归宿。 公文的质量直接影响着档案的质量,没有高质量的公文就不 会有高质量的档案,高水平的档案管理是建立在规范处理公 文的基础上的。但是,当前公文处理与档案工作衔接方面仍 存在很多问题,为实现档案工作的规范化、标准化埋下了隐 患。在实际工作中,文书工作与档案管理工作实行分块管理 制,这种体制在某种程度上拉大了文书工作与

2、档案工作的距 离,经常是公文处理人员档案意识淡薄、而档案人员很少考 虑文书工作,致使二者在衔接过程中出现许许多多的脱节之 处,公文处理的问题主要表现在以下各方面:1、公文文种使用不当,处理程序不规范。 国家行政机 关公文处理办法规定通用规范性公文主要有决定、通知、 报告、请示、批复、函等十三种,但在使用时,受各方面因 素的影响,往往是“请示”和“报告”不分, “决定”和“意 见”混用,乱用“申请” 、 “汇报”等非正式公文文种,或错用文种等,公文的实际效力常因此而大打折扣。公文的处理 应有严格的程序,发文包括起草、审核、签发、编号、打印、 核稿、印发、用印、分发,收文包括签收、启封、登记、拟

3、办、审核、分送、批办、分办、催办、反馈等。但在日常工 作中, 越级行文、 超范围分发、 收文不登记就直接交某领导、 该会签不会签、领导签署不完整等现象时有发生,尤其是有 些机构(如工程施工项目部等缺少发文稿纸、公文阅办单 或不签发就印发等无序现象很难避免,另外,还有些单位尤 其是一些业务部门在公文处理过程中,经常先发文件,领导 事后再补签发,经常造成漏签或签字时间与公文落款时间的 不一致。从而为文书的立卷、归档留下了隐患。2、公文用纸、装订不规范。 国家行政机关公文格式 规定公文用纸一般使用国际通用的 A4型,装订要求左侧装 订,不漏页,不散页,后背平整。但长期以来,各行业、各 部门自己又形成

4、了一套常用格式,目前仍有一些单位公文用 纸大小、规格不统一;在文件装订时,掉页、压字、钉脚不 齐、表头方向错误等也时常发生。使公文的严肃性及档案的 完整性、规范性都受到了影响。另外,一般公文都用金属钉装订,随着科技的发展,还 出现了其他多种材料的装订方法,但在档案管理方面又只要 求用线或胶装订。因此,在文书立卷时,档案人员还要拆去 钉子等材料重新装订,这样很容易将文件毁坏,既影响了公文的美观又造成了人力、物力的浪费。3、公文原稿不规范,编号不准确。公文原稿的收集整 理是公文处理的一个重要环节,公文的原稿特别是领导签批 的原稿更具有存档价值,但有些时候,办文过程很规范,但 在归档时,却只有定稿,

5、没有原稿和修改稿。还有的时候, 原件是传真纸的就直接存档,很短的时间内字迹就变的模糊 不清;还有些用笔不正确,在公文撰写(包括领导签字时 用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔等,造成原稿字迹变形、模糊难 辨、存在涂改痕迹等现象,给文书立卷工作造成了很大的困 难,同时也使档案的真实性得不到保障。公文编号的错误一 般是由于发文登记不及时造成的,公文漏号、重号等情况的 出现,既影响了公文的质量,更不符合文书归档的要求,也 影响了档案的标准化和规范化。4、公文附件不规范。在现行的公文制发中,附件的标 注顺序、 名称都有明确的规定, 但仍有很多附件处理不规范, 有些不在文件中注明,有些正文和附件名称、文件序号不一

6、致,附件单独装订却不标识正文文件字号和排列序号,或在 印发、转发、批转的文件中加注附件,这些都不符合档案管 理的要求,严重影响了公文的规范立卷和规范存档。5、公文打印、排版不规范。在公文处理过程中,有些 单位没有统一的部门或专人负责公文的排版、打印,造成公 文格式、幅面尺寸不统一,字体字号不符合国家机关公文格式的要求,版面杂乱,发文字号摆放有误(下行文应居中摆 放,上行文字号左空一格、签发人右空一格摆放 、错用括 号(应用六角号 、乱设序位等,既影响档案的整理,又不 符合档案标准化的要求。因此我们在搞好档案硬件建设的同时,做好文书处理工 作,解决好公文的制发过程中的规范化、标准化问题,从公 文的用纸、排版、制发程序到文种的使用、排版等都要做到 准确、规范,以提高档案实体质量,同时树立文档一体化的 意识,从公文产生到运转的每一个环节上,特别是公文向档 案转化的每一个环节,都体现出档案工作的具体要求;强化 公文工作的质量管理意识,制定严格