基于档案管理信息化条件探讨档案管理的现代化趋向

1、摘 要：本文主要探究的是在我国档案管理信息化条件的基础上进行的档案管理现代化趋向内容，为了更好地保证档案管理能够跟得上现代化技术发展的速度，能够确保档案管理中基本的信息化条件，只有这样才能很好地发展我国的档案管理工作，提升工作质量。信息化和现代化都是共存的，两者之间并不是相互独立的，只要把握好档案管理和信息化、档案管理与现代化的关系，那么整个建设工作就能够有正确的方向和策略进行实施。关键词：档案管理 信息化条件 现代化趣向随着时代的进步，我们已经来到科技革命时代，在这样一个高速前进的时代大潮中，唯有保证信息化的档案管理工作质量，才能够从中获得更好的契机进行现代化档案管理的发展。在日常的生活中，

2、一定要将信息化和档案、现代化和档案正确地处理好，一般来说，信息化档案主要被作为载体，以推进档案管理现代化工作。目前，我们应该着重发展的工作重心就是如何将档案管理信息化真正落实到档案管理现代化的最根本发展中去。一、档案管理将实现无纸化、虚拟化随着时代的更新和技术的变革，目前使用纸质进行办公的情况越来越少，正是由于自动化技术的普及，越来越多的人选用计算机或者网络技术进行档案管理，这样一来不光可以很好地保证档案管理的工作质量，还能够提升工作人员的工作效率，减轻工作量，总而言之，档案管理已然实现了无纸化，这是时代进步的必然结果。同时，档案管理自动化也是非常必要的，工作人员进行档案管理的时候，可以通过网

3、络让文件能够快速地进行传输，即保证了工作质量，还能够很好地保证文件的快捷性和安全性，给现代化办公带来了全新的体验。 档案管理实现虚拟化也是目前该专业的特点之一，档案管理最主要的目的就是要进行各种档案资源的共享，为了保证档案资源能够有足够的地方进行存储，就应该设置一定的空间，档案馆藏就是进行档案资料存储的地方，所谓的虚拟化就是指通过网络互联或者是将各个馆藏的资源进行相互借鉴来很好地丰富档案资源，让档案资源能够满足人们的共享需求。举个非常现实的例子，如果能够保证全世界的档案都可以被录入到互联网当中，那么只要通过计算机，就可以进行全世界的资源共享，无论何时何地都可以获取到你需要的信息。同时，将档案管

4、理虚拟化的特点就是它方便查找、成本低、占地小容量又足够大，所以管理起来非常容易。因此，将档案管理虚拟化是很重要的一种提升。二、档案管理将实现缩微化、数字化缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力

5、，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。三、档案管理将实现信息化、网络化当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，使地球变得越来越小，信息空间越来越大，没有“国界”，没有距离，“足不出户知大小”已成为现实。这不仅提高了整个社会的办事效率，而且也密切了整个社会的联系。这就为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立

6、了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。 网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网

7、络化的目标已为期不远。四、档案管理将实现多元化、智能化随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为

8、历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。五、档案管理将实现社会化、市场化其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。其三，档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源；另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，档案管理的现代化趋向为其提供方方面面原始的详实资料。二者的相互依赖的关系，为档案资源实行市场化管理提供了客观条件，可以为解决档案经费不足的困难开拓出一条新路。六、结语我国的整体发展带动着档案管理工作越来越现代化，同时信息化的档案管理也是未来的发展趋势。为了更好地保证我国的每一位档案工作者能够有很好的工作效率，有一定的紧迫感，就应该抓紧机会和时间，让自己不断地充实起