我国明朝档案管理制度研究

1、我国明朝档案管理制度研究    2012-04-18     论文导读:3月下旬明朝作为我国古代一个各项制度都较为完备的封建王朝，档案在其政治和经济中发挥着十分重要的作用，其管理和收藏都受到了国家统治者的高度重视，除了在全国各个地方修建了大量的档案管理库房，设立了专门官职对档案进行管理，还制定了十分严格的档案管.    3月下旬明朝作为我国古代一个各项制度都较为完备的封建王朝，档案在其政治和经济中发挥着十分重要的作用，其管理和收藏都受到了国家统治者的高度重视，除了在全国各个地

2、方修建了大量的档案管理库房，设立了专门官职对档案进行管理，还制定了十分严格的档案管理制度。明朝档案管理措施1.建立严格的档案管理制度。第一，强化了元朝的照刷磨勘文卷制度。在宋代磨勘转官之法基础上，元朝创立了照刷磨勘文卷制度，加强对政府问卷的定期跟踪和追核，以便对文书出现拖延、营私舞弊、违枉、规避、涂改、隐没、疏忽、失误等行为的查处。为保证这项制度的制度化和规范化，朱元璋专门颁布了照刷文卷管理制度，对照刷专门用语、程序、范围、时间都作了详细规定，政府各个部门要对其已经照刷完毕、已处理完毕、未照刷的问卷进行分类，并准备点检单目，如果没有按照相关要求去做，特别是对于照刷次序颠倒、时间不清、立卷不规范

3、的行为以及造成实质性影响的，要根据情节轻重程度定罪惩罚。照刷文卷管理制度不仅加强对政府官员的监督管理，而且也推动了明朝档案管理工作的发展，出现了我国古代档案事业的一个发展鼎盛时期。第二，制定了文书行移勘合管理制度。明朝为了加强中央政府对地方政府的管理，防止地方政府乱发文书，擅自行移，建立了行移勘合制度。所谓勘合，主要是指以簿册合空纸一半来编写字号，以内务府的关防印章，而留右半纸张在册，左半纸册交与天下提刑按察司、都指挥使司、布政使司、州、卫、所，政府部门若有文移，则需要到内府领取纸张，并填写所行之事，所司以册合其字号，如果行文相同则执行，即所谓的半印勘合，防止欺弊行为，如果有胆敢私自行移，则主

4、要负责人可能凌迟处死，具体经办人处斩刑。第三，制定了严格的法律制度来保障档案安全。明朝建立了严格的法律制度来保障档案的安全，规定私自弃毁档案者，杖一百，有所规避者要从重处置。通过严格的法律规定，保障了档案公文的安全和机密，有利于维护明王朝的统治秩序。十分注重对档案资料的积累。首先，明朝在建立以后，其统治者就十分重视对档案的整理和收藏，并由此而建立了十分系统的档案管理工作制度。早在明朝建立之前，朱元璋自封为吴王之前，就设置了太史令和起居注官，对自己的言行和活动进行记录，由刘伯温担任，从而开始整理相关档案文书资料，主要包括诏书和奏章等，并且在执掌军事当权的都督府设立了照磨职位。其次，明朝十分重视对

5、地理资料和钱粮户籍等关系到国计民生的重要档案资料进行保管，在南京所设立的后湖黄册库就是明证，在明太祖洪武实录中详细记载道"：上命中书省臣：凡行郊祀礼，以天下户口钱粮之籍，陈于台下，祭毕，收入内库藏之；以天下城池山川地理形胜，亦皆图以成书，藏之内库，以垂久远。"朱元璋本人也十分重视记录，他将所发生的重要事情都记录在纸条上，并在日后命专人进行整理归档，从而促使明朝档案管理事业的不断发展。十分重视对前朝档案资料的搜集和保管。明朝统治者十分重视对元朝的相关档案资料进行搜集和整理，早在朱元璋起义反元战争中就下令要系统搜集元朝的各种档案资料，且鼓励元朝将领在投降之后，上缴所带来的各种档

6、案资料。在对元大都进行攻取以后，朱元璋及高级官员都十分重视元朝中央政府各个机关所留下来的档案资料，并命令把元朝的太史院、秘书监、国子监大量典籍资料都搜集了起来，下诏"其或迷失散在军民之间者，许赴官纳送"，这些档案资料对于明朝统治者及时总结元朝统治失败教训，并在军事上取得胜利、发展社会经济、巩固社会秩序等方面都产生了十分重要的作用。在全国修建了大量档案存放库房。明朝中央政府所属的档案库房作为全国性的档案保管场所，其建筑设施十分精良，规模宏大。在明朝，其中央政府所属的档案库房主要有皇史宬、内阁大库、黄册库三个。其中，黄册库早在明洪武十四年就修建了，主要用于保管全国户籍总册-黄册

7、，位于南京后湖（今玄武湖）中心小岛上。后来，在明永乐年间，虽然明王朝迁都于北京，但是其黄册库却一直留在原地未搬迁，其布满了湖中的五个小岛，有库房几百间。到了明万历二十年，其库房内保管的黄册高达一百五十万册。随着其时间的推移，虽然地方档案多有散失，但是黄册库资料却十分完备，保存完好，凡是有军匠在身份来历不明、田产不确定的情况下，都可以来文核查。一般情况下，黄册库是不允许任何人进入的，库房钥匙和过湖船只都是由南京的大内太监所掌管的，开库和开船都是由严格的时间限定的，有偷册者，无论其首犯还是从犯，都判斩刑，过湖过桥以后则严禁烟火。由于岛上的空气湿度较大，所以库房都特意建成东西向，为便于日照和通风，在

8、房屋前后都设有窗户。后湖黄册还特别规定，要在规定的季节和时间段对黄册进行晾晒，每本黄册基本要晾晒五天以后才能够入库。弘治五年，主要用于保管包括各类案牍、表彰、塘报、奏本、题本的内阁大库修建而成。内阁大库修建于文渊阁内，由文渊阁官员直接进行掌管，其内阁的地位尊崇保证了内阁大库的保密性，凡是"深严禁密,百官莫敢望焉,吏人无敢过其地"。而专门用于保存包括圣训、历代皇帝实录、皇族玉牒等皇家资料的皇史宬则修建于嘉靖十三年，主要为宫殿式建筑，由御碑亭、东西配殿、正殿等相关部分组成，其墙壁厚达六米，台基高达一米多，大门专门由巨石而制，整个殿身不用木料，全部是无梁建筑，具有坚固耐久、防盗、

9、防潮、防热、防鼠、防火等各种功能，而且采用东西对开窗户，便于档案库房内进行通风换气，因此，可以说是我国古代档案保护技术和档案库房建筑艺术的集大成者。地上档案库房一般被称为是黄册库或者是架阁库，主要是用于明朝在建立以后，其统治者就十分重视对档案的整理和收藏，并由此而建立了十分系统的档案管理工作制度。明朝档案管理措施1.建立严格的档案管理制度。第一，强化了元朝的照刷磨勘文卷制度。在宋代磨勘转官之法基础上，元朝创立了照刷磨勘文卷制度，加强对政府问卷的定期跟踪和追核，以便对文书出现拖延、营私舞弊、违枉、规避、涂改、隐没、疏忽、失误等行为的查处。为保证这项制度的制度化和规范化，朱元璋专门颁布了照刷文卷管

10、理制度，对照刷专门用语、程序、范围、时间都作了详细规定，政府各个部门要对其已经照刷完毕、已处理完毕、未照刷的问卷进行分类，并准备点检单目，如果没有按照相关要求去做，特别是对于照刷次序颠倒、时间不清、立卷不规范的行为以及造成实质性影响的，要根据情节轻重程度定罪惩罚。照刷文卷管理制度不仅加强对政府官员的监督管理，而且也推动了明朝档案管理工作的发展，出现了我国古代档案事业的一个发展鼎盛时期。制定了文书行移勘合管理制度。明朝为了加强中央政府对地方政府的管理，防止地方政府乱发文书，擅自行移，建立了行移勘合制度。所谓勘合，主要是指以簿册合空纸一半来编写字号，以内务府的关防印章，而留右半纸张在册，左半纸册交与天下提刑按察司、都指挥使司、布政使司、州、卫、所，政府部门若有文移，则需要到内府领取纸张，并填写所行之事，所司以册合其字号，如果行文相同则执行，即所谓的半印勘合，防止欺弊行为，如果有胆敢私自行移，则主要负责人可能凌迟处死，具体经办人处斩刑。第三，制定了严格的法律制度来保障档案安全。明朝建立了严格的法律制度来保障档案的安全，规定私自弃毁档案者，杖一百，有所规避者要从重处置。通过严格的法律规定，保障了档案公文的安全和机密，有利于维护明王朝的统