徐州建筑职业技术学院教学档案管理办法

1、徐州建筑职业技术学院教学档案管理办法为加强我院教学档案工作，提高教学档案管理水平，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化，有效地建立和利用教学档案，为学院各项工作服务，根据高等学校教学档案工作规范和普通高等学校档案管理办法等有关法规规定，结合我院实际，特制定本办法。第一章 总 则第一条 教学档案是指学院在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。 第二条 学院教学档案记录和反映了学院教学建设和发展的历史过

2、程，是学院各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据，它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作。第三条 学院各门类、不同载体的教学档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。第四条 学院应加强对教学档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，逐步纳入学院教学工作计划和规划、纳入教学管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第五条 教务处和各系部要将教

3、学档案管理工作列入年度及日常工作计划。教务处由一名副处长分管教学档案管理工作，各系部由分管教学的主任负责教学档案的管理、监督和检查工作，系部教学秘书负责材料的收集、归类、装订、移交及保管工作。教学档案保管要做到完整、准确、系统、规范。各系部要设置专用档案资料柜，使教学档案材料保管做到集中、妥善、安全。第二章 教学档案的形成与归档要求第六条 教学档案一般按学年或学期立卷，并按学年设教学资料总目录。系部教学档案教学资料总目录须上交教务处一份。立卷时按学院档案室确定的办法归类，案卷的题名（标题）要确切，能简明地反映卷内文件材料的内容，卷内文件材料要逐件在目录上登记，并逐页编号。每卷厚薄适中，装订牢固

4、。第七条归档的教学文件材料必须是原件（定稿）。做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一。项目填写完整、字迹工整、图像清晰、装订整齐，折除卷内所有金属物，禁用字迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔等）。 第八条在组卷时，应按不同问题进行组卷，每卷材料力求保持有机联系，即批复在前，请示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管时间长短顺序或发文时间排列，也可按由上而下的单位级别等排列。 第九条归档份数。凡是原始材料、各种文件材料手稿及正本，一般归档各一份；重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件；学生课程设计、各类实习等成果材料归档份数不少于五份；学生毕业设计成果应全部归档。第十条 凡计算机打印纸制教学资料

5、，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。第三章 教学档案的保管及归档时间第十一条 教学档案保管期限分长期、短期二种。第十二条 凡在长久时期内具有利用价值的教学档案定为长期保存资料；凡在短时间内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料，短期保存资料年限为6年。第十三条 有关人员查阅教学档案和教学资料，一般就地查阅，确实需要借出的，应由相关负责人签字的借据，同时按期归还。第十四条 教学档案应按学期收集、整理归档。第四章 教学档案归档范围(一文件综合序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1上级部门下发的有关教学工作文件教务处、系部长期2学校及学校各部门颁发的有关教学工作文件材料教务处、系部

6、长期3教务处印发的文件材料:期初、期中、期末检查安排及总结、教学简报、教学竞赛安排等教务处、系部长期4各系部学期教学工作计划与工作总结教务处、系部短期5教学委员会、教学例会记录教务处长期6专业指导委员会章程教务处、系部长期7专职教学管理人员一览表教务处长期8校历、教学进程表、教学任务书、总课程表教务处、系部长期9其他(二专业建设序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1专业建设规划教务处、系部长期2专业设置一览表教务处、系部长期3申报新专业材料教务处、系部长期4品牌、特色专业申报、建设、阶段总结及验收等材料教务处、系部长期5专业改革项目及成果教务处、系部长期6人才培养方案教务处、系部长期7其他(

7、三师资队伍建设序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1教师基本情况登记表教务处、系部长期2教师工作量表教务处、系部长期3教师教学综合业务考核表教务处、系部长期4外聘教师申批表、考核表及学历、职称证书复印件教务处、系部长期5教师个人参加中长期进修、实践锻炼、学术交流、提高学历等相关材料人事处、系部长期6教师参加教学竞赛、获得教学奖励等相关材料教务处、系部长期7每学期专兼职、外聘教师情况统计表，外聘教师审批表教务处、系部长期8青年教师培养材料系部长期9其他(四课程建设序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1课程建设规划、措施及总结系部长期2精品课程申报、建设、验收材料教务处、系部长期3网络课程、多

8、媒体课程（课件）建设、使用及获奖情况的材料现代教育中心、系部长期4双语教学课程建设相关材料现代教育中心、系部长期5课程改革项目及成果教务处、系部长期6课程教学大纲汇编教务处、图书馆、系部长期7选修课程（含公选课）教学大纲汇编教务处、图书馆、系部长期8其他(五教材建设序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1教材建设规划及相关措施教务处、系部长期2规划教材建设申报、验收材料教务处、系部长期3精品教材申报、建设、验收材料教务处、系部长期4自编公开出版教材、讲义目录和教材原件教务处、图书馆、系部长期5获奖教材目录、证书复印件和教材原件教务处、系部长期6使用教材分类统计（含使用高职高专教材情况）教务处短

9、期7学生教材预定表、教材征订单教务处短期8学生教材领用单、教材入库单教务处长期9教师领用教材审批单及学期领用统计表教务处长期10其他(六实验实训及实习基地建设序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1实验室一览表、校内外实习基地（含教学基地）汇总表、校外实习基地协议书等相关资料系部长期2实验仪器、设备清单及设备卡片统计表系部长期3实验材料购置、消耗、库存明细表系部长期4新建、改建、扩建实验室报告和建设总结系部长期5实验教学管理规章制度系部长期6年度实验实训项目建设立项及审批材料系部长期7学生实习大纲、实习任务书、实习指导书、实习日志、实验报告、毕业顶岗实习情况汇总（申请、单位证明、鉴定等）等相关

10、材料系部短期8学生技能安排及鉴定资料、各种技能证书、职业资格证书复印件系部短期9实验教学设备借还、报损及赔偿记录系部长期10学生职业技能考级名单、合格学生名单系部短期11其他(七课务管理序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1每学期教学任务书教务处、系部长期2每学期课程表教务处、系部长期3教学进度表教务处、系部长期4授课计划教务处、系部长期5教学计划变更申请及审批表教务处、系部长期6调（停）课申请单教务处短期7调（停）课通知单系部短期8教室日志、双周报表教务处短期9其他(八考务管理序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1各门课程期末学生考试卷（含学生成绩表、参考答案与评分标准、试卷分析表）系部

11、长期2试卷（试题）库系部长期3考场情况反馈表教务处长期4考试日程安排表教务处、系部短期5试卷样卷、参考答案及评分标准教务处短期6补考安排表及试卷教务处短期7江苏省普通高校英语应用能力考试、大学英语四六级和计算机等级考试相关材料教务处、系部短期8学生参加英语、计算机等考级证书复印件系部长期9学生参加各项竞赛获奖证书复印件系部长期10重修课安排表、重修计划、重修考试试卷教务处短期11其他(九学籍管理序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1学生名册、学期学生成绩册教务处长期2学籍表、学籍异动汇总表教务处长期3毕业（含退学学生）成绩册及光盘教务处长期4毕业生电子照片册光盘教务处长期5学生休学、退学、转

12、学、转专业、免修、免听课程等相关材料教务处长期6毕业证发放名册、补发的毕业证统计表教务处长期7发放的结业证、肄业证明、学历证明统计表教务处长期8提前修课、提前毕业学生名单及相关材料教务处长期9其他(十毕业（课程）设计（论文）序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1学生毕业设计（论文）选题、指导教师名单系部短期2学生毕业（课程）设计（论文）大纲、任务书、指导书系部短期3毕业答辩公告教务处、系部长期4毕业答辩安排、记录系部短期5学生毕业（课程）设计（论文）、成果图书馆、系部短期6学生毕业设计（论文）成绩评定汇总表系部短期7毕业设计（论文）教师评语汇总表系部短期8申报省优秀毕业设计(论文名单及获奖情

13、况、省抽查毕业设计(论文材料教务处、系部长期9各专业毕业设计（论文）工作计划、工作总结、选题分析和质量分析报告系部短期10其他(十一教学评价和质量监控序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1常规教学工作检查、抽查记录与总结教学质量考核办公室、教务处、系部短期2教学情况座谈会记录（含教师、学生）教学质量考核办公室、教务处、系部短期3各类人员的听课记录教学质量考核办公室、系部短期4教师教学质量评价、学生学习质量评价及评价结果汇总表教学质量考核办公室、系部长期5教学事故处理记录和相关材料教务处、教学质量考核办公室长期6教师评教、教师评学、学生评教材料教务处、教学质量考核办公室、系部长期7其他(十二教学研究与教学改革序号类 目 名 称文件归档单位保存期限1系部教学研究活动记录（包括教学例会、教研室活动记录、教研工作计划、总结等）系部短期2教学管理干部及教师发表教学研究论文目录及论文复印件（按年统计汇总）高教研究所、系部长期3系部开展教育思想学习与讨论的有关材料（文件、论文集、论文报告会纪要等）系部长期4各级教改项目汇总表及附件（含申报表、任务书、结项报告、鉴定表、成果）高教研究所、系部长期