公司会计档案整理方案

1、会计档案整理基本要求1 、归档范围归档的文件材料主要内容包括会计报表、会计帐薄、会计凭证、工资表等方面。会计报表这里主要是指年度报表。在编制会计报表时如有文字说明材料，这些材料是对报表进行分析和说明的，如财务分析、审计报告等，则要与会计报表一起归档。会计帐薄总帐、明细帐、现金出纳帐、银行存款帐等。会计凭证原始凭证、记帐凭证和汇总凭证等。工资表单位各种人员工资表等。实行会计电算化的单位，有关电子数据和相应软件资料，如打印的文字材料、软件开发或修改的资料、源程序、备份数据等，也应归档。2、归档时间当年形成的会计材料，应由财务会计部门专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理订装，在财务会计部

2、门保存三年，期满之后，办理好移交手续向单位综合档案室移交。会计档案移交时，财务有关人员应认真填写移交清册一式两份，由会计部门和综合档案室各存一份。3、归档要求单位每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册。综合档案室在接收会计档案时，应认真检查，对装订不合格的案卷，要由经办人补齐，若需要拆封重新整理时，应同财务部门和原经办人共同进行，以分清责任。月度、 季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至期满后编制清册并按程序销毁。各单位设有其他帐户的会计档案，均为一个立卷部门分工归口立卷。如街道办事处设有工业公司、综合经济公司等经济实体的单位， 这些部门的会计档案都

3、要单独立卷。 单独立卷时，可以采取独立全宗 的方式，也可以采取与街道同全宗（即联合全宗）的方式（如果采用 联合全宗的方式则其它门类的档案也须以联合全宗方式立卷）。4、分类与代号会计档案分为四大类，即：年度报表、帐薄、凭证和工资表。以“D”为会计档案代号。单位设有其他帐户的会计档案，可采用联合全宗的方式，在一级 属类号后面加二级属类号。下面是一采用联合全宗的参考示例：机关代号分类名称分类示例（仅供参考）D1年度报表D2帐薄D3凭证D4工资表D1.1 办事处D1.2 工业公司D1.3 综合经济公司D2.1 办事处D2.2 工业公司D2.3 综合经济公司D3.1 办事处D3.2 工业公司D3.3 综

4、合经济公司D4.1 办事处D4.2 工业公司D4.3 综合经济公司445、会计档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。各类会计档案的保管期限应当按附表一、表二所列期限执行。如各单位会计档案的具体名称有同附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。会计档案除年度报表 类按 永久 填写外，其他类均按数字表示（见附表一 ）。6、会计档案整理要求立卷年度报表、工资表独立组卷。如有财务情况说明分析材料，要与年度报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。年度报表可以一年一卷也可以若干年一卷；工资表按时间顺序整理，如数量多的，可组成若干卷。在归档前，工资表如与凭证装订在一起的，要将工资表

5、从凭证中分离出来单独组卷。年度报表、工资表都要外加软封面。帐薄的立卷，一册一卷，每本帐薄在原封面右上角贴上会计档案“ 小标签” 并按标签上内容填写（小标签填写见附件一）。如果帐薄原封面太大，不能装入硬盒时，必须把封面拆掉，换上软封面 。已实行电算化管理的单位，其账簿立卷方法可参照会计报表类的整理方法分若干卷装订。记帐凭证按时间顺序进行整理，组成一卷或多卷。卷内文件编页码一个案卷内所有材料编一个流水页码，用号码机打在材料的右上角，背面（有字）的左上角。对订本式帐薄，中间有空页的，要继续打页码；后面有空页的可以不用打页码。会计凭证档案不用打页码。会计档案卷内文件目录会计档案的凭证 与 账簿 不用填

6、写卷内目录。会计档案的年度报表、工资表，按卷内文件目录（同文书卷内目录）的格式照实抄录，卷内标题按内容拟写或补充完整。卷内文件目 录必须应用森蓝文档资料管理系统进行著录，然后打印一式三份， 一份随档案装订，一份由会计部门保存，一份随档案移交综合档案室 保存。会计档案案卷目录按会计案卷目录的格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确， 案卷题名一般由责任者、时间和文种三部份组成。会计档案的时间因 素比较重要，因此，在拟写案卷题名时要强调时间性。案卷目录必须 应用森蓝文档资料管理系统进行著录，然后打印一式二份，与相 应的卷内文件目录一起装订成目录册。案卷档案号的编制会计档案每一类 续年编一个流水号，

7、以三位阿拉伯数字表示，从 “001”开始起号，案卷号数不能超过三位数，要超过三位数时，通 过另起目录来解决。帐薄按总帐、日记帐、明细帐顺序排列。模式：D1001n|案卷顺序号一级属类号大类代号设有其他帐户的会计档案，在一级属类号后面加二级属类号。模式:D.001n案卷顺序号二级属类号一级属类号 大类代号7、编目按报表类、帐薄类、凭证类、工资表等四类将会计档案案卷目录 和卷内目录用红色会计档案目录夹装订成检索目录册。在组成目录时不用考虑保管期限，即组成四类目录就可以了，同一类目录每满（“满”即案卷目录与卷内文件目录叠起的厚度已与目录夹预设的厚度接近） 该新开的一本目录的目录号是在上一本目录的1

8、” 编定的。形式如：D11、D21、D31、D41，D12、D22、D32、D42，D13、D23、D33、D43，D1 n、 D2 n、 D3 n、 D4 n。8、装订入盒会计档案的报表类、工资表按要求装订，采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符全A4 或 16 开规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。各类会计档案的案卷，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的案卷，不能混装一盒，每个案卷必须填写卷内备考表，并填写盒面和脊背的内容。会计档案盒（包括凭证盒）统一用档案专用章填盖，保持盒面整洁，不能用手写。附件一机关账簿面小标签样本示例：全宗号10年 度20

9、01目录号D2-1保管期限15案卷号18页 数121卷 名X X X局二一年会计总账附表会计档案保管期限表序号档案名称保管 期限备注一会计凭证类1原始凭证15年1记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总帐15年包括日记总账5明细张15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务 报告9年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类10会计移交清册15年11会计档案保管清册永久12会计档案销毁清册永久13工资表15年附表二财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注

10、财政总预算行政单位 事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报 表及缴库退库凭证10年2各收入机关编送的报表10年10年3行政单位和事业单位的 各种会计凭证15年包括：原始凭 证、记账凭和传 票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年5财政总预算拨凭证及其 他会计凭证15年包括；拨款凭证 和其他会计6农牧业税结算凭证15年二会计账簿类7日记账总账15年15年8总账15年15年15年9税收日记账（总账）和税 收票证分类出纳账25年10明细分类、银行存款账15年15年15年11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固 定资产明细账（卡片）行政单位和事 业单位固定资 产报废清理后 保管5年三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决