淮海工学院学生档案管理办法

1、淮海工学院学生档案管理办法淮工学发200510号学生档案是学生在校期间学习、生活、成长的真实记录,是对学 生德、智、体、美等方面表现的真实反映。为规范我校学生档案管理 工作,完善学生档案建档、保存和转递工作程序,根据中华人民共 和国档案法 、 高等学校档案管理办法 ,结合我校具体情况,特制 定本办法。第一章 总 则第一条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务, 为经济建设 服务, 为人事工作服务的原则, 坚持维护真实性和完整性的工作方针, 实行统一管理。第二条 学生档案管理工作按照学校统一领导, 实行校、 院分级 管理的原则。做到安全、保密、系统、完备。第三条 学院负责管理国家计划招收的本、

2、专科学生档案, 学生 处对学院的学生档案管理工作实行监督和指导。第四条 学生档案日常管理由各学院分管学生工作的党委副书 记负责, 并安排专 (兼 职工作人员按照 中华人民共和国档案法 、 高 等学校档案管理办法 有关规定做好学生档案日常管理工作。 管理人 员变更,应履行交接手续。第二章 归档范围第五条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整 性和学生的切身利益。 为适应国家人事工作的需要, 学生档案除招生 录取时已有的原始档案材料外, 在校期间学生档案应不断充实以下内 容:1、 淮海工学院学生登记表。2、 淮海工学院健康体检表。3、 学生在校期间的奖励、处分材料。4、 学生加入中国共产

3、党、共青团材料。5、 经教务处确认的学生历年成绩表。6、 普通高等学校毕业生登记表。7、 本(专科毕业生就业报到通知书。8、 欠费 (贷 毕业生还款计划书。9、 需要归档的其他材料。第三章 归档要求第六条 个人履历表必须由本人如实填写。第七条 归档材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确。 第八条 凡属归档材料必须认真书写或打印, 不得用不规范简化 字、错字或同音字,字迹要清楚、工整。书写一律使用碳素墨水或蓝 黑墨水笔,严禁使用圆珠笔、铅笔等。第四章 档案查阅第九条 各学院党委书记、副书记、辅导员、班主任等有关人员 可查阅本学院的学生档案并按查阅规定予以登记, 其他人未经批准不 得查阅学生档案。

4、查阅学生档案只能在学生档案室进行。第十条 学生个人不得查阅本人或他人档案。第五章 档案移交与转递第十一条 新生档案由学生处招生就业指导中心(以下简称:招就中心负责收集、审核。在新生入学报到工作结束后,将档案转 交给各学院并履行交接手续。第十二条 未报到新生档案由招就中心代管, 并按有关省市招办 要求办理退档手续。 报到后弃学的新生档案由各学院在当年年底前集 中清退到招就中心。第十三条 学生在校期间由于学籍异动 (包括专转本 ,需要转入 或转出的档案由各学院负责转递。1、本校各学院之间流动的学生档案,由各学院直接办理转接手 续。2、转 (退 出本校的学生档案由各学院档案管理人员统一转递, 转递时

5、必须填写档案转递通知单 。因转递方向不明等特殊原因需 交给学生本人带走的,经各学院档案管理负责人同意后将档案密封, 由学生本人签收后自行携带。因学生个人等原因造成档案滞留学校 的,各学院应做好登记工作,在向招就中心移交当年毕业生档案时, 将滞留学生档案和滞留学生档案登记表一并移交至招就中心。 3、外校转入本校的学生档案经学生处、教务处核对无误后转交 给各学院,各学院须及时将档案接收回执签名、盖章后寄回,并做好 转入登记工作。第十四条 毕业生档案转递按以下程序办理:1、毕业生集中派遣离校时需转递的档案主要由各学院负责。在 毕业生集中派遣离校后, 各学院在规定时间内到招就中心领取本学院 毕业生档案

6、转递方案、 毕业生档案转递通知单、 毕业生已签订的就业 协议书以及寄发毕业生档案的大信封。2、各学院按照档案转递方案将需寄发的毕业生档案和暂时保留 在学校的毕业生档案分开。 需寄发的毕业生档案按毕业生档案转递方 案的顺序排列;暂时保留在学校的毕业生档案按学号顺序排列。 3、按照档案转递方案顺序逐一填写毕业生档案转递通知单以及 寄发毕业生档案的大信封,并在大信封右上角注明转递通知单编号。 填写完毕的大信封按照转递通知单编号顺序排列。4、各学院在规定时间内将需转递的毕业生档案、填写完毕的毕 业生档案转递通知单、 寄发毕业生档案的大信封送至招就中心, 经招 就中心核对无误后填写机要(挂号邮寄清单,交

7、邮局寄发。同时各 学院须将申请暂时保留在学校的毕业生档案以及档案移交清单一并 送至招就中心,经核对无误后归入招就中心档案室存放。5、毕业生离校后需转递的档案由招就中心负责交邮局寄发。 第六章 工作纪律第十五条 查阅学生档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定, 严禁涂改,圈阅、批注、抽取、撤换档案材料,未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容,必须经学院档案 管理负责人同意并报学生处批准后方可进行, 复印件与原件核对无误 后必须加盖学生所在学院党委印章。第十六条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容, 因工作需 要摘记档案内容时, 应经学院档案管理负责人同意。 摘记材料要妥善 保管,不得丢失及私自存放。第十七条 学生处不定期对各学院的档案管理进行抽查, 对利用 职权违反档案管理的工作人员,责令