浅谈高校独立学院档案管理工作

1、浅谈高校独立学院档案管理工作    2012-05-05     论文导读:独立学院档案管理和建设主体的认识程度不深,是制约二级档案管理和建设的重要瓶颈。在实际工作中,不少领导干部在独立学院档案管理意识方面比较薄弱,没有从根本上认识独立学院档案工作的重要性,没有把独立学院档案管理工作提上议事日程,未能给予足够的重视,所.    独立学院档案管理和建设主体的认识程度不深,是制约二级档案管理和建设的重要瓶颈。在实际工作中,不少领导干部在独立学院档案管理意识方面比较薄弱,没有从根本

2、上认识独立学院档案工作的重要性,没有把独立学院档案管理工作提上议事日程,未能给予足够的重视,所谓“说起来重要做起来次要,忙起来不要”,从而出现了独立学院档案建设的常见怪现象,平时不注意档案管理和建设需要的时候突击,被俗称为“做材料”。不仅如此从事独立学院档案管理和建设的教职工对独立学院档案工作的重要性缺乏认识,认为自己不需要从事档案管理和建设,只须向学校档案处提供一些相关材料就可以了,缺乏主体意识。档案管理人员素质不高独立学院的档案管理人员大多为兼职档案员而兼职档案员往往身兼数职,很少有机会接受档案专业培训,工作起来往往分身乏术;有的部门兼职档案员更是形同虚设,没有能真正履行其职责。独立学院兼

3、职档案员变动频繁,青黄不接,新手不断,每个新到岗的兼职档案员对工作的熟悉毕竟要有一段时间,这客观上对独立学院档案归档工作造成很大影响,影响了归档进程及归档质量,制约了独立学院档案管理和建设工作顺利、有序开展。档案的立卷归档和使用制度不完善目前高校独立学院档案建设与管理普遍存在的问题是档案的立卷归档和使用制度不完善。有些独立学院没有把在教学、科研等活动中产生的所有档案实行统一归档、集中管理,材料分散,致使档案资料收集不及时,文件材料残缺不全,不能及时地立卷和归档;有些领导或教职工为图自己使用方便,将应归档文件长期锁在自己抽屉中,使立卷人无从收集有些兼职档案员总是强调客观原因,以在本部门承担着许多

4、其它工作,难以抽出时间为由,把此项工作往后排,未及时将档案材料收集。由于独立分院没有配备专职档案员,管理人员忙于日常事务,容易错过了收集时间,导致教学档案的收集不全,重要教学材料流失,归档材料质量不高,缺乏完整性。有些独立学院虽建立了档案室或资料室,甚至配有专职档案员,但档案管理职责不明确,制度不规范。有人为查阅方便,把自己经手的文件材料据为己有,不愿归档;没有归入学校档案的材料零乱随意堆放,没有集中统一管理。这不仅影响了教师教学水平的发挥,教学质量的提高,也影响着教学改革的稳步、协调发展,同时也给评估工作带来不良影响。这一切归根到底是由于没有健全的独立学院档案管理和建设制度和机制。广大教职工

5、对独立学院档案管理的重要性认识不够一方面,高校规模的不断扩大,高校大力提升办学质量和层次,使广大教师的教学、科研任务异常繁重。由于教学工作任务、科研较多,对于学院要求的相关档案材料等,教师往往不能自觉、及时地提交。另一方面,教职工独立学院档案管理和建设意识相对较弱,认为教师的职责就是教学和科研,档案管理和建设是学校档案处至少是学院综合办的事;各种档案材料是否归档保存,不是自己责任范围。两个方面因素的影响,使得独立学院的档案管理和建设难以开展,如材料需归档等必须由管理人员再三督促。而这种情况下,教师为应付差事,教师往往临时突击、草率整理,造成教学档案材料不齐全、不完整、质量不高。强化独立学院档案

6、管理工作的对策大力加强独立学院档案意识首先独立学院的领导要转变思想观念,重视和加强对自身档案建设和管理工作的领导,要把独立学院档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度。学院要有专人领导分管档案工作,将独立学院档案工作摆上议事日程,列入学院整体发展规划,并在管理制度、工作程序等方面采取有力措施,切实帮助解决档案工作中存在的问题和困难;其次要强化整个独立学院全体教师的档案意识,通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传,使全体教师充分认识档案工作的重要性。大力提升档案管理人员素质要搞好独立学院档案工作,一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍是前提。档案管理工作水平的高低、质量的优

7、劣,取决于档案工作人员的素质。提升独立学院档案管理水平,关键是要增强独立学院专职档案管理员和兼职档案管理员的责任意识、使命意识、奉献精神和敬业精神。要引导他们用发展的眼光去审视、收集材料,要及时了解、掌握学院各个时期的中心工作,最大限度地利用各种机会积极主动地做好档案工作,充分挖掘档案的价值,变被动等待为主动适应,尽可能为学院建设和教职工的工作多做贡献,更好地为学院、学校教学、科研、管理等工作服务。为此,高校档案管理部门要积极创造条件,采取有效措施,加强岗位培训和继续教育提高他们的专业水平;建立健全形式多样的检查、评比、考核制度;针对独立学院档案员和秘书岗位不稳定的特点,尤其要强化“短、勤、快

8、”定期培训和平时业务指导。建立健全独立学院立卷归档制度建立完善立卷归档制度,其一要建立完善的档案资料收集制度,加大档案资料收集的力度。独立学院作为联系广大教职工和学校之间的纽带,如何收集与学校相关的、有价值的档案资料,是独立学院档案工作的重中之重。这就要求独立学院尽快建立健全从教职工手中收集档案资料的制度,特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定以确保收集畅通;其二要理顺内部管理关系,建立档案管理人员的岗位责任制,明确分工,使专、兼职档案员各自负责相应的文件材料收集、整理和立卷归档工作;其三要加强经费投入,确保档案工作的顺利进行。档案管理涉及的购买胶卷、录音带、录像带等不同档

9、案载体的开支,经学院分管档案工作领导审核后,可直接到财务部门办理报销事宜;其四要加强对独立学院档案工作人员的监督检查工作,及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况,使档案工作的规范化从源头做起。依法科学管理独立学院档案高校档案部门应该根据高校档案工作规范与学院工作职能制定相应的独立学院档案工作规章制度,使独立学院档案的建立和管理趋于制度化、规范化。学院档案工作制度化是加强学院档案工作的关键。要切实将独立学院档案工作纳入管理制度、纳入工作计划、纳入教师的工作职责范围;切实做到下达任务与提出文件材料的归档同步,检查计划进度与检查文件材料同步,验收、鉴定成果与验收、鉴定档案同步,上报登记和评审成果与检查档案归档情况同步。实现档案管理在学院教学、科研和社会服务工作的全过程渗透,使档案管理与独立学院管理工作相互促进、相得益彰;结合独立学院档案管理中心工作和特色,着力构建并完善独立学院相对独立的档案管理体系。大力提升独立学院档案管理信息化水平现代高校档案管理已逐渐进入了信息化时代作为高校档案建设和管