高校教学管理业务流程再造与组织结构设计

1、高校教学管理业务流程再造与组织结构设计    【关键词】高校 教学管理 业务流程再造 组织结构 设计 一、传统的教学管理业务单元 传统的高校教学管理业务一般包括:学籍管理、课程管理、考试管理、实践管理、双专业(辅修专业)管理、公共选修课管理等。这构成了二级学院教务科的主要业务,学院设置教务科,由三至四个教学管理员分担这些业务,教学管理往往是一项常规性、习惯性的活动,教学管理员根据积累下来的经验,机械、被动的工作,他们害怕承担责任,做事不讲效率,没有主动性,更没有主动服务的精神。另外教学计划不灵活,没有考虑到学生的创新教育,学生只能按照教学计划的安排进行上

2、课,没有选择的余地,教师上课也只是照本宣科,不对学生进行创新活动的安排,并不关心生产的产品或提供的服务是否能真正满足学生的需求。考试方式单一,标准化试卷使输出的产品也是标准化的。这种“计划-执行-检查”的管理模式忽视了教师教与学生学习的主动性与创造性,没有做到以人为本,已经无法满足培养创新型学生的要求,如何实施二级教务管理,对教学管理流程再造已成为高校教学管理的重要工作。 二、高校教学管理业务流程再造 20世纪90年代初美国著名的管理学家MichaeHl ammer和JamesChampy博士首次提出业务流程再造(BusinessPro-cessReengineering,BPR)的概念,“业

3、务流程重组就是对企业的业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计,从而获得可以用诸如成本、质量、服务和速度等方面的业绩来衡量的戏剧性的成就”。 从教学管理的职能来看,教学管理工作主要可划分为以下流程: 教学运行管理流程。包括教学计划、排、选课管理、学籍管理、考试、成绩管理、教学质量监控等子流程。 教学研究与人才培养规划流程。人才培养规划流程包括学科与专业规划与建设、人才培养方案设计等子流程。 教学质量监控与评价流程。教学质量评价流程包括学校评教、学院评教、学生评教、教师评学、毕业生质量调查等子流程。 教学后勤服务流程。包括教材征订管理、教室管理、学生注册缴费等子流程。 三、高校教务组织结构设计

4、的目标 高校教学管理流程再造从核心流程入手,通过识别和分析传统的高校教学管理流程中存在的问题,对现存的教学管理业务流程进行再造与优化,对组织结构进行有效的重组,以实现教学管理的有效性、高效性和适应性。 (一)高校教务组织结构要有助于为教师和学生主动提供优质高效的服务 体现高校管理有效性的一个重要方面是高校的服务能力、效率和效果。为师生服务,对师生的需要给予充分的回应,为教师素质的普遍提高和学生的全面发展创造必要条件、提供相应的服务,是高校的根本任务。新的教务组织结构设计要使得教学管理者由原来的控制者,转变为服务者和引导者。 (二) 高校教务组织结构要有助于高校教务管理信息化的实现 随着高等教育

5、规模的不断扩大,教学改革的不断深入,高校的教务管理工作朝着信息化、网络化的方向发展成为必然趋势。教务管理工作与高校的教学工作是紧密联系,环环相扣的。如何在高等院校的环境之下实现教学资源的合理配置和使用,提高教学管理的工作效率已成为各高校教学管理部门和教务工作人员共同思考的焦点问题。利用现代化的信息手段,不断改进教学管理系统以更好地为教学管理服务是高校教学管理要实现地目标。 (三) 高校教务组织结构要有助于教学管理人员素质和结构的提升 从目前高校二级院系教务管理人员的素质现状来看,不难发现,高校二级院系教务管理队伍普遍存在队伍不稳定、思想波动大、专业、学历结构、年龄结构不合理,业务素质不高、处理

6、日常事务工作的技能不强以及服务意识淡薄等四个方的问题。因此必须通过建立一套有效的二级院系教务管理人员的激励评价机制来切实提高他们的整体素质,具体包括设定适当的目标,摆正教务管理在学校教学管理工作中的重要地位,做好二级院系教务管理人员的培训、进修工作,建立普通高校教务管理人员的考核和激励机制。 四、高校教务组织结构设计探讨 由于不同工作单元的性质、难易程度、到达时间以及完成时限等不同,工作分解过细或部门设置过多,势必造成忙闲不均、资源浪费、信息流动不畅。因此通过清除、简化、任务整合的方式按照业务流程建立工作中心,实现组织的扁平化,按照任务性质进行集成,有利于优化资源配置,促进合作共事,便于信息的

7、交流与共享,提高工作效率。 (一)信息支撑服务中心 首先要在做好对流程任务的清除、简化和整合的基础上,以信息技术为支撑,建立网上综合教学管理流程的技术平台,实行业务流程管理自动化;进入自动化阶段后,反过来又能促进流程任务的清除、简化和整合。研制基于先进理念和现代信息技术手段的网上综合教学管理技术平台,将教学管理当前的一些程序性的、重复性的工作,如选课管理、成绩管理、学籍处理、考勤管理、学生收费、毕业审核等一系列教学管理纳入计算机管理,运用信息技术采集、传递和分析数据,建立数据管理中心平台,实现面向学校多个部门(教务处、学生处、财务处等)、多类用户(教师、学生和管理人员等)服务的全校信息共享。这

8、样,不仅可以节省大量的时间,减少过去重复输入、打印的过程,还能增加数据的正确性和精确性,避免了流程的“乱线团”综合症。同时,利用校园网建立教务信息公告栏、开辟网络教学阵地等,使再造后的教学管理系统能够成为低成本、高效率、全天候的自动化运作模式。        (二)教学管理研究中心 教务管理是具有很强的政策性、学术性的管理工作,要求教务管理人员熟悉和准确把握政策、法规的内涵和实质,熟悉和掌握教育教学规律,并能够灵活应用教育教学规律创造性地开展工作。因此,教务管理人员的优化显得非常重要。 教学管理研究中心不仅要承担教

9、学、教改、培养方案等方面的研究工作,还承担着提升教学管理人员素质,使教学管理人员深入到教学研究中,提升教学管理人员素质,使其有能力、有兴趣积极主动地工作等任务。 教学管理研究中心具有以下职能: 教学管理人员素质提升 培养方案制定、教学、教改研究 教学管理制度的研究、建立与完善 教学工作管理人员深入开展科学研究,提高理论水平,以指导教学管理的实践。强化学术型教学管理,实现教学管理由管理向服务的转变,以提高广大师生的满意度。 (三)教学运行管理中心 教学运行管理中心是对外服务的窗口,职能是面向师生提供咨询服务,并承担信息化教务系统平台无法解决的工作,弥补教务系统平台的不足。: 排、选课管理 制定教

10、学进程、执行教学计划、教学任务到编排课程表各环节,校、院(系)分工明确、各负其责。 考试管理 1.考试课程划分 考试课程分为校级考试课程和院(系)级考试课程,校级考试课程一般为公共基础课和技术基础课,院(系)级考试课一般为学科技术基础任选课、专业课成组课和选修课。教务处负责校级考试课程的组织工作,院(系)负责院(系)级考试课的组织工作,成立考试工作领导小组,分工明确,责任到人。 2.组织操作程序 无论是校级考试课还是院(系)级考试课,其考试的组织工作都要按学校规定的组织操作程序严格管理。考试时,教务处、教学督导组、院(系)院长(主任)和辅导员积极参与学校考试巡视工作,促进了校、院(系)二级管理

11、的有效联动,考试管理工作得以落实到位。 学籍管理 学籍管理是教务管理的重要组成部分,其主要包括成绩管理、学籍处理和学位授予。二级学籍管理,以院(系)为主,其操作程序为:学生成绩一式两份,教务处和院(系)各一份,学籍处理和学位授予时,由院(系)上报学生学籍处理和学位授予名单,教务处负责审核,形成最终结果。 教学质量监控 包括教学工作评价体系、教学工作奖评定机制、校、院(系)二级切实有效的教学质量监控体系。对规章制度的制定和实施、教学计划的制订和执行、专业和课程设置、课堂教学情况、学生学习情况、实践教学环节的情况等进行全过程监控。 【参考文献】 1汪小洲,洪晓军,周国君.业务流程再造在美国高等教育中的应用及启示J.高等农业教育,200