黄冈科技职业学院学生档案管理暂行办法

1、附件1：黄冈科技职业学院学生档案管理暂行办法第一章 总 则第一条为了做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理逐步科学化、规范化、制度化，更好地为学生的学习和就业服务，为企业的生产和发展服务，根据中华人民共和国档案法以及教育行政部门有关学生管理工作的规定，结合我院具体情况，制定本办法。第二条学生档案管理坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行院、系（中专部）两级管理体制，日常管理以系（中专部）为主。第三条学籍科负责管理全日制各层次在校生档案（继续教育等学生除外），各系（中专部）及有关行政管理部门应协助教务处学籍科收集和整理好学生档案材料，充实相关内容。 第四条每学年录简表产生之后，学籍科根据实有学

2、生数发放档案袋。第二章材料的收集与归档第五条学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作及市场经济建设的需要，在校期间学生档案应该包含以下内容：1、 招生材料：包括中高考档案，录取通知书副本。由学生本人入学时将湖北省*年普通高校招生考生档案和录取通知书上交至学籍科保存，将党团关系材料上交给院团委保存。2、学习材料：包括学生学籍册和各类成绩考核单。学籍科于新生入学当年11月上旬按学籍注册的实有人数发放学籍册，各系（中专部）提供学生各科类成绩考核单送至教务处审核盖章后有效，并由各系（中专部）于学生毕业前一周归档后交至学籍科。 3、毕业材料：包括普

3、通高等学校毕业生登记表，由学籍科在新生报到后第二学期分发到各系（中专部）。由就业办提供的毕业生报到证副本，于学生毕业前一周各系（中专部）归档后交至学籍科。4、体质材料：包括学生入学后体质复查的各种体检表。由学工处会同各系（中专部）组织学生体检后一个月内将体检表交至学籍科保存。5、实习材料：包括实习报告或毕业论文。由各系（中专部）毕业前一周与其它材料归档后一并上交至学籍科。6、组织材料：各系（中专部）党支部、团总支提供学生在校期间加入中国共产党、共青团及入党积极分子的材料。该材料日常由各系（中专部）会同院团委负责管理，并由各系（中专部）于学生毕业前一周与其它材料一并归档后交至学籍科。7、技能材料

4、：由组织考核和发行证书部门提供的英语、计算机和各种技能鉴定、职业资格证书及有关档案材料。该材料由各系（中专部）负责管理，并于毕业前一周与其它材料一并归档后交至学籍科。8、奖惩材料：a.奖励材料：学工处、院团委或系部提供学生在校期间获得国家级、省级或院级表彰奖励材料（如省级或院级优秀大中专毕业生、省级或院级优秀学生干部、省级或院级三好学生、省级或院级优秀班干部、优秀党团员、单项积极分子等登记表），由学工处统一制表，系部使用，按学期整理入档；b.处分材料：系部及学工处提供学生在校期间违反校规校纪触犯国家法律等形成的各类处分材料 。该材料由学工处负责管理，并于学生毕业前两周交至各系（中专部）归档，各

5、系（中专部）于学生毕业前一周将材料归档后交至学籍科。9、可供组织参考的其他材料。第三章归档要求第六条各系（中专部）部将材料上交学籍科前必须对破损的材料进行装裱，所有材料必须是手续完备的正式材料。 第七条入档材料要求完整、真实、文字清晰、对象明确，并注明承办单位及时间，并且相关档案管理员应在规定的时间内完成归档工作，各司其职。 第八条凡入档材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章，个人文字材料必须有本人签字。 第九条各类材料必须用黑色签字笔或碳素墨水笔书写。第四章档案的借阅第十条学院分管领导、各系（中专部）学生工作书记和教务处处长可直接查、借阅学生档案，其他部门查、借阅学生档案须按照档案借阅审批表

6、流程，经各系（中专部）学生工作书记和教务处处长签字同意。 第十一条任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。 第十二条档案一般不外借，如必须借出使用时，由借阅人填写借阅审批表，注明借阅及归还日期，经各系（中专部）主管领导批准后办理借阅手续。第五章档案的转递第十三条学生转学、转专业、转班级、退学、出国后，凭借有关有效证件转出本人档案。转学通过教育厅审批的转学审批表、转专业通过转专业审批表、退学通过退学审批表、出国通过休学审批表转出转入档案。 第十四条毕业生档案在各系（中专部）完整归档实习报告或毕业论文后一周内转入学籍科，转入的学生档案材料要完整齐全，并按规定经过认真整理装订，严禁扣留材料或分批转入转

7、出。各系（中专部）交到学籍科的毕业生档案，经审核后密封盖章，由学籍科办公室统一邮寄。第六章 档案的保管与丢失处理第十五条学生转学、退学，在办完手续后档案须在三个月内转出，学院原则上不负责保管，如有特殊情况，档案确需在学院保存的，学籍科暂时代为保管。保管最长期限为三个月，三个月之后未转出的，按黄冈市人才交流中心档案管理标准收费。 第十六条要求保留学籍的出国、入伍的学生，其档案可按有关规定保留2-3年。第十七条 学生毕业后一个月内填好档案托管单，交由人才交流中心托管。学生未按时拿毕业证或按时托管档案，超时三个月由学籍科办公室按规定收费60元。第十八条由用人单位造成档案丢失，原则上不予补办。如有特殊情况，由用人单位开据档案丢失情况证明，学生本人持毕业证、身份证并填写档案补办申请表，经主管档案领导批准后，由能证明当时情况的辅导员负责办理。补办的档案仅有学籍册复印件，毕业生登记表和毕业成绩复印件。第七章 检查制度第十九条 学籍科依据黄冈科技职业学院档案管理办法每学期对各系（中专部）档案管理检查一次，日常采取不定期抽查。 第二十条 按标准对档案管理员实行奖惩制度。第八章 纪律要求第二十一条查阅、借阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料，未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。 第二十二条查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经