酒店收银日常操作知识汇总

1、一、POS一、常用的POS刷卡类型:1、消费2、消费撤消3、预授权4、预授权完成5、预授权完成离线6、预授权撤消7、预授权完成撤消*所有的刷卡单据都必须给客人一联,并且公司留存的单据上需要有客人的签字,如果有特殊情况未能签字也一定要在POS单背面备注清楚当时的情况,以防日后与客人发生纠纷。消费这个功能是每台POS机上都有的,消费刷成功后隔日是不能够再进行撤消的,所以在刷卡时一定要看清楚金额以及是否是要刷消费。在日常工作中经常会发生将预授权误刷成消费的事情,给我们的工作以及客人造成很多不必要的麻烦,所以在进行刷卡操作时一定要确认清楚再进行操作。如果刷完卡后发现有错误的话,当时是可以进行消费撤消的

2、,然后再次进行刷卡。这时有些客人的手机里会有短信,客人一般只会收到刷消费的短信,而不会收到消费撤消的短信,这是因为消费撤消需要通过银联系统再反馈到客人的发卡行,所以消费撤消是需要一定的时间才会将钱返到客人的卡中,这个时候我们一定要对客人解释清楚,如果客人有疑问的话可以当客人的面拨打银联的客服电话95516请客人确认此笔消费已被撤消,或请客人拨打他发卡行的客服电话进行确认(发卡行电话一般在银行卡的背面。此外,将撤消POS单和消费POS单的客户联给客人让其保管,如果有问题我们可以代为查询。预授权是客人交押金的一种形式,刷了预授权不代表客人卡里钱就刷到我们公司来了,只是银行将预授权的这部分资金冻结在

3、了客人的银行卡里,并且预授权是有时间限制的,一般在进行预授权操作15天左右未进行预授权的后续操作的话客人卡里的钱会自动解冻,我们手里的预授权单据也就成了废纸。因为所有的预授权必须及时的处理,此免发生飞单。当客人退房后,我们在进行了预授权撤消或是预授权完成后这笔资金会自动解冻,但这也需要时间,一般是三个工作日之内。在进行预授权的后续操作时都需要用到原预授权单据,所以原预授权单据必须妥善保管,在后续操作完成后将相应的预授权单据也一同上交。预授权完成是指客人在离店时用其在酒店刷的预授权结账,在进行这项操作时也要仔细看POS机上的显示,一般进入预授权页面后会有几项内容,分别是预授权、预授权完成、预授权

4、完成离线、预授权撤消,客人在场的情况下一定要选择预授权完成,并在操作完成后请客人在其刷卡的POS单上签名。预授权完成离线这种情况比较特殊,假若退房时客人已经离店(即客人未当场结账此时我们可以使用预授权完成离线,也就是说预授权完成离线上可以没有客人签字,但是其相应的预授权单据上必须有客人签字,一般情况下我们不支持使用预授权完成离线这种结账方式,对我们的风险比较大,一旦与客人发生纠纷,我们需要花很大的精力来处理,所以尽量不要用。预授权撤消是指客人住店时刷的预授权,但离店时又选择用现金结账,那么我们这时就需要进行一个预授权撤消的工作以帮助客人的资金尽快恢复正常使用,在撤消了预授权之后客人必须通过其他

5、方式进行结账。预授权完成撤消和消费撤消一样不能隔日操作,只能当时操作,如果过后发现有错误的话也只能通过其他方式补救了,所以进行POS操作时请大家一定慎之又慎。二、酒店POS机类型中餐收银台以及KTV的POS机都只能进行消费操作,并不具备预授权的功能,操作功能相对简单。前台的较为复杂,有两台可预授权的POS机以及一台只能消费的POS机,因此前台收银在进行刷卡操作时需要更加仔细一些。三、关于POS机的常识1、POS机需每日签到。POS机在关机后每日开机时需进行操作员签到,一般的POS机操作员号都是01,而密码都是0000,POS机只有在做到签到之后才能进入正常的使用状态。前台POS机较为特殊,一般

6、是24小时开机状态,那么如果关机的话要记得进行签到的操作。2、POS机开机异常POS机如果出现无法正常开机的情况,请大家先检查插头的连接情况,插线板是否插紧了,POS机的电源线是否松动了,将所有的电源连接都重新连接一遍,如果还是不能正常开机的话就将POS机交到办公室由后台处理。3、POS机发生网络连接异常POS是需要通过电话线实现连网刷卡的,如果发现POS在签到或刷卡的过程中显示POS 机无法连接网络,或是网络连接错误的话请大家检查电话线是否插在POS机上,或是否松动。如果电话线脱离了POS机,请大家将电话线插入POS后面写着Line的插口中,再进行签到,看是否能连接成功。前台的POS机比较多

7、,用的是一根电话线,这根电话线是插在第一个POS机上的,后面的POS机需用电话线一头插在前一台连接了电话线的POS机的Phone插口上,另一头则接在本机的Line插口上,以此类推。连接了电话线如网络还不通,请联系工程部,请其代为咨询前台看属于POS机的电话是否被限制了功能,如被限制则需要前台开通后才能正常连接使用。有时如遇到消费高峰期比如:五一、十一黄金假期,或是周五周六的晚间,也会出现网络繁忙无法连接,此时只需多试几次即可。4、POS不出单怎么办POS不出单的情况分为两种:POS机缺纸。在POS机缺纸的情况下我们进行了刷卡操作,这时POS机会显示交易成功但因为缺纸所以没有出单,我们首先应该是

8、将POS机的纸装入机器,然后选择重打最后一笔交易,同时核对交易的日期、时间、金额以及卡号是否与刚刷的交易一致,如果一致视为交易成功,请客人签名后返给客人一联。如果不一致则交易未成功需要请客人重刷一次卡。日常工作中我们应该及时补充POS机里的单据,以免在工作繁忙时出现差错。POS机里单据充足但是交易成功后仍未出纸。一般客人在刷卡后POS机上会显示交易成功,有时会没有显示直接跳到主页面,这时我们需先查询当日的交易明细中是否有该笔交易,或是直接选择重打最后一笔交易进行确认。有时即使我们交易没有成功,但有的客人手机上仍会收到银行发来的消费短信,这时我们不能以短信确认刷卡成功,必须要以POS单据为准,如

9、果客人坚持认为刷卡成功的话,可以当着客人面拨打95516向银联咨询交易情况,或是请客人拨打其发卡行的客服电话进行咨询。5、POS机缺纸装纸我们的POS机纸分2种,一种是单张成卷状的,另一种是三联成本状的。那么在装机时要分清楚,小一点的没有单独密码盘的POS机是需要装卷状POS纸的,装的时候注意不要装反了,因为是热敏纸,如果装反了会打不出来内容,光滑的一面应该是在上面的。大一点的POS机是装三联POS纸的,白联冲上,三联一起放入,在放入进纸槽后只需轻轻转动机器旁边的滚轮,POS纸便会自动进纸了。装完纸后如果不确定装的是否正确请打印最后一笔交易或是交易明细,看看能不能打印出来内容,如果打不出来的话

10、就需要再进行调试,看是否纸装反了。6、POS机的每日清算POS机的每日交易明细都存储在机器内部,每部机器在做清算之前都可以查到在机器上进行过的交易,而为了使我们的进账能够准确及时,请大家每日的晚班对每部POS做一次清算,清算会打出一个报表,上面有上一个清算期到这一个清算期的刷卡总额,大家也可以根据这个报表上面反应的金额来核对当日的刷卡金额是否正确,以避免漏刷或是多刷卡。最近有同事反应说客人在我们POS上刷卡后显示说余额不足,但是ATM机上查的余额又是够的,这种情况通常是客人的发卡行对卡的消费有限额,我们的POS机是没有这种功能的,所以出现这种情况后建议请客人咨询一下其发卡行。还有就是我们不要随

11、便为客人查卡里的余额,如果客人有需要查的话可以到ATM机上自行查看,我们不要通过POS机为其查询以免发生不必要的麻烦。大家在日常工作中还会碰到很多没有遇到过的情况,如果一定遇到不要慌乱,要向客人做好解释工作,并拨打95516通过银联客服来咨询自己碰到的问题。二、发票一、关于发票机的类型酒店目前使用的发票机有两种,一种是税控发票机,即打小票的。第二种是网络发票机,连接在前台收银的电脑上。税控发票机只要连上电源即可使用,但在使用过程中我们要注意税控发票机的关机,一定要先关掉发票机上的电源键之后再去拔电源,不要直接插拔电源线,会使发票机烧坏。而网络发票机因为与税务网络连接,所以每次需要登录进去才能正

12、常使用,登录密码是123456,登录进去后需要输入U key密码11111111。Ukey插在前台收银主机背后的USB插口上,平时不要随意的插拔,拔下来后会造成网络发票无法正常开票。二、关于开票税控机的开票需要注意的是单位的名称以及金额,因为税控机是单键操作,所以打字的时候略微麻烦一些,这时需要我们注意,在输入完成后打票之前检查一下我们输入的单位名称与客人所提供的是否完全一致,在客人向我们提供付款单位名称的时候就需要提醒客人必须提供正确的有效的单位名称,否则开出来的发票客人将无法正常使用。网络发票开票前需核对系统中产生的发票号码与纸质的发票号码是否一致,在一致的情况下方能正常开票,同样在正式出

13、票前需确认清楚单位名称与金额。如果因为我们的疏忽没有看清就打了发票,不仅仅会为我们的工作带来不必要的麻烦,也会对客人造成影响,由其是外地客人,同时还会给酒店带来损失。所以在实操过程中请务必要仔细。三、关于退票及废票退票。如果发票开出来后客人无法使用,或是有别的要求我们只需要将客人退回来的发票妥善保管在一个地方,而不要自行处理退票。因为税务对退票及废票管理非常严格,所以在开票前尽量向客人或是内部收账人员解释清楚,要向我们提供正确以及有效的付款单位名称。每隔一段时间办公室会到收银台收集一次退票进行退票处理。废票。我不建议大家对发票做这样的处理。因为废票主要是用来调整发票错号的情况,而发票一旦错号,

14、不管是网络票还是税控票都会造成机器系统内的发票编号与纸质发票编号不一致,在这种情况下,有些客人拿着错了号的发票回去会无法报账。而一般当我们发现发票号不一致的情况时,通常错号的那张票已经没在我们手里了(比如:系统里下一张发票的号码为001,而我们手里的发票却已经到了002或者是更后面,这样编号为001的发票就已经不在我们手里了,而没有错号的发票是无法进行废票处理的,因为你的纸质发票号与系统发票号不一致,如果做了废票处理,那么就导致了税务机关在回收退废票时无法通过你的退废票申请,使我们的整个开票工作瘫痪。所以发票一旦错号,如果只错一两张的话,我的建议是请大家用白纸再打一些小金额的发票,比如1元,通

15、过正常开票的形式将发票号码调整回位。会出现废票的情况通常还是由于我们工作中的疏忽造成的,比如发票被损坏或是正常的发票却打印错误等等诸多原因,我们要尽可能的避免由于我们主观原因而造成的废票,因为这样只会加大我们的工作量和工作难度。四、关于发票的领取发票全部在财务部办公室领取,而领取到的发票需要每个收银点做好保管和管理工作,因为税控发票机有四台,一般都是循环使用,由其是在旺季收银将发票领取后最好用标签纸在发票上备注清楚是哪台发票机的发票,如果发票装错机器也是无法正常使用的。五、税控发票的录入及分发网络发票领取后直接装入就可以使用了,因为税务机关已经将发票号录入了我们的网络发票管理系统,而税控发票不

16、是。由于我们的税控机有多台,并且使用频繁,所以我们每台机器一次会购入多卷发票,因此一卷发票使用完需要装入新发票时需要进行一个录入发票的工作。在录入发票之前我们可以先检查一下手里的发票是否是该发票机里的发票,此时我们可在已分发未使用的发票中查看领取到的发票编号是否存在于该发票机中,如果存在的话方可进行录票。录完发票后将发票卷装入发票机内即可正常使用。如果一卷发票用完后,发票机上显示该发票机内已无发票,此时我们需要将属于发票机的芯片卡插入发票机内(注意:芯片卡需与发票机对号,并且芯片冲下插入,进行分发发票。发票机内如果还有已分发未使用的发票时不要进行分发操作,要在所有已分发的发票全部使用完的情况下

17、再进行分票操作。六、开票金额的查询每台发票机都有限额,达到一定额度之后发票机就不能正常开票了。在旺季时我们的日开票量都很大,这就需要我们时常检查发票机里的已开票额度,如果已经快到限额就需要及时通知办公室换一台新的发票机,以保证工作的正常运行。查询已开票额度需要用系统管理员的工号进入密码000000,进查询,查询时间段内发票总额,就能看到某段时期内的开票总额。一般我们是以自然月为单位,查询本月内的开票总额即可。七、税控机的申报及监控回传每月15日前需要对税控发票机进行申报及监控回传工作,在对税款进行申报缴纳后就可以做此项工作。申报时需将Ukey、对应芯片卡、以及网线全部连接,然后对机器的申报方式、IP地址进行设定,然后再做数据申报。四台税控机全部申报完毕后,税务需远程对数据核查,核查一致后(大约半小时左右,再进行监控回传操作后,至此机器可正常使用,每月申报日前必须做这个工作。所有的发票不管是损坏的、没用过的、亦或是客人退回的都要妥善保管,不管是网络票还是税控票都是一式两联的,如果是损坏的或是客人退回的要将两联都保管好。发票专用章也要保管好,不能随意在非本公司发票以外的地方盖章。客人消费后开发票的情况需要在系统内做好登记,以备客人