文明城市材料归档培训资料(以此份为准)

1、2014年“迎复检”文明城市材料归档业务培训班讲义 区宣教文卫办 王姝君LOGO主要内容主要内容明确任务明确任务1收集材料收集材料2制作材料制作材料3排放归档排放归档LOGO明确任务明确任务LOGO 责任范围责任范围 对照对照待审材料收集整理归档任务分解一览待审材料收集整理归档任务分解一览表表（即归档通知中的（即归档通知中的附件附件2），如某条），如某条测测评评标准细目编号标准细目编号对应的责任单位涉及本单位，对应的责任单位涉及本单位，则需归档（逐项查找，不要漏项）。则需归档（逐项查找，不要漏项）。【温馨提示温馨提示】不要混淆总的任务分解表和材料不要混淆总的任务分解表和材料归档分解表，以材料归

2、档通知为准归档分解表，以材料归档通知为准LOGO要以此份文件分解材料归档任务要以此份文件分解材料归档任务LOGOv各责任单位对于其所对应的每各责任单位对于其所对应的每条指标都需要提供至少一份文件，条指标都需要提供至少一份文件，没有文件的条目必须附函说明原没有文件的条目必须附函说明原因，确保按时完成报送任务。因，确保按时完成报送任务。LOGO时间跨度时间跨度v数据类的材料提供数据类的材料提供2012年度和年度和2013年度两年的年度两年的v活动类的材料提供活动类的材料提供2012年度、年度、2013年度和年度和2014年年9月月15日之前的。日之前的。v除除“待审材料记录表待审材料记录表”中有明

3、确规定年中有明确规定年限的，则按规定要求提供材料（其中，限的，则按规定要求提供材料（其中，“上一年度上一年度”指指2013年；年；“前三年度前三年度”指指2011年、年、2012年和年和2013年）。年）。LOGO地区范围地区范围 全区，包括东江、惠南、陈江街全区，包括东江、惠南、陈江街道、惠环街道、潼侨镇、潼湖镇、道、惠环街道、潼侨镇、潼湖镇、沥林镇沥林镇 LOGO材料形式材料形式文字类文字类（1）会议文件：会议通知、会议日程、主持）会议文件：会议通知、会议日程、主持词、领导讲话、传达文件、会议纪要、与会词、领导讲话、传达文件、会议纪要、与会人员名单、会议总结、情况汇报、会议照片人员名单、会

4、议总结、情况汇报、会议照片和新闻报道等；和新闻报道等；（2）活动材料：方案、计划、通知、活动过）活动材料：方案、计划、通知、活动过程形成的资料、活动记录、情况总结、经验程形成的资料、活动记录、情况总结、经验材料、简报、媒体报道、照片、视频等；材料、简报、媒体报道、照片、视频等；（3）工作简报、信息简报、问卷调查材料；）工作简报、信息简报、问卷调查材料；（4）工作检查、督查、调查记录和报告。）工作检查、督查、调查记录和报告。LOGO非文字类非文字类1、涉及本部门工作所形成的音像、涉及本部门工作所形成的音像、影像、照片、报纸等；影像、照片、报纸等；图片尽量融入在文字材料中，图图片尽量融入在文字材料

5、中，图文并茂，尽量不要提供单独的照文并茂，尽量不要提供单独的照片片2、新闻报道（图文皆可）、新闻报道（图文皆可）LOGO材料的形式材料的形式新要求：所有材料都必须有纸版和电子版两种形式LOGO收集材料收集材料LOGO二、讲究方法：怎么收集材料二、讲究方法：怎么收集材料再分解再分解 要认真、迅速将要认真、迅速将任务分解一览表任务分解一览表中中的任务分解到对应的单位、科室和学校。的任务分解到对应的单位、科室和学校。相关性相关性 要按要按任务分解一览表任务分解一览表中中“材料要求材料要求 归档范围归档范围”一栏中的要求收集相关的材一栏中的要求收集相关的材料，不要收集不相干的材料。料，不要收集不相干的

6、材料。LOGO全面性全面性 每一项活动和工作要每一项活动和工作要成套成套，有，有“计划、计划、制度和方案，有活动、保障措施，有制度和方案，有活动、保障措施，有特色和成效特色和成效” 例如：一项活动要有通知、活动方案、例如：一项活动要有通知、活动方案、领导讲话、会议纪要、活动总结、经领导讲话、会议纪要、活动总结、经验材料、表彰决定、新闻报道验材料、表彰决定、新闻报道等。等。 合理性合理性不能直接用网络下载的不能直接用网络下载的LOGO举举例：例： 17组织专业志愿组织专业志愿服务队进社区服务队进社区开展志愿服务开展志愿服务总结总结（举措、成效举措、成效）过程材料过程材料（具体活动通知、具体活动通

7、知、讲话稿、议程、讲话稿、议程、签到表、信息、签到表、信息、简报、图片）简报、图片）活动部署活动部署文件文件LOGO制作材料制作材料LOGO 文字类材料规范要求文字类材料规范要求类型： 1、原则必须是原始材料，红头、原则必须是原始材料，红头文件必须为原件。所有的文件必文件必须为原件。所有的文件必须要按规范的行文标准。须要按规范的行文标准。 在仅有一份文件原件的情况下，优在仅有一份文件原件的情况下，优先保证提交作为测评待审材料先保证提交作为测评待审材料 LOGO盖章的特别说明盖章的特别说明原件一般盖在落款处原件一般盖在落款处1、有文号的，如规、有文号的，如规划、通知、方案、划、通知、方案、纪要等

8、纪要等2、没有文号的，如、没有文号的，如总结、内部文件等总结、内部文件等盖章盖章LOGOv其他都盖在其他都盖在首页的最右上角首页的最右上角1、复印件复印件2、新闻报道、新闻报道3、表格材料、表格材料4、其他、其他（如文件本身有落款公章，就（如文件本身有落款公章，就不需再加盖公章了，原则上不需再加盖公章了，原则上一份文件只需一个公章。）一份文件只需一个公章。） LOGO打印要求打印要求 A4纸型，双面双面打印用纸要求用纸要求 原则上都用红头文件纸红头文件纸打印，带带文号的文件文号的文件必须使用红头文件纸打印。LOGO卷面要求卷面要求v字字迹工整清晰，纸张干净整洁，迹工整清晰，纸张干净整洁，无褶皱

9、；无褶皱；v文件材料的份数、页数必须齐全文件材料的份数、页数必须齐全完整；完整；v已破损的文件应予修整，字迹模已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复印；糊或易褪变的文件应予以复印；复印件要清晰整洁，不得有黑影复印件要清晰整洁，不得有黑影模糊歪斜现象。模糊歪斜现象。LOGO电子版材料要求电子版材料要求v1、电子版要与纸质版一一对应。、电子版要与纸质版一一对应。v2、材料为正式文件（即规范性文件）的，要将、材料为正式文件（即规范性文件）的，要将文件所有内容扫描，制作成文件所有内容扫描，制作成PDF版式文件，必须版式文件，必须有红头和红章，扫描页面必须清晰整洁，无黑影。有红头和红章，扫

10、描页面必须清晰整洁，无黑影。文件有电子章的，可直接转换成文件有电子章的，可直接转换成PDF版式。版式。v3、一般材料，如总结、名单、讲话稿等等，必、一般材料，如总结、名单、讲话稿等等，必须是须是OFFICE2007以下版本的以下版本的WORD格式文件，格式文件，不可以拍照或扫描。不可以拍照或扫描。v4、图片照片一律为、图片照片一律为JPG格式，单个图片照片文格式，单个图片照片文件大小不超过件大小不超过2M。LOGOv文件夹目录结构示图文件夹目录结构示图v按照按照“报送单位简称报送单位简称”“测评标准编号测评标准编号”“年年度度”“文件类别文件类别”的顺序进行整理的顺序进行整理LOGO例如：区宣

11、教文卫办报送第例如：区宣教文卫办报送第1条标准的文件条标准的文件1、 应该先建第应该先建第1级文件夹，命名级文件夹，命名“区宣教文卫办区宣教文卫办”2、在、在“区宣教文卫办区宣教文卫办”文件夹里面建第二级文件夹，文件夹里面建第二级文件夹，命名命名“1”3、在、在“1”建立年度文件夹建立年度文件夹4、再在年度文件夹里建立、再在年度文件夹里建立“文件类文件类”（放置有文号（放置有文号的正式文件等）、的正式文件等）、“活动类活动类”（放置活动方案、现（放置活动方案、现场图片、总结等）等文件夹。场图片、总结等）等文件夹。LOGOv为保证电子文档及时有效报送，为保证电子文档及时有效报送，所有电子版文件必

12、须以所有电子版文件必须以U盘拷贝盘拷贝 方式提交。方式提交。LOGO图片、音像类材料规范要求图片、音像类材料规范要求照片、图片资料规格和数量照片、图片资料规格和数量v应全部按照应全部按照4R(新要求新要求)规格冲规格冲洗，每个活动或每个专题的相片、洗，每个活动或每个专题的相片、图片资料必须提交图片资料必须提交3-4幅，不用幅，不用过胶。过胶。v照片主要是反映工作场面或活照片主要是反映工作场面或活动的现场的，人物大特写是不需动的现场的，人物大特写是不需要的，因为它不能反映主题。要的，因为它不能反映主题。 LOGO1、每幅照片、图片、视频光盘需附每幅照片、图片、视频光盘需附标签，电子版见通知的附件

13、，与往标签，电子版见通知的附件，与往年规格不同。年规格不同。2、请用回形针将标签与照片光盘夹、请用回形针将标签与照片光盘夹好（勿用胶水）。好（勿用胶水）。3、标签用宋体字体填写，字体大小、标签用宋体字体填写，字体大小视内容的大小确定。视内容的大小确定。4、录入文字后保证标签长宽不变，、录入文字后保证标签长宽不变，裁剪整齐。裁剪整齐。标签说明LOGO照片标签：除照片号之外，其他都需要填写（附件4）。LOGO排放归档排放归档LOGO归类要求归类要求 1、材料按组件的形式进行分类排放，测评体系中的每个 “测评标准测评标准”中的单独整理成“一件 ”，用夹子或袋子作简单分类，不用打孔装订成册，不不用打孔

14、装订成册，不用编写档案页码用编写档案页码。 2、如同一文件涉及多项测评标准的，则应对应测评标准分别提交分别提交 LOGO排放要求排放要求待审材料按待审材料按”年度年度测评标准测评标准“进进行行分类。分类。同一个测评标准的按同一个测评标准的按3个年度分开个年度分开来放，然后再将来放，然后再将3个年度的材料放个年度的材料放在同一个文件盒或文件袋。在同一个文件盒或文件袋。同一年度内的材料按时间顺序进同一年度内的材料按时间顺序进行整理。行整理。LOGO表格填写要求表格填写要求一共需填写一共需填写3个表格个表格测评材料提交表必须由单位一把测评材料提交表必须由单位一把手签名（审查合格后再签字）手签名（审查

15、合格后再签字）连同材料一并提交纸版和电子版连同材料一并提交纸版和电子版的表格的表格LOGO测评待审材料目录表测评待审材料目录表1、每个 “测评标准测评标准”每个年度填填写写1份；份；2、要按材料形成的时间时间先后排序录入，文件名称必须与材料名称致，有文号的文件必须录入文号录入文号。“日期”一栏时间格式统一用“年.月.日”的格式，如“2014.5.6”。LOGO 文件名必须填写全称，有文号的材料必须在文件名后面写上文号。如果该份材料有相片、媒体报道等，应在相应栏中填上数量。LOGO测评待审材料记录表测评待审材料记录表 1、每个 “测评标准测评标准”3个年度一共填写填写1份，放在所有材料和表份，放

16、在所有材料和表格最上面。格最上面。2、要结合提供的材料写“材料记录”，结合测评标准高度概括或说明工作内容和任务完成情况等。 LOGO（1）属于数字型数字型标准，结论为相应数字，同时提供计算方法和计算结果，并注明数据来源。（2） 属于文字描述型文字描述型标准，要提供结论，结论要紧扣标准，就工作目的、依据、发出的主要文件、相关数据、完成的工作量等进行表述，做到简洁、清楚、完整。LOGO测评材料提交表测评材料提交表 v只要提供一份提交表，将所有涉及的只要提供一份提交表，将所有涉及的归档任务汇总通过审核后再另行提交。归档任务汇总通过审核后再另行提交。LOGO温馨提示温馨提示LOGOv通知和讲义的电子版可以在区宣教通知和讲义的电子