沟通策略(电子邮件写作)(BA)

1、我的管理沟通能力？我的管理沟通能力？ 沟通能力测试沟通能力测试项目项目从来不从来不很少很少(A+B)9(A+B)9个个有时有时经常经常(C+D)9(C+D)9个个大部分大部分E9E9个个标准标准 绝对应学习绝对应学习 应加强学习应加强学习 掌握了部分掌握了部分内容提纲内容提纲n管理与商务活动中的管理与商务活动中的Email写作写作n沟通策略分析沟通策略分析n沟通者策略沟通者策略n沟通对象策略沟通对象策略n信息策略信息策略n渠道选择策略渠道选择策略n文化背景策略文化背景策略作业作业/技能训练技能训练-1n预习教材第一章预习教材第一章n撰写电子邮件撰写电子邮件身为某公司的信息主管，最近你比较烦。上

2、个月公司网站被黑数据身为某公司的信息主管，最近你比较烦。上个月公司网站被黑数据库遭到入侵，信息部由于工作不利而被通告批评。库遭到入侵，信息部由于工作不利而被通告批评。昨天天你接到了一份昨天天你接到了一份培训通知培训通知。你打算参加培训，并着手撰写一份。你打算参加培训，并着手撰写一份给主管副总经理（李副经理）的电子邮件请求批准。给主管副总经理（李副经理）的电子邮件请求批准。半年前你曾口头请示过参加一个类似的外派培训，但李副经理当时半年前你曾口头请示过参加一个类似的外派培训，但李副经理当时以工作繁忙为由没有批准。这次应该如何说服李副经理以工作繁忙为由没有批准。这次应该如何说服李副经理9月月16日晚

3、日晚6时前提交至：时前提交至：电子邮件沟通电子邮件沟通作业讲评作业讲评n“术术”方面的主要问题方面的主要问题电子邮件写作：电子邮件写作：n格式有欠规范（），称谓不恰当（）格式有欠规范（），称谓不恰当（）n主题栏信息内容不独立、不具体、不丰富主题栏信息内容不独立、不具体、不丰富（吕子璇）（吕子璇）n正文没有分段或段落过长，结构不清晰（）正文没有分段或段落过长，结构不清晰（）n缺少签名，或签名不规范（）缺少签名，或签名不规范（）电子邮件沟通电子邮件沟通作业讲评作业讲评n“道道”方面的主要问题方面的主要问题沟通策略：沟通策略：n再一次再一次“自责道歉辩解自责道歉辩解”失策（）失策（）n提及曾被否决的

4、提议失策（）提及曾被否决的提议失策（）n应该是劝说、而不仅仅是叙述（）应该是劝说、而不仅仅是叙述（）n信息主管具有专业知识的信息主管具有专业知识的“可信度可信度”n沟通对象是关键决策人（）沟通对象是关键决策人（）n沟通对象不一定了解信息安全工作的细节沟通对象不一定了解信息安全工作的细节n沟通对象可能有的反对意见（）沟通对象可能有的反对意见（）n 缺少缺少换位思考换位思考强调对方受益（）强调对方受益（）n不宜采用间接方式（）不宜采用间接方式（）n“我我”不重要（）不重要（）n*如何激发他们如何激发他们* （）（）1、主题栏写作技巧、主题栏写作技巧n用准确的主题确切地告诉读者电子邮件用准确的主题确

5、切地告诉读者电子邮件的内容的内容 。n主题要具体；主题要具体；n如果要求读者有所行动，尽量使用动宾如果要求读者有所行动，尽量使用动宾结构短语；结构短语；n谨慎使用谨慎使用“紧急紧急”字样，除非的确如此，字样，除非的确如此，否则人们不会太重视。否则人们不会太重视。使用信息丰富的主题栏使用信息丰富的主题栏“管理沟通培训管理沟通培训”“办公自动化项目办公自动化项目”“请求重新安排管理沟通培训时间请求重新安排管理沟通培训时间”“办公自动化项目每年节省办公自动化项目每年节省5050万万”即使别人并没有阅读邮件的全文，这些即使别人并没有阅读邮件的全文，这些稍长一些的句子本身就有沟通效果，千万不要稍长一些的

6、句子本身就有沟通效果，千万不要忽略这一简单而有用的技巧。忽略这一简单而有用的技巧。2、缩略词（英文）、缩略词（英文） 我的心情你可懂我的心情你可懂表情符号表情符号 表情符号表情符号 emoticonemoticon 原则：尽量不要使用！原则：尽量不要使用！n尽管这些缩略词和表情符号可能使写作尽管这些缩略词和表情符号可能使写作变得很方便，但是，除非你知道读者看变得很方便，但是，除非你知道读者看得懂并且接受这些符号，否则不要使用得懂并且接受这些符号，否则不要使用它们。它们。n你也许是网络专家并且对于各种专业术你也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图释了如指掌，可是不要假设语和字符图释了如指掌，

7、可是不要假设收件人和你一样专业。收件人和你一样专业。 3、简短、简短 n尽量使全文限制在一屏的显示范围尽量使全文限制在一屏的显示范围内。内。 n如果不能简短，就要预先说明结构。如果不能简短，就要预先说明结构。在读者第一屏所看到的内容中，概述你在读者第一屏所看到的内容中，概述你的信息，并通过列出各部分标题的形式的信息，并通过列出各部分标题的形式说明结构。这可以使读者迅速转向他们说明结构。这可以使读者迅速转向他们感兴趣的部分。感兴趣的部分。 4、采用适合、采用适合“快速浏览快速浏览”的排版的排版n采用标题采用标题n在每一个要点开始时加入标题或小标题。在每一个要点开始时加入标题或小标题。n采用列表和

8、排版采用列表和排版 n标题全部采用大写字母，或者采用短线标示标题全部采用大写字母，或者采用短线标示要点。要点。n将信息分成较短的部分将信息分成较短的部分n采用短线标示、较短的句子与较短的段落，采用短线标示、较短的句子与较短的段落，在段落之间增加空行能增加一些空白。在段落之间增加空行能增加一些空白。 5、改变回复邮件中的主题行、改变回复邮件中的主题行 你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。n“要求会议改期要求会议改期”“会议改期至会议改期至4 4月月3 3日日”；n“办公自动化项

9、目办公自动化项目每年节省每年节省5050万万” “我被说服了，同意实施我被说服了，同意实施办公自动办公自动化项目化项目”。n“请假请假” “批准度假申请批准度假申请”6、慎用群发功能！、慎用群发功能！n大多数内部电子邮件系统都能使你同时大多数内部电子邮件系统都能使你同时给组织中的每个成员发送信息，使用这给组织中的每个成员发送信息，使用这种便利条件一定要谨慎。种便利条件一定要谨慎。n首先想一下，然后再决定哪些人真正需首先想一下，然后再决定哪些人真正需要这些信息。这样你不仅能节省别人的要这些信息。这样你不仅能节省别人的时间，又能防止在这些琐事中泄露重要时间，又能防止在这些琐事中泄露重要信息。信息。

10、 7、电子邮件适用场合、电子邮件适用场合电子邮件适合传递事实、建议等信息，电子邮件适合传递事实、建议等信息，而不适合传递情感。而不适合传递情感。电子邮件适合传递一般性或公开性信电子邮件适合传递一般性或公开性信息，不适合传递机密性或隐私性信息。息，不适合传递机密性或隐私性信息。8、不要发送私人或者机密邮件、不要发送私人或者机密邮件 即使你选择即使你选择“永久删除永久删除”，许多软件，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人息。在你发送以前，仔细考虑如果别人（比如老板）看到这封信会发生什么情况。（比如老板）看到这封信会发生什

11、么情况。 英国被曝窃取英国被曝窃取G8高官电邮高官电邮 揭密者或系斯诺登揭密者或系斯诺登2013-06-17午间特快E-mailE-mail的法律地位的法律地位n在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。n在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会上。上。nMonica Lewinsky Monica Lewinsky 与与Linda TrippLinda Tripp之间的电子之间的电子邮件被由于法院听证会。邮件被由于法院听证会。9、使用电子邮件客户端程序

12、、使用电子邮件客户端程序nOutlook/expressOutlook/expressnFoxmailFoxmailn智能手机智能手机10、电子邮件使用、电子邮件使用“十诫十诫”n要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正文的第一段就要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正文的第一段就要明确写信的目的。在工作邮件中不要掺入个人的信息，用词要恰当。要明确写信的目的。在工作邮件中不要掺入个人的信息，用词要恰当。n要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会被其身边的人要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会被其身边的人看到。不要发送任何可能

13、有损人际关系的信息。看到。不要发送任何可能有损人际关系的信息。n要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达成的共识。不要发冗长的要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达成的共识。不要发冗长的信息来讨论那些最好面对面解决的事情。信息来讨论那些最好面对面解决的事情。n要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不满的回要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不满的回复。复。n有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或团队中的有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或团队中的重要人物忽略在外。不要越过上司发信，即使你知

14、道上司的领导的个人邮箱地重要人物忽略在外。不要越过上司发信，即使你知道上司的领导的个人邮箱地址也不能这样做。址也不能这样做。n要对重要的文件进行书面备份。要对重要的文件进行书面备份。n重要的信息要口头核实。重要事宜不能总靠电子邮件，因为收信人若出差在外，重要的信息要口头核实。重要事宜不能总靠电子邮件，因为收信人若出差在外，可能无法收发邮件。可能无法收发邮件。n要成批处理信息。不要在一天里给一个人发很多关于同一件事的信息。要成批处理信息。不要在一天里给一个人发很多关于同一件事的信息。n要发人性化的电子邮件。不要群发，如果要群发，也不要把所有接收者的地址要发人性化的电子邮件。不要群发，如果要群发，

15、也不要把所有接收者的地址列在信件开头，因为这会透露敏感信息。列在信件开头，因为这会透露敏感信息。n要使用正确的语法和句法，字母大写和标点符号也要符合规范。不要全部字母要使用正确的语法和句法，字母大写和标点符号也要符合规范。不要全部字母都大写都大写这相当于大喊大叫。这相当于大喊大叫。管理沟通首要原则管理沟通首要原则 ！效率第一！效率第一 ！ 内部管理的首要追求内部管理的首要追求按时保质按时保质完成工完成工作任务，进而有力保障企业作任务，进而有力保障企业目标目标的实现。的实现。内容提纲内容提纲n管理与商务活动中的管理与商务活动中的EmailEmail写作写作n沟通策略分析沟通策略分析n沟通者策略沟

16、通者策略n沟通对象策略沟通对象策略n信息策略信息策略n渠道选择策略渠道选择策略n文化背景策略文化背景策略沟通策略沟通策略 n为了获得期望的听众反应，需要在书写为了获得期望的听众反应，需要在书写或说话之前对沟通进行或说话之前对沟通进行策略性思考策略性思考 ！n策略沟通五大构成要素：策略沟通五大构成要素：n沟通者策略；沟通者策略；n沟通对象策略；沟通对象策略；n信息策略；信息策略；n渠道选择策略；渠道选择策略；一一文化背景策略。文化背景策略。 管理与商务沟通流派管理与商务沟通流派 n行为学派行为学派组织的沟通路径组织的沟通路径n修辞学派修辞学派说和写的主要技巧说和写的主要技巧流派流派出发点出发点依据依据行为学派行为学派组织组织现场情景现场情景修辞学派修辞学派个人个人个人风格个人风格Dont haste to type在开始写电子邮件前，在开始写电子邮件前，你需要首先你需要首先！策略性思考！策略性思考 ！一、沟通者策略一、沟通者策略n你的沟通目标是什么？你的沟通目标是什么？n你所选择沟通方式是什么？你所选择沟通方式是什么？n你的可信度如何？你的可信度如何？二、沟通对象策略二、沟通对象策略n他们是谁？他们是谁？n他们了解并期待什么？他们了解并期待什么？n他们感觉如何？他们感觉如何？n如何说服他们？如何说服他们？