水务工程档案监管述评

1、水务工程档案监管述评水务工程档案监管述评 水务工程档案监管述评水务工程档案监管述评一、当前水务工程档案工作存在的问题1、缺乏系统思维,各方自行归档一个水务工程工程从立项、施工到验收运行,分成不同阶段,由不同部门完成。水务档案也是由不同阶段的文件资料汇总而成。这些不同阶段、不同部门形成的水务工程资料实际上都是作为该工程的一个有机组成部分,前后衔接。虽然不同部门负责的各自模块中的工作,形成的也是专业性资料,但工程建立单位作为该工程的责任方、发包方、组织者,应系统、整体地对待工程资料,将分布在各部门的资料当做该工程档案的有机组成部分,及时催促有关部门移交归档,以保证该工程档案的完好性。有些工程建立单

2、位对档案工作不够重视,未能从全局、全工程建立的角度,系统地考虑归档工作,对各部门形成的资料不闻不问,任其散落在各家。这就导致了一个问题,即各家档案管理工作参差不齐,有的及时归档,有的那么被丢弃,有的形成案卷,有的那么只是零散的资料。如此,势必不能形成有价值的工程档案留存。水务工程档案工作缺乏系统思维的另一个表现现象是工程建立方只是被动地接收从各方移交的资料,对方移交什么就接收什么,至于是否完好、有遗漏等那么不顾及,有些建立方甚至都未建立各方移交档案资料的制度,由各方自行保管。一旦遗失,后期追补的难度较大,工程档案不能形成有机、系统的联络,也就不能如实反映整个工程概貌。2、工程资料束之高阁,未能

3、有效利用搜集工程资料后的第二个工作是对资料进展编辑、加工,将静态的、杂乱无章的材料通过一定的形式整理、转换、加工为系统档案资源,特别是形成检索工具,方便查找,供人利用。档案资源假设未分门别类,进展一定的整理,只是杂乱地堆积在档案室中,也没有方便的检索方式,日积月累,也就变成“故纸堆,无人问津。特别是水务工程资料,种类繁多,形式多样,占用面积大,专业性强,假设未经专业编辑、加工,根本无从查找,只能被束之高阁,自然也就谈不上利用问题。现实工程档案管理理论中,有些工程档案长期被“堆积在档案室中,有人需要利用档案的,通常以各种理由回绝,万不得已才到档案室中“大找。这种档案保管方式显然与信息社会资源共享

4、的时代特点以及水务建立事业开展的形势不相适应,制约了档案发挥应有的价值和作用。因此现代的档案信息资源的利用效劳形式已发生了宏大变化,需要让静态的档案“用活,不再是将档案“尘封于档案馆(室)中。假设水务工程档案不能得到有效的利用,不仅浪费资源,而且可能会对建立周期中出现的问题、责任划分起到凭证作用,也就失去了其应有的价值。3、人员未到位现实水务档案工作中出现的资料遗失、不及时归档、散落、未被利用等问题,归根到底就在于无专业人士专门从事该项工作。长期以来,档案保管被认为是一项枯燥无味、简单机械的工作,工作人员就像普通的仓管员一样,无需专业知识,任何人都可从事。因此很多工程并未装备专职的档案工作人员

5、,而是由文秘工作者兼任,建立方如此。施工方、监理方更因自己不是组织者,承担的只是工程某个模块,更不配置档案人员。工程档案与通常的文书档案有很大不同,专业性更强,文秘人员对工程档案的管理工作,一那么无暇顾及,二那么心有余而力缺乏,缺乏专业知识,特别是水务工程工程包含大量的专业图纸,这些图纸如何保管,甚至如何折叠、立卷都是问题。人员不到位,也就无人组织档案工作。档案的标准化、完好化管理就无从谈及。二、提升水务工程档案工作程度的途径1、制定行业统一标准,标准归档工作随着我国水务事业的快速开展,水务工程建立工程日益增多,形成的档案相应的越来越多,但面临的一个现实困难是,库存压力的增大。水务工程档案库存

6、容量和日益增长的档案数量形成了一个亟待解决的矛盾,特别是行政级别高的档案部门需保管从下属单位移交的工程档案,这些工程档案中重复性资料较多,比方监理方、施工方的案卷中都包含了整个工程的合同文件、设计方案、施工方案、进度表等,这些都是建立方提供给施工方、监理方用于工作需要的,具有同一性,整个工程只需保管一份即可。这些案卷都较厚,占据空间大,假设每个模块都保存,就会产生重复存档的问题,库房压力就大。因此档案保管部门应从实际情况出发,站在整个工程工程系统、宏观的角度,对各档案形成主体提出统一的标准要求,明确哪些案卷需保存,列入档案范畴,哪些材料只作为一般资料由下属单位负责保管即可,无需归档,减少归档数

7、量,防止重复归档。作为工程资料归档工作的责任方,建立单位应及时、准确地搜集、整理工程建立过程中形成的资料,有目的,有时限。2、形成电子化检索,方便利用档案管理的目的不是让档案“堆积在库房中,不是为保管而保管,而是为了利用而保管。水务档案记录了水务建立的开展历程,包含了丰富的气象、地质、水文资料,这些资料对今后该地的工程工程建立具有极大的参考价值,并且可防止因重复勘测、重复建立、重复研究等问题导致的人力、物力、财力等资源的浪费。水务档案一经开发利用,能转为现实的消费力。因此水务工程档案管理工作不应让档案成为“故纸堆,而应让其“活起来。这就必需要对水务档案进展编研,形成完好、系统的案卷,同时丰富水

8、务工程档案的信息检索内容,建立目录中心,进步档案的电子化检索程度,使其可以满足不同人群、不同机构对档案资源的利用需求。而这也是一个双向互动的过程。当越来越多的人能从水务档案中获取有用的信息,亲身体验水务档案工作的价值时,相应的也会反过来支持水务档案工作,更自觉、积极地将工作中的资料归档,以便统一保管、利用。3、责任到人,有专职人员负责档案工作工程建立通常实行的是工程制,工作人员因工程组织在一起,工程完毕后,工作人员就解散。假设相关案卷资料不及时归档,很可能就会遗失、丢弃,导致档案不完好,影响后期的保管利用。因此档案管理工作应纳入工程工程管理工作的一个必不可缺的组成部分,安排专职人员负责档案的搜

9、集、立卷归档、保管、利用、保密等相关工作,责任到人。从我单位理论来看,我单位为确保工程资料及时归档,每个工程都设立专职档案人员,专职人员负责协调勘测、设计、施工、监理等各方文秘人员及时搜集、整理各模块工作中的资料,提出要求,并对资料进展移交、做好交接记录,统一汇总、编目。专职档案人员除了汇总各方单位聚集的案卷外,还负责立项阶段、工程准备阶段、工程试运行阶段、工程验收阶段的工程资料搜集、整理和立卷工作。其工作应参与到到整个工程建立的全过程,与工程建立同步。即工程每个阶段的工作一完成,该阶段的案卷应立卷归档,比方立项通过审批,立项资料在几个工作时限内应搜集到位,通过验收,验收资料在一定的时间内需整理到位,以保证资料及时归档,确保档案的完好和系统,防止档案流落在外,等工程完毕后无从查找的问题。结语水务工程档案是水务工作者劳动智慧的结晶。其档案工作和合同管理、施工管理、投