科技档案质量控制

1、第五章第五章 科技档案质量控制科技档案质量控制主讲：闵行区档案局1学习目的和要求 深刻理解科技档案质量鉴定的重要性，系统掌握科技档案价值鉴定的原则及其应用，了解价值鉴定的程序与要求，掌握档案保管期限表的结构与制定方法。理解并能应用科技档案完整性、准确性鉴定的内容与方法。通过学习应能制定简单的保管期限表，应用价值鉴定原则初步判断科技档案的价值，并能运用科技档案完整性、准确性鉴定的方法。2质 量 控制概概 述述价值鉴定价值鉴定完整、准完整、准确性鉴定确性鉴定3 质量控制的内容质量控制的内容第一节第一节 科技档案质量控制概述科技档案质量控制概述 质量控制的意义质量控制的意义4科技档案质量科技档案质量

2、完整性完整性准确性准确性价值性价值性完整性？完整性？准确性？准确性？5质量控制的内容质量控制的内容基层档案室质量控制专业档案馆质量控制6基层档案室质量控制基层档案室质量控制归档鉴定归档鉴定存毁鉴定存毁鉴定完整性、准确性鉴定完整性、准确性鉴定7 归档鉴定是指基层档案部门指导科技部门按归档制度的规定，对归档文件的价值与完整、准确性进行鉴定，并按规定划定其保管期限与密级。归档鉴定的对象是归档文件 。 存毁鉴定是指基层档案部门对保管期限已满的科技档案的价值进行再鉴定，对有保存价值者重新划定保管期限与密级，对无继续保存价值者予以销毁。 完整性、准确性鉴定是指基层单位档案部门对库藏科技档案的完整性、准确性

3、按有关规定进行鉴定。8专业档案馆质量控制专业档案馆质量控制进馆鉴定进馆鉴定存毁鉴定存毁鉴定完整性、准确性鉴定完整性、准确性鉴定9 进馆鉴定是指科技专业档案馆按进馆范围的规定，对进馆对象的价值与质量进行鉴定。 这是科技专业档案馆质量控制的首要内容。 存毁鉴定是指科技专业档案馆对保管期限届 满的馆藏科技档案的价值进行再鉴定，对无继续保存价值者予以销毁。 完整性、准确性鉴定 是指对库藏科技档案的 完整性、准确性进行鉴定，对不完整、不准确的科技档案进行更改、补充。 10 质量控制的内容质量控制的内容第一节第一节 科技档案质量控制概述科技档案质量控制概述 质量控制的意义质量控制的意义11质量控制的意义质

4、量控制的意义重要档案重要档案 安全保管安全保管充分发挥充分发挥 档案作用档案作用保证质量保证质量 优化库藏优化库藏实现档案实现档案 现代化管理现代化管理1213（一）有利于保证科技档案的质量，进而优化库藏 科技档案的质量包括两方面的含义：一是指科技档案的内容价值；二是指科技档案的构成质量。 科技文件归档鉴定与科技档案进馆鉴定，主要是把住“进口关”，严格把握库藏对象的质量，把真正对本单位或对国家与社会有保存价值的科技档案列入库藏范围，这是优化库藏档案内容质量的最重要的措施。 1314（二）有利于具有重要价值档案的安全保管 面对与日俱增的档案，如何确定合理的保管期限，把有限的人力、物力、财力投入到

5、对具有重要价值档案的保管上，是一项急待解决的问题。保管中不分价值大小，一视同仁地对待，既花费了财力和人力，又无必要。 档案部门在档案管理工作中应该树立质量管理、效益管理，把有限的物力与财力投入到对重要档案保管上，及时剔除无继续保存价值的档案或采取区别对待、重点保护的方法。1415（三）有利于充分发挥档案的作用 档案部门保存科技档案的目的是为了利用，在归档鉴定中合理划定密级与保密范围，在保管中及时调整密级与保密范围可以尽可能地充分发挥科技档案的作用，使之及时在可以利用的时间与范围内得以传播。 对库藏档案的质量鉴定能促使科技档案的完整性、准确性，可以充分发挥科技档案的现实效用性 。 通过鉴定工作还

6、可以使档案人员对库藏档案的构成与内容更为熟悉，进而强化科技档案的日常利用工作和编研工作。 15（四）有利于科技档案的现代化管理 科技档案鉴定工作是开展现代化管理的基础。无论是对科技档案实行缩微管理，还是实行计算机管理都应在开展鉴定工作的基础上进行。 16质 量 控 制概概 述述价值鉴定价值鉴定完整、准完整、准确性鉴定确性鉴定17第二节第二节 科技档案价值鉴定科技档案价值鉴定18 科技档案的价科技档案的价值值 科技档案保管期限表科技档案保管期限表 科技档案价值鉴定的方法科技档案价值鉴定的方法 科技档案价值鉴定应注意的问题（略）科技档案价值鉴定应注意的问题（略）19（1）科技档案价值的内涵（2）科

7、技档案的价值形态（3）鉴定科技档案价值的原则科技档案价值的内涵科技档案价值的内涵 从档案与社会的关系研究档案的价值，认为档案的价值是指档案的使用价值。 从经济学的角度研究档案价值，认为档案具有价值和使用价值。20档案是商品？ 以哲学角度研究档案的价值，认为档案价值是客体自身属性对主体需求的满足，是主体对客体自身属性的肯定关系。科技档案的价值形态科技档案的价值形态利 用 价 值作用时间 作用范围 作用性质 现实利用价值 历史利用价值 对形成单位的原始利用价值 对社会的利用价值 档案价值 情报价值 21鉴定科技档案价值的原则鉴定科技档案价值的原则（1）来源原则来源原则，指科技档案的形成者或来源对科

8、技档案价值 的影响 。（2）内容原则内容原则，指科技档案记载内容的重要性、典型性对科技档案价值的影响。 内容原则在档案价值鉴定中具体体现在档案内容的重要性、典型性、独特性方面。（3）功能原则功能原则，指科技档案具有的主要功能对其价值的影响,其实质是时间因素对改变科技档案价值形态的作用。（4）高龄原则高龄原则，指科技档案因形成时间久远对科技档案价值的影响，对形成年代久远的科技档案一般免于鉴定。 （5）经济原则经济原则，指保存科技档案的代价对科技档案价值鉴定的影响。 22 上述科技档案鉴定五原则中： 内容原则与来源原则是决定档案价值 的两大基本原则 。 高龄原则是对少数科技档案而言的。 经济原则是

9、个宏观指导思想。 具有普遍适用性的是科技档案来源原则、 内容原则和功能原则 。23第二节第二节 科技档案价值鉴定科技档案价值鉴定24 科技档案的价科技档案的价值值 科技档案保管期限表科技档案保管期限表 科技档案价值鉴定的方法科技档案价值鉴定的方法 科技档案价值鉴定应注意的问题（略）科技档案价值鉴定应注意的问题（略）档案保管期限表档案保管期限表 是确定科技档案保管期限与鉴定科技档案价值的依据性文件，通常以表格形式表示。25类型与作用类型与作用结构与编制结构与编制保管期限的划分保管期限的划分 类型：类型： 有专业系统科技档案保管期限表 和基层单位科技档案保管期限表两种。 结构：结构：由说明与条款两

10、部分组成。 说明部分，主要介绍制定保管期限表的依据、适用范围及使用中应注意的问题等。条款部分，是保管期限表的主体，一般由序号、条款名称、保管期限、备注组成 。 其中，条款名称，按传统的保管期限表的含义，是指一组同类型科技档案的综合名称。26 保管期限的划分保管期限的划分 科技档案的保管期限，划分为永久、长期、短期三种，但不是绝对的。 在具体划定科技档案保管期限中应注意以下几点：利用价值是划分保管期限的基础。科技档案保管期限的划分应以“项目”为背景。 确定保管期限的重点是划分永久保存的范围。 27第二节第二节 科技档案价值鉴定科技档案价值鉴定28 科技档案的价值科技档案的价值 科技档案保管期限表

11、科技档案保管期限表 科技档案价值鉴定的方法科技档案价值鉴定的方法 科技档案价值鉴定应注意的问题（略）科技档案价值鉴定应注意的问题（略）科技档案价值鉴定的方法科技档案价值鉴定的方法鉴定方法鉴定程序29 对科技档案进行价值鉴定的方法较多，例如数值鉴定法、经验评估法等，但真正用于鉴定实践的还是经验鉴定法，其中应用最普遍的是直接鉴定法。 制定鉴定工作计划 ；组织鉴定工作机构 ；研究科技档案保管期限表 ；着手鉴定 ：先个人鉴定 ，再小组审查；销毁与鉴定工作的后处理 ：移 交 、 销 毁 和 封 存 。直接鉴定法 是以“套”为鉴定的基础，以科技档案保管期限表为依据，通过直接审阅科技档案的内容来评判其价值的

12、一种鉴定方法。应用直接鉴定法的要求是：以套为价值鉴定的基础 。 科技档案的价值鉴定首先是以成套的科技档案为基础进行的，而判断一套档案价值的基础 ，即由项目的价值来决定的。 以卷为价值鉴定的基本单元 。以件为鉴定的补充 。30质 量 控 制概概 述述价值鉴定价值鉴定完整、准完整、准确性鉴定确性鉴定31第三节第三节 科技档案完整性、准确性鉴定鉴定科技档案完整性、准确性鉴定鉴定 科技档案完整性、准确性鉴定的必要性科技档案完整性、准确性鉴定的必要性 科技档案完整性、准确性鉴定的原则科技档案完整性、准确性鉴定的原则 科技档案完整性、准确性鉴定的方法科技档案完整性、准确性鉴定的方法 科技档案完整性、准确性

13、鉴定后的补救措施科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施32科技档案完整性、准确性鉴定的必要性（缘由）科技档案完整性、准确性鉴定的必要性（缘由）制度不健全或执行不力，致使科技档案不完整、不准确 。科技对象的发展变化，致使库藏科技档案不完整、不准确。社会档案意识不强，致使科技档案不完整、不准确。33第三节第三节 科技档案完整性、准确性鉴定鉴定科技档案完整性、准确性鉴定鉴定 科技档案完整性、准确性鉴定的必要性科技档案完整性、准确性鉴定的必要性 科技档案完整性、准确性鉴定的原则科技档案完整性、准确性鉴定的原则 科技档案完整性、准确性鉴定的方法科技档案完整性、准确性鉴定的方法 科技档案完整性、准确性鉴定

14、后的补救措施科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施34科技档案完整性、准确性鉴定的原则科技档案完整性、准确性鉴定的原则35 遵循科技档案的形成规律和特点，保证科技档案的完整性、准确性。就科技档案质量控制而言，这是由科技档案的成套性与现实性所决定的。种类齐全、项目完整、文件成套，完整性鉴定的重点是项目的完整性与文件的成套性。一是科技档案内容、数据要准确，二是科技档案内容与记述的科技对象应一致，三是同一项目不同档案材料之间应一致。当科技档案不准确时，不但允许修改，而且必须修改。 在鉴定时应重点审在鉴定时应重点审查：由项目归档率衡查：由项目归档率衡量的项目的完整性、量的项目的完整性、由项目成套率衡量

15、的由项目成套率衡量的科技档案的成套性等。科技档案的成套性等。第三节第三节 科技档案完整性、准确性鉴定鉴定科技档案完整性、准确性鉴定鉴定 科技档案完整性、准确性鉴定的必要性科技档案完整性、准确性鉴定的必要性 科技档案完整性、准确性鉴定的原则科技档案完整性、准确性鉴定的原则 科技档案完整性、准确性鉴定的方法科技档案完整性、准确性鉴定的方法 科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施36科技档案完整性、准确性鉴定的方法科技档案完整性、准确性鉴定的方法核对 ：包括与科技项目相核对和 与有关目录相核对两种。核查：包括与科技对象现实相核查 、同一项目不同档案 之间相核查

16、和按科技生产活动的程序相核查 三种。37第三节第三节 科技档案完整性、准确性鉴定鉴定科技档案完整性、准确性鉴定鉴定 科技档案完整性、准确性鉴定的必要性科技档案完整性、准确性鉴定的必要性 科技档案完整性、准确性鉴定的原则科技档案完整性、准确性鉴定的原则 科技档案完整性、准确性鉴定的方法科技档案完整性、准确性鉴定的方法 科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施38科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施科技档案完整性、准确性鉴定后的补救措施补收补绘外出收集更改 通常核查发现有项目不完整或文件不成套的情况，可通过补充收集的措施，把应该收集的档案文件收上来。对文件不齐

17、者可以采取补测补绘的办法解决。 对有关工程项目、外购设备档案的不完整问题，可以到有关设计单位、设备制造单位采取征购或复印的办法进行补充收集。 科技档案应随着科技生产活动的变化及时加以更改补充。39 第五章第五章 考核要求考核要求 识记识记 （1）科技档案质量的含义；（2）科技档案鉴定的含义；（3）基层档案室科技档案质量控制的内容；（4）科技档案价值的定义；（5）科技档案价值构成要素；（6）来源原则的含义；（7）内容原则的含义；（8）功能原则的含义；（9）保管期限表的含义；（10）直接鉴定法的含义；（11）科技档案完整性、准确性鉴定的根由。 40 第五章第五章 考核要求考核要求 领会领会（1）科技档案质量控制的内容；（2）存毁鉴定的内容；（3）科技档案质量控制的意义；（4