物业费管理规定

1、物业费管理规定总 则1.物业管理费是各地商管公司（物业公司/管理处）的主要资金来源，是目标考核重要的指标，各地商管公司应把收费责任逐级分解，落实到人，确保物业管理费收缴率完成年度经营指标。2.各地商管公司营运（财务）部/管理处是物业收费工作的责任部门，要保持与承租方/业主良好的工作联系，密切关注承租方的经营状况，及时发现问题，协调解决，每月按时向集团商管公司物管部汇报物业管理费收缴情况。3.各地商管公司（物业公司/管理处）财务部是收费工作的审核部门，负责依据(前期)物业管理合同或者租赁合同相关条款审核物业管理费单价、计费面积、起计时间计算应收费用，并向承租方/业主发出收费文件、开具物业管理费发

2、票，按时上报（审核）物业管理费统计报表。4.各地商管公司（物业公司/管理处）应建立有效的收费管理机制，保证收费工作严谨、高效，保证收费管理员工作主动、热情。5.根据与承租方/业主沟通例会，及时发现收费工作存在的隐患，做到收费前及时预警，消除一切可能出现的欠费理由。6.物业管理费的减免必须经过集团商管公司批准方可执行。未经审批，各地商管公司（物业公司/管理处）不得进行任何形式的管理费减免或打折。7.集团商管公司物管部是物业管理费收缴主管部门，指导、协调各地商管公司（物业公司/管理处）管理费收缴工作，确定各地商管公司（物业公司/管理处）管理费收缴指标，稽查、考核各地商管公司（物业公司/管理处）管理

3、费收缴情况，审核管理费减免。8.物业管理费减免后，集团商管公司物管部对有减免行为的各地商管公司（物业公司/管理处）的年度管理费收缴指标进行相应调整，年终考核时依据集团商管公司批复意见进行统一核减。9.集团商管公司物管部每年年初核定各地商管公司（物业公司/管理处）当年度物业管理费收取指标；每月对各地商管公司（物业公司/管理处）物业管理费收取情况统计、稽核；每年年终复核各地商管公司（物业公司/管理处）本年度物业管理费收取总额，作为本年度对各地商管公司（物业公司/管理处）考核依据之一。第1节 商业物业管理费管理1 建立台账1.1 各地商管公司依据物业管理合同和租赁合同的物业条款，建立、完善并及时调整

4、主力店、商铺物业管理合同台账和物业管理费收缴台账。1.2 集团商管公司物管部将结合目标责任制的相关指标，定期对各地商管公司的物业管理合同台账、物业管理费收缴台账进行检查、稽核。2 开业前物业收费工作2.1 承租方进场开始装修后，各地商管公司收费部门根据与承租方确认的进场日和租赁合同或物业管理合同中有关面积及费用标准的约定，计算装修期的物业管理费。2.2 计算完装修期物业管理费后，明确装修期应缴物业费金额和付费账户，书面告知承租方并由承租方签收确认。2.3 物业管理费由承租方直接至财务部缴纳，财务部核对到账物业管理费，开具物业管理费发票，并由收费人员交与承租方。3 开业后物业收费工作3.1 各地

5、商管公司依据物业管理合同、租赁合同的物业条款，按约定计算应收物业管理费，并更新物业管理费收缴台账。3.2 收费部门按财务部审核后的应收物业管理费金额，起草书面文件，于缴费日前五天，由收费人员向承租方送达物业管理费缴纳通知书，明确物业管理费应付金额和支付时间，以及物业管理费支付账户，并由承租方签收确认，归档保留原始文件。3.3 财务部核对、确认物业管理费到账情况后，向承租方开具物业管理费发票，并由收费人员提交承租方。4 欠费的催缴4.1 在送达物业管理费缴纳通知书后，管理费未按合同约定时间足额到账，收费人员应及时与承租方沟通，落实原因。在确认承租方原因费用未到帐后，应立即送发欠费通知书，并在通知

6、书中明确拖欠物业管理费金额及应付滞纳金标准和缴纳时限，由承租方签收确认，归档保留原始文件。4.2 如承租方欠费原因属于商管公司未按照合同约定提供相关服务而导致的，收费部门依据物业管理合同约定，协调相关部门，解决承租方提出的问题，并跟进问题解决的过程。4.3 在欠费通知书规定的缴纳时限到达后，承租方仍未缴纳欠费和滞纳金，又无合同约定的制约欠费收缴等原因，收费部门及时发出欠费催缴通知书，限期缴纳欠费和滞纳金，并告知：“如果在限期内拒不缴纳欠费及滞纳金，将采取一切合法手段清理欠费，由此产生的一切责任由承租方承担”，由承租方签收确认，归档保留原始文件。4.4 在欠费催缴通知书规定的缴纳时限到达后，经催

7、缴承租方仍未缴纳欠费的，各地商管公司应及时与公司法律顾问沟通，向承租方送达律师函再次催缴，同时，收费部门应做好欠费证据收集工作，准备进行法律诉讼程序。4.5 在律师函规定的缴纳时限到达后，承租方仍未缴纳欠费的，应向法院提请诉讼，通过法院调解或判决收回欠费。4.6 因特殊原因引起的欠费，收费部门应定期送达欠费催缴通知书，确认欠费金额，请承租方签收确认，并保留归档确认的原始文件；同时做好承租方欠费相关证据收集工作；需要给予减免的，说明减免原因和减免额度及方式，上报集团商管公司审批。5 物业管理费的减免5.1 承租方因各种原因提出减免请求，各地商管公司必须对承租方提出的减免原因进行复核。5.2 如因

8、未按照合同要求向承租方提供相关服务项目而导致承租方要求减免的，各地商管公司须专题向集团商管公司提交书面报告，在报告中详细阐明未提供相关服务项目的原因、与租户沟通的情况、拟减免的金额、后续拟采取的措施等，经集团商管公司物管部、分管副总经理、总经理批准后方可减免。5.3 如因向承租方提供的房屋或设备设施存在质量原因而导致承租方要求减免的，各地商管公司须对质量原因进行详细分析，专题向集团商管公司提交书面报告，在报告中详细阐明分析质量问题产生的原因、与租户沟通的情况、拟减免的金额、拟采取的修复措施等，经集团商管公司物管部、分管副总经理、总经理批准后方可减免。5.4 如因广场整体经营需要，对部分或全部承

9、租方的物业管理费标准进行减免或调整，各地商管公司须专题向集团商管公司提交书面报告，在报告中详细阐明广场经营调整的原因、管理费标准调整的期限、管理费调整前后的标准、承租方沟通情况等，如管理费标准下调，在报告中还应阐明因费用标准下调导致的收入减少而拟采取的相应措施等，经集团商管招商中心、物管部、财务部、各分管副总经理、总经理批准后方可减免。5.5 除上述原因外，一般不得对承租方进行任何形式的物业管理费减免或打折。第2节 住宅、写字楼物业管理费管理1 建立台账及报告制度1.1 物业公司/管理处依据（前期）物业管理合同或销售合同的物业条款，建立业户物业管理合同台账和物业管理费收缴台账，并根据业户产权或

10、租赁变更情况及时调整台账；1.2 建立物业管理费收支情况年度报告制度，定期（年度）向业主公示物业费收取、支出使用情况。物业管理费年度收、支报表，必须经物业公司/管理处总经理签字，报集团商管公司财务部、物管部、分管副总经理审批后，方可公示。2 入伙过程的物业费收取2.1 收费部门依据（前期）物业管理合同或销售合同，在业主办理收楼入伙手续时，收取业主物业管理费。2.2 业主入伙时收缴的物业管理费总额按照当地政府有关规定执行，一般不得低于三个月。2.3 业主对物业管理费起计日期有争议的，按如下原则处理：2.3.1由于发展商原因，未能按销售合同约定日期交楼的，物业公司/管理处应与发展商进行沟通，并由发

11、展商予以确认后，核减相关费用。核减的费用，应由发展商承担。2.3.2由于业主原因未能按期收楼的，物业费自发展商交楼日起计，由业主支付。3 空置及未销售房屋物业收费3.1 收费部门需准确掌握管理区域内房屋权属状态，定期核对空置房及未售房屋统计表，建立空置房/未售房物业收费统计台帐，并定期与发展商销售部门核对。3.2 空置房的物业管理费计费期，自发展商交付之日起，至业主入伙、收楼止，费用由业主支付；3.3 未售房屋的物业管理费的计费期，自发展商将整座楼宇移交至商管公司管理之日起，截止日期依据发展商与购房人签署的房屋合同销售合同执行。费用由发展商支付。3.4 空置房及未售房的物业管理费收取标准及计费

12、时间，依据物业管理条例和各地方政府相关规定执行。4 入伙后物业收费工作4.1 物业公司/管理处依据（前期）物业管理合同的约定计算应收物业管理费，并定期更新物业管理费收缴台账。4.2 收费部门按审核过的应收物业管理费金额，向全体业户明确物业管理费应付金额和支付时间。4.3 财务部核对物业管理费到账情况，向业户开具物业管理费发票。5 欠费的催缴5.1 建立欠费通知书和欠费催缴通知书管理制度，保证业户及时收到缴费信息，并在财务部门保留有效原始证据。5.2 对于出现的欠费情况，收费部门应及时与业户保持良好的沟通，清晰掌握欠费原因。5.3 因业户对物业服务不满意而导致的欠费，及时采取有效措施，解决业户提

13、出的问题，化解其不满情绪，防止形成积怨；5.4 对于长期蓄意欠费的业户，收费部门必须予以全面分析和评估，在有效防止问题扩大化的前提下，制定有针对性的沟通、分化处理方案，并由当地商管公司高层管理人员，负责处理方案的执行。5.5 对于恶意欠费的个别业户，收费部门经过全面、系统评估后，可借法律手段方式（包括律师介入、诉讼等）收回欠费。6 物业管理费减免6.1 业户因各种原因提出减免请求，收费部门必须对业户提出的减免原因进行复核；6.2 如因商管公司未按照合同要求向业户提供服务（或服务有缺陷）而导致业户要求减免的，物业公司/管理处须专题向集团商管公司提交书面报告，详细阐明未提供相关服务（或服务有缺陷）

14、的原因、与业户沟通的情况、拟减免的金额、后续拟采取的措施等，经集团商管公司物管部、分管副总经理、总经理批准后方可减免；6.3 如因向业户提供的房屋或设备设施存在质量原因而导致业户要求减免的，物业公司/管理处须对质量原因进行详细分析，专题向集团商管公司提交书面报告，在报告中详细阐明分析质量问题产生的原因、与业户沟通的情况、拟减免的金额、拟采取的修复措施等，经集团商管公司物管部、分管副总经理、总经理批准后方可减免。除上述原因外，一般不得对业主户进行任何形式的物业管理费减免或打折。物业收费工作规范1.0 目的为规范管理费、代收水电费的收缴程序，保证收费工作的及时性和准确性，特制定本制度。2.0 范围

15、本规范适用于物业集团所辖各项目物业管理费和水电费的收缴工作。3.0 职责3.1 客服部客服专员负责水电表的抄录。3.2客服部负责相关收费管理制度的制定以及费用的核算、统计、分析、收缴工作。3.3 工程维修部负责每月水电表读数的抽查、复核以及园区水电表分布图的更新完善工作。4.0 工作内容4.1 水电表的抄录4.1.1抄表人员必须熟悉水、电表的位置，并掌握抄录水、电表的方法。4.1.2抄表记录应工整、准确地填写在 号楼水电表抄表抽查记录、商铺水电表抄表抽查记录、园区公共区域水电表抄表抽查记录，并在每月2023日准确抄录水电表读数将抄表记录移交工程维修部审核。4.1.3工程维修部负责人必须安排专人

16、于每月2325日，对水电表读数进行复核、抽查率不低于，并在每月25日准时交给客服前台。4.1.4客服中心前台文员在将工程维修部核对无误的水电表读数录入电脑完成后，在每月252日前将水电表抄表记录移交前台主管存档。必要时，抄表人员可以自留一份。前台主管必须在每月2日前完成录入及存档工作。4.1.5抄表人员如在抄表时发现水、电表有异常情况，查明情况，如确需业主配合应立即告知业主进行处理；如须更换水表、电表，应填写水电表更换记录表，报部门负责人审批后，由工程维修部进行更换。4.1.6客服中心前台文员应在电脑中对照上月读数，核对抄表人员本月读数是否有异常。若发现异常，应在抄表记录上先作特殊记号，并上报

17、部门负责人。4.1.7如遇水、电表安装于室内的，客服部必须首先出具抄表的通知，告知业主有关的事项。4.2 收费单据的生成及派单4.2.1集中交楼的或购房合同约定交楼日期在集中交楼日期后的，以购房合同中约定的交楼日次日起开始计收物业管理费，如收楼日在合同约定的交楼日前或，自收楼日起计算物业管理费。4.2.2生成管理费单据时间为每月28日。在生成当月管理费单据之前，客服中心前台主管应认真核对新生成费用的房号及其面积等数据。4.2.3对于因介绍买房等优惠减免管理费的业主，客服中心前台主管应根据集团公司相关文件上提供的房号给予减免，其他任何人不得擅自减免。对于因其他原因，如投诉、维修等经证实确需减免管

18、理费、滞纳金，应由该栋楼宇客服专员以专题报告的形式经逐级审批，相关报告与文件必须一式两份，客服中心前台主管和客服专员各执一份，业主档案存一份。各自须做好存档和统计工作。4.2.4对于退房、换房和转让的业主，客服中心前台主管须查清是否欠交管理费、水电费、煤气费等其他费用后方可签字，然后办理其它相关手续。在收到集团销售部关于退房的业务联系通知单后，从次月开始按空置房或新收楼计收该房间的管理费。4.2.5管理费单据的生成须和住宅的房号或商铺的铺号一一对应。4.2.6收楼前10天各楼盘必须完成收费系统软件的安装，并确定划账的银行，申请相关划扣账号。通过物业收费软件将管理费和水电费汇总为收费单，客服中心

19、前台主管每月28日前打印总收费明细经客服部负责人和客服中心负责人审核后，并于次日完成收费单打印且即时分派给各客服专员。4.2.7客服专员应在一天内对收费单按房号及时地进行细分。在细分过程中，须每栋抽样10户核查单据上的水电费、管理费等费用有无错误。如有错误应及时知会并确认让客服中心前台主管进行复查和更改。4.2.8客服专员细分完收费单据后，应在每月30日之前将所有分管楼宇及别墅所有业主的收费单据派发到该户的信箱中。4.3 现金收缴4.3.1客服中心前台主管在收取现金时须登记现金收费台帐，待财务签字确认后，留底存档。4.3.2业户来交纳物业管理费时，应尽量说服业主到相关银行开设账号并签订委托划账

20、协议，再到物业公司进行账号登记,通过银行划账形式交纳物业管理费。4.3.3客服中心前台主管每天上午8：30与财务专人取出前一天投柜现金，填写银行送款单，出纳员将现金送银行。然后填写一式三联的内部缴款单(一联留底，一联交会计入账，一联由收据专管员留存，以备核销收据) 、银行回单、收据记账联一并交财务入账。4.3.4收银员到财务部领取新收据之前归还旧收据，并做好登记。收取现金时，两人确认后方可开具现金收据，归还收据时必须保证收据完整，且第一联存底，如作废必须留存一式三联，并在收据上注明“作废”及“经手人签名”。4.4 银行划账4.4.1客服中心前台主管在每月划账前将新登录的银行账号输入电脑，账号的

21、输入正确率为100，确保新登录账号与所登记房号一致，确保当月划账工作顺利进行。4.4.2收银员每月2日前将相关银行划账明细制作完毕，经前台主管审核无误后，于3日前送达银行进行当月的划账工作。如遇节假日，则顺延至假后第一个工作日。4.4.3银行划账前，客服中心前台主管须检查上月的现金收费台帐，核查欠费房间是否有已交费而末录入电脑的情况，并生成各欠费房号的滞纳金。4.4.4客服中心前台主管每月4日填写银行进账单，根据银行返回的划账情况进行当月的费用明细分解工作，制作银行划账分解表，交部门负责人和财务审核，然后汇报公司领导。4.5 欠费催缴4.5.1客服中心前台主管每月8日前打印出各楼宇、商铺的欠费

22、台帐。4.5.2客服专员按打印的欠费台帐，于两天内由分管楼宇客服专员统计该分管楼宇业户的欠费情况，并制作欠费台帐。欠费台帐上如有金额不清楚者，须及时与客服中心前台主管进行核对。4.5.3客服专员统计完欠费房号及其金额后，填写欠费条，并核实欠费金额与欠费时间准确无误后，将欠费条派发至业主信箱中。物业助理派发欠费条前，应详细查阅现金台帐，对划账前后已经缴交现金的业户，不得再派发欠费条，以免引起业主投诉。4.5.4在张贴欠费条一个星期后，对于已入住户，欠费时间超过三个月或者欠费金额在1000元以上的业户，必须经公司领导同意，可分批采取非常措施，非常措施由相关部门执行。对其他欠费金额较少的业户，客服专员必须上门或打电话进行回访，摸清欠费原因，督促业主尽快缴纳。4.5.5客服中心前台主管每天须登记欠费催交登记表，一式两份，经确认无误后，其中一份在每天下班前上报财务，另一份自留底存档。