理想会议的组织秘诀有用

1、理想会议的组织秘诀“提醒一下，你们还有3分钟时间。”会议室外面已经有人在提醒了。“好的，马上结束。”会议室里人们有的匆忙地收拾着笔记本电脑，有的擦着记录板上的图案和数字，“我们再约个时间吧，这次会议还有些问题没有讨论完。”一个小时的会议很快结束了，但是议题还没有讨论完，下次开会又要占用时间，这是几乎成为各个写字楼和公司每天都会遇到的问题。职业经理人们几乎每天都要预定会议室，为了把这个形式让员工更好接受，微软（中国）将会议室起名为“天王星、海王星、冥王星”，来增加一些开会的乐趣。会议，在现代企业的发展中显得越来越重要，也越来越烦琐。美国纽约时报特约作家巴尔玛莎提出，会议具有“红绿灯”的指标作用，

2、甚至经济不景气的根源就是开会。这些话是否言过其实呢?事实证明，当前的会议确实变得越来越盲目、冗长、超时、空泛、枯燥，难以介入、难以驾驭企业要解决问题，形成决策或激励员工斗志，就必须以开会的形式进行相互交流、沟通。因此，所有企业召开会议都面临一个挑战达到预定的会议目的。换言之，就是要完成会议沟通的高效率。然而，目前的会议效率如何呢?有资料显示，即使是高科技企业的会议，也仅有49称得上是有效率的会议，会议浪费了经理人13还多的时间。更令人吃惊的是，竟然很少有人能确切说出来时间到底浪费在哪里。那么，怎样才能开一个高效会议？怎样减少你的会议？举行“必要的”、而不是“需要”的会议。美国霍夫史塔大学于19

3、99年针对1000多位企业领导人所作的调查显示:72的人觉得近五年来用在开会上面的时间比以往增加了很多；有超过半数的人不认为参加开会的人都能真正了解会议的决议，他们也质疑开会到底能否达成所谓的“决议”。为什么最近公司的会议数量普遍增加了呢？在大型的跨国企业里，机动性高的组织团队及快速准确的信息来源，已成为企业获取商机的渠道。快速的组织变动正在成为企业生存的重要法则。企业要适应多变的企业环境，内部和外部沟通是必需的。企业内部机制的变革如何调动员工士气，各分支机构的职员能否很好地执行企业计划，新技术的引进是否成功等等问题，正是需要引入会议讨论的。这样一来，举行“必要的”、而不是“需要”的会议，就非

4、常重要。怎样决定会议是否必要呢？这里强调的举行“必要”会议与会议质量有紧密联系，必要的会议应符合以下要求：(一)会议目的单纯化比如企业的业务会议，应以业务相关工作的协调、裁决、计划与执行为主要议程，如果在会议上掺入专业性议题或者例行性的行政工作，就没有必要。(二)会议资料有准备会议资料应由专职的部门负责汇总和作分析，并将报告重点及有待决定的事项进行整理，于会前送交会议主持人参考。(三)会前先行沟通报告事先整理，送交会议主持人，以便事先了解问题所在，在会议中做出更明智的决定。(四)书面解决无法当场决定的事项这种做法有利于减少将一些不成熟的意见纳入议题中的现象，对经营决策者而言，可以有更多时间深入了解问题核心，避免陷入决策的陷阱中。(五)报告内容要有摘要会前，应要求发言人将重点及待协调事项以摘要方式列于书面报告的首页，以不超过一页为原则。(六)有负责会后考核工作的部门如果没有负责会后考核工作的部门，这样的会议就是不必要的会议了。关于会议决议过程的选用，一是权威式决议、二是少数服从多数式决议、三是强势少数式决议、四是无异议一致通过式决议。虽然说这四种决议方式都是可行的，但最常见的会议决议方式，还是“标准议则”。这个方法从对与会者的心理研