时间管理与效率控制

1、时间管理与效率控制时间管理与效率控制课程大纲课程大纲v关于时间管理关于时间管理v时间管理的途径时间管理的途径v如何做好时间管理如何做好时间管理 一、关于时间v（一）时间的特性v时间无法积蓄v无法取代v无法失而复得 什么是时间！（二）时间的内生与外生陷阱 时间的内生陷阱v时间估计不切实际v同意时间内做太多的事v. 时间的外生陷阱访客多 多会议多.（三）时间的成本v每个人的时间都是同等的，时间的价位却完全不同。v你是在浪费时间还是在投资时间？我们目前的实际状态v加班没有时间锻炼，身体经常处于透支的状态。v工作没有计划，每天靠惯性进行日程安排。v像无头苍蝇一样工作，没有方向感。v每天列了一大堆计划，

2、晚上回顾的时候却发现忙的都是一些非常琐碎的事情，重要的事情却没有干！时间浪费的原因和症状v办事拖拉v上班漫谈、聊天v 干扰v不速之客打扰v主管事必亲躬v不敢拍板，等指示v不考虑轻重、缓急v负责人员“迟到”v同样的问题总是一而再再二三的出现v会议冗长v经常加班加点v穷于应付突发事件上v交待不清，事情做错v完美主义办事v不考虑事情的复杂性v凭记忆办事v信息沟通不畅v找资料二、关于时间管理v时间管理就是自我管理v改变时间管理的第一步， 从你自觉需要时间管理开始时间管理的益处v控制v减轻压力v节省时间v更加关注v提高工作效率 v平衡v v 更快乐的工作，更智慧的工作成功人士是时间管理的高手v关键不在于

3、能活多久，而在于能活多好。v你在工作中投入了多少时间都不重要，重要的是你在这段时间都做了多少工作。三、时间管理的途径v（一）个人价值管理v（二）自我组织管理v（三）组织沟通管理（一）个人价值管理v按照工作价值来确定优先顺序v1、把每天要做的事列一份清单v2、确定优先顺序，从最重要的事情做起v3、每天都这么做 人的精力就像桶一样是有限的测测你平时做事情的优先顺序v喜欢做的事情v熟悉做的事情v时间花费少的事情v上级临时交待的事v紧急的事情v工作量大的事情v容易做的事情v排定时间的事情v资料齐全的事情v别人的事情v经过筹划的事情v有趣的事情 通常，什么样的事情是你优先选择做的?紧急紧急 重要重要优先

4、矩阵分类表 紧 急 不 紧 急 重 要 危 机 急 迫 的 问 题 有 期 限 压 力 的 计 划 防 患 于 未 然 改 进 产 能 建 立 人 际 关 系 发 掘 新 机 会 规 划 、 休 闲 不 重 要 不 速 之 客 某 些 电 话 某 些 信 件 和 报 告 某 些 会 议 必 要 而 不 是 重 要 的问 题 受 欢 迎 的 活 动 繁 琐 的 工 作 某 些 信 件 某 些 电 话 浪 费 时 间 之 事 有 趣 的 活 动 重要重要紧急紧急 紧 急不 紧 急重要 压 力 筋 疲 力 尽 危 机 处 理 忙 于 收 拾 残 局 有 远 见 平 衡 纪 律 自 制 少 有 危 机

5、不重要 短 视 近 利 危 机 处 理 被 视 为 巧 言 令 色 轻 视 目 标 与 计 划 缺 乏 自 制 力 ， 抱 怨 人 际 关 系 浮 泛 ， 破裂 全 无 责 任 感 工 作 不 保 依 赖 他 人 或 社 会机 构 维 生 紧 急 不 紧 急重要不重要IIIIIIIV(二)自我组织管理 通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的目的。即时间上的四则运算：加、减、乘、除。 时间的加、减、乘、除四则运算： 找出隐藏时间 减少无谓的时间提高工作效率根除浪费时间习惯加法v如何找出隐藏的时间？v（1）善于利用等候和空挡时间v（2）创造时间区v（3）逆势操作v（4）背包原则v注意平时积

6、累素材v位移上的批量处理v时间上的批量处理减法 时间经常浪费在反复思考，或者是下决心的过程中，需要改变的是我们思考和行动的习惯。 5分钟思考法：v1分钟：决定目标及课题v2分钟：思考的扩张及探求v2分钟：整理思路，定下结论乘法 时间管理中的乘法，就是怎样提高工作的成效。v物尽其所，物归原处v建立有效的工作环境v有效的文件处理除法v对付拖延的办法，当机立断v逐个击破、分解进行v调整思维方式v不追求尽善尽美（三）组织沟通管理v组织时间计划v组织时间沟通v组织时间融合懂得说“不”v时间结构的暗示。个人时间与组织时间的冲突。v对于无谓的打扰，暗示无法应酬。v在拒绝别人的时候，附以理由并提供其他途径。v

7、对事不对人。善于沟通v避免多重沟通v确认沟通到位，不使双方做无用功v管理 ，善用 进行沟通v善用结束谈话的技巧v组织问题尽量集中沟通会议沟通v不参加没有准备的会议重视会议质量v使会议有成效：v制定清晰会议目标v尽量减少与会人数。邀请可提出建设性建议的人员v选择适当的开会时间v提前准备议程，使与会者提前预知会议主题v避免长时间的会议四、如何做好时间管理v时间管理的方法v赢取时间的技巧时间管理方法（一） 美国的管理学家唐纳德.C.伯纳姆提出：当你处理任何工作时必须自问：v能不能取消它?v能不能与别的工作合并？v能不能用简便的东西代替它？时间管理方法（二）v1、记录自己的时间，认清时间耗在什么地方v

8、2、管理自己的时间，减少非生产性工作v3、集中零星时间，成为连续性的时间段时间管理方法（三）vABC分类法v1、将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；v2、安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；v3、在工作中记载实际耗用时间；v4、每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；v5、重新调整自己的时间安排，更有效的工作。时间管理方法（四）v帕累托二八法则v在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。v把精力专注于那20%重要的能获得最大回报事情上，达到事半功倍的效果。时

9、间管理方法（五）v1、目标必须是自己定的v2、目标一定要是书面的v 第一，理清自己的思路，知道自己要实现 哪些事情。 第二，把目标书面化，不容易遗忘。 第三，时时提醒自己目标在哪里。v3、目标必须是切合实际的。v4、目标必须是可衡量的。v5、目标必须有时限。v6、目标是平横和谐的。每日目标每日目标每周目标每周目标月度目标月度目标季度目标季度目标年度目标年度目标每周目标每周目标角色角色目标目标计划计划行事历行事历赢取时间的技巧v1、一日之计在昨天下班前，一周之计在于周日，一月之计在于月底。“预则立，不预则废”v2、早15分钟或半小时开始工作，计划全天工作。v3、工作前，先准备好相关资料，把所有需

10、要的资料、报告放在桌上，避免为寻找遗忘东西浪费时间。v4、储备各种与工作相关的知识，增进处事能力，减少时间浪费。v5、把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在精神较差的时候处理。v6、整理重要会议、讨论或谈话内容，养成将构思、概念、票据及资料，存放在档案里的习惯。赢取时间的技巧v7、训练速读：速读可增快2-3倍阅读速读，那么行事效率该有多高？v8、别让闲聊浪费你的时间：原意和朋友同事聊天，但应在下班以后。v9、利用空闲时间：顺手找些例行公事的工作来做。v10、整理好文件：避免浪费时间去找东西。v11、果断摆脱琐事：让秘书或助理分担琐事，专心一致的处理较特殊或富创造性的工作。v12、管制你的 ：在拿起 前，先准备好纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。v13、可以早上做完的事，决不拖到下午完成；可以一天作完的事，决不分成两天完成。赢取时间的技巧v14、该做的事都放在桌上，以免遗漏。v15、每天至少完成一件事情，特别是在情绪工作低潮时。v16、选择在午餐或下班前开会，决定会很快。v17、站着接待健谈的人来访者，他很快就道出来意了。v18、将相关的工作放在一起。v19、休息片刻，来杯咖啡、茶、冷饮，甚至只要在窗前伸个懒腰，就足够你精神抖擞了。v20、沉思：思索一下可寻求出各种增进工作的方法及满意的灵感，受益匪浅。自我工作检核v1、是否完成了我所有优先安排的事情；v