第五章 调查研究与现状分析.教学教程课件电子教案

1、第五章第五章 调查研究与现状分析调查研究与现状分析5.1 调查研究的组织与步骤5.2 业务流程分析5.3 数据流程分析5.4 功能与数据的交互分析5.5 组织信息管理现状的分析与评价目录目录第五章第五章 需求分析需求分析5.1 调查研究的组织与步骤 5.1.1 调查研究的组织 系统调查涉及面广，任务重，由于组织信息系统的复杂性，为了获得对组织管理的全面认识，调查研究必须在一定的组织下，按科学的方法和步骤进行。5.1.1 调查研究的组织 在组织上应注意以下问题： 1.成立调查研究机构 2.做好计划和用户培训 3.采用工程化组织 4.主动沟通及亲和友善的工作方式5.1.2 调查研究的步骤 系统调查

2、的原则有： 1.自上而下全面展开 2.全面展开与重点调查相结合 3.深入细致的调查研究 系统调查必须按一定的原则进行，才能保证信息的翔实、全面，防止片面性和局部性，这是正确分析企业信息管理现状的基础。5.1.3 调查研究的内容和方法 调查研究应该围绕组织内部的信息流动过程进行。组织中的信息流是物流过程和控制过程的反映，而物流和控制涉及到企业生产、经营、管理等各个方面，因而调查的内容也应该包括这些方面的内容。调查研究的内容 调查内容主要包括调查内容主要包括 1 1）组织机构和功能业务组织机构和功能业务 2 2）组织目标和发展战略组织目标和发展战略 3 3）工艺流程和发展战略工艺流程和发展战略 4

3、 4）管理方式和具体业务的管理方法管理方式和具体业务的管理方法 5 5）业务流程与工作方式业务流程与工作方式 6 6）数据与数据流程数据与数据流程 7 7）决策方式与决策过程决策方式与决策过程 8 8）占有资源与限制因素占有资源与限制因素 9 9）存在的问题和改进意见存在的问题和改进意见常用的调查研究的方法 问卷调查法 召开调查会 业务实践 专家访谈 电子问卷5.2 业务流程分析 5.2.15.2.1 业务流程分析的内容业务流程分析的内容业务功能分析业务功能分析 业务功能分析是在调查研究的基础上，按照企业组织业务功能分析是在调查研究的基础上，按照企业组织结构，详细列出企业功能。结构，详细列出企

4、业功能。业务关系分析业务关系分析 业务关系分析的内容包括流程中各个活动间的逻辑联业务关系分析的内容包括流程中各个活动间的逻辑联系、时序关系、数据联系、资源约束和活动的相关性等系、时序关系、数据联系、资源约束和活动的相关性等上分析各个活动之间的关系等。上分析各个活动之间的关系等。业务流程优化业务流程优化 按计算机信息处理的要求，分析哪些过程存在冗余信按计算机信息处理的要求，分析哪些过程存在冗余信息处理，哪些活动可以变串行处理为并行处理，变事后息处理，哪些活动可以变串行处理为并行处理，变事后监督为事前或事中控制，产生更为合理的流程。监督为事前或事中控制，产生更为合理的流程。5.2.2 业务流程图

5、业务流程一般采用业务流程图（Transaction Flow Diagram,TFD）来表示，就是用一些规定的符号和连线来表示某个具体的业务过程。业务流程图的绘制一般是按照业务处理的实际过程和步骤进行。1. 基本符号 业务流程图的符号只有6个，分别代表了信息系统中的最基本概念和处理功能。业务处理单位业务处理功能报表和表格文件存档信息收集和统计信息传递过程2. 业务流程图举例 下图是某汽车配件公司销售业务路程。这个流程中，顾客发订单给销售部门，销售部门经过订单检查，把不合格的订单反馈给客户，对合格订单，通过核对库存记录，缺货订单通过缺货统计，向采购部门发出缺货通知，并登记缺货记录。对于可供货订单

6、，登记客户档案，开出备货单，通知仓库备货。同时保存订单数据，并进行销售统计。图5-2 汽车配件公司销售部门流程图顾客顾客校验订校验订单单顾客档案顾客档案处理备货单处理备货单缺货记录缺货记录库存记录库存记录订 单 存订 单 存底底发订发订单单开备货单开备货单缺货统计缺货统计销售统计销售统计销售部销售部门门订单订单可供货 订可供货 订单单不合格订不合格订单单备货备货单单缺 货 订缺 货 订单单销售统计销售统计表表缺 货 通缺 货 通知知仓库仓库采购部采购部门门3. 业务流程图举例5.2.3 业务流程建模与分析工具 业务流程模型的建立对于企业生产经营活动的优业务流程模型的建立对于企业生产经营活动的优

7、化有重要意义，依靠模型，可以迅速地对复杂地企业化有重要意义，依靠模型，可以迅速地对复杂地企业经营活动进行全面的分析，建立资源、组织、人和过经营活动进行全面的分析，建立资源、组织、人和过程之间的关系，从而指导信息系统的开发。目前，对程之间的关系，从而指导信息系统的开发。目前，对于业务流程的建模和分析出现了很多工具，有力的支于业务流程的建模和分析出现了很多工具，有力的支持了信息系统开发。如持了信息系统开发。如IBM WBIIBM WBI、CIMOSACIMOSA、GRAI-GIMGRAI-GIM、ARISARIS、FirstSTEPFirstSTEP、IDEFIDEF等，都是近年来出现的比较等，都

8、是近年来出现的比较有代表性的业务流程建模工具。我们以有代表性的业务流程建模工具。我们以IBM WBIIBM WBI为例，为例，介绍这些工具的功能和使用。介绍这些工具的功能和使用。oWBI Workbench（核心）涵盖了全部业务流程模型建立的整个（核心）涵盖了全部业务流程模型建立的整个周期，（流程建模工具周期，（流程建模工具Process Modeler）oWBI Workbench Server多用户环境中，可以用多用户环境中，可以用WBI Workbench可以将业务流程模型自动地转换为可以将业务流程模型自动地转换为MQ Workflow所要求地所要求地FDL模模型描述语言，在型描述语言，

9、在MQ Workflow流程处理引擎中执行流程处理引擎中执行oWBI Monitor实时地监控流程运行情况，发现潜在问题，并重实时地监控流程运行情况，发现潜在问题，并重新利用新利用WBI Workbench对路程进行优化对路程进行优化IBM WBI(WebSphere Business Integration Workbench and Monitor) 是用来定义、分析和监控业务流程的软件包，包括：是用来定义、分析和监控业务流程的软件包，包括：经过这个过程地循环，达到最优的业务流程处理和运作模式。经过这个过程地循环，达到最优的业务流程处理和运作模式。1.流程建模工具WBI Workbench

10、 Workbench提供四个组件，分别为用户提供不提供四个组件，分别为用户提供不同的建模方式选择同的建模方式选择oBusiness Modeler (包括包括Enterprise Modeling、Business Analysis、Workflow Translation)oUML ModeleroXform DesigneroXML Mapper 流程监控工具：流程监控工具：WBI Business Process MonitorWBI Business Process Monitor, ,包括以下几种工具包括以下几种工具: :o Adiminstration Utilityo Workf

11、low Dashboardo Business Dashboardo Repositoryo Web Publisher WBI Workbench Server它提供了仓储库管它提供了仓储库管理和理和Web发布的功能，实现流程设计协同和发布的功能，实现流程设计协同和流程信息的快速存取。包含以下两个组件：流程信息的快速存取。包含以下两个组件：WBI Workbench Server两个组件5.3 数据流程分析 在数据流程分析中，要根据业务流程调查的结果，抛开物质要素的成分，对数据的收集、加工和传递过程进行全面分析，以保证数据采集全面、处理高效、传递通畅、利用充分。5.3.1 数据流程分析的内容

12、数据的分析有以下方式： 1.围绕系统目标进行分析 2.信息环境分析 3.围绕现行业务流程进行分析 4.数据的逻辑分析5.3.1 数据流程分析的内容数据流程分析的内容包括： 1.数据汇总 2.数据特征分析 3.数据流程分析5.3.2 数据流程图 数据流程分析的主要工具是数据流程图。数据流程图是现有数据流程的抽象，它舍弃了具体的组织结构、物流、场所等信息，仅从信息流动的角度考察业务执行的过程。数据流程图具有两个特征： 1.抽象性 2.概括性数据流程图的绘制要注意以下几点： 1.数据处理与业务处理过程相对应。 2.数据流程图的确定要和业务人员反复 讨论。 3.对数据流要进行分析和优化。 按业务流程图

13、理出的业务流程顺序，将按业务流程图理出的业务流程顺序，将数据处理过程绘制成数据流程图。对于每个数据处理过程绘制成数据流程图。对于每个具体业务，再进一步细化，通过更详细的数具体业务，再进一步细化，通过更详细的数据流程图描绘更具体的数据处理过程。据流程图描绘更具体的数据处理过程。绘制数据流程图时具体的做法是：数据流程图数据流程图数据流程图数据流程图数据流程图“自顶向下，分层绘制”示意图数据流程图成绩单成绩单学生基本信息学生基本信息教师基本信息教师基本信息课程信息课程信息教学计划教学计划教室基本信息教室基本信息班级基本信息班级基本信息成绩单成绩单课程表课程表课程表课程表专业信息专业信息数据流程图.数

14、据流程图数据流程图数据流程图数据流程图父 图子 图数据流程图数据流程图5.3.3 数据字典5.3.3 数据字典5.3.3 数据字典5.3.3 数据字典5.3.3 数据字典 内容：内容：（1 1）名称、编号、简述）名称、编号、简述（2 2）来源、去向）来源、去向（3 3）数据流的组成）数据流的组成（4 4）数据流量及高峰流量）数据流量及高峰流量编号F03-08名称：领料单领料单简述：车间开出的领料单车间开出的领料单来源：车间车间去向：发料处理模块发料处理模块数据流组成： 材料编号材料编号+ 材料材料名称名称+领用数量领用数量+日期日期+领领用单位用单位数据流量：10份份/时时高峰流量：20份份/

15、时时（上午（上午9:0011:00）5.3.3 数据字典编 号：P02-03名 称：计算电费简 述：计算应交纳的电费输入数据流：数据流电费价格，来源于数据存储文件价格表；数据流电量和用户类别，来源于处理逻辑“读电表数字处理”和数据存储“用户文件”。处 理：根据数据流“用电量”和“用户信息”，检索“用户文件”，确定该用户类别；再根据已确定的该用户类别，检索数据存储“价格表文件”，以确定该用户的收费标准，得到单价；用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费。数据流组成：数据流“电费”，一是去外部实体“用户”，二是写入数据存储“用户电费帐目”。输出的数据流：10份/时处 理 频 率：对每个用户每月处理一

16、次。5.3.3 数据字典编 号：F03-08名 称：库存帐简 述：存放配件的库存量和单价组 成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注。关键字：配件编号。相关联的处理：P02、P03。5.3.3 数据字典编 号：S03-01名 称：用户简 述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-06、D03-08。输出的数据流：D03-01 。5.3.3 数据字典5.3.3 数据字典5.4 功能与数据的交互分析 在对实际系统的管理功能、业务流程、数据分析都有了详细了解之后，就可以在此基础上进行系统化分析，以便整体考虑新系统的功能。功能/数据分析就是进行这种分析的工具，通过U/C矩阵的建立和分析，可以子系

17、统的划分和数据资源分布的合理性。 5.4.1 U/C矩阵o U/C矩阵是一个进行内容分析的二维表，纵坐标和矩阵是一个进行内容分析的二维表，纵坐标和横坐标表示要分析的两个变量，二维表中的横坐标表示要分析的两个变量，二维表中的U,C表示表示两个变量之间的关系。两个变量之间的关系。 o U/C矩阵中，矩阵中，U（Use）表示该功能为数据的使用表示该功能为数据的使用者，即某个功能使用某类数据，者，即某个功能使用某类数据，C(Create)表示该功表示该功能为数据的生产者或创建者。能为数据的生产者或创建者。o 建立建立U/C矩阵首先要进行系统化，自顶向下的划分，矩阵首先要进行系统化，自顶向下的划分，具体

18、确定每一个功能和数据，最后把功能和数据之具体确定每一个功能和数据，最后把功能和数据之间的关系填到二维表中，就建立了间的关系填到二维表中，就建立了U/C矩阵。矩阵。 5.4.2 U/C矩阵的求解oU/C矩阵建立之后，还要进行完备性、一致性检矩阵建立之后，还要进行完备性、一致性检验。验。oU/C矩阵不仅适用于功能矩阵不仅适用于功能/ /数据分析，也适用于其数据分析，也适用于其他方面的管理分析。他方面的管理分析。 U/C矩阵的求解是通过表上作业来完成的。矩阵的求解是通过表上作业来完成的。U/C矩矩阵的行或者列之间没有固定的顺序，通过行或者列阵的行或者列之间没有固定的顺序，通过行或者列的调整，使得矩阵

19、中的的调整，使得矩阵中的C C尽量靠近对角线，然后以尽量靠近对角线，然后以C C为标准划分子系统，即构成了为标准划分子系统，即构成了U/C矩阵的解，据此矩阵的解，据此可以进行系统的功能划分和资源分布。可以进行系统的功能划分和资源分布。 U/C矩阵图5.4.3系统逻辑功能划分与数据资源分布1系统逻辑功能的划分 在上述U/C矩阵求解的基础上，根据功能的实际业务需要，沿对角线用方框把相对集中的数据联系框起来。小方框的划分是任意的，但必须把所有的“C”都包含在小方框内，每个小方框既没有重叠也不会遗漏任何一个数据和功能。在实际划分中，可参考业务处理的要求和分析员个人的习惯进行。在子系统划分以后，仍然存在

20、着子系统以外的“U”元素，表明存在着跨子系统的数据使用，即子系统间的数据联系。 U/C矩阵图2数据资源的分布 5.4.3系统逻辑功能划分与数据资源分布 所有数据使用关系，即表中的“U”被分割成两类，一类在小方框内，表示数据只在一个子系统内产生和使用，可以考虑把数据放在子系统的计算机设备中处理；另一类数据使用关系“U”在小方框之外，表示不同子系统间存在着数据联系，需要考虑数据在网络中的分布和传递问题。这里的子系统是系统的一个基本框架，并不是系统的功能模块。 5.5 组织信息管理现状的分析与评价 5.5.1 信息管理现状分析与评价的内容 现状分析和评价是为了获得关于现行系统的总体认识。分析现有信息

21、管理手段的水平，对新系统方案的需求给出明确的评价。分析和评价的内容包括： 5.5.2 分析与评价的指标 评价指标体系，主要有：评价指标体系，主要有：（1 1）企业的信息化基础设施水平。）企业的信息化基础设施水平。（2 2）企业的信息技术应用的范围和深度。）企业的信息技术应用的范围和深度。（3 3）企业信息资源开发和利用程度。）企业信息资源开发和利用程度。（4 4）通过信息管理增加企业产品和服务的技术含量和信息附）通过信息管理增加企业产品和服务的技术含量和信息附加值的能力。加值的能力。（5 5）企业管理再造，包括企业生产、经营、管理和决策水平）企业管理再造，包括企业生产、经营、管理和决策水平的信

22、息化。的信息化。（6 6）以信息管理为基础的制度创新，如制度、规范、监督等）以信息管理为基础的制度创新，如制度、规范、监督等手段手段（7 7）信息化人才。）信息化人才。5.5.3 分析和评价方法 o事件跟踪事件跟踪对系统运行中发生的关键事件们进行跟踪，记录对系统运行中发生的关键事件们进行跟踪，记录偶然和意外发生的对工作产生较大影响的事件。偶然和意外发生的对工作产生较大影响的事件。 o 效果比较效果比较从信息处理速度、差错率、活动的集成、数据从信息处理速度、差错率、活动的集成、数据冗余和共享程度等，以及信息对提高整个工作效率中的作用方冗余和共享程度等，以及信息对提高整个工作效率中的作用方面面 o

23、 人的因素评价人的因素评价用户意见和对现行系统的看法用户意见和对现行系统的看法 o 综合研究综合研究综合各方面因素，探讨现行系统存在不足的原综合各方面因素，探讨现行系统存在不足的原因以及进行新系统开发仍然缺少的因素，并按照不同的流程和因以及进行新系统开发仍然缺少的因素，并按照不同的流程和组织分别给出相应的评价结果组织分别给出相应的评价结果 5.5.4 分析评价的步骤 1寻找现有流程中增加管理成本的主要原因，寻找现有流程中增加管理成本的主要原因，组织结构设计不合理的环节，分析现存管理业务组织结构设计不合理的环节，分析现存管理业务的功能、制约因素以及关键问题；的功能、制约因素以及关键问题； 2根据

24、市场、技术变化的特点及企业的现实情根据市场、技术变化的特点及企业的现实情况，分清问题的轻重缓急，找出需要重点解决的况，分清问题的轻重缓急，找出需要重点解决的重点问题；重点问题；3根据市场的发展趋势以及客户对产品、服务根据市场的发展趋势以及客户对产品、服务需求的变化，对关键环节以及各环节的重要性做需求的变化，对关键环节以及各环节的重要性做出明确定位；出明确定位；4确定每个管理环节需要改进的具体内容。确定每个管理环节需要改进的具体内容。 5.6 小 结 组织的信息战略应该依据于组织的战略。信息组织的信息战略应该依据于组织的战略。信息战略目标确定以后，要制定一个集成的信息系统的战略目标确定以后，要制定一个集成的信