内审的程序和方法PPT

1、内审程序和方法内审程序和方法按审核阶段进行阐述按审核阶段进行阐述审核前：策划、准备审核中：实施、讨论、判断审核后：跟踪、验证术语和定义术语和定义审核、审核方案、审核计划审核、审核方案、审核计划审核准则、审核证据、审核发现、审核结论审核准则、审核证据、审核发现、审核结论审核准则审核准则审核证据审核证据审核发现审核发现对照对照相关相关审核结论审核结论考虑考虑审审核核审核方案审核方案审核计划审核计划审核准备审核准备审核计划审核计划根据被审核方的重要性、复杂性、过往表现策划审核。根据被审核方的重要性、复杂性、过往表现策划审核。审核计划三要素：审核内容及分工、时间、审核员审核计划三要素：审核内容及分工、

2、时间、审核员审核内容每次不必覆盖全部要素，但是一个年度的审核审核内容每次不必覆盖全部要素，但是一个年度的审核能覆盖全部要素能覆盖全部要素 滚动审核滚动审核 集中审核集中审核审核时间长短合适审核时间长短合适审核员有资格，且与被审核的工作无直接责任关系审核员有资格，且与被审核的工作无直接责任关系审核的提纲、路径确保主要内容被审到，确保审核效果不应照抄标准条文，结合公司实际情况及行业特点、法规要求进 入转化和编写。具有广度、深度： 广度内容全面； 深度重点、难点突出 我们的检查表：按部门编制，包括涉及的全过程 体现：过程方法PDCA审核准备审核准备审核检查表审核检查表 人员组成、资格、经验、团队培养

3、 审核组成员沟通、意愿 审核任务分工、责任分工 审核组内部学习和培训 发出内审通知及审核实施计划 熟悉审核文件、审核对象审核准备审核准备审核组筹建及沟通审核组筹建及沟通审核组长主持：开始会议审核组、被审核部门经理或指定人员参加作用：审核动员；计划确认；陪同确认；申明； 其它必要的事项时间通常为1530分钟内审首次会议可省免，但事前必须提前通知各部门作相应的工作安排和人员安排。审核实施审核实施首次会议首次会议审核就是要寻找符合或不符合的证据 整理资料及不合格：内部需求、外部需求符合或不符合判断的依据: -GB/T19001标准 -法律、法规及其它要求 -客户的要求 -公司的要求：管理、监控、考核

4、审核实施审核实施开展审核开展审核抽样原则 公正、随机、代表性抽样合理性 时间取段：关注短、中、长期 改进能力：改进措施及有效性验证，自我完善机制 改进点：改进前后对比 样本量、记录数、审核实施审核实施开展审核开展审核内审常用的方法 交谈、查文件、看现场、复现谈哪些？跟什么人谈？查阅的文件有哪些？现场看什么？什么情况需要复现？操作、服务、质量审核实施审核实施开展审核开展审核内审记录 作用证据：符合性、有效性、可信性 特征-可重查、反映符合性有效性; 记录“三要素” 准确、具体记录抽样样本;如查阅的文件名 称、编号、发布日期、批准人；当事人要 记录岗位、职务等 记录样本符合要求的证据及 不符合要求

5、的证据; 评价样本的符合性或/和有效性。审核实施审核实施开展审核开展审核不符合项判断-严重不符合项 体系存在严重问题 要素缺失 执行处于失控状态 产品存在严重质量问题 违反产品法规 严重质量问题的产品交给客户 违反法律法规要求 内外审时，严重不符合项应分析严谨，协商达成共识 审核实施审核实施开展审核开展审核不符合项判断一般不符合项 个别的、偶然的、孤立的问题个别的、偶然的、孤立的问题 可能已发生但后果不严重，影响不大可能已发生但后果不严重，影响不大 与审核准则相比，非重点要求轻微不符与审核准则相比，非重点要求轻微不符合合 内外审时一般开具一般不符合项，但项数需限内外审时一般开具一般不符合项，但

6、项数需限制制 量变引起质变！量变引起质变！ 一般不符合：一般不符合：抓重点条款，关键过程抓重点条款，关键过程审核实施审核实施开展审核开展审核不符合项判断建议项/观察项 还没有充分的证据证明是一个问题 可以做得更好些 外审时：开具后需提交整改计划及方案 内审时：确认后按整改项提交计划及方案审核实施审核实施开展审核开展审核审核实施审核实施开展审核开展审核v不合格描述_四段制 审核准则：*规定* 审核证据：在审核中发现* 审核发现：以上事实不符合*的规定。 审核结论：一般/严重不合格 审核的三个层次 文件：符合标准要求吗？清晰吗？ 执行：与文件要求一致吗？ 绩效：效果如何？目的达到了吗？审核实施审核

7、实施开展审核开展审核审核的工作思路(PDCA) 目标(P)：过程已识别，目标已确定 要求(P)：输入、输出的要求 职责、资源(P)：是否规定且有资源（人财物） 准则、方法文件(P)：是否规定并能提供 资源(D)：配置情况如何 过程执行(D):文件及要求执行情况 过程接口（D)：是否向下一个过程传递输出 监视和测量（C）：效果如何？目标达到了吗 改进（A）：目标没达到的原因及措施？审核实施审核实施开展审核开展审核内审需注意的几个方法： 客观证据（规范的、认可的） 注意沟通和交流方法，态度谦逊，对事不对人 检查表：审核中需要时可以调整 注意过程之间关联性，避免信息零散 记录要清楚（数量、型号、编号

8、等），方便追溯 一般不符合与轻微不符合的判定和理解 开具不合格时关注重点过程 保密！审核实施审核实施开展审核开展审核组长：主持组长：口头通报审核结果：综述、不符合项组员：建议各组派代表总结问题被审核方澄清或解释（不建议在会上）领导要讲话（内容可事前沟通达到推进效果）必要时，可免去正式的会议审核实施审核实施末次会议末次会议编审：组长编制管代审批鉴于本次特殊情况，需代签字内容要求：审核组成员、目的、范围、准则、概述、 审核发现、审核结论、整改验证要求；审核 概述与不符合项/观察项应保持协调一致时间：可在末次会议后整理、提交、发布审核实施审核实施审核报告审核报告不符合项报告 格式：已有规定格式 内容

9、：问题、原因、对策、验证 不合格描述要清晰准确（前面已有讲述） 原因、对策由责任部门填写，对于复杂的问题也可由管理代表组织专案小组进行。 验证由内审员或管理代表指定的人员进行 责任部门和发现部门可不为同一部门审核实施审核实施后续跟进后续跟进不符合分析原因 主要的可控制的原因 尽量从系统上找原因 文件错漏、培训不足、资源问题 问多几个为什么，找到最深层的原因 有经验的审核员： 根据经验判断原因及对策是否开具合理的不符合项审核实施审核实施后续跟进后续跟进制定对策 具体、可操作的行动方案 这个问题、类似问题、今后怎么办 明确做什么、谁去做、何时做 举一反三！审核实施审核实施后续跟进后续跟进不符合验证 有没有问题结案的证据 是否执行了对策（证据附后） 是否避免了这个问题及类似问题的存在 效果有没有比以前好（适用时） 不要轻易放过，除非证据确凿才结案 预期不足，不能结案的事项