文件编写制度规范

1、文件编写规范1 .目的22 .适用范围23 .职责24 .工作内容25 .附件5文件编写规范1 .目的为了规范公司各类文件的编写，以求文件的格式和风格的统一，特制定本制度。2 .适用范围本规范适用于公司各管理文件、流程文件。3 .职责3.1 公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由行政统一编号，总经理批准后，分发执行；3.2 公司文件由行政负责编写汇总。3.3 各部门编写文件时应按本规范要求执行。4 .工作内容4.1 文件的编写格式：4.1.2 文件编写条目按以下格式：1. （第一层）1.1 （第二层）1.1.1 （第三层）1.1.1.1 （第四层）（如此类推，最多不超过4层）

2、4.1.3 文件的页次格式为：页面底端居中标明页码。4.1.4 版次：版次号/修订数，可以进行单页修改。在一个版次内只能修订四次，超四次后，变更版本号:A/0A/1-A/2-A/3-A/4;B/0-B/1一B/2B/3B/4（如此类推）4.1.5 文件的字体4.1.5.1 文件大标题-黑体小二加粗4.1.5.2 文件第一层标题-宋体小三加粗4.1.5.3 文件内容-宋体四号4.1.5.4 流程表框内宋体小四号4.1.6 文档行距：文档自设行距20磅-22磅，可根据内容进行调整。4.1.7 文档页面设置：上2.5cm,下2cm左3cm,右2cm4.1.8 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制

3、此文件的作用和意义。2 适用范围：介绍文件适用的范围，如：按使用的场所（组织别）、产品、职能等进行界定。3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或较难理解的则需要解释。没有时可不写此项。5 内容：文件的主体部分，可用条文叙述的方式，也可用流程图的方式。6 附件、相关文件及表单：6.1 附件：本属于文件的组成部分，但为了突出其内容或保证其独立性、完整性才附在正文之后，与正文一起编页次。没有时则删除此条款。6.2 相关文件：与此文件一起相互配合或相互引用、参照的文件。没有时写“（无）”6.3 相关表单：文件使用过程中产生的记录表单。没有

4、时则删除此条款。4.2文件的编号：文件由行政部负责统一编码，以保证能够正确识别文件的编码、版本号、修订状态等。管理文件简称G流程/程序文件简称L、技术类文件简称J。4.2.1 公司所有管理文件均按以下规则分类编号：1-I文件顺序号文件类别年份文件类别名拼音字母说明举例：质量安全管理制度Q人事及行政管理制度R、物资管理制度W安全管理制度A、资料文件管理制度Z、环境卫生管理制度H、设备管理制度S、仪器管理制度丫、销售管理制度X、市场管理制度M岗位说明书G财务管理制度C等。4.2.2公司所有流程文件均按以下规则分类编号：口口,文件顺序号文件类别年份流程类别名拼音字母说明举例：质量安全管理流程Q人事及

5、行政管理流程R、物资管理流程W安全管理流程A、资料管理流程Z、环境卫生管理流程H、设备管理流程S、仪器管理流程Y、销售管理流程X、市场管理流程M财务管理流程C等。4.3 封面和目录设计文件的内容较多时（多余5页）设计封面和目录，封面内容由版本号、编号、文件名称、起草人、审核人、审批人、发布单位及实施日期构成。具体见附件1。对于内容不超过5页的不设置封面，文件头设置版本号、编号，文件结束后的最下端设置起草人、审核人、审批人、发布单位及实施日期。具体见附件2。目录：只标注第一层的页码数。4.4 文件的编制、审核、批准4.4.1 文件由业务归口部门编制，附文件传阅单发至各部门传阅，业务归口部门将传阅的意见对文件进行修正。修正后的文件由业务归口部门经理审核（三个工作日内完成）。此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突。4.4.2 文件由业务归口部门审核后，必须由行政部进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核（两个工作日内完成），如需修改，由文件编制部门负责进行修改直至符合要求。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交总经理批准。4.5 文件的更改文件在使用过程中，如有相关部门发现不适之处或其它因素需进行修订时，向原编制部门提出，由编制部门填写文件更改审批单，