办公用品采购与管理办法

1、Word参考资料，下载后可编辑办公用品采购与管理办法 办公用品采购管理制度 第一条 为加强集团办公用品管理，节约本钱、提高效率、标准流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。 第二条 本制度适用于集团及各公司办公用品采购工作。 第三条 办公用品采购应遵循保证品质优良，价格合理、节约办公本钱的原则。 第四条 本制度所指的办公用品主要包括：各种办公所需耗材，办公设备、办公家具等。 1、日常办公用品、耗材：如文件夹、档案盒、资料册、档案袋、订书机、起钉器、剪刀、胶水、计算器、笔筒、会议牌、中性笔(签字笔)、圆珠笔、铅笔、橡皮、复写纸、便利贴、会议记录本、印台(印油

2、)、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、硒鼓、墨盒、打印机组件、打复印纸网线、电话线、生活用纸、一次性用品、清洁用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。 2、办公设备：如票碎纸机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、饮水机等。 3、办公家具：如文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、铁皮柜等。 4、其他需要的办公用品。 第五条 办公用品的采购、发放、管理工作，由办公室统一负责。 第六条 办公室严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品

3、种和数量。凡未列入采购计划的或未经批准的办公用品，一律不得擅自购置。(一)集中采购：将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化，对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较高的办公用品(文具事务类、办公耗材类、日杂百货类)采纳集中购置方式。 (二)分散采购：不在集中采购范围内，请购部门需填写办公用品请购审批单并经审批后方可采购，招标采购除外。 (三)应急采购：在集中采购范围内，且急需使用。请购部门需填写办公用品请购审批单并经审批后优先采购。请购金额少于2000元的申请，办公室可视情况启动采购备用金先行购置。 第六条采购途径 (一)集中采购途径：以正规实体店为主，京东网的官方自营店及

4、可开取正规发票的淘宝店家为辅。 (二)分散采购途径：依据申请部门的需求及方便度来推断是采纳电子还是实体途径，一般为单笔金额小于5000元时采纳网购的途径，单笔金额大5000元时的采购以集团审批意见操作。 (三)应急采购途径：参照集中采购途径。 第七条职责权限 (一)各请购部门职责 1、负责统计并汇总本部门办公需求经本部门分管领导审批后上报办公室； 2、负责填写采购申请审批单并经办公室审批后向集团财务部、集团领导逐层审批； 3、负责全集团办公用品分散采购或应急采购与办公室共同验收。 4、负责所需办公用品的领用。 (二)办公室职责 1、负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库。(分散

5、采购或应急采购时与申请部门共同验收)、保管、发放和盘点； 2、负责编制办公用品询价比照表； 3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表； 4、负责收集并维护供给商信息，保管办公用品各类资料档案等； 5、办公室采购员依据申请人填写好的采购审批申请单检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量并签字确认； 6、负责采购程序的审批； 7、负责谈判和确定最终供给商、签订采购合同； 8、负责供给商评估和变更； 9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。 (一)财务部负责 1、负责依据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款； 2、负责结

6、算各部门领用办公用品的款项； 3、负责办理退货款项的收回； 4、负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理； 5、参与盘点工作的监督； 6、负责采购程序的审批。 第三章采购流程 第八条集中采购流程 (一)集中采购周期 办公室依据全集团办公用品使用情况，每月5号前集中采购一次。 (二)采购申请汇总及审核 1、办公室汇总每月各部门办公用品采购需求(申购汇总表详见附件1)和库存情况分类(盘存表详见附件2)于每月25日前上报集团财务部审批。 (三)进行采购 办公用品采购最少有3家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低”的原则进行综合评

7、估，最终选择供给商，并签订采购合同。 第九条分散及应急采购流程 （一)采购申请 1、分散采购 申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的(如不常备的五金、电开工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等)申请部门向办公室领取并填写采购审批申请单(见附件3)经审批后进行单独购置。 2、应急采购 申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门向办公室领取并填写采购审批申请单经审批后优先购置。金额少于2000元的申请，办公室可视情况启用预备金现行购置。 (二)审批单的填写 办公室采购员依据采购预算及库存情况协助申请人填写采购审批申请单，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如物资名称、

8、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。 (三)采购审核 请购部门携填写完整的采购审批申请单进行报审流程。由办公室、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人将采购审批申请单交予采购人员复印存档。 (四)进行采购 办公室采购员按照审批通过后的采购审批申请单报财务部门请款，同时按采购审批申请单要求进行采购。 第十条进度跟催 (一)为确保准时交货，采购人员应提前采纳电话、传真或亲自到供给商处跟催，以确保物资能适时供给。 (二)若采购物资无法在预定时间内交货的采购人员须提前通知需求部门，寻求解决方法，并须重新和供给商确定新的交货期，并知会申请部门。 第四章验收与结算领用 第十一条验收

9、入库 (一)办公室负责集中采购办公用品的验收及入库工作。分散采购或应急采购的验收由请购部门与办公室共同负责，入库由办公室负责。 (二)办公室在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库登记表(见附件4)。 (三)如验收不合格的，由采购人员依据申请部门要求进行退换货。 (四)若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，办公室应及时查明原因，落实责任。 第十二条价款结算 财务部应依据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和采购合同及时履行付款手续。假如发票内容与采购内容不符或者没有正规发票，财务部有权拒绝付款。 第六章领用 采购用品入库后，部门申购的由办公室依据上报的采购清单发放，经部门申购人

10、填写领用记录并签字后方可领用；个人申购的由办公室通知申购人，经申购人做好领用记录后方可领用。办公室还要做好办公用品领用记记录及台账登记。 第七章盘点 第十三条盘点 办公室于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导对库存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表（见附件2)，统计剩余库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗本钱依据之一。 第十四条盘点结果处理 办公用品盘点如发觉盈亏，办公室应及时查明原因，并拟写盘存结果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。 财务部会同办公室对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，集团领导审批后进行账务处理。 第八章其他 第十五条处分 凡违反本方法的人员，依照公司相关管理制度进行处