第11章其他办公设备

1、第第11章章 其他办公设备其他办公设备电话交换机电话交换机/传真机传真机 办公室工作人员使用电话，通常都是以办公室工作人员使用电话，通常都是以分机形式进行分配的。这种功能的实现，需分机形式进行分配的。这种功能的实现，需要使用到电话交换机。要使用到电话交换机。 传真机是办公活动中使用最频繁的信息传真机是办公活动中使用最频繁的信息收发设备，能够基于电话网络进行文本、图收发设备，能够基于电话网络进行文本、图像的传输与还原。像的传输与还原。本章内容提要本章内容提要 电话交换机的使用与维修电话交换机的使用与维修传真机的使用与维修传真机的使用与维修 11.1 电话交换机的使用与维修电话交换机的使用与维修

2、11.1.1 什么是电话交换机 电话交换机又称集团电话，英文名称为PBX或PABX，是一种将内外两端的电话语音进行交换，并提供其他增值功能的设备。当安装电话交换系统后，经常会接触两个名词：外线和分机。 u外线：外线：是指向电话公司（电信或联通公司）申请的线路。外线有许多种，总的来说分为两类，一类是模拟线路，即家用的普通线路，一条线只有一个电话号码，同时只能打一个电话；一类是数字线路，包括ISDN的PRI、BRI和E1等，这类数字线路一般一条线路可以提供多个语音通道，也就是说同时能打多个电话，在号码使用上可以是一个号码，也可以是多个号码。u分机：分机：是指从电话交换机上接出来的电话。通常它们没有

3、像家庭电话一样的七位或者八位数的电话号码，而是一个三位或四位数的分机号。 电话交换机不需要专职的话务员和维护人员。当外线呼入时，可自动由相应的分机应答，并可以转给其他分机。任何一部分机要呼外线时，只要按下代表空闲外线的相应键，即可拨号呼叫外线。 在早期的电话交换系统中，无论是外面的人要拨打分机，还是分机要使用外线，都需要总机进行人工接转。现在随着技术的不断进步，这些操作都可以通过各种方法自动实现，分机拨一个代码就可以直接使用外线，而外部用户也可通过如下方法接入到分机。 u由自动总机自动总机转接，即外部用户首先会听到一段电子语音，然后拨分机号码即可到达分机，而且在分机忙线或者没有应答的时候还可以

4、进行语音提示。u使用数字线路时申请DDI服务，这样可以为每个分机分配到一个单独的外部号码，外部用户拨打此号码即可直接到达分机。11.1.2 电话交换机的安装与使用 下面以一台2拖6口（电话进线2个，电话分机6个）电话交换机为例，介绍电话交换机的安装与使用方法。 1电话交换机硬件安装 2电话交换机功能说明及设置 （1）外线拨打）外线拨打 分机需要拨打外线电话时，只要提机听到电话拨号音，然后直接拨打对方号码即可。若外线此时全部被其他分机占用，提机将听到内线拨号音，此时只能呼叫内部分机。（2）内部通话）内部通话 提机听到拨号音后，先拨“*”，再拨分机号码即可。注意，如果此时交换机没有接外线，则不能实

5、现内部通话功能。（3）转接外来电话）转接外来电话 外线打入时，某分机接听后，如需转至另一分机，需快速拍一下挂机叉簧（部分电话交换机是按电话“*”键），在听到拨号音后输入分机号码，根据以下情况实现电话转接： 1A分机转B分机，A分机不挂机，B分机不接听。 此时A分机听回铃声，B分机响铃，外方听铃声等待，如30秒后B分机仍不接听，则A分机自动恢复与外电通话。 2A分机转B分机，A分机不挂机，B分机响铃后接听。 此时A分机可与B分机内部通话，外方听铃声等待，如果B分机想与外方通话，A分机挂机即可；如果B分机不想与外方通话，则B分机挂机，A分机恢复与外方通话。 3A分机转B分机后，A分机挂机。 此时B

6、分机响铃，外方听音乐等待，B分机提机即可与外方通话。如B分机30秒内不提机，若A空闲，则A分机会响铃，B分机停止响铃，A分机摘机可继续通话和转接，不摘机则30秒后自动断线。（4）代接电话）代接电话 未响铃的分机亦可接听外电，提机输入“#7”即可。（5）三方通话）三方通话 三方通话指二部分机与外线可以同时通话，实现小型电话会议。分机接听来电时，若希望与B分机进行三方通话，则快速拍一下挂机叉簧，在听到拨号音后输入“分机号码”即可，当A或B任意一方挂机，另一方仍可与外线通话。（6）停电直通）停电直通1号分机号分机 交换机使用中如果停电，则1号分机将与外线直接连通。（7）代拨外线）代拨外线 分机拨通外

7、线时，如果需要呼叫另外一部分机与外线通话，需快速拍一下挂机叉簧，在听到拨号音后输入分机号码即可。（8）通话保密）通话保密 这一功能大部分电话交换机都具备，即某一分机与外电通话时，其他分机摘机也听不到通话内容。（9）来电显示触发设置）来电显示触发设置 电话交换机支持来电显示功能，电话分机可以直接显示来电号码。如分机来电显示不正常，可以在1号分机上输入“*#811#”，并在听到“嘟”一声后，将交换机设置为触发式来电显示模式即可。（10）值班模式）值班模式 电话交换机具备值班模式。外电打入时，所有设置响铃的分机均会响铃，没有设置响铃的分机不响铃。（11）电源系统指示）电源系统指示 电话交换机通电后电

8、源指示灯会一亮一灭，表明电话交换机进入正常工作状态。如果在等待状态常亮或常灭，说明交换机需要停电检查或重新通电。（12）响铃分机设置）响铃分机设置 用户可根据自己需要，设置外线打入时响铃的分机。未被设置响铃的分机外线打入时不响铃，但可转接或代接电话，以实现正常的电话呼入功能而避免无谓的干扰。 操作方法是：在1号机输入“*#1 n abcdefg #”，其中“n”为外线端口编号12，“abcdefg”为响铃分机的端口号16。（13）使用注意事项）使用注意事项 当只有1条外线时，外线必须插入电话交换机的“LINE1”端口，不可插在“LINE2” 端口上。 电话交换机可采用8P8C水晶头或4P4C水

9、晶头，插入水晶头时务必注意插入深度，达到提电话机时交换机的指示灯亮为准。水晶头插入时，电话线的两芯线压接在8P8C水晶头的4、5针或4P4C水晶头的2、3针。11.1.3 电话交换机的日常维护电话交换机的日常维护 （1）不要在电话交换机上覆盖任何东西，这样会导致机器散热不良，使得机器提前老化，减短机器使用寿命。有条件的可以外加一些散热设备，如在放置机器的地方安装空调或排气设备。 （2）电话交换机周围不得有食物和堆积物，这样容易长虫子，比如类似蟑螂、老鼠之类，对电话交换机的危害很大。蟑郎会钻入电话交换机内部，搞乱电路正常工作，老鼠会咬断电线使分机和外线通信中断。 （3）由于电话交换机是一天24小

10、时工作的，因此有可能的话，在放长假期间把电源拔下，等假期结束再通电，这样对延长机器寿命有好处。 （4）电话交换机应远离产生噪声和电磁干扰的装置，不要将导电物体塞入交换机，如电线、大头针等。 （5）做清洁时不要用液体及喷雾清洁剂，外壳可用软布擦拭，不要让液体流入电路板。 （6）严格使用机器额定电压电源。如果电源发生故障，要立即将电话交换机电源与电路断开，以免造成设备损毁。11.1.4 电话交换机常见故障检修 故障现象：故障现象：某些分机号码无法设定，不能保存。 故障维修：故障维修：出现此故障，有可能是：1分机号的长度超出24位的范围；2分机号码首位不是1、2、3（特殊功能的除外）；3分机号码里有

11、重码。只要是在这三种情况中任意一种，编进去的分机号就不能保存。 某些电话交换机容易出现重码情况，主要是因为这些交换机的分机号码在出厂状态下有128个号码。用户在使用时没有考虑到48个端口后面还有分机号，往往就会出现重码问题。 解决方法是在设置分机号前先进行清除。例如：需要设置1个“111”分机号码，则应首先把110119端口的分机号清除，再输入111并保存即可。 故障现象：故障现象：D168来电显示不显示。 故障维修：故障维修：出现这种情况解决方法是：1更换话机；2更换线路。 故障现象：故障现象：服务等级编好后，控制不了长途。 故障维修：故障维修：由于IP电话号码的不断增加，某些交换机在16项

12、增加一些限制号码的同时，把第一组的0字头更改为了其他号码，16项限制号码的0字头就取消了，这样长途就失控了。还有一种由于线路是拨9出外线，如果要限制长途功能，就要在16项设为90开头或者在02项改设PBX线等。 故障现象：故障现象：白天晚上自动切换不能实现。 故障维修：故障维修：出现此问题，需要检查：1系统时间是否正确；2指定切换时间是否按24小制；3打入指定振铃端口设置是否正确。 故障现象：故障现象：电脑话务员状态下，电话很难打进。 故障维修：故障维修：出现这种情况解决方法是：1电脑录音是否正确，检查更正；2电脑录音是否清晰，否则重录；3外线接了IP拨号器，去掉连接。 故障现象：故障现象：分

13、机提机无音，可打内线与接听电话。 故障维修：故障维修：从分机能打内线的情况就可以排除是分机端口故障。提机无音，这一现象主要是表现在系统设置为直通外线的状态下，提机时交换机选择的是无外线的空端口，或者此端口连接的外线出现故障。解决方法很简单，只要修复外线或关闭该外线端口即可。 故障现象：故障现象：当3部分机同时打出时，会出现其中一部分机忙音。 故障维修：故障维修：这种情况主要是表现在译码线路不够。因为机器每一组8部分机只有2个译码器。2个译码器意味着2部分机可同时工作，如有3部同时工作则会出一部没有译码器的情况，分机无法使用。要解决此故障只要分散端口位置即可。 故障现象：故障现象：系统经常重新启

14、动。 故障维修：故障维修：出现这种情况有可能是：1电源电压不稳；2电源插头接触不良；3分机板接触不好。11.2 传真机的使用与维修传真机的使用与维修 11.2.1 什么是传真机 传真机是指应用扫描和光电变换技术，把文件、图表和照片等静止图像转换成电信号，然后通过电话网络传送到接收端，接收端记录形式进行复制的通信设备。 目前市场上常见的传真机可以分为四类： （1）热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）。特点是体积小，方便使用。缺点是功能单一，仅有传真功能，有些也兼有复印功能，不能连接到电脑； （2）热转印式普通纸传真机。特点是使用普通纸，成本低； （3）喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。特点是

15、打印清晰，价格便宜； （4）激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）。特点是打印速度快，精度高。目前市场上最常见的就是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机。 11.2.2 传真机的使用 下面以松下KX-FT118CN热敏纸传真机为例，介绍传真机的使用方法。 打开包装，将传真机放置在平坦桌面上。将电源插头插入接线板中，电话线插入“Line”接口；接着将热敏记录纸装入传真机内：打开操作面板，将记录纸卡入嵌纸槽，从记录纸排出片下方将记录纸向外抽出15cm左右，然后收紧纸卷；最后关闭操作面板，接通电源，传真机即可正式开始使用了。 发送传真和接收传真的方法参见书中所述。11.2.3 传真机日常维护传真机日常维护

16、 （1）使用环境）使用环境 传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。 为了安全起见，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。 （2）放置位置）放置位置 传真机应当放置在室内的平台上，左右两边和其他物品应保持一定的空间距离，以免造成干扰和不利于通风。 （3）不要频繁地开机）不要频繁地开机 每次开关传真机都会使机内的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化。每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。所

17、以长时间保持通电其实是传真机最好的保养方法。 （4）使用传真机应做到）使用传真机应做到“六不要六不要” （1）不要过多地复印稿件。传真机完成复印功能的重要部件是感热记录头，靠其自身发热工作，长时间使用容易老化。另外，传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐退色，所以传真纸记录的文件保存时间不长。 （2）不要在高温、高湿、强磁、强腐蚀气体的环境下工作。在这种环境下工作不但会使传真机记录纸的印字质量严重下降，而且还会对电子线路造成不良影响或损坏。此外，强磁场会使传真图像失真。 （3）如果是使用热敏传真机，不要使用非标准传真纸。非标准传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头

18、和输纸辊造成磨损；此外，非标准记录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，保存时间短。 （4）闭合纸仓盖时用力不要过猛。如果用力过猛，轻则使纸仓盖变形，重则造成感热记录头破裂损坏。 （5）文档上不要有硬物，如装订针、大头针，否则会划伤扫描玻璃或其他装置，造成故障。 （6）文档上的墨迹或胶水未干时不要发送。如果发送这样的文档，容易弄脏扫描玻璃，影响发送质量。11.2.4 传真机常见故障检修 故障现象：故障现象：传真机出现卡纸。 故障维修：故障维修：卡纸是传真机很容易出现的故障。如果发生卡纸，在取纸时要注意，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。而且尽可能一次将整纸取出，注意

19、不要把破碎的纸片留在传真机内。 故障现象：故障现象：传真或打印时，纸张为全白。 故障维修：故障维修：如果传真机为热敏纸传真机，则有可能是记录纸正反面安装错误，请将记录纸反面放置再重新尝试。热敏纸传真机所使用的传真纸只有一面涂有化学药剂。因此安装错了在接收传真时不会印出任何文字或图片。如果传真机为喷墨式传真机，则有可能是喷嘴头堵住，清洁喷墨头或更换墨盒即可。 故障现象：故障现象：纸张无法正常馈出。 故障维修：故障维修：检查进纸器部分有无异物阻塞，原稿位置扫描传感器是否失效，进纸滚轴间隙是否过大。另外应检查发送电机是否转动，如不转动则需检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。 故障现象：故障现象：

20、电话正常使用，无法收发传真。 故障维修：故障维修：如果电话与传真机共享一条电话线，检查电话线是否连接错误。请将电信局电话线插入传真机标示“LINE”插孔，将电话分机插入传真机标示“TEL”插孔。 故障现象：故障现象：传真机功能键无效。 故障维修：故障维修：如果传真机出现功能键无效的现象，首先检查按键是否被锁定，然后检查电源，并重新开机让传真机再一次进行复位检测，以清除某些死循环程序。如果还不能解决问题，需要送修检查。 故障现象：故障现象：更换耗材后，传真或打印效果差。 故障维修：故障维修：如果是更换感光体或铁粉后，传真或打印效果没有原先的好，需要检查磁棒两旁的磁棒滑轮是不是在使用张数超过15万张后还未更换过。建议每次更换铁粉及感光体时，一起更换磁棒滑轮。 故障现象：故障现象：接收到的传真字体变小。 故障维修：故障维修：一般传真机都具有压缩功能，可以将字体缩小以节省纸张。可参考传真机使用手册将“省纸功能”关闭即可。 故障现象：故障现象：传真机没有来电显示。 故障维修：故障维