物资采购计划申报与领料(CYPC2011)

1、 采购中心内部交流材料采购中心内部交流材料朱少磊朱少磊 物资采购计划申报与领料51采购计划申报采购计划申报2领料与退料领料与退料4提高工作效率的小窍门提高工作效率的小窍门相关格式文档相关格式文档3急件单的申报及注意事项急件单的申报及注意事项 进入ePMS测试系统的准备n系统名：GZBTESTn用户名：FENG_YIHUAn 或WU_HONG2n密码：与所选的用户名相同n为保证所看到的界面一致，请及时将系统升级（如何设置系统自动升级） 系统的自动升级设置 物资采购计划的申报n物资采购计划申报的关键问题：n1.如何创建采购申请n2.如何快速创建采购申请n3.如何检查创建的采购申请是否合格 物资采购

2、计划的申报n如何创建采购申请n1.直接在采购申请界面创建;（当前最常见的方法）n2.根据项目管理中的设备材料需求来创建; （当前零购物资生成采购申请的方法之一）n以下两种为计划人员会用到生成采购申请的方法n3.根据领料单的需求来创建;n4.利用订货点法生成建议订单;n 举例 物资采购计划的申报n1.直接在采购申请界面创建; 物资采购计划的申报n2.需求单位不经常应用的 零购设备从计划合同管理模块创建采购申请; 物资采购计划的申报采购计划申报的关键点采购申请七要素工作细心加备注 物资采购计划的申报采购申请七要素u物资编码u物资型号u计量单位u采购数量u需求时间u预过帐号u供货地点 物资采购计划的

3、申报七要素中看似重要性不高没有引起申报人的重点关注但容易出错的内容1.为何计量单位重要性高于采购数量？ A.砂纸，实际需求20张，计量单位为包，10张/包,填写采购申请时数量应为多少? B.某型号钢管,实际需求6米长的1根,计量单位为Kg,如何填报?2.需求时间的准确性为何重要?(经常会在需求日期已过后才收到审核完毕的计划，或没有给采购中心留下合理的采购时间，采购中心会认为分部申报不严谨，长此以往，采购中心也就不再关注各分部的需求时间) 3.预过帐项目号为何重要?(特别是零购项目,造成统计数据的不准确)4.需求物资供货地点的选择（梯调物资、检修厂在两个区域均有可能需要领料） 物资采购计划的申报

4、如何规范备注信息 1.凡是不适宜给外部人员浏览到的信息，仅是内部相关人员阅知提醒事项，均要填写到 计划员备注栏（例如：产品的厂家、供应商联系电话，用于沟通的需求分部联系人电话等均应填写在计划员备注栏）; 2.用于补充物资型号中没有描述到的，但又不改变物资实物性质且不影响供货价格的信息，如供货颜色、包装要求、钢材以Kg为计量单位但对长度有要求、劳保服劳保鞋尺码等,可以备注到注释栏中。 物资采购计划的申报详细的注释 物资采购计划的申报合格的 计划员备注栏 信息 物资采购计划的申报如何快速创建一个采购申请 建议分部将经常需要领用的物资汇总在EXCEL表中（如何利用之前的领料单或采购申请快速导出常用物

5、资），当需要补充采购时，由EXCEL表向采购申请中快速导入（例：三峡电厂电控分部计划）。实例操作 物资采购计划的申报 如何让系统更智能些，帮助你分析库存，当你关注的物资库存降到一定数量需要补充采购时，系统自动生成采购申请，为你繁忙的工作减轻一点工作量？ 使用部门的应用： 三峡电厂运行部需用的各类保险管 采购中心的应用： 物资名称未加“（常）”的物资 备品备件 物资采购计划的申报探讨内容 让系统自动生成你关注物资的采购申请，当前仅限于采购中心关注的常耗物资及备品备件这两类物资，是否可以扩大范围，效果是否理想还需各位的应用并及时向采购中心反馈应用情况。 有兴趣的可以按以下要求偿试一下： 1.将所关

6、注物资整理成一个清单（不含备品及常耗）；清单中应含物资编码、名称、型号、计量单位，并强调计量单位应与ePMS系统中一致; 2.根据使用情况设置每项物资必须保证的最低库存值以、单次最大需求量,如能预估出全年消耗量，也请同时提供以作参考； 3.将按以上要求整理出的表提交给采购中心计划人员，由计划人员处理后续工作。这种生成采购申请的方法也就是前面提到的生成建议订单法。 物资采购计划的申报采购申请提出后初核应检查的内容：n1.如何判断哪些物资有库存n2.现有库存是否可以利用n3.采购申请中的订单在途，计划在途数量的参考意义n4.常耗物资，有在途且数量远大于需求量的可以不用申报n5.计量单位与需求数量的

7、复核n6.备注有附图的，是否在计划员备注栏留下了附图文档的编号、文档是否审核完或已送审n7.型号与图号栏均为空白的物资编码慎用，是否需加备注信息才能清楚表述需求n8.供货地点选择是否正确？n（溪洛渡与向家坝需求物资填错供货地点） 物资采购计划的申报n请大家帮助分析一下2011年1月收到的采购申请存在的问题n 案例201101采购申请问题分析n1.专用备件编码的选用n2.会计组为固定资产的物资编码慎用，所需物资是否会形成固定资产n3.计量单位为PCS的申请修改n4.有大量库存的一定要复核是否需要采购（没有复核的在表计划员备注栏中注明未考虑现有库存，是本次分部的需求数量）n5.注释文本栏和计划员备

8、注栏分别填写什么？分别在哪里查看注释文本栏和计划员备注栏n6.所选编码对应的型号是否准确完整 物资采购计划的申报n技术要求复杂的物资相关文档、图纸的关联n1. 将文档编码粘贴到计划员备注行（推荐使用）; n2. 将文档关联到行（此方法虽可快速链接到文档，但无法让采购员快速查看是否提供了有关技术文档）;n3.文档要求有相关人员审核n4.文档审核完毕后要定稿 物资采购计划的申报n技术文档、图纸提交常见问题n1.文档是原始的或已下达，但均未按规定程序审批，直接通知采购中心引用（特例：文档A版已审核，但审核人提出修改意见，创建人按领导要求，又进行修改并创建了B版，这时文档并没有审核直接提交给采购中心，

9、有效吗？）n2.文档没有定稿，采购中心已阅知并已开展采购工作了，申报部门又修改了相关关键数据且未尽到提醒告知义务n3.文档审核完毕后迟迟未定稿 物资采购计划的申报n计划申报时间要求n每月采购中心集中接收一次计划n 每月15日为各生产单位物资采购申请提交截止日，遇双休日顺延至下周二，之后提交的采购申请则集中到下月再行处理。未在提交截止日到达的采购申请，若确因生产急需，可按急件审批程序申报采购。 物资采购计划的申报n检查无误后送审，审批组的设定n需明确审核流程后再设置n1.通知各厂的物资主管设置n2.可联系采购中心代为设置 物资采购计划的申报n采购中心收到计划后的处理流程n1.计划人员收到计划后，

10、利用1-2天的时间对以下内容进行核实：n附件：采购计划分配前要核实的问题清单n 对检查出来的问题，计划人员通过电话或邮件与申请人沟通，全部核实清楚后，将准予采购的物资状态由 已审核 核准为 已分配。n 采购中心每月收到的采购计划最少的有200多项，在4月至9月期间，多则3000多项，如果申报人及各分厂物资主管不仔细审核，很多问题都没有核实采购申请就流转到采购中心，到采购中心才发现问题，再来一一与申报人核实，这样势必会拖住整个采购进度。n 对于一些工作做得很细致的部门，他们的采购申请也会因其他部门采购申请中的问题未核实而拖后采购。 物资采购计划的申报n采购中心收到计划后的处理流程n1.计划人员收

11、到计划后，利用1-2天的时间对以下内容进行核实：n 对于复核不需要再采购的物资，直接在计划员备注栏注明 计划员经核实不予采购的原因。申请人若发现申报采购物资被取消采购，可直接到计划员备注栏查看原因。因需要处理计划的时间较短，没有时间一一电话通知，在计划分配完后，会邮件通知到各分厂的物资主管，由各分厂的物资主管进一步反馈此信息。因此在每月计划审核期间，也是通过邮件上反馈信息最密集的时间，各申报人可以关注自己采购申请行的状态，也就可以知道计划到采购中心后的进展情况。n n 物资采购计划的申报n当计划人员收到如下的采购申请，该如何理解申报人的意图？ 物资采购计划的申报n采购中心收到计划后的处理流程n

12、 n 以上耐油橡皮垫（哈上导），有可用库存90个，本次计划申报30个，对申报人员的意思推测如下：n 1.申请人清楚有可用库存90个，但仍不能满足需求，今年检修共需要120个，因此再申报计划补充采购30个;n 2.申请人清楚或不清楚有可用库存90个，但只管今年要30个，于是按30个申报采购;n 3.申请人知道有可用库存90个，今年需要30个，但不敢不提出采购申请，担心库存物资到领用时被他人领用而自己无法领料从而影响工作进度。 物资采购计划的申报n采购中心收到计划后的处理流程n问题探讨：n 以上种情形对于不同的申报部门，可能会有不同的想法，但均没有准确向采购中心传递，计划人员该如何在最短的时间内，

13、不需要一个个电话核实，了解申报人的意图，直接做出正确判断平衡库存，下达尽量准确的采购计划呢？n 请各位多多支招，共同帮助采购中心解决这个难题。 物资采购计划的申报n采购中心收到计划后的处理流程n1.计划人员收到计划后，利用1-2天的时间对以下内容进行核实：n当前做法：n 类似于以上的采购申请，库存数量超过需求数量，且经计划员查询库存物资就是该分部之前（不是近半年内）申报采购回没有领用的，且在计划员备注栏没有查看到任何关于再次提出采购的说明，采购中心将视同申报人员未认真履行复核的职责，进而直接取消该物资的采购申请。 已取消采购申请图例n 物资采购计划的申报n2.计划人员分配完计划后，由采购中心领

14、导对计划进行审核，一般1-2天;n3.采购员收到状态为 可采购的采购申请，策划采购方式，对于计划人员未发现的问题进一步与需求单位沟通，之后发出询价或准备招标，完成此工作一般约1-3天;n4.采购员开始询价，通知供应商报价一般要留一周的时间，如果是招标那时间至少是20多天; 物资采购计划的申报n5.报价后评审，有的相对复杂的物资还会邀请申报单位相关人员参与评审，评审完后与选定供应商签订合同，完成此工作一般需要2-5天时间。n6.供应商根据合同备齐清单中的货，并及时送货，如果有现货，一般最快也需要一周的时间，若有单项是急件，也会根据要求分项送货。n 请各位帮助计算一下从采购申请提出到物资供货通常情

15、况下的最快时间？ 物资采购计划的申报n如何通过采购申请行状态关注自己申报物资采购进度n采购申请行状态所表示的进度状况n1.送审后，行状态为已下达;n2.审批组的第一位审核后即为部分审核;n3.直到审批组最后一位审核后状态变更为已审核;n4.采购中心计划人员在每月16日（遇双休日后延）开始处理收到的计划，一般1天可复核完毕，状态变为已分配;n5.采购中心领导审核采购计划，审核完毕后状态变为可采购;n6.采购申请行状态为可采购时，采购人员可以进行采购。进入询价状态时，行的状态变为已创建申请; 物资采购计划的申报n7.在订单生成后并由电子商务网同步到ePMS时，行的状态变为采购订单生成;n8.货物到

16、达并接收入库，行的状态变为已到达，若到达数量与需求数量不一致，则行的状态为部分到达;包括少供和多供（例如电缆、钢材类物资常见此问题）;n9.货物到达后，现已设置系统自动发送邮件告知采购申请人，并附有所申报的物资清单;n10.在物资的采购过程中，可以直接至电联系所急需物资所对应的采购员，了解采购情况;n11.如果采购订单已生成，则可以通过概览采购申请行界面查到订单中约定的到货时间;（图例） 物资采购计划的申报n12.物资到货后会有邮件通知到采购申请人，请申请人及时与仓库联系，重要物资，需要及时到仓库参与验收。 物资采购计划的申报订单生成后可在订单生成后可在采购申请行查到采购申请行查到合同中约定到

17、货合同中约定到货时间时间 物资采购计划的申报采购计划状态的流转采购计划状态的流转 物资采购计划申报与领料51采购计划申报采购计划申报2领料与退料领料与退料4提高工作效率的小窍门提高工作效率的小窍门相关格式文档相关格式文档3急件单的申报及注意事项急件单的申报及注意事项 领料及退料n领料n工单领料 材料领料n要求：n1.尽量从工单领料中领料，每月会有工单领料率数据统计并反馈。n2.仅劳保、个人工具、无法从工单中领料的固定资产等物资才从材料领料中领用。 领料及退料n领料过程中常见问题n1.如何查询近期要领料物资到货情况n2.工作发生变化，不再需要领料，后续工作：nA.及时取消预留(释放预留物资,不占

18、用有限资源)nB.将领料单行的状态由已复核变为停止或取消nC.若无法改变领料单行的状态,则通知物资主管或信息管理人员予以处理n当工作发生变化，不再需要领料,一定要将原准备领料的行进行取消的原因:当我们的系统更智能时,或启用系统自动订货,则会因为这一堆垃圾数据没有处理,进而采购不再需要的物资并造成大量的库存. 领料及退料n领料过程中常见问题n3.专为领料而开的工单未及时关闭，占用了库存资源n4.未定期清理未关闭或未领料的领料单,须查清原因分别处理n A.不再领料 取预留并取消行或停止行n B.仍需要领料,但未到货,催问对应的采购员n C.部分领料,是否仍然需要领料,若不再领料,请通知关闭该行n

19、领料及退料n退料过程中常见问题n1.在工单关闭前，未及时退料，造成从ePMS系统中领料物资无法从ePMS系统中正常退料;n2.修理更换下来的设备或配件仍有可利用价值，需要留仓库保存，但没有对应的编码（只是设备上的一个小部件），且为旧物资n3.非ePMS系统中领料物资退库n以上 2和3 对应的情况，需要填写 物资退库单 物资采购计划申报与领料51采购计划申报采购计划申报2领料与退料领料与退料4提高工作效率的小窍门提高工作效率的小窍门相关格式文档相关格式文档3急件单的申报及注意事项急件单的申报及注意事项 急件的相关要求n急件单的提出：建议使用电子文档申报n（强调：其他各类需要审批文档也都建议使用电

20、子文档）n原因：n便于长期存档n加入时髦队伍：低碳环保、节能降耗n采购中心传真机高度疲劳，消积怠工n若非用纸质传真送达，请同时邮件发送采购中心计划人员与签字版相符的电子版急件文档 急件的相关要求n急件单的填写要求n五要素必填n1.急件对应的采购申请号（可先新建一个采购申请用于以后填报本次的急件物资申请）n2.急件所需到货时间n3.急件物资对应的物资编码（若经查询无可利用的编码，则立即申报新编码并与编码人员联系）n4.急件经办人n5.经办人联系电话（避免中间有需要信息反馈但找不到反馈人）n 范例 急件的相关要求n为何 急件单 强调 一定要注明对应的采购申请号n1.方便在采购申请从ePMS系统审核

21、到采购中心时，能快速筛选出已采购过的物资，判断其不是一个新的采购需求，避免错误的再次采购;n2.相关审批人能快速将急件单与ePMS系统申请联系起来，加快审核速度; 急件的相关要求n为何 急件单 强调 一定要尽量填写急件所需物资对应的编码n1.需求人在查询对应急件物资是否有编码的过程，也是核实是否有可利用库存的过程，查出有可能利用物资的编码，就可以查到其是否有现有库存，若有库存，就可减缓其紧急程度;n2.需求人可能有编码查漏的情况，在申报新编码时，编码人员帮助再一次核实，若有可利用的编码提出建议并得到确认利用现有编码或新增编码;进一步为急件物资核实是否有库存提供准确的信息。n 有急件需求时，急事

22、急办，但不能打乱仗，对现有库存可利用情况的查询工作一步也不能省，库存积压物资有很大一部分是因为急件采购而造成的。 急件的相关要求n补急件申请的相关要求n1. 根据急件单填写的对应新建采购申请号，在ePMS填报本次的急件物资采购申请;n2.在计划员备注栏中填写 补急件申请n3.核对采购申请物资编码及数量与急件单是否一致无误;n4.钢材、砂石等非标准包装物资，最终到货的物资数量与急件单需求数量略有不同，需按最终供货数量填报，且在计划员备注栏注明具体原因。n5.在ePMS补急件申请时间要求：每个月15日之前提出的急件，需在当月填报完并审核至采购中心。当月15日之后提出的急件，可在下月15日月计划处理

23、之前任何一个时间审批到采购中心。【没有按要求在ePMS补急件申请的单位，下次报来的急件采购中心拒收。】n 范例 物资采购计划申报与领料51采购计划申报采购计划申报2领料与退料领料与退料4提高工作效率的小窍门提高工作效率的小窍门相关格式文档相关格式文档3急件单的申报及注意事项急件单的申报及注意事项 提高工作效率的小窍门n 我们平时要做大量的查询工作，如何一次将想了解的物资信息全部查询出来？ 1.10个以内的少量编码或采购申请号的相关信息查询： 要点:直接从EXCEL文档中将编码或采购申请号复制，然后用最快的方法，将其变为文本文档，并用半角分号”；”将其连接起来,再. 2.10个以上的大量编码或采购申请号相关信息的一次查询 要点:利用VLOOKUP函数查询 应用：分部申报采购物资数量与领料单物资项数及数量的对比等 含有此公式文档 演示 提高工作效率的小窍门 3.利用组合查询，并保存查询条件： 例如：查询 机械部 以当前日期为准6个月之内的 提出的，仍未生成订单的或已到货的采购申请物资明细清单 演示查询步骤 4.更复杂的查询 库存数量（不确定）大于采购数量（不确定）的物资查询、分类排序、合计金额、合计数量、库存时间较长物资的查询等 如何查采购物资对应的采购员 如何找出当前库存帐龄过长物