财务报销及付款管理制度

1、财务报销及付款管理制度第一章前言一、编制目的为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理，确保公司资金按规定支付，结合公司及项目实际情况，特制定本制度。二、适用范围及定义本规定适用于公司及公司涉及各项目。三、本规定修改及审批本规定由总经理签批后方可执行。四、执行时间本规定于颁布之日起开始执行。第二章管理原则2.1 归口管理原则为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：部门费用类别明细项目运营管理部材料费日常所需的材料：垃圾袋、扫把、搽手纸、 清洁药水，伸缩杆等。维修费设备维护、检测、保养、维修等及采购维 修、维护材料备件等。低值易耗品

2、吸尘器，洗地机等设备。能源费水费、电费、燃气等。运输费物流费、快递费等。业务提成根据公司的政策计算的项目提成。营业外支出与经营相关的罚款等。公关费因业务产生的一切公关费用财务部税金营业税、个人所得税等。银行费用手续费、利息支出等人力资源部工资薪金基本工资（保底工资、绩效工资）、补贴（餐补、夜班补贴、工龄工资）、计时工资 （节假日加班、临时兼职工）、社会保险。其他职工福利费（如交通补贴、住房补贴、通讯 补贴、职业培养书籍费、生日补贴、节假日 福利等）、工会经费、教育培训费、内部培 训费等。专业服务费咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。办公费用各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。员工活动旅游、会议费

3、、公司安排员工聚餐等。保险费各类保险：意外伤残，公众责任险，财产险等。业务招待费购置礼品、餐费等等（招待外部人员）。差旅费如出差车费、餐费、住宿费等。通讯费办公室电话费、宽带网络费等。外勤办事车费如公交车费、打车费等总部固定资产总部购置办公桌椅、电脑及配件等营业外支出总部罚款支出等备注：（1）未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。2.2 预算管理原则2.2.1 年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务 部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核。2.2.2 对临时发生的预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按公司的审

4、批程序补报追加计划，根据审批权限规定，经批准后方可执行。第三章授权审批权限规定3.1 经济业务发生前授权审批3.1.1 根据业务发生时间先后分：事前审批、非事前审批；3.1.2 事前审批是指经济业务发生前，需提报审批通过后，才能进行经济业务交易。3.1.3 非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务。非事前审批项目如下：序号类别项目明细备注1委托收款社会保险贷款利息水、电、气、能源费等2已签订合同根据合同内容固定支 付，如设备的购置分 期款等合同已事前审批3固定或按固定比率计算的项目税金、工资薪、贷款利息等。4按批准生效的制度执行员工福利，如通讯、交通补贴等5零星费

5、用物流/快递费用印刷单据走格、合同、名片、条幅。员工桶装饮用水。办公用品费汽油费/停车通行费/过路过桥费市内交通费（员工外出办事）参照相关制度执行办公电话费、网络使用费参照合同缴费年检费、银行手续费3.2报销及付款授权审批流程3.2.1 报销或付（汇）款审批流程如下：3.2.1.1 单次报销或付（汇）款金额800元及以内的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）财务3.2.1.2 单次报销或付（汇）款金额801-2000元之间的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）财务3.2.1.3 单次报销或付（汇）款金额2001-10000元的审批流程：经办人主管部门负责人（部门

6、经理）分管领导（业务副总）总经理财务3.2.1.4 单次报销或付（汇）款金额10000元以上的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）总经理董事会会签审批财务第四章 报销及付款流程4.1 报销及付款流程图4.2 报销及付款方式4.2.1 主要通过网上银行转账支付，付款至外部单位，原则上以转账、支票方式付款，个别特殊业务除外。4.2.2 使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。4.2.3 现金支付，内部员工报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明。第五章报销及付款时效5.1 报销及付款时效5.1.1 费用报销时效性为遵循 企业会计准则和国家相关财务会计制

7、度的规定，正确、合理核算各期损益，当期发生的费用应当期报销，具体原则如下：日内） ，最迟不得超过10 个工作日；当年发生的费用要求在年底12 月31 日前报销，由于特殊原因不能及时报销的，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年 1 月 15 日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；收物品或服务后5 个工作日内报销冲账。月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最后一天提交至财务部，以便作为存货、成本入账的依据。5.1.2 财务部受理时间各部门将费用报销单/付（汇）款申请单交至财务部的时间为：周一至周三。5.1

8、.3 付款周期：审核原始票据及付款信息无误后3-5 个工作日内，特殊情况另行通知；5.1.4 付款时间：对完成审批流程的报销或付（汇）款申请于每周五进行付款。如违反上述规定，财务部有权拒绝办理。第六章 员工借款6.1 借款条件及额度1.1.1 借款额度不超过人民币3000元；1.1.2 因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位，如差旅费、业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费，加油费、过路费等；6.2 备用金借款6.2.1 定额备用金：公司人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请定额备用金；6.2.2 员工调动、离职、降职、停职前，必须先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续。如

9、未及时归还，财务部可以通知人力资源部在其工资中直接扣除。6.3 临时性借款6.3.1 临时借款：是指员工因公出差发生的食、住、行等费用，或者备用金不足以支付的特殊事项。例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等。6.4 管理规范：3000元的需提前一天通知财务部，以便备款；龄不得超过30天，如有特殊原因可适当延长，超过60天（特殊情况除外） ， 财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止；前款不清，后款不借”的规定6.5 借款单据填写规范：以及用途： 财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证，严禁退还借款人；具体名称，否则此处为空；上的姓名保持一致；第七章 付款（结算）业务7.1 适用

10、条件：适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务。7.2 付款（结算）业务分类：直接结算业务、预付款业务算申请单。7.2.2 预付款业务是指根据合同约定，在经济业务发生前，需要按进度预先支付部分款项，在业务验收完成后结算的业务。此业务在预付款时填写预付款申请单，预付款业务发生验收完成填写预付款结算单 ，以冲销已预付的款项。7.3 管理规范2 直接结算类采购业务，结算时提供的原始单据包括但不限于：合同 （扫描件） 、发票、加盖对方发票专用章或公章的发货清单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单。3 预付款业务须在货物验收入库后10 日内完成结算，冲销预付款，提供的原始单据包括但不限于2

11、 条除经审批的采购订单外的原始凭证；7.3.2资本性支出7.3.2.1 资本性支出：是指单件金额在2000（含）元以上且使用寿命1 年以上的固定资产支出；7.3.2.2 预付款业务，首次预付款时须提供的原始单据包括但不限于：合同原件或扫描件、事前审批单、合格发票等；7.3.2.3 直接结算业务付款时须提供原始凭证包括但不限于：事前审批单、合同原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单；7.3.2.4 预付款业务，资产采购经办人应在资产验收入库后10 日内完成结算，冲销预付款，须提供的原始单据包括但不限于：资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单；7.4单据填写规范7.4.1

12、预算内业务在预算内前小方格内划，反之在预算外前小方格内划；7.4.2 支付方式：填写付款的方式：现金、支票或转账，原则上公司均以转账方式支付；7.4.3 收款单位：公司名称、开户银行、账号与合同、发票保持一致；第八章 日常费用报销8.1 日常费用包括的内容日常费用主要包括：差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、物管费、房租费等等。日常费用报销填写 费用报销单8.2 日常费用的控制原则：8.3 管理规范及报销标准8.3.1 业务招待费业务招待费是公司经营活动的需要，为促进公司业务发展实现公司经营目标为前提，应按照

13、必要、合理的原则开支。8.3.1.1 业务招待尽量安排在公司有协议的酒店用餐。1.1.1.1 住宿费必须提供出差目的地的住宿发票。1.1.1.2 实际出差天数的计算以所乘交通工具车票（机票）显示出发及返回时间为准，12： 00以后出发（或12： 00以前到达）以半天计，12： 00以前出发（或12： 00以后到达）以一天计。1.1.1.3 凡与原出差申请单审批的地点、时间、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、交通工具的，需按照审批权限规定经领导审批后方可报销。1.1.1.4 出差期间，宴请客户的需事先电话向相关部门申请，返程后补 业务招待费申请表。 ，1.1.1

14、.5 餐补、住宿等标准按公司相关制度执行，标准内据实报销，超过标准的按标准报销；1.1.1.6 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用及补助：8.3.3 交通费8.3.3.1 员工因公办事发生的乘坐公交车、地铁等交通费，需明细列明日期、事由、往返地、交通工具、金额等信息，后附相应发票据实报销；员工上下班发生的交通费按公司福利制度执行；8.3.3.2 员工确因突发且情况紧急需乘出租的，需取得部门经理同意。否则财务予以报销；8.3.4 维修费8.3.4.1 日常维修事项须按所需费用的金额进行审批；8.3.4.2 维修完成后须提供进行经双方确认的验收报告，自购维修配件的需提

15、供配件采购明细清单；采购清单。1.1.1.1 标准严格按公司福利制度执行；1.1.1.2 通讯补贴、交通补贴由员工于每月24 日前填单报销，附通讯费发票、交通发票；1.1.6 办公用品、低值易耗品1.1.7 其他零星费用在预算范围内据实提供发票及经确认的业务明细后据实报销。8.4 费用报销单填写规范部门名称，非人名或具体费用明细；8.4.1 部门：费用（业务）归属的具体部门，归属部门按受益原则划分；须正确填写，以便准确各部门费用；并在此处列明收款人户名、账号、开户行，未注明者一同视为员工个人工资账户；8.4.2 项目名称：费用（业务）归属于公司的具体项目，须正确填写，以便对项目成本进行归集；8

16、.4.3 摘要：须列明业务发生时间、事由、业务性质（招待或住宿等）如报销 9 月 19 日（时间）因洽谈合作事宜（事由）招待（业务性质）影城管理人员；按费用类别分行填写，如出差人员同时发生住宿费、车费，餐补等应分行按住宿费、车费、餐补分别归类汇总，严禁加总填写；8.4.4 附单据张数为归属于此类费用的原始凭证数量；8.4.5 领款人： 收款人须在此处签字，如冲销借款的，此次填写冲销某人借款；否则，不予支付或冲账；8.4.6 填写用黑色钢笔（签字笔）， 严禁用铅笔或其他笔填写，字迹工整。申请金额必须大小写一致，严禁用涂改液修改，如有错误应重新填列和补签；8.4.7 原始凭证不得伪造、涂改，一经发现，追究当事人责任8.5 单据传递规范8.5.1 传递原则：单据按审批流程顺序传递，审批人审批后自动传递至下一审批人。8.5.2 非总部办公室单据传递至总部行政处，行政则需按部门交由相关部门人员签收，审核后按审批流程顺序传递；第九章 报销及付款发票规范9.1 报销及付款发票规范9.1.1 发票须注明所购物品名称、规格型号、金额； 明细较多者须附发货清单；9.1.2 出差发生的住宿、车票（机票）、业务招待费、过路、过桥费、会议费等发票日期与实际业务发生日期一致；9.1.3 发票不得伪造、涂改，一经发现，追究当事人责任