个人时间管理

1、培训资料系列培训资料系列 时间管理课程时间管理课程o认识时间管理的重要性o识别导致时间浪费的因素o掌握时间管理的原则与步骤 课程目的时间管理的重要性时间管理的重要性时间管理原则及步骤时间管理原则及步骤时间管理操作案例时间管理操作案例目目录录小故事小故事 有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。” 如何利用时间？如何利用时间？为什么要进行时间管理？

2、为什么要进行时间管理？时间管理的重要性时间管理的重要性供给毫无弹性供给毫无弹性无法储蓄无法储蓄无法取代无法取代无法失而复得无法失而复得时间的特性时间的特性测测你的时间安排是否合理测测你的时间安排是否合理下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在

3、上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 为什么时间总在不留意间溜走为什么时间总在不留意间溜走没有目标或缺乏计划没有设定时限本末倒置，没有轻重缓急不会统筹安排大包大揽，事必躬亲磨叽拖拉，磨洋工等待有求必应，来者不拒冗长而又无效的会议官僚作风、文牍主义沟通不良，做无

4、用功追求完美莫名发呆干扰（电话、短信） 这些“时间杀手”是否就在您的身边？时间管理的原则及步骤时间管理的原则及步骤原则一：制定计划原则一：制定计划原则二：目标原则二：目标ABCABC原则三：原则原则三：原则原则四：今日事今日毕原则四：今日事今日毕原则五：养成习惯原则五：养成习惯原则六：精力管理原则六：精力管理时间管理的原则时间管理的原则原则一：制定计划必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事物的时间时间管理的重点：待办单、日计划、周计划、月计划表99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。美国管理学家德鲁克时间管理的原则时间管理的原则原则二：目标ABC在

5、最有价值的那些项目旁边，标上大写的A 字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C 字。 A必须做的B应该做的C不值得做的时间管理的原则时间管理的原则原则三：80/20原则80/20原则：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的价值则来自于80%的项目。简单地说：20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力要做20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作时间管理的原则时间管理的原则原则四：今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：1）订定完成期限2）建立回馈制度3）安排人监督你4）趁早解决5）把工作划分为几

6、个小部分6）现在就去做时间管理的原则时间管理的原则原则五：养成习惯你要知道什么是好的时间管理习惯坏习惯是可以并且是必须要改变的好的习惯是可以养成并且是必须要养成的时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成时间管理的原则时间管理的原则原则六：精力管理专注于一件工作的两小时；人一天当中最好的精神有三段；八小时时间的四区域分配。时间管理的步骤时间管理的步骤设定目标优先排序统筹安排每晚回顾没有目标就无法管理目标必须明确具体写下目标先按重要性再按急迫性决定顺序时间/利益之比较80/20法则一天内2-3件要项提高时间的利用率增加生命的宽度检视自己的时间管理状况如不满

7、意，可检讨自己的时间管理方法发现问题后，及时进行调整时间管理的步骤时间管理的步骤设定目标设定目标以以“目标导向目标导向”而不是以而不是以“机会导向机会导向”来安排你的工作。来安排你的工作。时间管理的步骤时间管理的步骤每晚回顾优先排序优先排序重要重要紧急紧急 危机（看病、救火） 急迫的问题 有期限压力的计划 规划 防患未然（锻炼、防火） 技能提升、创新 建立人际关系 发掘新机会 无谓的交际应酬 某些电话、信件 个人嗜好的沉迷 拖延（看电视、上网） 不速之客 临时会议、邀约 某些电话、邮件 下属请示与报告无用人无聊人压力人从容人马马上上就就做做定出时定出时间待会间待会做做别做了别做了/打发打发时间

8、、时间、休闲休闲授授权权别别人人做做我们根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型（分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限），并排定优先，以给予我们做事顺序的指导。 依工作的轻重缓急来安排优先顺序。先做紧迫而重要紧迫而重要的事，再做不紧迫而重要不紧迫而重要的事，其次才是紧迫而不重要紧迫而不重要的事，不紧不紧迫而不重要迫而不重要的事摆在最后。时间管理的步骤时间管理的步骤统筹安排统筹安排思考：下面的这个模型说明了什么？我们怎样将其借鉴到时间管理当中？大石头大石头小沙子小沙子水水统筹安排统筹安排时间管理的步骤时间管理的步骤成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工作清单上的每一

9、个项目。成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工作清单上的每一个项目。1 1）检查当天的工作完成情况；）检查当天的工作完成情况；2 2）总结经验，吸取教训；）总结经验，吸取教训；3 3）每天晚上为自己列出第二天的工作清单！）每天晚上为自己列出第二天的工作清单！每晚回顾每晚回顾时间管理操作案例时间管理操作案例我们时间管理的问题在哪里？我们时间管理的问题在哪里？时间的浪费时间的浪费电话干扰，陪同煲粥电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：外部客观的低效率，如：A A、公共交通（

10、班次少、道路拥堵、晚点等）、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B B、餐饮服务、餐饮服务 C C、社会化程度、社会化程度时间管理操作案例时间管理操作案例时间管理的八大法宝时间管理的八大法宝树立时间价值观树立时间价值观 理念变革理念变革结构流程优化结构流程优化 组织前提组织前提工作环境工作环境“”准备工作准备工作工作的计划性工作的计划性 目标管理目标管理分清工作轻重缓急分清工作轻重缓急优先级优先级并行串行的兼顾性并行串行的兼顾性统筹学统筹学工作任务转移工作任务转移 授权与借力授权与借力学会说学会说“不不” 拒绝的学问拒绝的学问时间管理操作案例时间管理操作案例电话干扰电话干扰解决方法：解决方法

11、：（1 1）处理）处理（2 2）转接）转接（3 3）暂缓）暂缓（4 4）速办）速办1 1阻绝干扰阻绝干扰2 2集合所有电话集合所有电话 在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。时间管理操作案例时间管理操作案例进度失控进度失控 解决的方法解决的方法 解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。要求自己所有重要的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。如果你的进度没有完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。时间管理操作案例时间管理操作案例会议耽搁会议耽搁解决的方法解决

12、的方法：(1)会议要有目的(2)召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。(3)派得上用场的人才应该参加会议。(4)安排适当的计划做很多事情都一定要有PDCA。(5)会议的时间和次数要适当(6)务必准时开会与散会(7)应付干扰、提高效率的办法就是制定规则(8)对于脱离讨论议题的解决办法(9)会要有议，议要有决，决要有行综述结论，确保大家能够达成协议，提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。(10)追踪会议决议的执行时间管理操作案例时间管理操作案例文件复杂文件复杂原因分析原因分析改进方法改进方法优柔寡断（是各主管的因素）优柔寡断（是各主管的因素）先把文件读一遍然后处理掉先把文件读

13、一遍然后处理掉拖拖拉拉（团队彼此之间的协调拖拖拉拉（团队彼此之间的协调力、向心力、凝聚力不够）力、向心力、凝聚力不够）标准化标准化 格式化格式化没有授权没有授权充分信任地授权充分信任地授权完美主义完美主义抛开完美主义抛开完美主义文件囤积成习，不经过系统的归文件囤积成习，不经过系统的归档档文件过期的一定要销毁，避免让文件文件过期的一定要销毁，避免让文件积压，不要让文件不断的流通积压，不要让文件不断的流通档案过多，没有系统的整理档案过多，没有系统的整理给档案标识指名设定的符号给档案标识指名设定的符号各自工作各自工作在放下工作之前首先应该把工作做完在放下工作之前首先应该把工作做完贪求过多贪求过多讲求

14、实际，专注于你最有价值的事项讲求实际，专注于你最有价值的事项没有系统没有系统设计简化文件的处理系统设计简化文件的处理系统读速太慢读速太慢让助理摘述内容，增快读速让助理摘述内容，增快读速克服文件复杂时间管理操作案例时间管理操作案例事必躬亲事必躬亲解决的方法解决的方法： 1 1管理人员的上级引导管理人员的上级引导如何引导他？学会让他独当一面不断地教他要接纳错误，从错误中去学习引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制2 2管理人员自身应注意管理人员自身应注意学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容。把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度。如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情。时间管理操作案例时间管理操作案例无力拒绝无力拒绝解决的方法解决的方法：(1)(1)不要渴望受到别人的赞许或者接纳不要渴望受到别人的赞许或者接纳(2)(2)不要怕会冒犯别人不要怕会冒犯别人(3)(3)对于义务的认识