管理沙龙-会议管理

1、主讲：William二零一二年 “管理沙龙”系列 会议管理该沙龙课题中将涉及到案例的讨论和情景的练习，有必要建立团队，感受团队合作的良好氛围。共同努力达成学习的目标。全体人员分为4个小组。课前预热分组视频短片分享视频分享视频案例讨论n思考：视频中有哪些地方做的比较好？哪些地方需要改进？n自由发言：前2位获得1次抽牌机会n时间：15分钟课程目录1 章 五种类型的会议2 章 会议前的准备3 章 会议中的角色分工与流程4 章 会议后跟进5 章 答疑与提问本章学习任务目标：1.陈述五种类型会议的目的2.识别中心常见会议的类型1章 五种类型的会议1章 五种类型的会议根据目标不一样，会议通常划分为以下五种

2、类型1.制定计划型2.分享信息型3.解决问题型4.制定决策型5.建立关系型制定计划型会议1章 五种类型的会议召开此类会议通常是因为制定计划时需要多方面的沟通，或者需要赢得他人的支持认同或承诺分享信息型会议1章 五种类型的会议召开此类会议的目标是为了发布信息，事实上大多数会议都以此为目的。基本认知分享信息型会议应该给与会者提供提问和讨论的机会，以确保大家能充分理解信息。Tips解决问题型会议1章 五种类型的会议召开此类会议的目标是为了解决业务问题。有效的解决问题型会议通常采用一种人人熟知的方法推动会议进程基本认知1. 陈述问题（通过头脑风暴法讨论可能存在的问题）2. 分析问题（通过头脑风暴法讨论

3、问题产生的原因）3. 制定解决方案（通过头脑风暴法讨论问题的潜在解决方案）4. 设立下一步行动计划5. 监督和跟踪计划进度解决问题型会议的通用流程建立关系型会议1章 五种类型的会议召开此类会议的目标通常是为了庆祝成功事件、启动项目、认可员工表现，或者只是让大家聚在一起基本认知制定决策型会议1章 五种类型的会议召开此类会议的目标是为了制定团队决策。基本认知这类会议的关键在于有一个清晰的决策过程，而且作为管理者，您必须愿意接受群体的决策意见。Tips识别中心会议类型1章 五种类型的会议分标与工作计划旬标对标部门冲突解决头脑风暴月度工作总结与回顾销售部部门例会市场部部门例会教学部部门例会销售教学RR

4、会议月度优秀表彰以下会议分别属于那种类型的会议？本章学习任务目标：1.陈述会议前的准备事项2章 会议前的准备学员分享2章 会议前的准备n自由发言：前2位获得1次抽牌机会n时间：15分钟请分享你在准备会议前要做的准备事项会议前的准备事项2章 会议前的准备确定时间地点，并通知到每个参会人员,尽量避免迟到和不必要的等待制作会议流程(Agenda),让每个人了解会议的目标进程准备部分准备会议相关材料在开会之前,就会议的议题流程提前跟关键与会者进行提前沟通,达成基本共识在会议前,提前提醒与会人员做好材料和思路的准备工作提前将会议材料发邮件让相关人员阅悉会议前需要准备的事项2章 会议前的准备1.便于掌控时

5、间2.保证讨论紧扣主题3.保证最重要的主题获得最大关注会议议程的作用案例分享2章 会议前的准备主管会前准备的常见问题本章学习任务目标：1.陈述会议中不同的角色分工2.陈述会议中的流程3.识别主管在会议中的角色及注意事项3章 会议中的角色分工与流程学员分享3章 会议中的角色分工n自由发言：前2位获得1次抽牌机会n时间：15分钟请分享你觉得在会议中存在哪些角色及各自不同的分工？协调者/主持人：协调者负责制定会议议程，保证会议的进行和总体上对会议进行管理。他她还可以干预制止与会议无关的讨论。会议中的角色分工3章 会议中的角色分工计时员：计时员负责会议时间的掌控记录员：会议记录员记录会议内容，确保大家

6、对会议产生的决议和行动达成共识。核心人员：他们对会议的成功有举足轻重的作用，没有他们的参与，会议很难达到效果学员分享3章 会议中的角色分工n自由发言：前2位获得1次抽牌机会n时间：15分钟如果主管在会议中身兼3职，会有什么问题？很多管理者通常犯的错误是试图完成这三个角色的所有工作，自始至终他们既是会议参与者又是会议的领导者。这样使得一个人的负担太重，而且也使其他参与者处于更加被动的地位。这些角色的分配将有助于提高会议的效果，同时也能提高参与者的积极性。Tips1. 阐明会议的目标2 明确要讨论的主题3 告知分配给每个主题的时间4. 进入讨论5 对关键事件作出决策6. 达成决议7. 重申会议结果

7、会议中的流程3章 会议中的角色分工与流程会议目标：本次会议需要达成的目的和标准，强调实践1.阐明会议目标3章 会议中的流程1.根据前面五种类型的会议，你需要确定在会议开始时第一时间阐明会议目标2.每次会议的议题最好是一个，最多不超过三个3.为避免遗忘或提高参与度，可以提前邮件、飞信等方式通知到参会人4.目标的描述必须具体并且符合实际Tips明确主题：根据目标的分解，明确影响目标达成的主题，并且告知就此展开讨论2.明确要讨论的主题3章 会议中的流程1.根据会议目标的类型，把会议目标分解为不同的主题2. 通常会分为数据类和事件类主题3.明确这次主题就是会议的主要讨论内容Tips告知时间：明确每个主

8、题可分配的时间3.告知分配给每个主题的时间3章 会议中的流程1.最好设置计时员，提醒主持人何时停止或加快议题讨论进展Tips进入讨论：针对每个议题展开讨论，收集有效信息，为决策做准备4.进入讨论3章 会议中的流程1.为提高参与度，可以设置发言原则，例如从左到右轮流发言，或者点名发言2.主动发言、提出建议、异议，都应给与肯定3.主持人应及时中断偏题的讨论4.控制时间Tips作出决策：根据讨论结果及沟通结果，对每个议题作出决策5.对关键事件作出决策3章 会议中的流程1.阐明你的决策理由，让大家明白你为何作这个决策，可以增强对决策的接受度2.决策理由应多采纳现场讨论建议Tips达成决议：公布决策后，

9、征集参会者对决策的建议，并根据需要进行表决6.达成决议3章 会议中的流程1.询问是否有异议2.悬而不决的决策可以征集核心人员的意见，或者通过举手、投票方式表决Tips重申结果：达成决议后，再次重申决议，明确时间期限及责任分工7.重申会议结果3章 会议中的流程1.阐明达成决议的理由2.明确告知这是会议结果，必须执行3.明确时间期限与责任分工Tips学员分享3章 会议中的角色分工与流程n自由发言：前2位获得1次抽牌机会n时间：15分钟主管在中心的会议是否一定要按照这个流程来操作？如果不是，要保留哪些关键环节？本章小结3章 会议中的角色分工与流程你认为可以从哪些方面评价一个会议是否成功？结果：通过与

10、会议目标对照，来评估会议的结果进程：注意会议进程，观察和评估会议的运行，将有助于找到提高会议效率的方法关系：请核实，会上人们表现的人际关系是下面描述的样子吗？1. 坦率和诚恳的谈话2. 尊敬和礼貌3. 或者其他方面本章学习任务目标：1.陈述会议后跟进的目的2.陈述会议后跟进的方法4章 会议后跟进学员讨论4章 会议后的跟进n自由发言：前2位获得1次抽牌机会n时间：15分钟人们为什么在会议后不执行会议的决议？会后跟进4章 会议后的跟进目的：跟踪会议决议的执行情况，及时发现问题，并提供资源协助以达成目标1.确保执行负责人清楚具体要求，可以安排会后沟通，并询问所需的协助2.重要决议通过邮件、短信等方式再次强调3.明确最后期限，并决定跟进的频率Tips答疑：问题收集5章 答疑与提问请把你在会议管理中遇到的疑惑写下来，讲师将根据问题的集中程度给予解答时间：10分钟提问：主管会议常见问题5章 答疑与提问问题待收集时间：30分钟课程总结 不要低估交流的重要性，作为一个管理者您的成绩往往与您双向交流的有效性紧密相关