会议的组织与实施

1、 DUCHUNHAN 2004年7月23日 一、会议的类型一、会议的类型二、会议的目的和意义二、会议的目的和意义三、会议的方式三、会议的方式四、组织会议的要求和原则四、组织会议的要求和原则五、组织会议的要点五、组织会议的要点六、会议主持的技巧六、会议主持的技巧七、会后追踪七、会后追踪八、小型会议八、小型会议九、总结评估九、总结评估 会议的类型会议的类型 一、会议的类型一、会议的类型1. 学术会议学术会议 国际国际 国内：全国性国内：全国性 区域性区域性 省市省市 院内院内 科内科内2. 销售会议销售会议 全国全国 区域区域 省市省市 医院医院 零售零售3. 联谊会联谊会(1) 医院性质医院性质

2、 全国全国 区域区域 省省 市市(2) 商业单位商业单位 全国全国 区域区域 省市省市 零售零售(3) 政府部门政府部门 会议的目的和意义会议的目的和意义 二、会议的目的和意义二、会议的目的和意义1、树立展示企业形象，扩大企业影响力。、树立展示企业形象，扩大企业影响力。2、建立公司产品的品牌形象。、建立公司产品的品牌形象。3、加强和提高产品学术地位，增强产品影响力。、加强和提高产品学术地位，增强产品影响力。4、加强与学术界、医生、商业客户的客情关系。、加强与学术界、医生、商业客户的客情关系。5、建立扩大产品销售网络，扩大产品销量。、建立扩大产品销售网络，扩大产品销量。6、回报社会和客户、回报社

3、会和客户 会议的方式会议的方式 三、会议的方式三、会议的方式1、公司组织的各类销售会议。、公司组织的各类销售会议。2、参加社会、学术团体组织的各类会议。、参加社会、学术团体组织的各类会议。3、商业单位组织的各类会议。、商业单位组织的各类会议。4、政府组织的各类会议。、政府组织的各类会议。 四、组织会议的要求和原则四、组织会议的要求和原则1、明确会议要达到的目的。、明确会议要达到的目的。2、与公司经营发展方向或产品相关。、与公司经营发展方向或产品相关。3、节约公司资源，量入为出。、节约公司资源，量入为出。4、切合实际，符合当时、当地情况。、切合实际，符合当时、当地情况。5、美观、大方，高雅，热烈

4、。、美观、大方，高雅，热烈。6、以我为主。、以我为主。 五、组织会议的要点五、组织会议的要点1、制定会议计划、制定会议计划 确定会议的目的、要求、规模、方式、确定会议的目的、要求、规模、方式、时间、地点、经营、参会人员情况，主办、时间、地点、经营、参会人员情况，主办、承办单位情况。承办单位情况。 五、组织会议的要点五、组织会议的要点2、与主办单位、承办单位接洽、与主办单位、承办单位接洽 (1) 了解情况，尤其为竞争对手情况，会议水平。了解情况，尤其为竞争对手情况，会议水平。 (2) 分析情况。分析情况。 (3) 修订计划。修订计划。 (4) 提出要求提出要求 参加方式参加方式 a. 卫星会卫星

5、会 b. 专题讲座专题讲座 c. 专题活动，餐会，旅游专题活动，餐会，旅游 d. 组织邀请医生组织邀请医生(客户客户)参会参会2、与主办单位、承办单位接洽、与主办单位、承办单位接洽 2、与主办单位、承办单位接洽、与主办单位、承办单位接洽 时间时间 a. 最好为开幕式最好为开幕式 b. 第一天第一天 c. 闭幕式闭幕式会场布置会场布置 横幅、展位、展台、展架、背横幅、展位、展台、展架、背 板、路牌、台卡、板、路牌、台卡、 招贴画招贴画 (4) 提出要求提出要求 2、与主办单位、承办单位接洽、与主办单位、承办单位接洽 经经 费：费：要有谈判技巧要有谈判技巧 提供服务：提供服务： 签到台、主席台、讲

6、台、会议签到台、主席台、讲台、会议桌，报到册会议议程、话筒、桌，报到册会议议程、话筒、 投影投影仪、仪、 幻灯机、电源、音响、音乐、幻灯机、电源、音响、音乐、灯光、灯光、 茶水、椅、鲜花、台布、菜茶水、椅、鲜花、台布、菜单、单、 主桌设置、主桌卡主桌设置、主桌卡 (5) 双方达成确认协议双方达成确认协议2、与主办单位、承办单位接洽、与主办单位、承办单位接洽 五、会议组织的要点五、会议组织的要点 3、会议准备、会议准备 (1) 会议安排会议安排 a. 大会主席、主持人、嘉宾的邀请确认。大会主席、主持人、嘉宾的邀请确认。 b. 讲者讲者(专家专家)的邀请确认。的邀请确认。 c. 参会人员的邀请确认

7、。参会人员的邀请确认。 (2) 时间安排：符合当地实际情况，合理、紧凑。时间安排：符合当地实际情况，合理、紧凑。 (3) 注意会场秩序、气氛、室温注意会场秩序、气氛、室温(空调空调)。 (4) 礼品在会议结束后发放。礼品在会议结束后发放。 五、会议组织的要点五、会议组织的要点4、邀请函制作、邀请函制作 (1) 问侯语问侯语 (2) 介绍公司介绍公司 (3) 介绍公司产品介绍公司产品 (4) 会议的目的会议的目的 (5) 介绍讲者介绍讲者 (6) 大会主席、主持人嘉宾介绍大会主席、主持人嘉宾介绍(7) 时间、地点及会议议时间、地点及会议议 程程 (8) 结束语结束语(9) 盖公司红章盖公司红章(

8、10) 纸质要好纸质要好4、邀请函制作、邀请函制作 五、会议组织的要点五、会议组织的要点5、会议标准程序、会议标准程序(学术会议学术会议) (1) 主持人主持人(或大会主席或大会主席)致辞致辞 (2) 公司致辞公司致辞 (3) 介绍公司情况介绍公司情况 (4) 大会主席介绍专家情况大会主席介绍专家情况 (5) 专家讲演专家讲演 (6) 产品经理介绍公司产品经理介绍公司 产品产品 (7) 有奖问答，抽奖有奖问答，抽奖 (8) 会议结束大会主席致辞会议结束大会主席致辞 五、会议组织的要点五、会议组织的要点 6、会场布置、会场布置 (1) 主席台座位摆放主席台座位摆放(茶水、纸笔茶水、纸笔) (2)

9、 背板、展板、展台背板、展板、展台(样品样品)、招贴画、横幅的、招贴画、横幅的 布置布置 (3) 接引牌、指路牌、台卡接引牌、指路牌、台卡 (4) 资料资料 a. 公司介绍公司介绍(画册画册)、产品资料、资料袋、产品资料、资料袋 b. 资料发放资料发放(放置放置) (4) 会场用具会场用具 屏幕、电脑、投影仪、幻灯机、电源、音屏幕、电脑、投影仪、幻灯机、电源、音响、话筒、音乐、灯光响、话筒、音乐、灯光 五、会议组织的要点五、会议组织的要点 7、礼品、礼品 a. 公司礼品，礼品袋公司礼品，礼品袋 b. 礼品卡礼品卡(带有公司标识带有公司标识) c. 问侯卡问侯卡 d. 外购礼品外购礼品 五、会议

10、组织的要点五、会议组织的要点 8、宴会、宴会 (1) 宴会厅布置宴会厅布置 (2) 餐卷餐卷(盖红章盖红章) (3) 主桌设置主桌设置 要有明显标志，最好放置姓名卡。要有明显标志，最好放置姓名卡。 五、会议组织的要点五、会议组织的要点9、抽奖原则、抽奖原则： 公开、公正、公平公开、公正、公平 (1) 抽奖卡抽奖卡(盖公司红章盖公司红章) (2) 邀请抽奖嘉宾抽奖、验号邀请抽奖嘉宾抽奖、验号 (3) 礼品购买礼品购买 (4) 奖项设置奖项设置 五、会议组织的要点五、会议组织的要点10、工作人员要求、工作人员要求 (1) 服装整齐、统一，佩带公司统一标识的胸卡服装整齐、统一，佩带公司统一标识的胸卡

11、 (2) 分工明确，各负其责分工明确，各负其责 (3) 态度热情，有礼貌，注重仪态、仪表态度热情，有礼貌，注重仪态、仪表 (4) 参会时要做到参会时要做到“早去晚归早去晚归” (5) 会议期间必须拜访到所有客户会议期间必须拜访到所有客户 (6) 对重点客户重点拜访对重点客户重点拜访 (7) 组织各种小型活动组织各种小型活动 五、会议组织的要点五、会议组织的要点11、预防和处理意外事件、预防和处理意外事件 (1) 提前分析可能出现的问题及事件提前分析可能出现的问题及事件 (2) 做好充分准备和有效的应对措施做好充分准备和有效的应对措施 (3) 及时处理及时处理(最好现场处理，不留后患最好现场处理，不留后患) 六、会议主持技巧六、会议主持技巧 1、要有充分的准备、要有充分的准备2、注重仪态、仪容、语气、表情、注重仪态、仪容、语气、表情3、讲话有节奏，镇定自若、讲话有节奏，镇定自若4、密切注意观察会场情况，随时调整、密切注意观察会场情况，随时调整5、注意调节会议气氛、注意调节会议气氛6、灵活处理问题、灵活处理问题 七、会后追踪七、会后追踪1、会议结束后三天之内必须重新、会议结束后三天之内必须重新 拜访所有客户拜访所有客户2、对有特殊情况未参加客户进行、对有特殊情况未参加客户进行拜访拜访3、征求客户意见、征求客户意见 八、小型会议八、小型会议 院内会、科会院内会、科会 (1)