大学语文行政公文概述

1、第一节第一节 行政公文概述行政公文概述 一、行政公文的概念一、行政公文的概念 国务院国务院2012年年8月月24日发布的日发布的国家国家行政机关公文处理办法行政机关公文处理办法第二条给行政公第二条给行政公文下了一个定义：文下了一个定义：“行政机关的公文，是行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有行政机关在行政管理过程中形成的具有法法定效力和规范体式定效力和规范体式的文书，是依法行政和的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。进行公务活动的重要工具。” 公务指国家机关、社会组织和团体为公务指国家机关、社会组织和团体为办理社会公共事务而进行的有组织、有计办理社会公共事务而进行的有组织

2、、有计划的活动。从事公务活动，是法律赋予行划的活动。从事公务活动，是法律赋予行政机关的权利。行政公文就是依法行使工政机关的权利。行政公文就是依法行使工作和进行公务活动的重要工具。这是说，作和进行公务活动的重要工具。这是说，行政公文作为颁布法规、部署工作、传递行政公文作为颁布法规、部署工作、传递信息、沟通情况、商洽工作的载体，具有信息、沟通情况、商洽工作的载体，具有指导作用、联系作用和凭证作用，从而体指导作用、联系作用和凭证作用，从而体现了国家行政机关的管理职权。现了国家行政机关的管理职权。 二、行政公文的特点二、行政公文的特点 1、公文由法定作者制发，有特定读者。、公文由法定作者制发，有特定读

3、者。 2、公文的制发具有程序性。、公文的制发具有程序性。 3、公文具有法定效力。、公文具有法定效力。 4、公文具有规范的体式、公文具有规范的体式 三、行政公文的种类三、行政公文的种类 行政公文从不同的角度分类，可从行政公文从不同的角度分类，可从不同的方面，揭示了公文的特征或属性。不同的方面，揭示了公文的特征或属性。 (一一)按适用范围来划分按适用范围来划分 办法办法规定的公文有十五种：规定的公文有十五种：决议、决议、命令命令(令令)、决定、公报、议案、公告、决定、公报、议案、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要示、批复、意见、函和会

4、议纪要。 (二二)按行文方向来划分按行文方向来划分 可分为下行文、上行文和平行文可分为下行文、上行文和平行文。 (三三)按缓急程度来划分按缓急程度来划分 可分为可分为特急、急件、一般文件特急、急件、一般文件三类。三类。 (四四)按保密级别来划分按保密级别来划分 可分为三个等级：可分为三个等级：绝密、机密和秘密绝密、机密和秘密。 四、行政公文的行文规则四、行政公文的行文规则 为了确保公文迅速而准确地传递，为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，避免行文紊乱，办法办法第第13条、第条、第14条指出：条指出：“行文应当确有必要，注重效行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围用。

5、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。确定。”具体的行文规则有：具体的行文规则有：(一一)下行文规则下行文规则 (1)政府各部门政府各部门依据部门职权可以互相行依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以除以函函的形式商洽工作、询问和答复问的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，题、审批事项外，一般不得向下一级政一般不得向下一级政府正式行文。府正式行文。 (2)部门之间对有关问题部门之间对有关问题未经协商一致，未经协商一致，不得各自向下行文。不得各自向下行文。如擅自行文，上级如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。机关应当责令纠正或撤销。

6、(3)上级机关向受双重领导的下级机关行上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。文，必要时应当抄送其另一上级机关。 (4)向下级机关或者本系统的重要行文，向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。应当同时抄送直接上级机关。 (二二)上行文规则上行文规则 (1)请示应当请示应当一文一事一文一事；一般只写；一般只写一个主一个主送机关送机关，需要同时送其他机关的，应当，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 (2)“报告报告”不得夹带请示事项不得夹带请示事项。(3)一般不得越级请示和报告。一般不得越级请示

7、和报告。 (4)除上级机关负责人直接交办的事项外，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。请示、意见和报告。 (5)受双重领导的机关向上级机关行文，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。应当写明主送机关和抄送机关。 (三三)联合行文规则联合行文规则 (1)同级政府同级政府、同级政府各部门、上级、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府政府部门与下一级政府可以联合行文可以联合行文； (2)政府与同级党委和军队机关可以联政府与同级党委和军队机关可以联合行文；合行文； (3)政府部门与相应的党组织和

8、军队机政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；关可以联合行文； (4)政府部门与同级人民团体和具有行政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。政职能的事业单位也可以联合行文。 (四四)其他行文规则其他行文规则 (1)属于部门职权范围的事务，应当由属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。明经政府同意。 (2)属于主管部门职权范围内的具体问属于主管部门职权范围内的具体

9、问题，应当直接报送主管部门处理。题，应当直接报送主管部门处理。 五、行政公文的格式五、行政公文的格式 行政公文的格式体现了国家机关行行政公文的格式体现了国家机关行政公文的权威性。政公文的权威性。 (一一)公文的书面格式公文的书面格式 公文的书面格式是指公文的数据项公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形目在公文文面上所处的位置和书写的形式。式。 组成公文的各要素划分为组成公文的各要素划分为眉首、主眉首、主体、版记体、版记三部分。三部分。 眉首眉首主体主体版记份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急

10、程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号仿宋_GB2312。 签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。 中共中共 委委No 000001 秘密10年特急 x委2012x号签发人：xxx（一）版头部分 公文的主体是公文最主要的部分。 包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。（二）主体部分标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形

11、和上下长、中间短的沙漏型。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。梯形标题中共中共 委员会委员会关于 请示 ： 委2012x号签发人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（空一行） 主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。 有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。 主体部分正文中的层次

12、序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数：第一层层次序数：第一层 “一、一、” （黑体）（作为小标题时句尾（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；无标点）； 第二层第二层 “（一）（一）”（楷体）（作为小标题时句尾（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）标点可有可无） ； 第三层第三层 “ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；要有标点）； 第四层第四层 “（1）”（仿宋）（必须有标点）。（仿宋）（必须有标点）。（二）主体部分 。 附件：1. 2. 2012年

13、月日 附件说明 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。 。 附件：1. 2. 2012年月日 发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。 两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。 成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；

14、 联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。 成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。 。 X X X X X X X X X 2012年X月X日印章 除会议纪要和印有版头的向 下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。 用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。 加盖印章的公文： 成文日期一般右空四字编排。 单一机关行文时，在成文日期之上

15、、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 加盖印章的公文： 联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。 印章之间排列整齐，互不相交或相切。 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 不加盖印章的公文： 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。 如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右

16、空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。附注 一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。 字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。 如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。 附注附件 附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。 附件应排在版记之前。 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。 被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。 抄送

17、：抄送：， 。 办公室办公室 20122012年年X X月月X X日印发日印发附件附件1XXXX市文件清退制度市文件清退制度 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（第一行）（第一行）（第二行）（第二行） 包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。 （三）文尾部分抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。 抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋_GB2312。印发机关和印发日期 由公文印发机关名称

18、、印发日期组成。 一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312。 翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。附件：附件：1 1 2 22012年年X月月X日日（联系人：（联系人： 联系电话：联系电话： ） 抄送：抄送：， 。 办公室办公室 20122012年年X X月月X X日印发日印发。 。份

19、号：0000001 机密一年 特 急 文件文件 2016号 签发人： 关于的通知： 。 附件：1、 2、 （共二件） （盖章） 2016年月日（）主题词： 抄送： ， ， 。-印制机关（单位）： 2016年月日印发 - - 印制份数：份 公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准A4纸型，同时对文件版型作出调整。 依据： 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）。二、公文版面及装订要求 1.用纸: 采用60g/80g/胶版纸或复印纸，纸张

20、白度在80-90%。 2.开本 国际标准A4型，成品尺寸为297mm210mm，允许误差为2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 3.版心 版心尺寸为225mm156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。 4.页码 用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。 5.标点 采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。 6.装订 左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。六、公文

21、的语言六、公文的语言 （一）、公文语言的表述要求（一）、公文语言的表述要求公文的语言表述，要求尽量做到：严谨公文的语言表述，要求尽量做到：严谨庄重、恰当准确、朴实得体简明生动。庄重、恰当准确、朴实得体简明生动。 (二二)应用文专门用语应用文专门用语 1、称谓词、称谓词 即表示称谓关系的词即表示称谓关系的词 在应用文中，涉及机关或个人时，一般在应用文中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或对方的职务或“同志同志”、“先先生生”。在表述指代关系的称谓时，一般用。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：下列专门用语： 第一人称

22、：第一人称：“本本”、“我我”，后面加上所代，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。厂或所等。第二人称：第二人称：“贵贵”、“你你”，后面加上所代，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。第三人称：第三人称：“该该”，在应用文中使用广泛，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：可用于指代人、单位或事物。如：“该厂该厂”、“该部该部”、“该同志该同志”、“该产品该产品”等。等。“该该”字在文件中正确使用，可以使应用文字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。简明、语气庄

23、重。 2、领叙词、领叙词 领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。领叙词在应用文中出应用文的具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有：开宗明义。常用的有：根据、按照、为了、接根据、按照、为了、接、前接或近接、前接或近接、遵照、敬悉、惊悉。遵照、敬悉、惊悉。 收悉、收悉、查、为查、为特特、现现如下。如下。 应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有法规以及政策，指示的根

24、据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。 3、追叙词、追叙词 追叙词是用以引出被追叙事实的词。应用追叙词是用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的文中有时需要简要追叙一下有关事件的办办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。如：常要使用一些追叙的词语。如： 业经、前经、均经业经、前经、均经 即经、复经、迭经。即经、复经、迭经。 4、承转词、承转词又称过渡用语，即承接上文转入下文时使又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由及事用的关联

25、、过渡词语，用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。这种词实之后引出作者的意见和方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，有：应的作用，有： 为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之。而言之、总之。 5、祈请词、祈请词又称期请词、请示词，用于向受文者表示又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有：请求与希望。主要有： 希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求。恳请、希望、要求。 6、商洽词、商洽词又称询问词；用于征询对方意见和反映，

26、又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有：具有探询语气。有：是否可行是否可行 妥否妥否 当否当否 是否妥当是否妥当 是否可以是否可以 是否同意、意见如何。是否同意、意见如何。7、受事词、受事词受事词即向对方表示感激、感谢时使用的受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：词语。如： 蒙、承蒙。蒙、承蒙。 8、命令词、命令词 命令词即表示命令或告诫语气的词语。命令词即表示命令或告诫语气的词语。用以增强公文的严肃性与权威性，引起受用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。如：文者的高度注意。如： 表示命令语气的语词有：着、着令、特表示命令语气的语词有：着、着令、特命、责成、

27、令其、着即。命、责成、令其、着即。 表示告诫语气的词语有：切切、毋违、表示告诫语气的词语有：切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理。切实执行、不得有误、严格办理。 9 9、目的词、目的词目的词即直接交待行文目的的词语。人们撰写目的词即直接交待行文目的的词语。人们撰写应用文尤其是应用文尤其是公文都有明确而具体的目的，须有针对性地使公文都有明确而具体的目的，须有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还须加上期请用于上行文、平行文的目的词，还须加上期请词词，如：，如： 请批复、函复、批示、告知、批转、转发。请批复、函复、批示、告知、批转、转发。 用于下行文用于下行文，如：查照办理、遵照办理、参照，如：查照办理、遵照办理、参照执行。执行。 用于知照性的文件用于知照性的文件，如：