第5章 报表(2010)

1、本章重点 本章主要介绍报表的基本知识，报表的概念、报表的作用、类型和视图；报表的各种设计和创建方法；在打印报表之前对报表进行排序、分组和计算等各种编辑方法；最后还介绍了一些高级报表的设计技巧，如何创建多列报表和子报表的创建及链接等。1第5章 报表25.1 报表的基本概念与组成5.2 建立报表5.3 报表排序和分组5.4 使用计算控件第5章 报表3 一个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。报表可以将数据库中的信息传递给无法使用计算机的读者。5.1 报表的基本概念与组成4一、报表基本概念

2、二、报表设计区5.1 报表的基本概念与组成5一、报表基本概念报表的功能：可以以格式化形式输出数据（如：教师工资表）可以对数据分组，进行汇总（如：每门课的成绩）可以包含子报表及图表数据（如：学生成绩子报表）可以输出标签、发票、订单和信封等样式报表（如：教师标签）可以进行计数、求平均、求和等统计计算可以嵌入图像或图片来丰富数据表现形式5.1 报表的基本概念与组成6一、报表基本概念Access2010的报表操作有4种视图：“报表视图”，“打印预览”，“布局视图”和“设计视图”。“报表视图”：用于显示报表；“打印视图”：是让用户提前观察报表的打印效果“布局视图”：可以移动各个控件位置，重新进行控件布局

3、“设计视图”：用于设计和修改报表的结构，添加控件和表达式，设置控件的各种属性、美化报表等。5.1 报表的基本概念与组成7一、报表基本概念报表“设计视图”的组成部分如下（1）报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的大标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。（2）页面页眉。显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉，以保证当数据较多报表需要分页的时候，在报表的每页上面都有一个表头。（3）主体。打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。5.1 报表的基本概念与组成8一、报表基本概念报表“设计视图”的组成部分如下（4）页面页脚。打印在每页的底部，用来显示本页

4、汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。（5）报表页脚。用来显示整份报表的汇总信息或者是说明信息，在所有数据都被输出后，输出在报表的结束处。5.1 报表的基本概念与组成9二、报表设计区设计报表时，可以将各种类型的文本和字段控件放在报表“设计窗体”中各个区域内。每个区段称为“节”。1.报表页眉节报表页脚节2.页面页眉节页面页脚节3.组页眉节组页脚节4.主体节5.2 建立报表10Access提供了5种创建报表的工具：“报表”、“报表设计”、“空报表”、“报表向导”和“标签”。报表：利用当前打开的数据表或查询自动创建一个报表。报表设计：进入报表设计视图，添加各种控件设计一张报表。空报表：创建一张空白报

5、表，添加数据表字段。报表向导：借助向导的提示功能创建一张报表。标签：使用标签向导创建一组标签报表。5.2 建立报表115.2.1 用“报表”工具创建报表例5.1 使用“报表”工具创建如图5.3所示格式的“教师”报表。演示并利用布局视图。5.2.2 用“报表设计”工具创建报表例5.2 使用“设计视图”来创建简单的“学生名单”报表。结果如图5.17所示。例5.3 使用“设计视图”来创建如图5.18所示的“学生成绩”表。5.2 建立报表125.2.3 用“空报表”工具创建报表例5.3 使用“空报表”工具创建如图5.31所示格式的“学生选课情况表”报表。5.2.4 编辑报表1.添加日期和时间 （该控件

6、可安排在报表的任何节区中。）2.添加分页符和页码 （添加“第N页，共M页”）3.使用节 （隐藏节、改变节长宽、节和控件颜色）4.绘制线条和矩形134.绘制线条和矩形5.2 建立报表5.3 报表排序和分组14缺省情况下，报表中的记录是按照自然顺序，即数据输入的先后顺序排列显示的。在实际应用过程中，经常需要按照某个指定的顺序排列记录数据，例如按照年龄从小到大排列等，称为报表“排序”操作。此外，报表设计时还经常需要就某个字段按照其值的相等与否划分成组来进行一些统计操作并输出统计信息，这就是报表的“分组”操作。5.3.1 记录排序例5.4 在“教师报表”中按照“生日”大小（升序）进行排序输出，相同生日

7、按教师编号（升序）进行排序。5.3 报表排序和分组155.3.2 记录分组分组是报表设计时按选项定的某个（或几个）字段值是否相等而将记录划分成组的过程。操作时，先要选定分组字段，将字段相等的记录归为不同组。通过分组可以实现同组数据的汇总和输出，增强了报表的可读性。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。例5.5 按职称对教师报表进行分组统计。5.4 使用计算控件16报表在设计过程中，除在版面上布置绑定控件直接显示字段数据外，还经常要进行各种运算并将结果显示出来。例如，报表中页码的输出、分组统计数据的输出等均是通过设置绑定控件的控件来源为计算表达式形式来实现的，这些控件就称为“计算控件”

8、。5.4.1 报表添加计算控件例5.6 在“教师信息”表报表设计中根据教师“出生日期”字段使用计算控件算出教师的年龄。5.4 使用计算控件175.4.2 报表添加统计报表设计中，可以根据需要进行各种类型统计计算并输出显示，操作方法就是将计算控件的“控件来源”设置为需要统计计算表达式。1.主体节内添加统计计算控件2.组页眉/页脚节内或报表页眉/页脚节内添加统计计算控件* 自定义报表自定义报表18报表中的函数SQL聚合函数：计算结果依赖于记录源，不能设置条件。如：=sum(成绩），=count(教师编号)等。域聚合函数：功能比较强大，能够在VBA代码、计算控件、宏条件表达式中，对某一数据集（域），

9、按照给定的条件，对某特定字段进行统计。域聚合函数：返回有关特定域或记录集的统计信息。可以在visual basic、宏、查询表达式、窗体或报表中的计算控件中使用。* 自定义报表自定义报表19如：Dcount(expr,domain,criterial):计算特定域中的记录数。Dsum(expr,domain,criterial):计算特定域中的一组值的总和。Davg(expr,domain,criterial):计算特定域中的一组值的平均值。说明：Expr:可包括表字段、常量或函数、窗体上的控件；但不能是另一个域聚合函数或SQL聚合函数。Domain：字符串表达式，代表组成域的记录集。可以是表

10、名称或不需要参数的查询名称。Criterial:可选的字符串表达式，用于限制域聚合函数执行的数据范围。等价于SQL表达式中的WHERE子句。* 自定义报表自定义报表20如：=DCount(教师编号,教师,教师!性别=男)=Dlookup(姓名, 教师, 教师!工作时间=#2012-12-12#)* 自定义报表自定义报表21六、报表的排序与分组u报表的排序u报表的分组1、报表的排序例12：创建一个按照性别和年龄升序输出学生基本信息的表格式报表，名称为学生年龄报表。（查询为数据源）注：学生的年龄可以通计计算控件得到。* 自定义报表自定义报表222、报表的分组按选定的字段值是否相等将记录分成若干个组

11、打印输出。与报表排序基本相同，不同的是需要设置分组字段和分组属性。主要分组属性的意义：组页眉：是否需要组页眉组页脚：不否需要组页脚组间距：各分组之间的距离保持同页：一个分组之内容的数据不否保持在一页输出* 自定义报表自定义报表232、报表的分组例13：创建一个输出各系教师基本信息的分组报表，名称为教师各系分组报表。例14：创建一个输出各班男女学生年龄信息分组报表，要求各组分别统计学生人数、最大年龄、最小年龄和平均年龄，名称为各班学生年龄分组报表6.3 自定义报表自定义报表24七、多列（标签）报表的设计此前的各种报表，每页都只能打印一列，对于打印单个记录信息量大是合适的。当单个记录信息量较少，不

12、需要很大宽度的报表，可以在一个页面中安排打印两列或多列，这类报表就是多列报表。 创建多列报表，首先要应用创建一般报表的方法创建报表，然后通过页面设置使所创建的报表为多列。例：标签教师（设置为3列等）25 两列报表* 自定义报表自定义报表* 自定义报表自定义报表26八、主子报表设计子报表的概念创建方法子报表的概念插在其他报表中的报表称为子报表。包含子报表称为主报表，主报表中除了可以包含子报表外，还可以包含子窗体。一个主报表中可以包含多个子报表或子窗体。子报表或子窗体中还可以再包含子报表或子窗体，但最多只能包含两级。* 自定义报表自定义报表27八、主子报表设计创建方法（1）使用工具箱了“子窗体/子

13、报表”控件向导。例15：创建一个输出学生及其选修课程与成绩的主子报表，名称为学生选修子出报表。（2）将已建立的报表或窗体拖动到主报表的指定位置。例16：使用该方法演示上例。* 报表的应用报表的应用28例17：显示每门课的选课学生编号、姓名、班级、成绩，并计算每门功课最高分、最低分和平均分，名称为每门课的成绩。例18：显示教师编号、姓名、职称、系别及课程名称，按课程名称分组，名称为教师授课情况汇总。例19：教师工资条制作。29经典习题经典习题1下面关子报表对数据处理的叙述正确的选项是（ ）。A)报表只能输入数据 B)报表只能输出数据C)报表可以输入和输出数据 D)报表不能输入和输出数据2用于实现

14、报表分组统计数据的操作区间的是（ ）。A)报表的主体区域 B)页面页眉或页面页脚区域C)报表页眉或报表页脚区域 D)组页眉或组页脚区域3对报表属性中的数据源设置，下列说法正确的是（ ）。A)只能是表对象 B)只能是查询对象C)既可以是表对象也可以是查询对象 D)以上说法均不对4如果要使报表的标题在每一页上都显示，那么应该设置( )。A)报表页眉 B)页面页眉 C)组页眉 D)以上说法都不对5.用来查看报表的页面数据输出形态的视图是 ( )。A)设计视图 B)打印预览视图 C)报表预览视图 D)版面预览视图6.要在报表上显示格式为“7/总10页”的页码，则计算控件的控件源应设置为 ( )。A)P

15、age/总Pages 页 B)=Page/总Pages页C)Page & “/总” & Pages & “页 D)=Page & “/总” &Pages & “页 7.在报表设计中，用来绑定控件显示字段数据的最常用的计算控件是( )。A)标签 B)文本框 C)列表框 D)选项按钮8.设置报表上某个文本框的控件来源属性为“=2*3+1”，则打开报表视图时，该文本框显示的信息是( )。A)未绑定 B)7 C)2*3+1 D)出错9. 下图报表中，“学生选课成绩汇总表”是报表的( )。A)页面页眉 B)页面页脚 C)报表页眉 D)报表页脚10.如果想要

16、按实际大小显示报表背景图片，则在报表属性表中的“图片缩放模式”用属性应设置为( )。A)拉伸 B)剪裁 C)缩放 D)平铺11.主报表是基于( )创建的报表。A)表 B)查询 C)具有主键的表 D)对象12.报表最多可以安排（ ）个字段或字段表达式对记录进行排序。A)4 B)6 C)8 D)1013.报表记录分组，是指报表设计时按选定的（ ）值是否相等而将记录划分成组的过程。A)记录 B)字段 C)属性 D)域14. 一个主报表最多只能包含（ ）子报表。A)1级 B)2级 C)3级 D)4级15.当在一个报表中列出学生的英语成绩、数学成绩、计算机成绩3项成绩时，要求计算每个学生的平均成绩，只要

17、添加一个计算控件，其控件来源为（ ）。A. avg(英语成绩+数学成绩+计算机成绩)B. (英语成绩+数学成绩+计算机成绩)/3C. = avg(英语成绩+数学成绩+计算机成绩)D.= (英语成绩+数学成绩+计算机成绩)/316.某节中包含有多个控件，但又不想在打印预览视图中看到此节，下列实现中正确的是（ ）。A. 将此节的高度属性的值设为0B. 将此节的大小设置为0C. 将此节的可见性属性设为否D. 将此节的是否可用属性设为否课后习题答案课后习题答案本章习题答案本章习题答案123456789101112131415一、选择题一、选择题BDDBADABDBCDDCA二、填空题二、填空题1 1报表页脚、主体、页面页眉、页面页脚、组页眉报表页脚、主体、页