应用文写作略谈

1、|应用文书是国家党政机关、企事业单位、社应用文书是国家党政机关、企事业单位、社会团体或个人在工作、学习和生活中使用的，会团体或个人在工作、学习和生活中使用的，用以处理公、私事务、传播信息、表述意愿用以处理公、私事务、传播信息、表述意愿而撰写的具有一定的惯用体式的实用性文章。而撰写的具有一定的惯用体式的实用性文章。 应用文书一般分为：应用文书一般分为：行政公文；规章文书；会务行政公文；规章文书；会务文书；事务文书；财经文书；礼仪信函；法律文书文书；事务文书；财经文书；礼仪信函；法律文书等。等。应用文写作实例分析应用文写作实例分析v（1）、公文的概念v公文，是公务文书的简称，是国家机关、社会团体、

2、企事业单位在日常工作、活动中为处理公务而按照特定的体式，经过一定的处理程序制成的文字材料。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。v（2）、公文的种类v公文的种类，简称文种，又称公文名称。按照中共中央办公厅、国务院办公厅12年7月1日发布的党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例的规定，国家行政机关的公文分为15类：v1、决议；2、决定；3、命令（令）；4、公报；5、公告； 6、通告；7、意见；8、通知；9、通报；10、报告；11、请示；12、批复；13、议案；14、函；15、纪要。 v。v

3、根据不同的标准，这些公文可以划分为不同的种类。v（一）按行文方向分类，公文可分为上行文、平行文和下行文三种v上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。行文方向自下而上。代表文种主要有报告、请示。v平行文是平行机关或不相隶属机关（即没有领导与被领导关系的机关）之间的发文。这些机关在相互联系、商洽工作、询问和答复问题时，一般都使用平行文。最典型的文种是函。v下行文是指上级机关对所属下级机关的发文，即自上而下的发文。文种主要有决定、批复、通知等。vv（二）按公文内容分类，可分为指令性公文、知照性公文、报请性公文v指令性公文是指具有批示、命令内容的公文。它具有很强的政策性和权威性，一般都是下行文，主

4、要包括命令（令）、决定、批复等文种。v报请性公文是指具有汇报、请示、建议等内容的公文。它是提请审议事项、报告情况、提出建议、请求问题的重要工具。常用的是报告、请示、议案三种。一般为上行文。v知照性公文是指有告知事项、传达指示、要求照办等内容的公文。包括通知、通报、公告、通告、函、会议纪要。其中函、会议纪要可多向行文，其余文种主要为下行文。报请类公文的写作报请类公文的写作v报请类公文是上行公文或平行公文，主要是报告情况、请求或询问事项。行文目的是希望上级了解自己所做的工作或工作开展的情况；恳请上级对自己的工作予以指示，对自己需要解决的问题给出明确的态度；期盼对方对有关询问事项给出具体的答复和指导

5、。内容均以摆事实为主，介绍情况，说明过程，少用议论与说理；语言要求委婉、谦和，不宜用强调性语言，不能用指令性语言，更不能在文中指手划脚。v报请类公文的主要文种有报告、请示、函等。行政公文的议案亦具有报请功能。v一、特点一、特点v报请类公文具有以下特点：v1报请类公文的主送机关一般为上级机关单位或业务主管部门。请示、报告通常是具有行政隶属关系的上级机关单位，而函则可能是业务上的主管部门，有时可能是职级上相当于上级单位而不具备行政隶属关系，有时亦可能是平级机关或不相隶属的机关。v2报请类公文的内容均是报告性的或是请求性的，其表达方法以叙述为主。v3报请类公文的行文目的都是希望上级或对方肯定自己的工

6、作或对自己的工作给予指导，行文时比较重视摆事实、讲道理，其目的是恳请上级机关或对方单位给予自己明确而具体的表态或答复。v主体写作思路主体写作思路v一般来说，报请类公文正文主体部分，常见的写作思路有以下几种：v1缘由事项型。即首先交代背景、事实、缘由，再写出具体报请事项。这在请示中最为常见。如市统计局关于请求拨款的函：v我局原有132砖瓦结构车库（平房）一处，因年久失修，于今年雨季突然倒塌，急需修复，经测算，共需资金30万元。因我局除财政拨款外，无任何资金来源，故恳请拨款，以解决车辆越冬之急需。v这里，先写具体事实，再提出报请事项，理由充分。v2依据事项型。开头先写出行文的依据，再具体详实地交代

7、请示事项。这种请示主要使用在法定事项或特定事项的请示中。如XX省人民政府法制办公室关于第十四条第六项适用问题的请示（皖府法200846号）:v2007年12月，李某向劳动保障部门申请工伤认定，2008年3月，劳动保障部门认定李某系下班途中遭受车祸，根据工伤保险条例第十四条第六项之规定认定李某属于工伤。李某就职的某公司不服，申请行政复议，认为李某已回到单位为其安排的宿舍，其下班行为已经完成，下班后再回父母家，途中受到的伤害不应是在下班途中发生的伤害，不能认定为工伤。在案件复议审理中，六安市政府法制办就李某遭受交通事故时是否属下班途中、其伤害能否认定工伤向我办请示，针对请示事项，我们存在两种不同意

8、见。v3目的事项型。即首先交代报请的意义、价值、目的，再写出报请的具体事项。这在议案等文体中常常运用。如国务院关于提请审议中华人民共和国消费者权益保护法的议案：v为了保护消费者的合法权益，维护社会主义市场经济秩序，国家工商行政管理局在总结保护消费者权益经验的基础上，制定了中华人民共和国消费者权益保护法，并已经国务院同意，现提请审议。v 这里先写出提请审议的目的，再写提请审议的事项，干净利落。v 4事实陈述型。主要使用在报告等公文中。全文主要是就某一个或某几项事实的情况、开展过程、主要做法、经验体会等陈述给上级机关，以汇报自身工作，求得上级认同和肯定。v写作要领写作要领v1报请类公文一般涉及到隶

9、属机关或业务机关的管理权限问题，因此在格式上有一些特殊要求：一是需要标注签发人，报告的签发人标注在眉首部分，请示的签发人则需在附注里注明联系人和联系电话；二是主送机关一般只有一个；三是版记部分一般没有抄送。v2报请类公文与一般公文的标题基本相同，标题应当准确简要地概括公文的主要内容，以便上级节约办文时间，提高工作效率，避免淹没大事、要事和急事。另要防止一些易出现的语病，如请示标题中不能出现“请求”等重复词语。v3请示的目的要明确，以便上级机关批复。请求的理由要充分，同时要考虑所请示的事项的必要性、可能性及可行性。比如，要请示上级批准一个重要建设项目，首先要说明对这个项目如何迫切需要，该项目批准

10、建设后的经济效益、社会效益如何等。其次，要说明上该项目的可能性，包括资源条件、社会条件等。再次，需要考虑上级能力的可行性，如该项目需要上级批拨资金，所需要资金不能超出上级机关的能力范围。v4报请类公文所报事项要求材料全面、真实、可靠，不能使用“可能”、“据说”之类的材料，也不能使用未经核实的材料。陈述性的语言文字要简练，要言之有物，不说大话、空话、套话。v5报请类公文需要注意结束语的使用，如报告常用结束语有“特此报告”、“以上报告，请审阅”、“以上报告，如有不妥之处，请指正”等。请示的常用结束语有：“以上事项，请明示”；“以上请示，请予审核批准”；“妥否，请批复”；“以上意见，如无不妥，请批准

11、”；等等。函的常用结束语有：“不知贵方意见如何，请函告”，“恳请贵方大力协助，不胜感激”，“请予接洽是荷”等。v请示与报告的区别 v共同点：都属于报请性的上行文。 v区别： v1 、性质不同 v报告是陈述性公文，用于反映情况，汇报工作，向上级机关提出意见或建议，不要求批复；请示是祈请性公文，一定要求上级机关给予批复的，它的结尾带有明显的期复色彩。 v2 、行文时间不同 v报告的行文时间较为灵活，事前、事后或事中都可行文；而请示必须事前行文，不能“先斩后奏”。 v3 、内容含量不同 v请示只能“一文一事”、“一事一请”；报告可一文一事，也可以一文数事。 v注意事项注意事项v不能滥用请示。下级机关

12、不能事无巨细一概向上级请示，凡是上级机关公文中已经规定了的，属于下级机关职权范围内的事，要敢于负责，自行处理。v报请类公文是向上级机关期请有关事项，因此要注意用语谦敬，尊重对方，以诚恳友好示人，力求征得上级或业务管理机关的了解、理解和支持。事务文书的写作事务文书的写作v事务文书是相对于法定文书而言的，是机关、团体、企事业单位处理日常事务过程中用以交流信息、总结得失、规划工作、探讨问题的一类文书的总称。由于该类文书不在党政机关公文处理工作条例规定的“法定公文”之列，人们常常将其对应地称作“非法定公文”。v事务文书虽然不是法定公文，但与机关工作联系密切，使用频率和范围已经远远超过 “法定公文”，在

13、机关团体使用的文书中占有“大半壁江山”，对这类文书必须给予足够的重视，否则将会直接影响机关工作的正常开展。v事务性文书的分类不像法定公文分类那样具有严格的排他性，其分类原则是相对的，种类界定是相对的，文种归并是相对的。经常使用的事务文书至少有三四十种，常见的、重要的有计划、总结、调查报告、简报、会议记录、开幕词、闭幕词、述职报告等。v计划类文书计划类文书v计划类文书，是对未来一定时期内的工作、活动、学习、生活等制定任务、目标，并为完成任务、实现目标制订出具体的实施步骤和完成期限的一类文书的总称。v计划类文书能够帮助人们提高工作、学习、生活的自觉性、主动性，避免盲目性、被动性，进而提高效率、节省

14、时间，完成既定任务，实现既定目标。另外，计划还是执行过程中对工作进行检查督促的有效依据和手段，是考查工作完成情况的尺度，是检验工作成效的凭证。v主要种类及区别主要种类及区别v根据计划目标远近、内容详略等方面的差异，计划类文书可以分出很多具体种类，如规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等。这些文书都有计划、筹划功能。同时，部分汇报提纲具有计划功能。策划书具有较强的计划、筹划功能。预算是较为专业性的计划类文书。v计划是规范化的计划类文体。计划强调任务、目标的现实性、具体性、操作性。从实际情况看，计划涉及工作时间的长短不是主要方面，而其对目标、任务的明确程度则是行文的关键。v“规划”是比较

15、全面的、长远的、带有战略性、发展性的计划，是蓝图式的，富有理想性和鼓动性的计划。规划与计划相比，计划重在定任务、定措施，并限期完成，带有强烈的指令性；而规划重在定方向、定规模、展示远景，有一定的指导性和鼓动性。常规情况下，计划时间较短、范围较小、内容较具体；而规划时间较长、范围较广、内容较概括，规划一般在5年以上。计划的内容比较单一、具体，富于现实性；而规划则是作全面部署和设想，富于理想性。计划与规划的层次和地位也不同，规划是纲领性文件，它决定了计划的方向、任务和依据。 v“纲要”是领导机关根据战略方针，为实现总体目标作出的长远部署。它与规划一样着眼长远，不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般

16、只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。v主要写作内容v计划类文书，是对未来工作、学习、生活或活动等的安排，一般来说，做什么、怎么做、如何做到是计划内容不可或缺的三要素。计划类文书也主要围绕三方面写作。v“做什么”说到底就是对未来工作心中有数。计划类文书的“做什么”一般有两种情况，一种是工作内容，一种是工作目标。就“工作内容”来说，“做什么”非常清晰、具体，任务非常详尽，制定计划的目的只是确保工作的顺利开展。如一些活动计划、短期工作安排、工作要点等。就“工作目标”而言，“做什么”的关键是“踮起脚来够得着葡萄吃”，这里的“做什么”有的有较为清晰的工作任务、具体数据，但是，绝大多数“做什么”

17、不是非常具体，带有很大的弹性，内容多是一些较为原则的工作，工作内涵可能会随着具体情况发生较大的变化。一般来说，涉及时间较长的、涉及内容较为重大的、涉及范围较广的计划类文书的“做什么”多为“工作目标”。v“怎么做”实际上是对“做什么”的具体分解、细化、落实，也就是从组织建构、时间进度、人员安排、经费落实、工作方式、工作方法、后勤保障等方面提出的具体行动措施、工作步骤。如果说“做什么”有时还带有一定的预期性、预想性，有较为高远的理想，则“怎么做”必须非常具体、切实、可行，要有具体的时间步骤、具体的方式方法、具体的人员等。“做什么”和“怎么做”是“顶天”和“立地”的关系。“怎么做”既可以强调时间步骤

18、、也可以强调工作步骤、还可以从认识深化的角度如思想准备、物质准备、工作实施等逐步深入。 “如何做到”是确保前两者而提出的要求和措施。这一部分与“怎么做”相比，更强调从思想、制度、纪律层面提出要求，强化保证“怎么做”的宏观措施，提出不能“怎么做”要承担的后果和责任。有些计划类文书，如活动计划，往往只写活动主题、日程安排、活动安排即可，不需要写要求和措施。v格式构成及写法格式构成及写法v计划类文书的格式一般包括标题、正文、落款。v标题v一般包括公文式或文章式两种。v公文式标题形式主要有三种：v第一种是第一种是“计划内容（事由）文种计划内容（事由）文种”，称为二要素法，称为二要素法，如“村官培训计划

19、”、“ 中国反对拐卖妇女儿童行动计划”、“国庆节庆祝活动安排方案”、“全国产品质量和食品安全专项整治行动方案”、“ 关于全国十运会筹备工作进展情况的汇报”、“ 向领导小组第四次会议汇报提纲”等。v第二种是第二种是“发文机关（计划范围）计划内容文种发文机关（计划范围）计划内容文种”，称作三要素法，称作三要素法，如“市体育局干部岗位考核实施方案”。v第三种是第三种是“计划时间发文机关（计划范围）计划内容文种计划时间发文机关（计划范围）计划内容文种”，称，称作四要素法作四要素法，如“市2011年安居房建设计划”、“二九年市计生工作目标考核实施方案”。v 文章式标题形式主要由主副标题构成，主标题一般归

20、纳内容、提出要求、发出号召等，副标题一般是公文式。也有只有主标题的现象。如：v 着眼当前 抢抓机遇 推进专业厂改进v 放眼未来 谋求发展 争做行业小巨人v -关于为完成公司全年目标而奋斗的情况汇报v正文v常见的的写法有条文式、分项式、贯通式、表格式、并列式等。最好使用分项式或分项和条文结合的方式。v条文式就是将所写内容分成若干条目，逐条写出具体内容。这种形式在一些不完全式计划类文书中使用得较为常见。如安排、要点、提纲等。这种形式简洁明了，但比较粗放，对内容分解不够、要求不是特别明确。v分项式即按照计划的内容分出若干项目，如计划的指导思想、工作原则，计划的目标任务，计划的工作步骤，计划的要求等，

21、有时每一部分还可以分出若干小项，如将措施分为战略措施和行动措施等。分项式适宜使用在一些宏观的、涉及内容比较多、涉及时间比较长的计划类文体中。如纲要、规划、意见、计划等。v贯通式即依自然段落分层次写。这种写法常用于短期的、单一的、具体工作的计划、安排。v表格式就是通过简单的画表列示，将计划性内容清晰地展示出来。许多单位的周计划、旬计划甚至月计划均采用此种形式。如周工作安排。v并列式主要用于一些全面工作的计划类文书中。即将工作按照性质分解出若干部分，每一部分按照计划的要求写出具体内容。如一个学校，将工作分为教学、科研、人事、后勤等，每一部分写出计划内容。几个部分之间构成并列关系。v具体选择何种形式

22、，要从文体本身要求和计划的具体内容出发，以清晰、便捷、有利于工作为前提。v3 落款v写出计划制定单位和制订时间。v总结类文书总结类文书v总结是对过去一定时限内的工作目的、任务、经过、方式方法等进行一分为二的分析、研究和评价，从而了解工作的全面情况，肯定成绩，明确问题，将经验与教训上升为理性认识，并加以条理化、理论化后所形成的文字材料，是对过去某项工作或某项活动的情况、成绩、经验和存在问题的回顾、评价和结论。v总结类文体在工作和生活中广泛实用，因此其种类很多，可以从不同角度进行多次分类：v按内容分，有工作总结、学习总结、思想总结、生产总结、销售总结等。v按范围分，有行业总结、单位总结、部门总结、

23、个人总结等。v按时间分，有年度总结、季度总结、月度总结、阶段总结等。v按性质分，有综合总结、专题总结。综合总结是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结。v常用的小结，实际上也是总结类文书，只是它所反映的内容较简单，或者经验不成熟，时间较短，范围较小而已。v心得体会、自我鉴定、思想汇报等也是总结类文书。它们侧重于从认识层面总结工作。v总结类文书还包括一些衍生文种，如：述职报告、总结性汇报提纲、调查报告、典型（经验）材料、情况介绍、情况反映、工作研究、工作回顾、评估报告、考核材料以及各种做法、体会、收获、汇报之类文书。v述职报告内容所针对的是过去，是对过

24、去某一阶段个人或集体任职情况的回顾和自我评价；就写法而言，既要叙述工作过程，还要进行评说，叙述、议论相结合。而这些特征都是与总结一致的，所以述职报告也是总结的一种。与总结相比，述职报告的内容更强调针对性，它是对所任职务的总结回顾，以所任职务的要求为总结的基本指针，与职务不相干的内容一般不涉及。从所起的作用来看，述职报告是机关单位、人民群众，尤其是组织对个人或集体旅行职责情况考查的重要依据，涉及到组织对个人或集体的整体评价，涉及到个人的社会认知和职务升迁，而总结的主要目的是回顾过去，更好地为将来的工作打下基础。 v总结性汇报提纲，一般是对前一段工作的回顾，其内容没有综合性总结完整，但组成基本相同

25、。v总结与计划的关系非常密切。计划是总结的前提和依据，总结是计划的检验和结果，两者相辅相成、互相制约、互相依存，同时还相互促进。计划一实践一总结一再计划一再实践一再总结周而复始，循环无穷。这种循环往复向前推进的过程，就是不断前进、提高的过程。总结就是转化，就是提高。但是，计划是在工作之前制定的，而总结则是在工作到一定阶段或计划完成后进行的，两者写作的时间不同；计划的内容是为完成一定任务所作的步骤、方法和措施，重在叙述说明，总结则是对一定阶段的工作或计划执行情况的分析和评价，重在抽出有规律性的东西，作出理论概括；计划所要回答的问题是做什么，怎么做，应该做到什么程度，总结要回答的问题则是已做了什么

26、，做得怎样。v v机关单位的总结性文书尤其是综合性工作总结，与机关单位的工作报告非常相似。两者的内容组成几乎相同，但两者的区别也是比较明显的：一是综合性工作报告是主要公文，而工作总结不是公文，如果要将工作总结上报或下发，一般要采用文件式如报送报告、印发通知形式发送。二是综合性工作报告主要是对外、对上的，主送机关是上级单位，要求行文语言平实，直而不曲，客观务实。而工作总结一般是对内、对下的，语言上可以多用一些溢美之辞，语气一般居高临下，可适当带有鼓动性。三是综合性工作报告在总结工作的基础上，要求注重对规律的认识，要求内容具有延展性，不能就事论事，就工作谈工作。而工作总结的关注点是已经开展的工作，

27、一般将已经开展的工作的做法、成绩经验、体会教训、缺点不足交代清楚即可，即使是提出了今后努力的方向，也是针对已经开展工作提出的，对内容延展性要求不严格。v主要写作内容主要写作内容v总结类文书，向上是为了汇报，便于上级了解和掌握下情；向下是让员工了解情况，明确方向，以便于员工更好地检查监督本单位的工作；对外是为了全面介绍，交流经验，共同提高。不同目的、不同类型的总结类文书，其写作的主体内容不完全相同。一般来说，综合性工作总结的内容是最为完整的。v 综合性工作总结应重点写好四个方面的内容：v1情况简述。简明扼要地交待工作的时间、地点、工作内容、背景和条件等，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的进

28、程，遇到的问题和困难，采取的措施等。有时还要作简单的总体评价。v2主要成绩。这是总结类文书中较为实在的部分，是整个总结的主体，也是总结最重要的部分。主要是用确实的材料和数据，把工作的主要成绩叙述清楚。通常从三个角度加以表述：正面说明，即叙述工作的主要成绩；侧面烘托，即通过上级及有关机关单位或领导的肯定、社会反响、获得的表彰奖励等来强化自己工作的成绩；对比反衬，即通过与相同或相近单位、或与历史同期、与历史最高最低年份等的比较，反衬自己工作的主要成绩。总结中，与主要工作成就关系密切的材料，就详写，反之，则略写。v 有时在写作时可以将情况简述与主要成绩合二为一，放在一起写作。v3经验体会。这是总结中

29、较为虚化的部分，主要是对工作的经验、感受、体会等进行概括，文字要简练，篇幅不宜太长。这一部分的写作，直接关系到总结的高度，是总结画龙点睛之所在。v在写作实践中，也有将主要成绩和经验体会合在一起写的。从结构安排的角度来说，主要成绩和经验体会“一实一虚”，虚实互补，相得益彰。v4存在的问题和今后的努力方向。指出工作中的缺点和错误，说明自己今后如何进一步的改进和提高，提出今后改进工作的设想、安排、打算等。在写作时，从接受主体考虑，可适当转换角度，如对存在的问题，也可以从工作中面临的矛盾、压力等角度表现。v专题总结是对某一项工作或某一方面的问题进行的回顾，它比综合性总结内容集中、单纯，针对性强，内容也

30、具体细致。这类总结的重点，一般是取得成绩的基本经验。当然，某一方面存在突出问题，也可以作专题总结通报。总结各个部分所占的比重，各个部分根据什么样的关系联结起来，强调什么，淡化什么，还应根据实际工作来考虑。v 由于总结的种类较多，内容复杂，在结构形式上没有、也不可能有统一的或固定的格式。就一般情况看，主要有以下四种常见的写作思路：v1以基本内容为依据，分三大块组织层次。第一块前言，简要介绍基本情况；第二块过程与做法，可以由做法一、做法二、做法三组成；第三块基本经验，可以由经验一、经验二、经验三组成。此结构常用于个人小结、经验体会等，内容比较单一的单位总结也可以用。v2以工作进展的每个阶段为依据，

31、分若干块组织层次。第一块是工作阶段一，分基本情况、过程做法、经验体会三方面写；第二块是工作阶段二，同样分三方面写有几个工作阶段就分几块。此结构按工作进展阶段安排层次，易体现事物的纵向运动轨迹，所以习称为“纵式结构”，用这种结构需注意避免写成流水账式。v3以思想观点为依据，分若干块组织层次。第一块前言，基本情况概述；第二块主体，分几个观点写，观点之一统率下的过程、做法、经验、体会，观点之二统率下的过程、做法、经验、体会有几个观点就分几层写；第三块结尾。此结构依据作者对整个工作的全面认识和把握，归纳、提炼成几个观点，再按观点一、二、三去安排层次，体现了作者的思维按照认识的不同性质横向展开，所以习称

32、为“横式结构” v4以工作的各个方面为依据，分若干块组织层次。第一块为第一个方面的工作，分基本情况、过程做法、经验体会、问题方向等几段写；第二块为第二个方面的工作，同样写法，有几个方面就分几块。此结构把所做的工作归纳起来，一个方面一个方面地写，每一个方面的工作就是一个大层次，用小标题或数字序号作层次的标志，每个大层次内又分几个小层次，具体展示。此结构习称为“总分式”，宜用于综合总结、单位的全面总结等。写作时应注意力避平均使用力量，面面俱到，应有所侧重和详略得当。v总结的主体部分常见的结构形态有三种。v第一是纵式结构。就是按照工作或活动的过程安排内容。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。v第二是横式结构。按工作的性质和规律或者认识的不同方面依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。v第三是纵横式结构。安排内容时，既考虑到时间的先后顺序，体现工作或活动的发展过程，又注意内容的