文件编制培训教材

1、文件编制培训教材 编制人：XXX 日期：2018.03.09 版本：01内 容 简 介1、文件的性质2、文件的作用3、质量体系文件的架构 4、程序文件的编写5、程序文件与作业指导书区别6、作业指导书模板7、表格的编制要求及模板8、文件的变更标识9、编写文件的注意事项1、文件的性质u 程序即是“为进行某项活动或进程所规定的途径”。 也 就是说， 针对手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述此工作如何进行。u程序文件是文件化的运作程序，是对完成或管理活动所规定的方法。是体系文件中第二层次的文件，也是手册的基础及支持。规定管理工作的程序：为什么做为什么做(why)(why)、何时、何时(when)(

2、when)、何、何地（地（where)where)、做什么、做什么(what)(what)、由谁去做、由谁去做(who)(who)、怎样去做、怎样去做(how)(how)、做的记录是什么。、做的记录是什么。u 具有可操作性，且包含体系标准中适用的要素。u 可能需要作业指导书的支持2、文件的作用 作为持续改进的基础 积累和分享知识 传递顾客需求和期望 提供证据 作为培训的教材 满足重复性和可追溯性要求 沟通信息3、质量体系文件的架构 1、质量手册： 按规定的质量方针以及适用的标准 描述质量管理体系 2、 程序文件：描述实施质量管理体系要素所需要的各 职能部门的活动 3、工作文件： 详细的作业文件

3、，对具体的工作步骤、 要点和要求进行详细的描述 4、表格、记录：记录各项作业的结果，以提供质量管理 活动的证明材料4、程序文件的编写4.1 程序文件的作用4.2 程序文件的要求4.3 程序文件的编制格式4.4 程序文件的内容说明4.5 程序文件的范例4.1 程序文件的作用1、明确控制活动有关部门人员的职责、权限、 相互关系2、规定控制活动的依据及方式： a. 控制要求和依据 b. 如何进行控制3、执行、验证和评审活动的依据: a. 实际活动是否按规定程序进行 b. 执行程序是否留下证据/记录 c. 执行的效果是否达到4.2 程序文件的要求1、逻辑性(按管理活动的顺序)2、与实际运作结合,具有可

4、操作性3、要引用支持程序文件的作业指导书4.3 程序文件的编制格式包括：包括：公司LOGO文件名称文件编号页码版本号生效日期包括包括: :1. 目的2. 范围3. 职责4. 定义5. 过程描述6. 有效性测量7. 相关文件包括包括: : 文件制定人/日期 文件审批人日期 文件批准人/日期1 1 页头页头2 2 页尾页尾3 3 正文内容正文内容4.4 程序文件的内容说明（1/2）1、目的：说明实施本程序要达到的目的（即为何要做WHY）2、范围：说明本程序适用范围（即在何处做WHERE ）3、职责：说明本程序涉及的职能部门的职责（即由谁来做WHO 和WHAT）4、定义：亦即名词解释，针对文件中用到

5、的专业术语。若无定义，此项填写“不适用”5、过程描述：文件的核心部分。用5W1H的方式依流程顺序进一步阐述本程序涉及的过程由谁做（ WHO ）何时做（ WHEN ）、何地做（ WHERE ）、为什么做（WHY）、做什么事（ WHAT ）、做到何种程度、怎么做（ HOW）、如何控制及要达到的要求。明确输入、输出，与其它活动接口处的协调措施。4.4 程序文件的内容说明（2/2）7、有效性测量：说明采用何种方式来监控本程序的有效实施。6、相关文件：将文件内容中所提到或引用的文件资料一一列举。使用的执行表格一一列举。需将文件和表格的编号同时附在文件名之后。4.5 程序文件的范例 5、程序文件与工作文件

6、区别程序文件：程序文件：通常是针对公司层面上公司层面上的流程/过程进行规定，如：采购、生产、销售等过程。 工作文件：工作文件：是针对上述流程/过程中的个别环节或小流程个别环节或小流程进行规定，如：喷粉房作业指导书、设备操作指导书、客户拜访注意事项等。描述程序文件中所提及,但未具体描述的操作性文件。对具体产品或岗位作业活动的方法、内容及要求等的说明 用于指导执行具体操作的人员,以确保该项操作的结果符 合要求6、工作文件模板7、表格的编制要求及模板1、编制程序文件或工作指引时，应确定有哪些活动应记录其内容，并制定相应的记录表格。2、表格一般同文件编制同步，是监控活动实施的有效证据。3、表格应与被支持的文件协调一致、接口清楚。8、文件的变更的标识文件的变更和添加部分要用斜粗体斜粗体标识出来；对于删除的部分，要在字体中间的位置加一横线，以便于使用者清楚的识别。在进行下一次修改时，前一次修改的内容全部归于正常显示，即粗体字改细,改成黑体，删去的内容正式删除，任何文件只保持最新一次的更改 9、编写文件的