归档文件整理

1、归档文件整理方法一、归档文件整理工作概述 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理：就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件整理方法：归档文件以“件”为整理单位。 二、归档文件的整理方法 归档文件一般以件为单位按装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序（步骤）进行整理，使之有序化的过程。“件”的概念？（1）一般情况下每份（单份）文件为一件。（2）文件正本与定稿为一件。（3

2、）正文和附件为一件。（4）原件与复印件为一件。（5）来文与复文为一件。（6）转发与被转发件为一件。（7）正文与文件处理单为一件。（8）报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。（9）会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件；也可将一次会议形成的文件，作为一件（文件少的情况下）。（10）员工调动介绍信、存根，以一人为一件。（11）领导任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。（12）文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 归档文件的装订（

3、1）装订的前处理工作拆除金属物、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠超幅面纸张（2）装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。（3）装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。 例如： 例如： 归档文件的装订方法 （1）线装法。根据文件的厚薄，

4、选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。（2）对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。 归档文件的分类 （1）选择分类方法 （2）编制分类方案（1）选择分类方法 年度保管期限分类法 优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。 分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。 (一)一般文件，归入文件制发年度(指文件最后的落款日期)。 文件有多个时间特征：如成文日期、签发日期、批准

5、日期、会议通过日期、 公布日期等，一般以签发日期（即落款日期）为准；计划、规划、总结、预算、决算、统计年报以及法规性文件等，同一要求按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。 (二)跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6

6、、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。 10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。11、翻印的文件，归入原件的所属年度。12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。14、几份文件作为一件的日期：若干份文件作为一件的，以排序在前的为准。如正文与附件为一件的，以正文为准；转发文与被转发文为一件的，以转发

7、文为准。 15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。 分保管期限 保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。 文书档案的保管期限仍划分为永久、长期和短期三种，即永久为无限期地保存，长期为30年，短期为10年。 根据公司的实际情况，目前保管期限划分为永久、长期两种，即永久为无限期地保存，长期为30年。 归档文件的排列 归档文件的排列，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。 （一）按事由排列法 按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。 按事由排列的具体步

8、骤如下： 1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、长期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。 （1）采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据内设组织机构（处室）位序或习惯位序结合重要程度排列。（2）采用问题分类的归档文件，可依据综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。 3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事的相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。 （1）单一事

9、由、单一责任者的文件，按归档文件形成时间的先后顺序排列。 （2）几个事由、单一责任者的文件，先把不同事由的文件分开，在每个事由里按文件形成时间的先后顺序排列，然后再按事由的重要程度排列。重要事由在前，次要事由在后。（3）单一事由、几个责任者的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者的文件内，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者地位高低依次排列。一般是上级机关在前，本级、同级、下级机关在后。例： （4）几个事由、几个责任者的文件，首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要

10、程度排列。例： （5）单一事由、单一责任者，涉及单一地区的文件，按文件形成时间的先后顺序排列。例：XXXX公司关于XXXX的调查一共形成了4份文件，则按其文件形成时间的先后顺序排列。（6）单一事由、单一责任者，涉及几个地区的文件，先把不同地区的文件分开，在每个地区里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后按地区所处的地理位置或习惯排法排列。（7）单一事由、几个责任者，涉及一个地区的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者的地位高低排列。 （8）单一事由、几个责任者，涉及几个地区的文件，首先把不同地区的文件分开，在每个地区里再把不同责任者的文件分开

11、，在每个责任者文件内按文件形成时间的先后顺序排列；其次，按责任者的地位高低排列；最后按地区的地理位置排列。（9）本机关与外机关协商某项工作或某一事项形成的文件，应以本机关在前，外机关在后的顺序排列。（10）报刊杂志、简报、信息等（指本机关编辑出版的，不包括新闻单位），按期刊号的先后顺序排列。（二）按文号（或按文件形成时间）排列法 按文号排列法，就是在同一全宗、同一年度、同一期限内，按发文字号的先后顺序排列归档文件。 1、在一个全宗内，将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、长期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内，按归档文件的发文字号或形成时间的先

12、后顺序排列，即把归档文件先按发文的“字” 分开，再按发文的“号”排列。也就是在同一期限内，把同一字号的文件排列在一起，在同一字号内再按发文号的先后顺序排列。（三）零散文件的排列 零散文件，即在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。 零散文件插入所属年度进行排列的方法，一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；二是将其排列在相邻文件的后面，即将其与所属事由中的相关文件订在一起，在目录备注栏中注明“此件为两件”，并在插入文件的右上角加盖“插入件”章。三是将其排列在相应类别的最后，并在备考表中注明；四是按文号排列的，可按其发文字号插入相应的位置，并在备考表中注明。以上

13、四种插入法，以第一种方法最简便，可视公司情况择优选用。 归档文件的编号归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。档号章格式 全宗号类别号期限年度机构件号档号章的项目及填写内容：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称，永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”。年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。件号：以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理

14、归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。 编制归档文件目录 编制归档文件目录，是整理工作中的重要环节之一，也是其它编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件。 归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 归档文件目录格式： 件号件号 责任者责任者 文号文号 题题 名名日期日期 页数页数 备注备注归档文件目录填写方法如下：1、件号：填写室编件号。2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 （1）填写通用全称。（2）以落

15、款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。（3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。 （4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。（5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。 3、文号：填

16、写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：恩坦华成都字20131号（1）联合发文，填写主办单位文号即可。（2）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。（3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。 4、题名：填写文件标题。（1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。（2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号 填写。 5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形

17、成时间（文件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。如：文件的形成时间是2013年1月8日，即上格填写为2013，下格填写为“0108”。6、页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。 文件归档签 题名 全宗号： 保管期限： 年 度： 机构或问题： 盒 号： 室编件号： 页 数： 装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。1、装盒时，应将不同年度、不同保管期

18、限的文件分别装入不同的盒内。2、装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒。使之与归档文件上的相应条目相一致，既能保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体，又能保证档案利用完毕后，能将其按件号顺序归入相应盒内，否则，易造成文件归位错误，造成混乱。3、装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。既要装满，又不能超过盒内容量硬塞，避免损害文件和盒子。 4、文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜（上架）。档案盒一般采取侧立排放。5、档案盒排列入柜后，应按其排列顺序依次编制档案盒号。盒号编制方法如下：（1）按两个保管期限编制大流水号，即一个单位按永久、长期两种保管期限编制两个大流水的盒号。（2）按两个保管期限分年度编制小流水号，即一个单位、一个年度的档案盒按永久、长期两种保管期限编制两个小流水号，也就是一年两个流水号。 填写档案盒脊项目