商务英语邮件写作

1、 How to Write an Email商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。Introduction What is a Good Business Email?A good business e

2、mail is one that can clearly & effectively deliver your intention,meaning,background/or reason.永远牢记商业书信不是在写情书，应该明确地点明你的来意。客套话能省即省。Why are good business writing skills important?1.Customers see your writing more than they see you.2.Good writing skills show that you really care.3.Good writing skills c

3、ontribute more forcefully to arguments/persuasion/selling.4.Good writing skills reduce risk of losing a customer or damaging a customer relationship,and foster good relationships with colleagues.许多原地的客户虽然通了无数的Email，但彼此可能未曾谋面。因此一份合宜的商业书信不但可以帮助你建立正面的形象，也可以避免因语言隔阂造成争端而上级与客户间的友好关系。Dear Professor Weishaa

4、r, My name is Lee Hana, and I take your English Reading and Writing class on Monday and Wednesday. I have a question about our recent assignment. As I understand, the task is to write an appropriate email. Is it alright if I choose the topic? Id like to write an email to say thank you to my English

5、Discussion and Presentation professor because she helped me so much.I look forward to your response.Regards,Lee Hana商务英语电子邮件写作应遵循的商务英语电子邮件写作应遵循的5 5C C原则原则：Correctness 正确由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。Conciseness 简明简洁原则是商务英语写作最重要的原则

6、，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。Completeness 完整商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。Clearness 清晰例1 We will deliver your goods soon.例1中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。Courtesy 谦恭商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌

7、的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。 例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotati

8、ons for 65，000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则1、亲切自然亲切自然：可以用We 就不要用You每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用生意腔，于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。用我我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简

9、单自然，亲切又人性化。官样e-mail：Your mail has been received.亲切e-mail：I have received your mail.官样e-mail：Your complaint is being looked into.亲切e-mail：We are looking into your complaint.2、一针见血一针见血：可以清楚 就不要模糊写email最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。模糊字：contact清楚字：callwritevisit模糊字：soon清楚字：by Ma

10、rch 153、言简意赅、言简意赅：可以一个字就不要两个字大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃。冗长句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine.精简句：The paper jam destroyed the copy machine.冗长句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture

11、.精简句：The enclosed brochure shows further manufacture details. 4、语汇朴实、语汇朴实：用对方看得懂的关键字每个行业都有自己的行话，写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话，也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.朴实句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.迂回句：The choice of exogenou

12、s variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.朴实句：Supply determines demand.5、有技巧的表达、有技巧的表达：永远让人觉得youre helpful同样一件事说法不同，得到回应就不同，有技巧的说法让人乐于为你效劳。拙劣说法：Obviously, if youd read your policy carefully, youd be able to answer th

13、ese questions yourself.漂亮说法：Im glad to clear up these questions for you.拙劣说法：In order to complete the claim you made, simply.漂亮说法：To complete your transaction,.6、下一个专业的信件标题、下一个专业的信件标题许很多人没有意识到，e-mail的标题是很重要的一部分，邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容，看起来像群组垃圾邮件，命运就是直接进入垃圾桶。不专业标题：How are you?专业标题：Introduction:

14、Our Product Offerings for Bright Ideas Imports不专业标题：Can we work together?专业标题：Proposal: Bright Ideas ImportsABCs Partnership Opportunity常见的商务英语电子邮件：写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。主题称呼、开头、正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。电子邮件礼仪-让我们高效的沟通收件人、抄送和密抄收信人地址的填写方式有三种：“收件人（To）”，“抄送（CC

15、）”和“密抄（BCC)”，也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是，事实往往出人意表。 To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合，不建议使用。 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!标题主题是接收者了解邮件的第一信

16、息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，要引人注目、意思明确，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 一定不要空白标题，这是最失礼的 标题要简短，不宜冗长，不要让收件人邮箱用才能显示完你的标题 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。1. 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE或者答复 答复一大串。称呼与问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

17、 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。Email开头结尾最好要有问候语：最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不

18、怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。正文Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 注意Email的论述语气，根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现，轻易不要使用感叹号等表示强烈的语气和字眼。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨

19、慎而客观。 正文（续）Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 一次邮件交待完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否

20、有错误。合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。正文（续）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:)正文五原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌 附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示

21、收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方

22、如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都

23、立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道

24、”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。回复技巧（续）不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该r

25、eplay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，要三思而行！主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。主题。称呼、开头、正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及

26、所属部门、地址、电话号码、传真等。商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为称呼或Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼。正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。 第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的

27、问题进行充分的说明和解释。 第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。Dear Mr. xx/Mrs. xx/Sir/Madam/all，正文Best Regards, /Yours Sincerely,XXX商务英语电子邮件的基本格式商务英语电子邮件的基本格式Example Dear David and Steve,-（Salutation sljten 称呼）Good afternoon.On May 10, 2010, a raid action against this target was conduc

28、ted. On site, totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables were seized. Please provide us with verification report and price certificate. Samples would be sent to you soon. Thank you.Should you have any comments or suggestions, please contact us at any time. Best Regards,-（Complimentary Close）Sincere

29、ly yours, Yours truly, Best wishes Piggy Zhu-（Signature）=Shanghai GreRoyalt & Co.,2505, Universal Mansion168 Yu Yuan Lu, Shanghai 200040Tel.: +86 21 5108 2633fax.: +86 21 6249 3321please visit www. Dear David and Steve,-（Salutation） Good afternoon. On May 10, 2010, a raid action against this target

30、was conducted. On site, totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables were seized. Please provide us with verification report and price certificate. Samples would be sent to you soon. Thank you. Should you have any comments or suggestions, please contact us at any time. Best Regards,-（Complimentary Cl

31、ose） Piggy Zhu-（Signature） = Shanghai GreRoyalt & Co., 2505, Universal Mansion 168 Yu Yuan Lu, Shanghai 200040 Tel.: +86 21 5108 2633 fax.: +86 21 6249 3321 please visit www. greroyalt. com例：Hi, Im sorry about this. Now,we have been clear about the problem about our system. There is a new colleague

32、joining our team,and he will arrange for checking the system. Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal最佳的，最优的最佳的，最优的 plan after finishing that one. Regards!原文整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一英文书信中标点后面必须空一格格。 语句不完整，语句不完整，this指什么？指什么？ 同一个句子中连续出现同一个句

33、子中连续出现2个个about，重复。后一个应该为重复。后一个应该为of，表示从属关系。，表示从属关系。 语句表达不合理，在发信方语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。问题点Dear Mr.XXX, Im sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and well try our best to solve

34、the problem in a week. （此处可加上具体的解决方案）Please contact me if you have any question. Best Regards， XXX修改稿Use the Right Greeting:使用正确的称呼使用正确的称呼。尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白。”Dear Sir” 也已经过时了，最好写成最好写成Dear Mr. / Ms. 后跟那个人的姓氏后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如Dear John。Keep it Sho

35、rt and Clear: 使邮件简洁明了简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句。使用类似使用类似“first, second, next, and finally”的词的词引导读者你所要表述的每一个观点。引导读者你所要表述的每一个观点。可以用If you have any other questions please feel free to contact me.来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。Be polite and ta

36、ctful: 懂得谦逊和准确传达信息的重要性。I want.之类的词之类的词能避免则避免出现，相比之下，能避免则避免出现，相比之下，I would like显得更尊重对方。显得更尊重对方。又如I am interested in是提出请求建议或寻求意见的好方法。电子邮件正确结尾： I am looking forward to your reply, Thank you,或者Sincerely都是给收信人留下好印象的结尾方式。E-mail WritingSalutation Mr./ Mrs./ Miss/ Ms. Last name/ family name/ surname first n

37、ame/ given name Dear / Hi Sir/ Madam Dear Sir/ Madam To whom it may concernReference for Beginning with reference to your job post on the internet, regarding your letter of July 10, about your phone call today, Thank you for your letter of August 5,Reasons for Writing I am writing to inquire about .

38、 I want to clarify the details . I would like to confirm. I suggest that we should set up a meeting. Attached please find the agenda.Request for Action We would be grateful if you could I would appreciate if you can Please make sure you can Could you please let me know what you think? Please sent it

39、 back to me by tomorrow.Closing Remarks Thank you for your help Please contact us again if we can help. if there are any problems, please. I look forward to . hearing from you soon. meeting you next Tuesday. seeing you next Thursay.Polite Closing Your sincerely Sincerely, Best wishes, Best regards,

40、Regards, All the best, Cheers,Words and Sentences缩写：ASAP = As Soon As Possible 尽快FYI=For Your Information 你要的信息PLS=Please 请BTW=By The Way 顺便AMMOF =As a Matter of Fact 事实上IC = I see 我明白了OTOH =On the Other Hand 另一方面NRN =No Response Necessary 无需回复IMO=In My Opinion 依我之见P.S.=Postscript 附言1.Initiate a mee

41、ting 发起会议发起会议I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben. 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。W

42、ed like to have the meeting on Thur. Oct 30. Same time. 十月三十号(周四),老时间,开会。I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project. 我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议Thank you and look forward to ha

43、ving your opinion on the estimation and schedule. 谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的反馈建议!What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?Feel free to give your comments. 请随意提出您的建议。 Any question, please dont hesit

44、ate to let me know. 有任何问题,欢迎和我们联系。 Any question, please let me know. 有任何问题,欢迎和我们联系。Please contact me if you have any questions. 有任何问题,欢迎和我们联系。Please let me know if you have any question on this. 有任何问题,欢迎和我联系。Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评论和建议! 3. Attachment 附件附件I enclose the evalua

45、tion report for your reference. 我附加了评估报告供您阅读。Attached please find todays meeting notes. 今天的会议记录在附件里。Attached is the design document, please review it. 设计文档在附件里,请评阅。 For other known issues related to individual features, please see attached release notes. 其他个人特征方面的信息请见附件。4. Thanks note 感谢感谢Thank you so much for