Word实战技巧——长文档排版

1、以论文为代表的长文档 虽然格式并不是论文的决定性因素，但是通过Word中丰富的排版内容和功能，就可以打造一篇在形式上很漂亮的论文。 论文由封面、目录、插图目录、附表目录、中文题目和摘要、关键词以及英文题目、摘要、关键词（英文）、正文、参考文献、关键词索引、致谢等构成。 论文需要编写目录、插图和表格，摘要需要单独设置页码，正文各级标题需要多级编号，页眉页脚需要单双数不同，必然使用到分节的功能。参考文献需要使用到脚注和尾注，图和表标题要用题注，设计的公式还要单独录入等。当然，并不是所有的论文都包含所有的内容，我们举的这个例子尽量囊括一些可能涉及的元素，真正做到熟练使用，还需要实践。注释和参考文献要

2、随文首先完成（1） 注释和参考文献是论文中十分重要的部分，也让论文这种严肃文体增加了很多信息量和可读性。注释就是指脚注和尾注，注释依赖于文中的内容，所以中工作最好在论文撰写过程中就逐步完成。 脚注用于文章的注解，参考文献的编排可以使用尾注。注释和参考文献要随文首先完成（2） 1、修改脚注或尾注分隔符、修改脚注或尾注分隔符 在实际应用中涉及最多的问题，就是脚注的格式修改。被问得最多的一个问题就是：脚注这条线怎么删不掉啊？ 在文档中的脚注分隔线，是一个既无法选中，也无法删除的东西，有时候它还“空两格”，可是却无法调整，有时候脚注的内容距离分隔符很远，也无法调整。这是怎么回事呢？ 脚注或者尾注是一个

3、很特殊的元素，它们也是页面中被整体插入的元素，这个元素的修改要在特定的方式下进行。 注释和参考文献要随文首先完成（3） 1、修改脚注或尾注分隔符（续）、修改脚注或尾注分隔符（续） 操作方法：操作方法： 步骤一：步骤一：定位光标到脚注位置【页面视图】选项卡【文档视图】功能组【草稿视图】按钮 步骤二：步骤二：【引用】选项卡【脚注】功能组单击【显示备注】按钮。 步骤三：步骤三：右侧下方窗口【脚注】下拉列表中选择“脚注分隔符”，即可选中脚注分隔符进行删除或删除多余空行和空格。 这时，不论是脚注内容，还是分隔符的格式，都可以像修改普这时，不论是脚注内容，还是分隔符的格式，都可以像修改普通段落内容那样修改

4、它们的各种属性。所以上面提到的间距过大，通段落内容那样修改它们的各种属性。所以上面提到的间距过大，多半是脚注分隔符段前段后间距国产，甚至有多余的行造成的，多半是脚注分隔符段前段后间距国产，甚至有多余的行造成的，只要将它们去除即可。只要将它们去除即可。注释和参考文献要随文首先完成（4） 2、修改参考文献的编号格式、修改参考文献的编号格式 尾注会集中显示在文档末尾，并且按照设置的格式排序显示，除了内容外，序号部分不允许在页面视图中修改。 我们常见到的问题是，怎么将编号格式修改为1，2，的形式。1,2,3，很好办，外面的就不好办了。Word提供的编号格式中没有这样的形式。如果数量不多的话，那么就手动

5、加上去，并不是很费事。如果数量多，就要使用工具来达到添加此格式的目的了。 使用合适的数字样式将尾注填写完毕后，采用上一节的方法将尾注分隔符去除，并在最前面添加一个分页符，将“参考文献”按照要求的样式设置好。注释和参考文献要随文首先完成（5） 操作方法操作方法： 步骤一：步骤一：【开始】选项卡【编辑】功能组【查找/替换】按钮打开【查找和替换】对话框。 步骤二步骤二：单击【更多】按钮，在【查找】中输入内容，这时请在【特殊格式】中选择“尾注标记”，此时文本框内自动输入了“e”，这就是尾注标记的记号。 下面我们用查找和替换的方式将这个不符合要求的格式改过来。思路是：查找尾注中的数字，将查找到的数字放置

6、于“”之中并更改为需要的格式。注释和参考文献要随文首先完成（6） 步骤三步骤三：在【替换】文本框内输入想要的序号符号“”，将光标停留在“”内，在【特殊格式】中选择“查找内容”，文本框内自动输入了“&”，这个&就可以实现将查找到的数字放置于“”之中。 这时，尾注中的编号就全部变为了与正文内容相同的格式。使用样式处理章节标题（1） 论文的一个特点就是修改频繁，而且相同类型内容需要做到严格统一。这就要求一定要使用样式来处理论文这种长文档。 1、根据要求修改样式、根据要求修改样式 论文中各级标题中字体字号的描述就规定了样式所包含的格式。对于已经有明确格式要求的标题级别，可以使用修改内置

7、样式的方法来实现这个要求。 比如一级标题是四号黑体，说明中仅此两个格式上的要求，直接修改标题1的样式中相应的内容即可。对于其他诸如行距、段前段后距等可先不予理会，待到文档整体确定后根据美观的原则再设定。其他级别的标题样式也照此设置。 但是有时快速样式中并没有更多的级别预览，这时需要手动将它们调出来方便修改。使用样式处理章节标题（2） 操作方法操作方法： 步骤一步骤一：【开始】选项卡【样式】功能组右下角【样式】对话框按钮 步骤二步骤二：【样式】对话框右下角【选项】按钮【样式窗格选项】对话框设置“显示所有样式”，所有样式的名称就可以显示在【样式】对话框中。使用样式处理章节标题（3） 或者单击下方第

8、三个图标，启动【样式管理】对话框修改未显示的样式。样式未使用时是隐藏的，标题级别都打上了“使用前隐藏”标记。单击【修改】按钮，就可以对该标题样式进行修改。这又是一种进入样式修改的方式。使用样式处理章节标题（4） 除了为各级标题设置级别外，正文样式也需要按照要求进行更改；“表题、图题”的格式可以使用题注样式来完成。设置的原则就是，内置样式能用即用，不必要认为创作很多新样式。 这样做的好处在于，例如使用内置的题注样式，对图或者表进行编号、写表题，当为图标插入题注后，这部分内容会自动根据样式进行更改，也即“一劳永逸”。如果单独为此设立一个新样式，添加完题注后，还必须有一个应用的过程，这就多了一个步骤

9、。 对于个别需要做到全篇统一的元素，例如某些文档中一些特定组织的称谓，可以为其临时设立一个样式，不必使用现有样式来修改。将文字部分设置好后，在右键菜单或者【样式】功能组的快速样式下拉菜单中选择【将所选内容保存为新快速样式】，命名后，这个样式就会出现在快速样式窗格，方便下次使用。使用样式处理章节标题（5）单级和多级编号的编排（1） 这是一个比较麻烦的内容，但是论文的层次离不了多级编号，除非决定手动添加。 在我们对段落进行格式化的时候，涉及编号部分一共有三个选择，分别是【项目符号】、【普通编号】和多级编号，在【开始】选项卡的【段落】组。单级和多级编号的编排（2） 1、单级项目符号的添加和项目、单级

10、项目符号的添加和项目符号字符修改符号字符修改 为段落的起始部分添加一个项目符号，这样看起来很有条理的样子。这样，论文中罗列性质的文本，如果还不够使用表格来处理的程度，都可以使用项目符号。 Word项目符号库内置了很多“项目符号字符”，只要选中需要添加的段落列表后就可以直接应用，段落项目符号属于段落标志范畴，所以可以使用格式刷应用项目符号，十分方便。单级和多级编号的编排（3） 1、单级项目符号的添加和项目符号字符修改（续、单级项目符号的添加和项目符号字符修改（续1） 如果不满意内置的“项目符号字符”，可以自己添加“新的样式”，可以成为项目符号的有符号和图片两种形式。单级和多级编号的编排（4） 1

11、、单级项目符号的添加和项目符号字符修改（续、单级项目符号的添加和项目符号字符修改（续2） （1）单击【符号】按钮，可以在弹出的符号对话框中选择各式各样的符号。符号也有字体之分，所以在选择符号字符之前需要留意一下字体。 （2）如果对内置的符号不满意，可以自己选择图片作为项目符号字符，成为“图片项目符号”。 （3）也可以使用导入功能将自己电脑中的图片作为项目符号字符。Word会自动调整导入的图片的大小以适应项目符号的要求。 单级和多级编号的编排（5） 2、为段落编写单级编号和编号格式修改、为段落编写单级编号和编号格式修改 如果仅仅使用项目符号，还不能完全满足段落格式要求。例如涉及描述操作步骤等内容

12、，需要顺序性较强的符号作为提示，那么这就需要为段落添加【编号】。 编写一个特殊格式的编号，可以在编号的下拉菜单中单击【定义新编号格式】单级和多级编号的编排（6） 3、为文档各级标题添加多级列表和自定义多级列表 “多级列表”就是可以提现层次和级别的编号。如果对多级编号有不明白的地方，或者有编号设置混乱、不能做到分章节重新归一等问题，现在都不需要去寻找原因，先清除所有的编号格式，只需掌握比较顺的设置步骤即可。 从右图可以看出，我们需要为包含大纲级别的标题样式附加多级列表编号，所以为章节标题添加编号的过程，就是将多级列表与标题样式建立联系的过程。单级和多级编号的编排（7） 操作方法：操作方法： 步骤

13、一：步骤一：先设置各级标题的样式 步骤一：步骤一：【开始】选项卡【段落】功能组【多级列表】按钮 步骤二步骤二：在【多级列表】下拉列表中选择【定义新的多级列表】打开【定义新多级列表】对话框 步骤三步骤三：这时显示的【定义新多级列表】是一个缩略窗格，需要单击左下角的【更多】按钮，显示完整窗口。单级和多级编号的编排（7） 步骤四步骤四：选择要设置的级别。这里的级别指的就是多级编号的级别。 步骤五步骤五：将级别与样式链接起来，级别1链接标题1，当然也可以链接其他，不过那样会有些乱，不对应。这时在预览窗格的编号1后面会出现标题1的字样。 步骤六：步骤六：同理依次设置其他级别与样式的对应。标题位置的缩进值

14、需进一步设置用题注填写图表名称 什么是题注？ 图片的题注一般位于对象的下方，而表格的题注则位于表格的上方，多数科技论文对图片、图表和表格的要求也是这样规定的。 严格来说，并不是为一个图片或者表格插入题注，也就是说，题注实际上并不跟图片或者表格等内容发生关联。题注，根本上讲就是一个位置，即在文中的某个位置做一个标记，并对这个标记命名，方便在其他地方使用这个标记。用题注填写图表名称 操作方法：操作方法： 步骤一步骤一：选中图片或者表格【引用】选项卡【题注】功能组单击【插入题注】打开【题注】对话框。 步骤二：步骤二：单击【新建标签】按钮输入“图”【确定】按钮 步骤三步骤三：单击【编号】按钮修改编号样式 步骤四步骤四：在“题注”文本框中输入文本即可。 “表”的题注