进销存系统流程分析报告

1、1.系统背景简介进销存管理是商品零售商在管理中的一个极为重要的环节，并且也是零售商能否取得利润的关键。也就是说，如果能做到进货合理、销售及时、库存量最少、积压商品的减少，那么零售商将得到一个最理想的效益。由此可见，进销存管理决策的是否正确直接影响了零售商获得的经济效益。在对进销存手工管理的情况下，电器卖场管理人员无法对进货量和库存量进行良好的控制，很难及时并正确得到商品的动态供求信息和库存信息，并且采购部门、仓储部门和销售部门各部门之间的通讯也不能做到通畅，这在竞争激烈的市场中也是非常不利的。电器卖场进销存管理系统就是在这种状况下出现的，它利用计算机的技术，使得电器卖场进货、库存和销售能够有机

2、结合起来，提高电器卖场正常运营的效率，提升效益，而且电器卖场在系统的运用下可以在客观性、时效性、科学性等方面获得信息，为管理者运用现代化手段管理电器卖场提供了保证，使电器卖场的各个方面的投入最大限度地发挥效益，避免了在商品购、销、存多方面产生漏洞。我国国内电器卖场行业在信息技术设备上投入的资金相对较小，在日常管理中，计算机应用、数据交换、信息传输上都存在滞后的问题。尽管一些电器卖场已经配备了POS系统，不过仅仅充当着计算器、出纳和打印机的功能，而在市场预测、资料读取存储、报表生成、商品的分析等功能都无法进行落实。在一些环节上往往还是采用人力管理的方式进行低效的销售、采购、仓储、财务处理。2.

3、系统规划2.1技术上的可行性随着社会经济的不断发展，人们的教育水平特别是计算机的应用水平有了很大的提高，如今，受过较好教育的员工都具有一定的软硬件基础，会使用各种管理软件，熟悉IT产品。另外，电器卖场对员工的素质要求比较高，从管理层到下面的销售人员，都要求具有一定的计算机基础，所以在新系统投入使用时，只要对员工进行少量的培训，系统的功能和使用方法就基本上能够是系统顺利运行。2.2管理上的可行性为了提高电器卖场的运营效率，提高顾客的满意度，增加销售额和盈利额；电器卖场的管理者非常支持该管理信息系统的开发和实施，对该系统的开发过程很配合也很关心，相信有了电器卖场管理者的支持，新系统开发完成后一定能

4、够很好地实施。因此，管理上是可行的。2.3经济上的可行性（1）电器卖场有能力承担费用计算机的价格已非常便宜，电器卖场完全可以负担的起，并且该系统不需要特殊的硬件支持，对CPU也没有特殊的要求。（2）新系统将为电器卖场带来经济效益电器卖场进销存管理系统是一个信息化、智能化和先进管理理念的集合体。传统的人工管理、人工记账在查询、综合分析等方面存在许多不足。有了新系统，可以方便电器卖场日常管理，不仅节省了大量的时间，还为电器卖场的各项决策提供了宝贵的资料，为电器卖场带来巨大的经济效益。采用计算机管理不但可以提高工作效率，而且还可以节省人力、物力、财力，这样原来几个人干的工作现在一个人就完全可以胜任。

5、因此单从节省的职工工资、提高工作效率而避免各种直接或间接的经济损失角度来看，该系统实际所能够起到的作用将会远远大于投入的开发费用，所以从经济上是完全可行的。2.4可行性结论根据以上的可行性分析，进行系统开发的各项条件已经成熟，可以立即进行系统的开发。3 . 系统分析阶段：3.1组织结构图1 组织结构图通过对该电器卖场现行系统的调查分析，了解到该电器卖场的组织结构设置为：总经理下设库存部、销售部、采购部4个部门。各部门主要功能如下：（1）经理：主要负责销售计划的制定和计划的落实。经理需要经常了解和掌握销售情况，为指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。（2）库存部：产品入库、出库、盘库等日常处理

6、；科学合理地确定某库存物资的库存控制参数；汇总统计各类库存数据，反应和监督储备资金占用及采购资金使用情况。（3）销售部：主要负责商品的定价和销售以及客户服务。（4）采购部：供货商的情况调查：在实施采购之前，电器卖场首先就要对市场上各大商品供货商进行详细的调查，了解公司的具体情况，评定企业的信誉级别和公司的市场口碑，做到准确无误，采购顺利。3.2管理功能调查通过对该电器卖场的调查，了解到了基本的组织结构，这些部门的存在是为了实现电器卖场的快销多销产品，为该电器卖场获取更多的利润。通过调查，也了解到了该电器卖场的管理功能图如下：图2 管理功能图3.3业务流程调查（1）、业务流程图图3 系统顶层业务

7、流程图（2）、库存业务流程图图4 库存业务流程图3.4数据流程图的分析（1）、数据流程图 电器卖场管理信息系统数据流程图图7 顶层数据流程图 库存管理数据流程图图9 库存管理数据流程图3.5数据字典数据字典的内容主要是对描述数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、加工处理逻辑、数据存储、外部实体等组成部分的严格定义，下面是该管理系统的数据字典。(1)数据项表3-1 商品代码的定义数据项编号Z-008数据项名称商品代码别名无简述商品代码是每个商品唯一的一个代号类型及宽度字符，8取值范围与取值含义第12位商品类型第34位仓库编号第57位商品顺序号 表3-2 入库日期的定义数据项编号Z-009数据项

8、名称入库日期别名无简述入库日期是进货商品的入库时间类型及宽度Date，8取值范围与取值含义“00000000-99999999”表3-3 仓库保管员的定义数据项编号Z-010数据项名称仓库保管员别名无简述保管员姓名类型及宽度字符，8取值范围与取值含义“00000000-99999999”(2)数据结构表3-4 供应商信息的定义数据结构编号111数据结构名称供应商信息表简述供应商的基本信息数据结构组成供应商编号 名称 地址 E-Mail 表3-5 入库信息的定义数据结构编号112数据结构名称供应商信息表简述商品入库的基本信息数据结构组成商品代码 入库日期 经办人 数量 金额表3-6 仓库信息的定

9、义数据结构编号113数据结构名称仓库信息表简述仓库的基本信息数据结构组成编号 联系电话(3)数据流表3-7 销售清单存储的定义数据存储编号Z-001数据存储名称销售清单存储简述存储商品的销售信息数据存储组成商品编号+柜台编号+商品信息关键字商品编号表3-8 补货单存储的定义数据存储编号Z-002数据存储名称补货单存储简述存储补货商品信息数据存储组成补货编号+补货仓库+商品信息关键字补货编号表3-9 库存信息存储的定义数据存储编号Z-003数据存储名称新库存信息简述存储新库存信息数据存储组成商品编号+库存数量+商品信息关键字库存数量表3-10 订单存储的定义数据存储编号Z-004数据存储名称物料

10、需求存储简述存储电器卖场物料需求情况数据存储组成商品编号+需求量+时间关键字商品编号表-311 采购单存储的定义数据存储编号Z-005数据存储名称采购单存储简述存储采购情况数据存储组成商品编号+采购量+时间关键字商品编号表3-12 出库单存储的定义数据存储编号Z-006数据存储名称出库单存储简述存储出库情况数据存储组成商品编号+出库量+时间关键字商品编号表3-13 入库单存储的定义数据存储编号Z-007数据存储名称入库单存储简述存储入库情况数据存储组成商品编号+入库量+时间关键字商品编号(4)处理逻辑表3-14 补充商品的定义处理逻辑编号A1.1处理逻辑名称补充商品简述销售部门补充货物输入的数

11、据流销售清单处理销售部提交每日的销售清单，以商品的编号、品名、数量核对现有的库存（商品信息）输出的数据流清单信息处理频率每天1次表3-15 检查的定义处理逻辑编号A1.2处理逻辑名称检查简述检查是否需要补充存货输入的数据流销售清单处理检查是否需要补充库存，如果库存充足，则可以发出“发货通知”，否则，则需要补充库存商品输出的数据流补货计划，或者不补货处理频率每天1次表3-16 商品处理的定义处理逻辑编号A1.3处理逻辑名称商品处理简述更新库存信息输入的数据流新库存信息处理销售部门将新上架的货物进行信息登记输出的数据流货物存储单处理频率每天1次表3-17 商品处理的定义处理逻辑编号A2.1处理逻辑

12、名称商品处理简述进行对商品信息采购的更新输入的数据流清单信息处理采购部将所需要采购的商品信息统计汇总，进行对商品信息采购的更新输出的数据流商品存储信息处理频率每天0.25次表3-18 订单处理的定义处理逻辑编号A2.2处理逻辑名称订单处理简述采购商品处理输入的数据流采购订单处理选择供应商，进行货物的采购输出的数据流发货单处理频率每天0.25次表3-19 入库管理的定义处理逻辑编号A3.1处理逻辑名称入库管理简述商品入库处理输入的数据流采购清单处理库存部根据采购部传送的采购的商品的采购清单，进行入库管理，对商品清单进行整理输出的数据流入库单处理频率每天0.25次表3-20 商品维护的定义处理逻辑编号A3.2处理逻辑名称商品维护简述进行日常商品维护输入的数据流库存商品信息单处理库存部每日进行商品维护，根据每日入库出库统计整理，对商品库存信息进行每日盘点输出的数据流盘点信息单处理频率每天0.2次表3-21 确认购买的定义处理逻辑编号A3.3处理逻辑名称出库管理简述将货物运往销售部门输入的数据流提货清单处理根据采购部门的采购清单，将商品移交给销售部门输出的数据流出库单处理频率每天0.25次(5)数据存储表3-22 商品信息存储的定义数据存储编号S2.1数据存储名称商品信息存储简述货物的信息数据存储组成商品名称+商品数量+商品编号关键字商品编号表