公文管理办法培训讲义

1、江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司南方水泥南方水泥公文管理办法公文管理办法培训讲义培训讲义培训时间培训时间:2010:2010年年1111月月2626日日 培训地点培训地点: :本部大会议室本部大会议室 主讲：杜云龙主讲：杜云龙 江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 一、总则一、总则 （一） 本办法依据国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式等规定制订。（二）本办法适用于公司总部、区域公司及成员企业三级管理体系。 （三）本办法要求从2011年1月1日起开始实施。二、发

2、文类型二、发文类型 （一） 区域公司（指江西南方） 1 .公司发文，发文字号为：赣南发号。 2.公司发函，发文字号为：赣南函号。 3. 公司部门发文，如行政人事部印发的公文，发文字号为：赣南行发号。 4.公司部门发函，如行政人事部印发的公文，发文字号为： 江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 ：赣南行函号。 （二） 成员企业（以丰城南方为例） 1.公司发文，发文字号为：赣丰城南发号。 2 .公司发函，发文字号为：赣丰城南函号。 3 .成员企业部门原则上不发文。三、文件签发与用印三、文件签发与用印 1.公司发文（赣南发号）由区域公司（成

3、员企业）总裁（总经理）签发，加盖本级公司章，使用本级公司“文头纸”印发的公文。 2.公司发函（赣南函号）由区域公司（成员企业）总裁（总经理）签发，加盖本级公司章，使用本级公司“函头纸”印发的公文。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 四四、发文版式、发文版式 （一）发文眉首要素格式（一）发文眉首要素格式 1.秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 2.紧急程度 如需标识紧

4、急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 3.发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“文头纸”；由发文机关名称加武文线组成，即“函头纸” 4.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，3号仿宋字体；江西南方各部门发文代字表详见附件2，各成员企业发文字号表详见附件3。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（

5、即1不编为001），不加“第”字，如：赣南发号。 5.签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 （二）发文文头格式（二）发文文头格式 1.上行文的文头格式 上行文是指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文。报告、请示等为上行文文种。 上行文发文机关标识由发文机关名称加“文件”组成，标识必须与公章名称一致。发文机关标识上边

6、缘至版心上边缘为80。 上行文文头包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线。 2.下行文的文头格式 下行文是上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。决定、通告、通报、通知、批复、意见等为下行文文种。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 下行文发文机关的标识由发文机关名称加“文件”二字组成，发文机关标识必须与公章名称一致。发文机关标识上边缘至版心边缘的距离为25。 下行文文头包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、红色反线。 3.公函的文头格式 公函发文机关的

7、标识，只有发文机关名称，不加“文件”二字，发文机关标识必须与公章名称一致。发文机关标识与上页边距离为30，发文机关全称下为一条武文线（上粗下细），公文的秘密等级和保密期限、紧急程度标识在武文线下版心左上角顶格；发文字号标识在武文线下版心右上角顶格。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 （三）各类书面文件排版格式（三）各类书面文件排版格式 1.文件标题 用2号宋体粗体字，可分一行或多行居中排布；回车时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 2.主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号

8、。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 3.文件正文 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号宋体粗体字江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。 4.附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿

9、拉伯数码（如“附件：1.”）;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 5.成文日期 用汉字将年份、月份、日期标全；“零”写为“”。 6.主题词 如有主题词，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体粗体字；词目之间空1字。 7.抄送机关 如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号

10、仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如抄送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 8.印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 五、发文其他规定五、发文其他规定 （一）发文审核（一）发文审核

11、 1.加盖公司章的公文及函件须经行政职能部门核稿，涉及重要事项的公文须经行政职能部门负责人审核，经总裁签发后，由行政职能部门统一编号、排版、登记。（发文流程参照附件4的发文流程1） 2.江西南方各部门不得以公司名义对外正式行文，但可以部门名义行下行文或行联系、商洽工作的函，由分管领导签发，加盖部门章，使用公司“文头纸”或“函头纸”印发。该类公文由各部门严格按照公司公文管理规定自觉履行核稿，签发、编号、登记程序，并由行政人事部门统一发放。 3.区域公司（成员企业）发文和发函流程详见附件4。江西南方公文管理办法培训讲义江西南方公文管理办法培训讲义江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 4.公司各成员企业凡上行发文或加盖公司章的下行发文必须按照公文规范行文。 （二）凡是发送给某一个（或若干个）单位的文件，其主（二）凡是发送给某一个（或若干个）单位的文件，其主送单位和抄送单位的名称均应适用单位全称或规范化简称送单位和抄送单位的名称均应适用单位全称或规范化简称。根据发文对象，相应选择以下名称：公司属各部门、各。根据发文对象，相应选择以下名称：公司属各部门、各区域公司、各成员企业。区域公司、各成员企业