会计电算化 采购管理系统

1、LOGO实验十一实验十一采购管理系统采购管理系统主讲人：陈立新主讲人：陈立新实验目的实验目的熟悉采购熟悉采购管理系统管理系统的主要内的主要内容和操作容和操作流程流程 掌握日掌握日常采购常采购业务和业务和的操作的操作方法方法 12实验内容实验内容采购入库业务采购入库业务 采购退货业务采购退货业务 月末结账月末结账 采购入库业务采购入库业务单货同到货到票未到票到货未到在途业务在途业务暂估业务暂估业务日常业务处理1.请购 采购请购是采购业务的起点，可以根据审采购请购是采购业务的起点，可以根据审核后的采购请购单生成采购订单。核后的采购请购单生成采购订单。 业务处理：在采购管理系统中填制并审核请业务处理

2、：在采购管理系统中填制并审核请购单。采购系统购单。采购系统:请购请购-请购单请购单 实验资料 2008 2008年年6 6月月2 2日，业务员杨磊向上级主管日，业务员杨磊向上级主管提出请购要求，请购鼠标提出请购要求，请购鼠标200200只，单价只，单价4040元，元，供应商为万邦公司，业务员据此填制请购单，供应商为万邦公司，业务员据此填制请购单，需求日期为需求日期为2008-06-052008-06-05。 业务类型：业务类型： 请购业务请购业务2.订货 订货是指企业与供应商签订采购合同或采订货是指企业与供应商签订采购合同或采购协议，确认要货需求。购协议，确认要货需求。 业务处理：在采购管理系

3、统中填制并审核业务处理：在采购管理系统中填制并审核采购订单。采购系统采购订单。采购系统:采购订货采购订货-采购订单采购订单 实验资料 2008 2008年年6 6月月3 3日，上级主管同意向万邦公司日，上级主管同意向万邦公司订购鼠标订购鼠标200200只，单价只，单价4040元，要求到货日期元，要求到货日期20082008年年6 6月月5 5日。日。业务类型：业务类型： 订货业务订货业务3.到货处理 采购到货是采购订货和采购入库的中间环采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据送货单填写，确认节，一般由采购业务员根据送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息。对方所送货物

4、、数量、价格等信息。 业务处理：在采购管理系统中填制到货单，业务处理：在采购管理系统中填制到货单，采购系统采购系统:采购到货采购到货-到货单到货单 实验资料 2008 2008年年6 6月月5 5日，收到所订购的鼠标日，收到所订购的鼠标200200只，只，填制到货单。填制到货单。 业务类型：业务类型： 到货业务到货业务采购业务(单货同到)的处理流程填制并审核采购入库单填制采购发票采购结算将入库单进行记账生成入库凭证审核采购发票生成采购凭证1 12 23 34 45 56 6物流资金流实验资料 2008 2008年年6 6月月5 5日，将所收到的货物验收入原材日，将所收到的货物验收入原材料仓库，

5、同时收到该笔货物的专用发票一张，票料仓库，同时收到该笔货物的专用发票一张，票号号61236123，采购部将发票交给财务部，财务部确认，采购部将发票交给财务部，财务部确认此业务所涉及的应付账款和采购成本此业务所涉及的应付账款和采购成本; ; 财务部开财务部开出转账支票一张，支票号出转账支票一张，支票号Z01Z01，结清货款。，结清货款。 业务类型：业务类型： 单货同到单货同到 采购入库业务采购入库业务单货同到业务单货同到业务 日常业务处理 1 1、入库处理、入库处理（必选）（必选） 采购入库是指将供应商提供的物料检验（或免检）采购入库是指将供应商提供的物料检验（或免检）确认合格后，放入指定仓库的

6、业务。确认合格后，放入指定仓库的业务。 业务处理：在库存管理系统中填制并审核采购入库单业务处理：在库存管理系统中填制并审核采购入库单库存系统库存系统:入库业务入库业务-采购入库单采购入库单 采购入库业务采购入库业务单货同到业务单货同到业务 日常业务处理 2 2、采购发票、采购发票 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确认采购成本，并据此登记应付账款。采购发票确认采购成本，并据此登记应付账款。 业务处理：在采购管理系统中填制采购发票。业务处理：在采购管理系统中填制采购发票。采购系统采购系统:采购发票采购发票-专用采购发票专用采购发票

7、 采购入库业务采购入库业务单货同到业务单货同到业务 日常业务处理 3 3、采购结算、采购结算 采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算是生成采购结算单，它是记载采购入库单本。采购结算是生成采购结算单，它是记载采购入库单与采购发票对应关系的结算对照表。与采购发票对应关系的结算对照表。业务处理：在采购管理系统中执行采购结算。业务处理：在采购管理系统中执行采购结算。 采购系统采购系统:采购结算采购结算-自动结算自动结算 （ 手工结算手工结算 ） （自动结算：采购入库单与采购发票：供货单位相同、（自动结算：采购入库单与采购发票：供货单位相

8、同、存货相同、数量相同）存货相同、数量相同） 采购结算后，采购入库单和采购发票显示采购结算后，采购入库单和采购发票显示“已已结算结算”字样，不能修改和删除，必须先取消采购结字样，不能修改和删除，必须先取消采购结算。取消采购结算在算。取消采购结算在“采购结算单列表采购结算单列表”窗口完成。窗口完成。注意注意 采购入库业务采购入库业务单货同到业务单货同到业务 日常业务处理 4 4、生成入库凭证、生成入库凭证 在存货核算系统中将入库单记账并生成入库凭证在存货核算系统中将入库单记账并生成入库凭证 (1)(1)入库单记账入库单记账:业务核算业务核算-正常单据记账正常单据记账 (2) (2)生成入库凭证生

9、成入库凭证:财务核算财务核算-生成凭证生成凭证 采购入库业务采购入库业务单货同到业务单货同到业务 日常业务处理 5 5、生成应付凭证、生成应付凭证 在应付款管理系统中审核采购专用发票并生成应付凭证在应付款管理系统中审核采购专用发票并生成应付凭证(1)(1)审核采购发票审核采购发票:应付单据处理应付单据处理-应付单据审核应付单据审核 审审核核 (2)(2)生成应付凭证生成应付凭证:制单处理制单处理 - - 发票制单发票制单 制单制单 采购入库业务采购入库业务单货同到业务单货同到业务 日常业务处理 6 6、生成付款凭证、生成付款凭证 在应付款管理系统中付款处理并生成付款凭证在应付款管理系统中付款处

10、理并生成付款凭证应付款系统应付款系统:付款单据处理付款单据处理-付款单据录入付款单据录入 审核审核 单货同到业务总结所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。填制的原始单据：采购发票、采购入库单、付款单借：在途物资 应交税费贷：应付账款借：原材料 贷：在途物资借：应付账款 贷：银行存款生成凭证的子系统：存货系统、应付款系统。日常业务处理在途存货业务在途存货业务 如果先收到了供货单位的发票，而没有收如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算待货物到达后，再一并输入计算机做报账

11、结算处理。也可将发票输入计算机，待货物到达后，处理。也可将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。再填制入库单并做采购结算。日常业务处理现付业务现付业务 现付业务是指当采购业务发生时，立即现付业务是指当采购业务发生时，立即付款。即以现金或支票付款。付款。即以现金或支票付款。采购业务(现付业务)的处理流程填制并审核采购入库单填制采购发票采购结算将入库单进行记账生成入库凭证审核采购发票生成采购凭证1 12 23 35 56 6物流资金流现付处理4 47 7实验资料： 2008 2008年年6 6月月1212日，向益民公司购买键盘日，向益民公司购买键盘350350只，单价只，单价80

12、80元，验收入原材料仓库，同时收到元，验收入原材料仓库，同时收到专用发票一张，票号专用发票一张，票号63456345，立即以转账支票，立即以转账支票（支票号（支票号Z02Z02）形式支付货款，记材料明细账，）形式支付货款，记材料明细账，确定采购成本，进行付款处理。确定采购成本，进行付款处理。业务类型：业务类型：现付业务现付业务 现付业务现付业务日常业务处理 1.1.在库存系统中填制并审核采购入库单在库存系统中填制并审核采购入库单 入库业务入库业务-采购入库单采购入库单 审核审核 2. 2.在采购系统中填制采购发票在采购系统中填制采购发票:采购发票采购发票-专用专用采购发票采购发票 3. 3.在

13、采购系统中进行现结处理在采购系统中进行现结处理:现付现付 4. 4.在采购系统中采购结算在采购系统中采购结算:结算结算 现付业务现付业务日常业务处理 5 5、在存货核算系统中记账并生成入库凭证、在存货核算系统中记账并生成入库凭证 6 6、在应付管理系统中审核发票、在应付管理系统中审核发票 应付单据处理应付单据处理-应付单据审核应付单据审核 审核审核 7 7、在应付管理系统中进行现结制单、在应付管理系统中进行现结制单 制单处理制单处理-现结制单现结制单 现付业务总结所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。填制的原始单据：采购发票、采购入库单借：在途物资 应交税费贷：银行存款借：原材料 贷：

14、在途物资日常业务处理暂估入库业务暂估入库业务系统提供了三种处理方式： 月初回冲月初回冲 单到回冲单到回冲 单到补差单到补差日常业务处理 暂估入库业务暂估入库业务处理方法处理方法 下月初下月初 收到采购发票收到采购发票月初回冲月初回冲 红字回冲单红字回冲单（上月暂估金额）（上月暂估金额） 蓝字回冲单蓝字回冲单 （发票报销金额）（发票报销金额）单到回冲单到回冲 不作处理不作处理 红字回冲单红字回冲单 蓝字回冲单蓝字回冲单（上月暂估金额）（上月暂估金额） （发票报销金额）（发票报销金额） 单到补差单到补差 不作处理不作处理报销金额报销金额 暂估金额暂估金额0 ,生成调整单生成调整单报销金额报销金额

15、暂估金额暂估金额= 0 ,不生成调整不生成调整单单实验资料： 2008 2008年年6 6月月9 9日，收到益民公司提供的上月日，收到益民公司提供的上月已验收入库的已验收入库的5050个主板的专用发票一张，票号个主板的专用发票一张，票号66886688，发票单价为，发票单价为620620元，进行暂估报销处理，元，进行暂估报销处理，确定采购成本及应付账款。确定采购成本及应付账款。业务类型：业务类型：暂估入库业务暂估入库业务本月暂估入库业务总结所涉及的子系统：库存、存货填制的原始单据：采购入库单借：原材料或库存商品 贷：应付账款日常业务处理月初回冲月初回冲填制并审核采购入库单隔月填制采购发票采购结

16、算输入暂估单价入库单进行记账并生成凭证暂估处理并生成凭证审核发票并生成凭证当月当月 月初回冲是指月初时系统自动生成月初回冲是指月初时系统自动生成与暂估入库单完全相同的红字回冲单，与暂估入库单完全相同的红字回冲单，暂估处理后，系统自动根据发票生成蓝暂估处理后，系统自动根据发票生成蓝字回冲单。字回冲单。日常业务处理月初回冲月初回冲月初回冲业务总结所涉及的子系统：采购、存货、应付款系统。填制的原始单据：采购发票 付款单借：在途物资 应交税费贷：应付账款借：原材料 贷：在途物资系统自动生成的原始单据：红字回冲单、蓝字回冲单 借：原材料 贷：应付账款借：应付账款 贷：银行存款 为什么在采购管理系统中采用

17、手工结算进行采购结算时，看不到采购入库单？（注：上月暂估入库业务） 答：看不到采购入库单是由于选择结算范围时，答：看不到采购入库单是由于选择结算范围时，没有修改结算日期。没有修改结算日期。注意注意 单到回冲单到回冲暂估入库处理 单到回冲是指进行暂估处理时，系单到回冲是指进行暂估处理时，系统自动生成红字回冲单和蓝字回冲单。统自动生成红字回冲单和蓝字回冲单。 单到回冲单到回冲暂估入库处理1.1.当月当月, , 货到票未到货到票未到: :暂估制单暂估制单暂估入库单记账暂估入库单记账（存货核算）（存货核算）借：原材料借：原材料 贷：应付账款贷：应付账款填制暂估入库单填制暂估入库单（采购管理）（采购管理

18、）2.2.下月，发票到下月，发票到: :蓝字回冲单制单蓝字回冲单制单红字回冲单制单红字回冲单制单填制采购发票填制采购发票（采购管理）（采购管理）采购结算采购结算（采购管理）（采购管理）暂估处理暂估处理（存货核算）（存货核算）借：原材料借：原材料(红红) 贷：应付账款贷：应付账款(红红)借：原材料借：原材料 贷：在途物资贷：在途物资单到回冲业务总结所涉及的子系统：采购、存货、应付款系统。填制的原始单据：采购发票 付款单借：在途物资 应交税费贷：应付账款借：原材料 贷：在途物资系统自动生成的原始单据：红字回冲单、蓝字回冲单 借：原材料 贷：应付账款借：应付账款 贷：银行存款 单到补差单到补差暂估入

19、库处理 单到补差是指报进行暂估处理时，单到补差是指报进行暂估处理时，系统自动生成调整单，调整金额为实际系统自动生成调整单，调整金额为实际金额与暂估金额的差额。金额与暂估金额的差额。退货处理操作流程退货处理操作流程货虽收到，但未做入库手续货虽收到，但未做入库手续货已收到，并办理部分手续货已收到，并办理部分手续 从入库单角度来看从入库单角度来看 从发票角度来看从发票角度来看日常业务处理采购退货业务采购退货业务货虽收到，但未做入库手续 如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。还给供应商即可，软件中不用做任何处理。从入库单角度来

20、看，分为两种情况(1) 入库单未记账 即已经录入即已经录入“采购入库单采购入库单”，但尚未记入存货明细账。此时，但尚未记入存货明细账。此时又分又分三种情况：三种情况： 未录入未录入“采购发票采购发票” 如果是全部退货，可删除如果是全部退货，可删除“采购入库单采购入库单”；如果是部分退货，；如果是部分退货，可直接修改可直接修改“采购入库单采购入库单”。 已录入已录入“采购发票采购发票”但未结算但未结算 如果是全部退货，可删除如果是全部退货，可删除“采购入库单采购入库单”和和“采购发票采购发票”；如；如果是部分退货，可直接修改果是部分退货，可直接修改“采购入库单采购入库单” ” 和和“采购发票采购

21、发票”。 已经录入已经录入“采购发票采购发票”并执行了采购结算并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改改“采购入库单采购入库单”和和“采购发票采购发票”，若结算后的发票已付款，则，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。必须录入退货单。(2) 入库单已记账 (参考入库单未记账的处理) 此时无论是否录入此时无论是否录入“采购发票采购发票”， “ “采购发票采购发票”是否结算，是否结算，结算后的结算后的“采购发票采购发票”是否付款，都需要录入退货单。是否付款，都需要录入退货单。从发票角度来看，分为两种情况(1)

22、 采购发票未付款 当入库单尚未记账时，直接删除当入库单尚未记账时，直接删除“采购入库单采购入库单”和和“采购发票采购发票”，已结算的，已结算的“采购发票采购发票”需先取消结算再删需先取消结算再删除。除。当入库单已经记账时，必须录入退货单。当入库单已经记账时，必须录入退货单。(2) 采购发票已付款 此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。退货处理操作流程凭证凭证凭证凭证凭证凭证红字发票制单红字发票制单（应付款系统）（应付款系统）核销制单核销制单结结 算算制单制单退货单录入退货单录入（库存管理）（库存管理）退货单记账退货单记账（存货核算（存货核算）退货单审

23、核退货单审核（库存管理）（库存管理）借：原材料借：原材料(红红) 贷：在途物资贷：在途物资(红红)借：在途物资借：在途物资(红红) 应交税费应交税费(红红) 贷：应付账款贷：应付账款(红红)借：应付账款借：应付账款(红红) 贷：银行存款贷：银行存款(红红)红字发票录入红字发票录入（采购管理）（采购管理）录入收款单录入收款单（应付款系统）（应付款系统）审核、记账审核、记账 （总账系统）（总账系统）实验资料： 2008 2008年年6 6月月1515日，发现从益民公司购买的日，发现从益民公司购买的键盘质量有问题，退回键盘质量有问题，退回1010只，单价只，单价8080元，同时元，同时收到票号为收到

24、票号为63646364的红字专用发票一张。对红字的红字专用发票一张。对红字采购入库单和红字采购发票进行结算处理，财采购入库单和红字采购发票进行结算处理，财务部冲销此业务所涉及的应付账款和采购成本。务部冲销此业务所涉及的应付账款和采购成本。业务类型：业务类型：采购结算后退货采购结算后退货 受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式，受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式，指商业企业接受其他企业的委托，为其代销商品，指商业企业接受其他企业的委托，为其代销商品，代销商品售出后，本企业与委托方进行结算，开具代销商品售出后，本企业与委托方进行结算，开具正式的销售发票，商品的所有权实现转移。正式的销售发票，