电子科技有限公司跟单员工作办法

1、XX电子科技有限公司跟单员手册概论本章要点：跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员的素养， 工作内容及知识， 技能要求及跟单职员作的重要性。一 。跟单员的定义：（什么是跟单员？）跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品， 跟踪服务运作流向的专职人员。 （不能兼职，替代） 所有围绕着订单去工作， 对出货交期负责的人， 差不多上跟单员。二 。跟单员的工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员 的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区不，但跟单员总 的来讲是作为业务跟单与生产跟单而存在的。1 业务跟单 ：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有

2、 了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目 标的一系列活动。对外叫业务员or业务助理。2 生产跟单 ：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行 跟踪，按期将物资送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主 管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，依旧工厂企业里 的跟单员，他们差不多职责差不多上由“业务跟单”和“生产跟 单”两部分构成。三 。跟单员的工作定位：（工作性质）跟单员是业务员。 他的工作不仅仅是被动的同意订单， 而是要主 动的进行业务开拓， 对准客户实施推销跟进， 以达成订单为目标， 既进行业务跟单。因此，跟单员要：（1）查找客户 ：通过各种途径查找新客户，跟踪老客户。

3、（2）设定目标 ：要紧客户和待开发的客户。我们的工作着重点 及分配的工作时刻。（3）传播信息 ：将企业产品的信息传播出去。 （4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为猎取订单为目 的。5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。(7)分配产品：产品短缺时先分配给要紧客户。跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，治理，跟进客户，因此跟单员要：3 / 301)函电的回复：2)计算报价单3)验签订单4)填对帐表5)目录，样品的寄送与登记6)客户档案的治理7)客户来访接待8)主管交办事项的处理9)与相关部门的业务联系跟

4、单员是协调员： 跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪， 即进 行生产跟踪。 跟踪的要点是生产进度， 物资报关， 装运等。因此， 在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产打算员， 物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向 生产制造部门催单要货，跟踪出货。四 。跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物 料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂 的，全方位的。1 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单 是企业的生命， 客户是企业的上帝， 失去订单与客户将危及到企 业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。2 沟通，

5、协调：跟单职员作涉及各部门。跟单员与客户，与打 算部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。 差不多 上在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。 沟通， 协调能 力特不重要。3 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的 需求比较熟悉。 同时也了解工厂的生产情况， 因此对客户的订单 能够提出意见，以利于客户的订货。4 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工 作方式，作息时刻，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节 奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是 小批量的， 但却要及时出货。 这就要求不处跟单员的工作效率是 快速的。5 工作是综合性的：跟

6、单职员作涉及企业所有部门，由此决定 了其工作的综合性。 对外执行的是销售人员的职责。 对内执行的 是生产治理协调。因此跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂 的生产运作流程。五 。跟单员的主导意识： 什么是主导意识？确实是全局观念 你要对所处的环境， 担负的任务及产生的结果有深刻的了解， 如 此你去做你的工作的主导意识就会专门强。举例：足球队，每个 队员有自已的位置， 但如只顾自已的位置， 这一定是个专门差的 球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要 进球。作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事 了，你们如何生产？何时完成？出来的产品如何样？与我无关， 那就不能做

7、好跟单职5 / 30员作。你就没有主导意识。有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有方法，有主意，遇到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。目标要达到： 所有工作以最终结果， 最终目标作为我们的指导思 想。最终失败了，就没什么好讲的。总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人 的工作只是整个工作链中的一个部分。 而不是以某一个人， 一个 部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把不人（工作环节 涉及到的人）看成是自已的部下。 （不是讲你确实是领导，而是 要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标专门明确： 确实是对最终结果负责。六 。跟单员的素养要求： （跟单员的

8、训练）跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素养要求：（1） 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于 报价。（2） 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料 的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。（3） 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。（4） 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特 点，来源及成分。明白产品的特点，款式，质量。便于和客户及 生产人员的沟通。（5） 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完 成客户订单。（6） 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事， 与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。（7） 法律知识。了

9、解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有 关的法律知识。做到知法，守法，明白法，用法。（8） 谈判能力。有口才，有技巧。（9） 治理与推销能力。对外推销高手。对内治理行家。（10） 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等 知识。七跟单员的工作内容及知识，技能要求：跟单员的工作内容要紧有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产 过程跟单，物资运输跟单及客户联络跟踪（客户接待） 。1.出口物资跟单；（外贸业务跟进） 了解差不多外贸知识： （谈判， 报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。2 .物料采购跟单。 （业务跟进）明白营销，明白产品。 （物料， 性能，使用，保养）3 .生产过程跟单

10、（生产进度跟进）明白生产，明白治理，明白 沟通7 / 304 .物资运输跟单 （出货跟进） 物资运输知识，（运输工具， 方法， 配柜）及了解报关知识。5.客户联络跟踪 （客户接待）：了解对客户的治理，明白国际礼 仪知识：八跟单职员作的重要性： 企业之生存与进展差不多上以订单为主线的。跟单工作是一个企 业的主生命线和治理制高点。 而作为订单的跟进者跟单员的 工作跨越了企业运作的每个环节， 它是企业内各部门之间及企业 与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁， 是一个企业的窗口和门 户。从图表我们能够更清晰地得到论证： 跟单职员作部门关联图： （P。4）跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部， ） 客

11、户 （国内，国外客户，外贸公司，中间商） 运输（海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司） 政府/金融（海关，银巷，税务，商检，保险） 对内：打算/物料（生产打算，物料进度，报价） 制造部门（生产进度，样品制造） 技术/品管（产品规格，新品开发，估价，产品标准）财务/资财（出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算）行政部门（派车，放行，报关，船务）跟单职员作流程关联图： （P。5）客户订单处理中心订单订单处理中心生产部门生产打算采购部（库存查询）（出货传票）供应商进料仓库生产转换仓库出库第二讲外贸业务跟单本章要点：接单与审单进出口物资的差不多程序外贸业务要紧确实是进行物资的进出口交易

12、。 我们分不来了解一9 / 30下出口物资跟单和进口物资跟单的差不多程序及跟单员所要做 的工作。物资的出口交易有二种形式， 一种通过外贸公司出口， 另一种是自营出口。跟单员对出口物资的跟单工作要紧有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。一接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式 并不限于某种特定的格式。 任何载明双方当事人名称， 标的物的 质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买 卖双方为达成交易而交换的信件， 电报或电传， 都足以构成书面 合同。1下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书 面合同等方式。2接单的途径：交易会，出访，出国参展，

13、邀请客户来访，利 用我们的网站，等等。3接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制， 最常见的是：（1） 合同：（CONTRACT合同有销货合同（SALES CONTRACT和购货合同（PURCHA9EONTRACT前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2）确认书；（CONFIRMATION它比合同要简化些。对异议， 仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALESCONFIRMATION和购货确认书（PURCHASCONFIRMATIQN这种 格式的合同一般适用于成交金额不大， 批次较多的轻工商品， 日 用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的 进出口。还有协

14、议书，意向书，订单和托付订单等。要提的是，客户从国 外直接发来的订单或托付订单， 我们收到后要回复， 不能置之不 理，否则算默认。4接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和同意四 个环节。（1） 询盘：（INQUIRY又叫询价。（2） 发盘：（OFFER又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件， 并情愿按照这些条件达成交易， 订立合同的一种确定 的表示。在实际业务中， 发盘通常是一方在收到对方的询盘后作 出的。（3） 还盘：（COUNTER-OFFERS叫还价。（4）同意（ACCEPTANCE买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件， 并情愿按这些条件达成交易， 订立合同的一种确 定的表示。二审单：即审核合同1审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，