秘书礼仪接待培训课件：第16讲 第七章 办公室日常事务管理（项目7-11）

1、 第七章 办公室日常事务管理-12022/7/10.1本章的教学目的和要求：【知识目标】掌握办公室机要保密的内容；掌握办公室值班工作制度；掌握办公室印信管理工作制度。【能力目标】掌握办公室机要保密的内容；掌握办公室值班工作制度；掌握办公室印信管理工作制度。【项目或任务】。办公室日常事务管理-12022/7/10.21.办公室日常事务2.会议室和用车登记3.时间管理4.上司临时交办事项5.文字记录6.签收邮件7.印章管理8.介绍信的使用9.值班工作10.零用现金管理办公室日常事务管理-22022/7/10.311.办理差旅事务12.突发事件13.督查工作14.保密工作15.工作计划16.团队管理

2、17.陪同协助工作18.调查研究19.参观展览招商活动20.签字庆典仪式项目一、办公室日常事务 P123-1242022/7/10.4办公室日常事务一、办公室一般性日常事务工作内容二、办公室一般性日常事务的重要性三、改进日常办公室事务工作流程的基本思路四、改进日常办公室事务工作流程的注意事项项目二、会议室登记和用车登记 P124-1252022/7/10.5会议室登记和用车登记 一、会议室登记要求二、会议室预订登记表三、用车登记的要求四、用车预订登记表项目三、时间管理 P125-1282022/7/10.6时间管理一、时间管理的内容二、时间管理工具三、时间管理技巧四、时间管理表五、工作日志项目

3、四、上司临时交办事项 P128-1292022/7/10.7上司临时交办事项 一、上司临时交办事项的特点二、上司临时交办事项范围三、办理上司临时交办事项的原则项目五、文字记录 P129-1302022/7/10.8文字记录一、记录的准备工作二、记录的主要内容三、诚用的记录方法四、文字记录的要求项目六、签收邮件 P130-1332022/7/10.9签收邮件一、收进邮件初步分拣及时查封准确登记邮件分办二、邮件寄发签字核对封装寄发三、寄发、传阅要求项目七、印章管理 P133-1352022/7/10.10印章管理一、印章的种类单位印章领导人公用印章秘书部门印章单位专用章二、印章的样式材料形状规格印

4、文图案三、管理使用要求专人管理保障安全防止污损四、印章使用申请用印用印登记五、印章刻制启用刻制启用六、印章停用销毁停用销毁2022/7/10.112022/7/10.122022/7/10.132022/7/10.142022/7/10.152022/7/10.162022/7/10.172022/7/10.182022/7/10.192022/7/10.202022/7/10.212022/7/10.222022/7/10.232022/7/10.242022/7/10.252022/7/10.26项目八、介绍信的使用 P135-1362022/7/10.27介绍信的使用一、内容标题称谓简介

5、事由署名日期有效期二、结构存根联正式联间隙三、管理专人负责防盗安全编号顺序使用使用存根开出未用收回丢失处理要求四、使用要求审批手续内容具体注明有效时间严格检查一文一个单位填写真实有效正文存根一致保持清洁签字笔书写2022/7/10.282022/7/10.292022/7/10.302022/7/10.312022/7/10.322022/7/10.332022/7/10.342022/7/10.352022/7/10.362022/7/10.372022/7/10.382022/7/10.392022/7/10.402022/7/10.412022/7/10.422022/7/10.4320

6、22/7/10.442022/7/10.452022/7/10.462022/7/10.472022/7/10.482022/7/10.49项目九、值班工作 P136-1382022/7/10.50值班工作一、值班工作的任务和要求(一)办理上司交办事项（二）传达沟通（三）处理来电来函（四）负责接待工作（五）掌握上司的外出活动情况（六）协助处理安全保卫工作二、值班工作要求1.坚守岗位2.认真处理事务3.做好记录4.热情接待来访者5.加强安全保卫工作6.完备交接班手续2022/7/10.51值班工作2022/7/10.52值班工作要求2022/7/10.532022/7/10.542022/7/1

7、0.552022/7/10.562022/7/10.572022/7/10.582022/7/10.59项目十、备用现金的管理 P138-1392022/7/10.60备用现金的管理一、秘书备用现金的管理(一)建立零用现金账簿（二）严格遵守财经制度不设小金库（三）制作零用现金凭单备（四）手续齐备（五）认真核对（六）做账记录（七）即时报销二、报销的程序1.及时填写单据2.张贴出差报销单3.票据符合规定4.及时处理超出预算问题项目十一、办理差旅事务 P139-1422022/7/10.61办理差旅事务一、制订商务旅行计划办理出差准备工作差旅交通住宿标准预订购买车票机票船票支票和兑换外币等制订商务旅行计划二、制定旅程表日期时间地点商务活动内容交通工具联系方式及信息备注三、上司商务旅行的准备工作四、领导临行前的工作安排五、领导动身前的工作安排六、出差过程中的秘书工作七、出差回来后的秘书工作2022/7/10.62上司商务旅行的准备工作一、编制方案二、预定票务列车航班时刻表预定机票三、安排住宿四、备齐随身携带用品五、准备差旅费六、准备相关背景材料七、出国商务旅行准备2022/7/10.63出国商务旅行准备一、办理手续1.撰写出国申请2.